8 dingen die je nooit met een zakelijke creditcard moet afrekenen

1. Persoonlijke uitgaven

Zakelijke creditcards bieden geweldige voordelen en beloningen, waardoor het verleidelijk is om ze te gebruiken voor persoonlijke uitgaven. Niemand houdt je tegen om te swipen voor persoonlijke uitgaven, althans wettelijk gezien niet. Je boekhouder zal niet erg blij zijn als hij belasting moet betalen, want dit zorgt voor extra gedoe. Dit is nog maar het topje van de ijsberg.

Persoonlijke uitgaven op de zakelijke creditcard kunnen aanzienlijke risico’s met zich meebrengen voor zowel jou als je bedrijf. Dit varieert van het schaden van je persoonlijke kredietwaardigheid tot het overtreden van het bedrijfsuitgavenbeleid en zelfs het ongeldig maken van de overeenkomst met de kaartuitgever. Aangezien je waarschijnlijk voor een besloten vennootschap werkt, is het essentieel om een duidelijke lijst te hebben van welke uitgaven geschikt zijn voor een zakelijke creditcard. Daarnaast is het van groot belang om een transparant systeem te hanteren voor het bijhouden van je budgetten, zodat je altijd het overzicht behoudt.

2. Wanneer een zakenreis persoonlijk wordt

Er zit een dunne lijn tussen persoonlijke en zakelijke uitgaven op kantoor. Zodra je op zakenreis gaat, lijkt er een soort extra ruime bestedingsvrijheid te zijn. Heb je echt een luxe hotel nodig? Moet je voor zaken twee dagen langer blijven op die aantrekkelijke bestemming? Waarom koop je geen extra ticket voor je echtgenoot naar Parijs voor een weekendje weg? Als je deze uitgaven op een zakelijke creditcard zet, krijg je betere beloningen (rewards) en kortingen. Er is echter één grote tegenslag. Al deze transacties verschijnen in de boekhouding van je bedrijf. Er is geen wet die je verbiedt ze te doen; het ligt vooral aan je morele kompas. Een goed idee is om te doen alsof je manager met jou op reis is. Denk je dat deze uitgave past bij de cultuur van je bedrijf? Zou je manager het doen?

3. Vermaak voor klanten

In het bedrijfsleven hebben sommige klanten vaak een extra duwtje in de rug nodig. Hoewel aandacht en extra zorg vaak voldoende zijn, moeten sommige klanten meer onder de indruk zijn. Boven alles gaan om indruk te maken op een klant heeft zijn grenzen. Luxueuze cadeaus, ontmoetingen op exotische bestemmingen of zelfs het huren van sportwagens. Al dit soort activiteiten bevinden zich op het snijvlak van zakendoen en omkopen. Als deze uitgaven in lijn zijn met je bestedingsbeleid en je groen licht hebt van het management, is alleen nog relevant of een zakelijke creditcard wel de beste manier is om deze uitgaven te financieren.

4. Cryptocurrencies, gokken en risicovolle investeringen

De opkomst van cryptocurrencies en online gokken heeft ertoe geleid dat steeds meer zakelijke betaalkaarten worden gebruikt voor deze risicovolle uitgaven. Banken staan voor de uitdaging om verdachte platforms en cryptocurrency exchanges te identificeren, maar ondanks de risico's zijn er genoeg plaatsen die je graag je geld zien investeren, vaak met de belofte van hoge rendementen.

Het kan verleidelijk zijn om je zakelijke creditcard te gebruiken als een snelle manier om te investeren. Maar niet alle investeringen leveren winst op. Bovendien, wanneer je rekening houdt met de rente en transactiekosten, is de kans groot dat de investering niet de moeite waard is. In veel gevallen wegen de risico's en kosten niet op tegen het potentiële rendement, waardoor het belangrijk is om dergelijke uitgaven strikt privé te houden en ze niet via je zakelijke kaart te doen.

5. Kostbare aankopen

Dure aankopen met een zakelijke creditcard zijn precies waar banken je willen hebben. Zakelijke creditcards bieden vaak hoge limieten en aantrekkelijke beloningen, wat ze verleidelijk maakt. Echter, voor kleine bedrijven die afhankelijk zijn van financiering, kan het in één keer opmaken van je kredietlimiet negatieve gevolgen hebben voor je kredietscore. Het hoge gebruik van je krediet, oftewel het percentage van je kredietlimiet dat je gebruikt, gecombineerd met een openstaande schuld, vergroot het risico op financiële problemen. Dit kan uiteindelijk leiden tot schulden die moeilijk af te lossen zijn.

6. Contante voorschotten

Er kan een moment komen dat je dringend meer geld nodig hebt. Misschien overweeg je zelfs een voorschot in contanten. Maar dat het er is, betekent niet dat je het op je zakelijke creditcard moet zetten. Het jaarlijkse kostenpercentage van een kasvoorschot ligt waarschijnlijk hoger dan het jaarlijkse kostenpercentage van een aankoop.

Daarbij moet je bij kasvoorschotten rekening houden met flinke kosten en zonder aflossingsvrije periode. Met andere woorden, geen rentevrije periode. Op het moment dat het contante geld de geldautomaat uitkomt, ben je al meer verschuldigd dan je hebt opgenomen. Natuurlijk zijn kasvoorschotten een optie, maar het extra gemak is zeker niet goedkoop.

7. Juridische geschillen

Het is gebruikelijk om een juridisch adviseur te hebben die je bedrijf uit de problemen houdt. Dat je die kosten voor het gemak af en toe op je zakelijke creditcard zet, is prima. Maar het wordt problematisch als je de proceskosten ermee gaat betalen. Zou jij investeren in een bedrijf dat wordt aangeklaagd en al zijn juridische kosten dekt met zijn creditcard? Dat geeft een signaal af en geeft de indruk dat het bedrijf in nood verkeert. Onderhandel daarom liever over alternatieve betalingsregelingen die geen negatief signaal afgeven aan je belanghebbenden.

8. Salarisadministratie

Naarmate je bedrijf groeit, wordt de salarisadministratie je belangrijkste uitgave. We hebben het al gehad over de redenen om geen dure zakelijke creditcarduitgaven te doen. De salarisadministratie is een terugkerende kostenpost met een hoog volume. Als je deze kosten op je creditcard zet, loop je renterisico's en kun je schulden maken. Bovendien is het gebruik van je creditcard om je klanten te betalen een duidelijk signaal dat er iets mis is.

Als je geen andere opties hebt, zorg er dan voor dat je een creditcard hebt die je meer tijd geeft om de rente af te betalen. Anders is je toevlucht nemen tot je zakelijke creditcard om je salaris te betalen niet meer dan het rollen van de dobbelstenen en hopen op het beste.

Wat zijn de belangrijkste conclusies?

Zakelijke creditcards bieden geweldige voordelen en bonussen, maar zijn geen wondermiddel. Ja, soms heb je meteen wat extra geld nodig, maar voordat je naar je zakelijke creditcard grijpt, moet je alle opties kennen. Om moeilijkheden te voorkomen, is het verstandig om een overzichtelijke en transparante werkwijze te hanteren voor het uitgeven en bewaken van het zakelijke budget.