Por razones contables, fiscales, legales y económicas existen algunos pagos que nunca debiéramos cargar a las tarjetas bancarias de empresa. Además de separar los gastos operativos de los gastos personales, aquí te apuntamos algunas consideraciones para decidir cuándo pagar o no con la tarjeta de empresa.
Las tarjetas bancarias de empresa son un instrumento de pago práctico y útil. Con ellas podemos gestionar los costes operativos y los gastos de representación de nuestro negocio, así como hacer frente a contingencias e imprevistos. Sin embargo, no todos los consumos pueden o deben cargarse a las tarjetas corporativas.
En primer lugar, es necesario separar los gastos y costes de operación del negocio, de los consumos y compras personales de socios y empleados, como comentábamos en este artículo. Además, por razones contables, fiscales, legales y económicas, existe otra serie de gastos que conviene excluir de los balances de nuestras tarjetas de empresa. Te lo contamos.
Si tenemos un límite de crédito alto, puede ser tentador comprar con tarjeta de crédito esa herramienta o artículo costoso que necesita nuestro negocio. No obstante, sería un crédito oneroso, ya que las tarjetas comerciales presentan tasas de interés superiores.
En España el interés promedio de las tarjetas puede ubicarse entre un 12% y un 26%. En cambio, un crédito personal para financiar proyectos suele oscilar entre un 7% y un 10%. Antes de acudir a la tarjeta, valdría la pena evaluar si es posible obtener un préstamo personal o abrir una línea de crédito con el proveedor.
La nómina es uno de los mayores gastos de cualquier empresa. Cargarla a la tarjeta de crédito podría indicar que nos estamos quedando sin liquidez y que debiéramos evaluar nuestro modelo de negocio. Al igual que con las compras de alto valor, es preferible buscar una alternativa de crédito para empresas más asequible.
Los gastos de viaje y representación están entre los usos más comunes para una tarjeta de empresa. No obstante, normalmente se cubren traslados, estadías y manutención por importes razonables, según las políticas de gasto establecidas.
Comidas lujosas, fiestas o paseos personales deberían ir a la tarjeta del beneficiario. Así, si viajamos a una conferencia y queremos quedarnos unos días más con nuestra pareja, el hotel y el billete extra deberían cargarse a nuestra cuenta personal.
Una cosa es sacar algo de efectivo durante un viaje de negocios y otra es recurrir a la tarjeta para inyectar capital de trabajo a nuestra empresa. Como sucede con la nómina, apelar siempre a la tarjeta para la disposición de efectivo puede indicar que algo va mal en nuestro modelo de negocio.
Las tarjetas para empresa son una fuente de dinero costosa. Además, los adelantos en efectivo en la red de cajeros suelen no contar con período de gracia.
Pagar los gastos de acuerdos legales con tarjetas de crédito puede dar una señal equivocada. Pudiera ser un signo de presupuestos muy ajustados, poniendo en duda nuestra capacidad de pago. Además, implica tener que sufragar los intereses asociados, encareciendo la operación.
Invitar a una comida con la tarjeta corporativa a un cliente o a un proveedor es totalmente legítimo. También se admite la cesta de navidad u otros regalos con fines comerciales que entren dentro unos límites razonables. Esto según la facturación, la política de gastos y las regulaciones de cada sector. No obstante, regalos de lujo, fiestas y otras atenciones excesivas no deberían pagarse con la tarjeta comercial.
Si no se trata de gastos de representación, los consumos y compras personales de los socios no deberían pagarse con las tarjetas de empresa. Si así ocurriera, los movimientos deben contemplarse en la contabilidad, pero el importe debiera ser devuelto por el beneficiario. Esto mediante descuentos en la nómina o considerándolo retribución en especie, e incluyéndolo en la declaración de IRPF del titular.
Muchos emprendedores y socios de pequeñas y grandes empresas utilizan erróneamente las tarjetas corporativas para compras privadas. Robert Half Management Resource recopiló en un informe los gastos más insólitos que se han intentado colar. Entre ellos destacan cirugías estéticas, billetes de lotería, películas para adultos y multas por exceso de velocidad.
Tales prácticas pueden tener consecuencias graves. En España, por ejemplo, se condenó por apropiación indebida al administrador de tres empresas, que incluyó como gastos corporativos comidas de fines de semana, muebles y hasta un sistema de aire acondicionado para su domicilio.
En general, las líneas de crédito de las tarjetas comerciales no son un activo, ni debiéramos pensarlas como capital de trabajo. Siempre es recomendable evaluar alternativas de financiamiento menos costosas y negociar en función del efectivo real disponible.
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