Raquel Orejas
Mejorar el control y la gestión de gastos en empresas que cuentan con múltiples entidades o filiales sigue siendo uno de los mayores retos para cualquier CFO que trabaja en una organización con una estructura internacional. Contar con información actualizada de cada entidad es imprescinsible para garantizar la fiabilidad de los datos, mejorar previsiones y realizar auditorías.
Si diriges las finanzas de una empresa mediana o grande, aquí encontrarás una hoja de ruta clara para optimizar tu operativa multi-entidad. Para ello, exploramos cómo dar solución a los retos que supone la gestión de múltiples entidades y cómo mejorar la visibilidad y el control de los gastos globales. Presentaremos varios métodos, incluyendo una solución automatizada como Payhawk.
Al enviar este formulario, aceptas recibir correos electrónicos sobre nuestros productos y servicios según nuestra Política de Privacidad. Puedes darte de baja en cualquier momento.
En las compañías con estructuras organizativas complejas, es decir, aquellas que cuentan con varias entidades legales o unidades de negocio o que tienen sede en diferentes países, es esencial tener una visión consolidada y precisa de toda la operación financiera.
Esto incluye los mismos puntos que se deberían tener en cuenta en una sola entidad, como la planificación, el control, la consolidación contable y el reporting, pero en este caso se debe hacer a dos niveles: por entidad y a nivel de grupo.
A esto es a lo que nos referimos con gestión de múltiples entidades, el proceso que ayuda a supervisar y coordinar las finanzas de todas las entidades del grupo de forma eficiente, cumpliendo con las normativas locales y ayudando a tomar decisiones alineadas con la estrategia global.
La gestión multi-entidad es crítica para las empresas porque les permite mantener el equilibrio entre el control financiero centralizado y la autonomía operativa de cada filial. Así, el grupo funciona como una organización cohesionada, rentable y conforme a la legislación vigente en cada país.
Imagina un grupo empresarial español con filiales en Portugal y Alemania, cada una con sus propias cuentas bancarias, herramientas de contabilidad y proveedores. Sin una gestión para múltiples entidades bien estructurada, el CFO necesitaría recopilar manualmente la información de cada país, traducir informes y verificar los datos. El riesgo de errores o decisiones tomadas con información incompleta sería altísimo.
La forma tradicional de gestionar los gastos de varias entidades ha sido prácticamente manual y desconectada. En muchos casos, cada entidad trabajaba de forma independiente, con sistemas propios o incluso con hojas excel. La consolidación quedaba en manos del equipo financiero del grupo, que debía recoger la información y tratar de cuadrarla.
Esto suponía una carga enorme. Entre normativas fiscales distintas, diferencias de divisa, herramientas dispares y procesos sin estandarizar, la labor del CFO era una continua carrera de obstáculos.
Además, operar en varios países añade más capas de complejidad: declaraciones de IVA distintas, estructuras de nómina variadas, métodos de pago específicos o sistemas bancarios locales como ACH, SEPA, SWIFT o FPS. Si a esto le sumamos que cada equipo quizás prefiera métodos de pago diferentes, opera en divisas diferentes y que los sistemas están aislados, consolidar la información y cerrar el mes puede convertirse en una pesadilla para el equipo de finanzas. Sin automatización, la gestión de múltiples entidades es simplemente insostenible a largo plazo.
Una gestión manual supone varios retos, que desaparecen al empezar con una solución para controlar los gastos de múltiples entidades, como Payhawk, que te permite mantener la visibilidad y el control de todas las entidades bajo un mismo panel y automatizar la gestión de gastos en varias entidades, cada una con sus reglas y controles determinados y definidos. Tal y como destaca Javier Gorena, CFO en Rentals United:
Tenemos sedes en diferentes países de la Unión Europea. El hecho de poder controlar el gasto de todas ellas en una sola pantalla es perfecto para mí como CFO. En otras herramientas tienes que abrir diferentes cuentas y tener que estar saliendo y entrando en cada una de ellas, no es cómodo ni ágil. Con Payhawk lo ves todo en una misma pantalla y con gráficos muy claros.
En un entorno competitivo y volátil como el actual, seguir gestionando varias entidades con procesos manuales no solo ralentiza el trabajo, si no que pone en riesgo la salud financiera del grupo. Veamos por qué con algunos casos y ejemplos prácticos.
Carlos, CFO de un grupo con filiales en Italia, Portugal y Marruecos, recibe una llamada del CEO: ¿hay liquidez para comprar una empresa en Portugal? Carlos debe solicitar los informes a cada país, consolidar saldos manualmente… Dos días después, el vendedor ha cerrado el trato con un competidor.
Desde la sede en Sevilla se emite una factura de 120.000€ a la filial portuguesa. Pero allí nadie la contabiliza porque el responsable está de baja y el ERP no está sincronizado. Al consolidar, se registra el ingreso, pero no el gasto. El auditor lo detecta durante el cierre del ejercicio.
Cada mes Carlos espera los datos financieros de tres filiales. Cada una envía su propio Excel. El cierre mensual se retrasa entre 8 y 10 días. Cuando el consejo pide un análisis urgente por país, el informe llega tarde y no es del todo fiable.
La filial en Marruecos deja de pagar a varios proveedores por un fallo de aprobación. Nadie lo detecta hasta que un socio logístico bloquea varios envíos. El CFO reacciona de urgencia transfiriendo fondos desde España. Todo por no tener alertas centralizadas ni sistemas conectados.
En Portugal, un cambio temporal en el IVA no se aplica porque la herramienta contable local no estaba sincronizada con el equipo fiscal en España. El resultado: una multa de 15.000 € por parte de la hacienda portuguesa.
El grupo quiere abrir una filial en Francia para atender a un nuevo cliente, pero como todo debe implementarse desde cero —ERP, cuentas, nómina— el proceso se retrasa cuatro meses. El cliente se va con un competidor más ágil.
Las soluciones de gestión multi-entidad automatizadas no son algo exclusivo de grandes gigantes multinacionales. Si tu empresa tiene más de una entidad legal, opera en varios países o gestiona diferentes líneas de negocio, necesitas una herramienta que te permita tener visibilidad en tiempo real y automatizar procesos de gestión de gastos.
No es solo cuestión de eficiencia, es imprescindible para escalar, cumplir la normativa y tomar decisiones basadas en datos fiables y actualizados.
Como hemos visto, con sistemas aislados, los procesos se ralentizan y los errores se multiplican. Preparar la infraestructura tecnológica adecuada es clave para mantener el control y la visibilidad sobre todas las entidades de una organización. Es fundamental contar con sistemas que centralicen la información financiera sin perder la capacidad de operar con flexibilidad a nivel local.
Esto incluye soluciones que permitan consolidar datos automáticamente, establecer permisos y flujos de aprobación por entidad, automatizar procesos como la gestión de gastos y facturas, y facilitar la integración con bancos y ERPs en diferentes países. Una infraestructura bien diseñada no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también permite tomar decisiones más rápidas y fundamentadas a nivel global.
Payhawk, por ejemplo, incluye un Panel de Grupo desde el que puedes ver todos los movimientos de tus entidades en una sola pantalla: desde reembolsos y tarjetas corporativas hasta suscripciones y facturas. Sin cambiar de aplicación ni perder tiempo.
Gracias a todas las funcionalidades que hemos mencionado en el anterior check-list, Payhawk te da el control que necesitas para cerrar el mes más rápido, evitar errores y tomar decisiones basadas en datos fiables. En concreto, podrás:
Y no solo eso. Payhawk es una solución de gestión de gastos integral que, además, te permitirá emitir tarjetas corporativas y gestionar el kilometraje, las dietas y los gastos. Todo en una única plataforma. Tal y como comenta el CFO de Rentals United, Javier Gorena:
El hecho de que todo esté automatizado y digitalizado ahorra muchísimo tiempo al departamento financiero. Ya no hay que perseguir a nadie pidiendo recibos, no hay que hacer reembolsos a los empleados, los datos se introducen en el sistema de forma automática, el cierre de mes es mucho más rápido… Ese tiempo lo dedicamos a tareas más estratégicas para el negocio. Sin Payhawk mi departamento tendría que invertir mínimo un tercio de su tiempo en esta clase de tareas manuales y operativas.
Gestionar los gastos de múltiples entidades de forma manual en 2025 es inconcebible. Los riesgos operativos, fiscales y estratégicos son demasiado altos para cualquier empresa con estructura compleja. Automatizar este proceso no es solo una mejora: es una necesidad.
Con una solución como Payhawk, puedes consolidar gastos, reducir errores, cumplir normativas y liberar tiempo para tomar decisiones estratégicas. Si te planteas cómo Payhawk puede ayudar a tu equipo, puedes empezar por agendar una llamada con un experto aquí.
Raquel ha sido parte importante de Payhawk desde el principio, pasando por varios roles clave: empezó en ventas, creó el equipo de Success desde cero y luego pasó al marketing de contenido y producto. Ahora, está en su mejor momento como Senior Product Marketing Manager e Impact Director. Además, Raquel también lidera los esfuerzos de ESG de la empresa. Fuera del trabajo, a Raquel le encanta estar al aire libre y disfruta nadando, haciendo senderismo y cocinando para sus dos hijos.
Al enviar este formulario, aceptas recibir correos electrónicos sobre nuestros productos y servicios según nuestra Política de Privacidad. Puedes darte de baja en cualquier momento.
