Ahorra tiempo y asume el control de la gestión multientidad con nuestras últimas funcionalidades

El término «gestión multientidad» provoca frecuentemente un suspiro profundo en los equipos financieros y de contabilidad. Es una actividad compleja que, normalmente, deja a los profesionales de las finanzas sin la visibilidad que necesitan para controlar el flujo de caja y el gasto de la compañía.

¿La buena noticia? Ahora, equipados con nuestras nuevas funcionalidades, los jefes de departamentos financieros pueden aplicar un método más eficaz para controlar los gastos multientidad.

Funcionalidad n.º 1: Añadir y eliminar empleados de forma agrupada del sistema de gestión de gastos

Como jefe del departamento financiero de un negocio en expansión, es probable que conozcas la presión de mantenerse actualizado respecto a las incorporaciones y sustituciones de los empleados.

¿Empleados nuevos o que dejan la empresa? La última actualización de nuestra funcionalidad te permite añadir y eliminar personal de la solución de Payhawk de forma agrupada para múltiples entidades. Esta funcionalidad resulta especialmente útil a medida que tu organización crece, ayuda a mantener un nivel de amenazas bajo y reduce los dolores de cabeza administrativos.

Los peligros de no anular el acceso a los empleados que dejan la empresa

Independientemente de que el empleado deje la empresa en circunstancias positivas o negativas, poder acceder a información sensible de la compañía puede hacer que tu organización sea vulnerable a amenazas de uso de información privilegiada y violaciones de la privacidad de los datos. Tanto si hablamos de comprar artículos personales con una tarjeta de empresa segundos después de la terminación de un contrato como de destruir documentos financieros, por desgracia siempre existe la posibilidad de que los empleados que dejan la compañía puedan sabotear tus sistemas.

Es fundamental disponer de una estrategia adecuada para los empleados que dejan la empresa, el sistema de gestión de gastos y las tarjetas de empresa, ya que esto implica tanto al dinero como a documentos financieros sensibles. En Payhawk, hemos conseguido que la eliminación de un empleado de tu software de gestión de gastos de empresa y el bloqueo automático y rápido de sus tarjetas se lleve a cabo de forma rápida y sencilla, con tan solo un par de clics.

Cómo mitigar el riesgo y gestionar el acceso de los usuarios después de que estos dejen la empresa

La reducción del riesgo es esencial cuando un empleado decide dejar la empresa o termina su contrato. Esto implica eliminarlo rápidamente de todos los sistemas corporativos de todas las entidades tan pronto como sea posible. Debes crear y seguir una checklist de comprobación de la gestión de salida de empleados para garantizar que impides el acceso a todos los exempleados y tomar precauciones adicionales para disminuir las filtraciones de datos y otros riesgos no deseados.

A continuación, tienes un resumen de algunas de las mejores prácticas para gestionar la salida de empleados que puedes incluir en tu estrategia o checklist de comprobación y que ayudan a reducir las posibles brechas de seguridad.

1. Monitorizar la actividad del usuario

Tendrás que identificar rápidamente las posibles amenazas o accesos no autorizados. La monitorización de sus acciones en los sistemas de la compañía puede ayudarte a detectar con rapidez conductas inusuales y a protegerte de posibles brechas de seguridad.

2. Implementar mejores métodos de protección

Debes implementar mejores medidas de seguridad para que tus datos estén protegidos. Entre este tipo de medidas se incluyen la autenticación de dos factores, el restablecimiento de contraseñas compartidas y la eliminación automática de todas las cuentas del empleado a la hora de gestionar su salida de la empresa. Estas mejores prácticas pueden ayudarte a impedir accesos no deseados y a proteger tus sistemas internos.

3. Utilizar un software de gestión de gastos que cumpla las normas de seguridad

A la hora de gestionar múltiples entidades, necesitas poder añadir y eliminar con rapidez y de forma segura empleados de tu programa de gestión de gastos. En Payhawk, nuestras potentes funcionalidades de seguridad pueden ayudarte a garantizar que los empleados no abusen del dinero de la empresa antes de dejarla.

Posibilitamos a las organizaciones que añadan diferentes niveles de acceso para los empleados con el fin de minimizar las filtraciones de datos sensibles. También te recomendamos que actúes con rapidez a la hora de anular el acceso a los empleados que dejan la empresa con el fin de reducir cualquier riesgo de violación de la seguridad, como compartir o acceder a datos sensibles.

¿Cómo elimina y añade empleados Payhawk de forma agrupada en múltiples entidades?

Eliminar y añadir empleados y todas las cuentas de gastos asociadas en el sistema reduce la amenaza de abusos financieros y filtraciones de documentos cuando el empleado deja la empresa.

Con nuestra nueva funcionalidad de gestión de empleados de forma agrupada, los administradores y los miembros de los equipos financieros pueden añadir y eliminar rápidamente a empleados de todas las entidades pertinentes. Antes de eliminar a un empleado, puedes ver de qué entidades forma parte, su nivel de acceso y, si es necesario, anular alguna tarjeta de empresa.

Funcionalidad n.º 2: Filtrar gastos por fecha con nuestra funcionalidad de gestión multientidad

Otra de nuestras últimas funcionalidades permite filtrar los gastos por períodos de tiempo personalizados en el panel de control de Grupo en múltiples entidades. Así que, ahora, no solo disfrutas de una mayor visibilidad del gasto de múltiples entidades, sino que también puedes filtrarlo por un período de tiempo personalizado. Esto mejora la visibilidad del flujo de caja y te ayuda a elaborar un mapa preciso de tus presupuestos, lo que es fundamental para la expansión de tu empresa.

¿Por qué es importante filtrar los gastos?

Gestionar gastos en múltiples entidades puede complicarse rápidamente. Y lo más seguro es que siempre estés intentando encontrar métodos para reducir y optimizar los presupuestos. Pero para lograrlo, necesitas una representación clara de los gastos de empresa de toda la compañía.

Con esta mayor capacidad para filtrar los gastos en todas las entidades, puedes gestionar mejor el flujo de caja, ya que podrás comprobar si los fondos son suficientes para cubrir los gastos futuros. También puedes mejorar la eficacia operativa mediante la revisión de los volúmenes y el procesamiento de los gastos anteriores con el fin de realizar una doble verificación de la precisión a fin de mes.

Al filtrar los gastos mejoramos su visibilidad, reducimos los procesos manuales y garantizamos el cumplimiento de los reglamentos y políticas de empresa. Todo esto da lugar a una reducción de los errores, lo que te ayuda a tomar decisiones mejor informadas en todas las entidades.

Los datos deben ser la base de todas las decisiones comerciales, así que contar con un sistema de filtrado de gastos fiable es crucial para los CFO y directores financieros.

Filtros de gastos de Payhawk por período de tiempo personalizado

Filtrar gastos por fechas brinda muchos beneficios a la hora de entender el gasto corporativo, entre los que se incluyen los siguientes:

• Eficacia a fin de mes: puedes seleccionar una fecha futura determinada, por ejemplo, fin de mes, para comprobar cómo hace seguimiento de los gastos cada entidad. O también puedes seleccionar una fecha pasada para verificar si has procesado todos los gastos en los que se ha incurrido en un mes determinado
• Flujo de caja: filtra los gastos aplicando una fecha futura para comprobar si los fondos que hay en la plataforma son suficientes para cubrir los pagos futuros
• Filtrar por los equipos que más gastan: comprueba rápida y fácilmente qué equipos gastan más en el período de tiempo seleccionado y, si es necesario, haz ajustes en sus presupuestos

Nuestra nueva clasificación de los gastos por fecha facilita a los profesionales financieros una mayor visibilidad de los patrones de gasto corporativo, lo que les permite tomar decisiones más fundamentadas y efectivas.

Siguientes pasos

¿Quieres saber más acerca de nuestras nuevas funcionalidades y cómo pueden ayudarte en tu negocio? Programa una demo para verlas en acción.

O, si ya eres cliente nuestro, ponte en contacto hoy mismo con el gestor de tu cuenta para programar una demo y que te muestre la funcionalidad que te interesa.