Voordelen en nadelen van zakelijke creditcards voor bedrijven

De zakelijke creditcards van Payhawk nemen een essentiële positie in, in de bedrijfsvoering van startup en scalup bedrijven. In dit artikel zetten we voor je uiteen wat de voordelen en de nadelen van zakelijke creditcards zijn. Daarnaast helpen we jou als CFO of finance controller om een keuze te maken uit het bestaande aanbod van zakelijke betaalmogelijkheden.

Wat is een zakelijke creditcard?

Een zakelijke creditcard is een betaalmiddel dat speciaal is ontworpen voor bedrijven. Een dergelijk betaalmiddel wordt onder andere aangeboden door Payhawk. Met zo’n kaart kunnen ondernemers en medewerkers zakelijke uitgaven doen, zoals het boeken van vluchten, het huren van auto's of het betalen van leveranciers.

Een zakelijke creditcard is gekoppeld aan een zakelijke rekening en biedt diverse voordelen, zoals een kredietlimiet en uitgebreide verzekeringen. Door middel van een dergelijk betaalmiddel, kunnen bedrijven hun financiën veel beter beheren en tegelijkertijd profiteren van extra gemak en veiligheid. Wil je weten welke voordelen een zakelijke creditcard jou als CFO of finance controller van een startup, scaleup of grotere organisaties kan bieden? Lees dan snel verder!

De zakelijke creditcard: 8 voordelen

Het beschikbaar stellen van zakelijke creditcards aan medewerkers biedt ontelbare voordelen. We noemen 8 belangrijke.

Voordeel 1: Zakelijke en privé-uitgaven blijven gescheiden
Een zakelijke creditcard helpt om zakelijke en persoonlijke uitgaven door medewerkers gescheiden te houden. Dat zorgt voor een veel betere financiële transparantie en minder kans op fraude. Daarnaast reduceert het de administratieve last en declaratierompslomp die komt kijken bij een systeem van out-of-pocket-uitgaven.

Voordeel 2: Wereldwijd betaalgemak
Zakelijke creditcards worden als betaalmiddel geaccepteerd in veel landen. In geval van een Payhawk-betaalkaart is zelfs sprake van wereldwijde acceptatie. Of je nu in Europa, Amerika of Azië zaken doet, met Payhawk kun je overal gemakkelijk en veilig betalen. En dat bovendien zonder wisselkoerskosten in 7 valuta.

Voordeel 3: Meerdere zakelijke creditcards voor individuele werknemers, afdelingen en projectgroepen
De mogelijkheid om verschillende zakelijke creditcards uit te geven, te beheren en te configureren zorgt voor optimale controle. Dit biedt realtime inzicht in de uitgaven per individu of groep en maakt bijsturing en budgettering heel gemakkelijk.

Voordeel 4: Belastingvoordelen
Gedetailleerde transactieoverzichten, veel snellere verwerking van onkostennota's, beter inzicht in kosten en eenvoudigere btw-terugvordering leiden tot indirecte belastingvoordelen. Dat zorgt voor flinke belastingbesparingen.

Voordeel 5: Financiële flexibiliteit
Door middel van geautomatiseerde workflows worden verzoeken om het doen van uitgaven vaak direct goedgekeurd of afgewezen, afhankelijk van vooraf ingestelde regels en budgetten. Dit elimineert de noodzaak voor handmatige goedkeuringsprocessen en versnelt de betalingen aanzienlijk. Toch handmatig goedkeuren? Dat kan overal en op ieder moment van de dag.

Voordeel 6: Realtime inzichten en controle
Door optimale integratie met boekhoud- en ERP-software vindt automatische overdracht van transacties plaats. Elke transactie die met een Payhawk-kaart wordt gedaan, wordt automatisch gesynchroniseerd met alle soorten boekhoudsoftware. En dit betekent dat men ook altijd een up-to-date en volledig overzicht heeft van alle uitgaven.

Voordeel 7: Sterk verbeterde efficiency in uitgavenbeheer en budgetcontrole
Weg met al die tijdverslindende, handmatige administratieve handelingen. Slimme tools waaronder OCR-software voor automatische factuurherkenning maken dat overbodig. Factuurdata met betrekking tot uitgaven worden daardoor snel en foutloos geïmporteerd en verwerkt.

Voordeel 8: Ondersteuning multinationale behoeften
Zakelijke creditcards in combinatie met geavanceerde softwaretools zoals die van Payhawk, vormen een krachtige tool. Die is speciaal ontworpen om de complexe uitdagingen waar multinationale bedrijven mee kampen, aan te gaan. Ondanks dat een organisatie meerdere bedrijven, dochterondernemingen of vestigingen heeft in verschillende landen, is er toch een gecentraliseerd overzicht mogelijk van alle uitgaven van alle entiteiten. Daardoor kan men beter inzicht krijgen in de financiële gezondheid van de hele organisatie.

Nadelen van een zakelijke creditcard

Zijn er dan ook nadelen verbonden aan het gebruik van zakelijke creditcards? Ja, wel in algemene zin. Zo is er ten opzichte van het gebruik van persoonlijke creditcards voor privégebruik sprake van een beperkte keuze in aanbieders. De markt voor zakelijke creditcards groeit sinds een aantal jaren echter aanzienlijk. En dat is fijn want het houdt ook Payhawk extra scherp.

En natuurlijk, het gebruik van zakelijke creditcards brengt extra kosten met zich mee zoals vaste kosten, transactiekosten en rentelasten. Maar zet dit eens af tegen alle voordelen die ermee worden behaald. Je zult zien dat er sprake is van een zeer positieve kosten-baten balans.

Sommige aanbieders van (zakelijke) creditcards bieden niet (langer) de mogelijkheid aan om gespreid te betalen. Dit betekent dat men voortaan het volledige creditcardbedrag in één keer moet terugbetalen binnen de gestelde termijn. Met een Payhawk creditcard heeft men overigens standaard maar liefst 38 dagen tijd om het volledige bedrag van aankopen terug te betalen, zonder dat er rente over wordt berekend.

Net als bij een persoonlijke creditcard, is het met een zakelijke creditcard verleidelijk om meer uit te geven dan de organisatie eigenlijk kan betalen. De eenvoudige mogelijkheden voor uitgavenbeheer die slimme software echter biedt, reduceren dit risico wanneer medewerkers beschikken over een Payhawk creditcard.

Belangrijke overwegingen bij het kiezen van de juiste zakelijke creditcard

Voor een CFO of finance controller spelen verschillende factoren een rol bij het maken van de keuze voor de juiste zakelijke creditcard.

Welk soort zakelijke creditcard kies je?

Kies je voor de uitgifte van fysieke zakelijke creditcards, dan biedt dit het meeste gebruiksgemak en de grootste mate van flexibiliteit, waar dan ook. Het feit dat een dergelijke kaart verloren of gestolen kan worden, zorgt wel voor een veiligheidsrisico.

Dat risico hef je op door uitgifte van een virtuele kaart die niet verloren kan gaan. Dat werkt ook nog eens kostenbesparend. Je kunt deze kaart zowel online als via Google Pay en Apple Pay gebruiken.

Een prepaid zakelijke creditcard tenslotte, is een creditcard waarbij men vooraf een bepaald bedrag op de kaart zet. Daarbij kan de gebruiker dus alleen uitgeven wat er al is gestort. Handig voor beheersing van de uitgaven, maar het kan soms wel tot betaalproblemen op cruciale momenten leiden.

Is je zakelijke betaalkaart compatible met bestaande (boekhoud)software en (management)systemen?

Kan de zakelijke creditcard van jouw keuze een koppeling leggen met boekhoudsysteem en managementtools? Ons advies is om dat als CFO of controller zwaar te laten meewegen in je keuze., Dat is namelijk niet bij alle aanbieders het geval. Zo’n koppeling biedt echter grote voordelen op het gebied van efficiëntie, doordat geen handmatige gegevensinvoer meer nodig is. Door het realtime karakter is boven altijd sprake van een up-to-date overzicht in de bedrijfsfinanciën.

Bij Payhawk begrijpen we dit en bieden wij robuuste integraties aan met diverse boekhoud- en ERP systemen. Dit betekent dat je de handmatige gegevensinvoer kunt vermijden wat niet alleen tijd bespaart, maar ook de kans op fouten verkleint.

Biedt de zakelijke betaalkaartaanbieder mogelijkheden op maat voor specifieke bedrijfsbehoeften?

Het is belangrijk om te kiezen voor kaarten die aansluiten bij de unieke behoeften van het bedrijf. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de behoefte van multi-entity management of het kunnen sturen op duurzaamheid. Payhawk is bijvoorbeeld een echte pionier op het gebied van het koppelen van zakelijke uitgaven aan CO2-uitstoot. De zakelijke betaaloplossingen van veel andere aanbieders voorzien hier niet in. En wat dacht je van de volgende mogelijkheden?

Payhawk biedt een kaart aan die:

• alleen werkt voor geselecteerde leveranciers
• speciaal geconfigureerd is voor frequente reizigers
• speciaal kan worden ingezet voor uitgaven aan online abonnementen
• een nulsaldo heeft, waar enkel saldo op aangevraagd kan worden
• Overspending effectief voorkomt

En zo zijn er nog veel meer mogelijkheden bij betalen met Payhawk betaalkaarten.

Usecases: het gebruik van zakelijke betaalkaarten van Payhawk in de praktijk

Door middel van onderstaande usecases maken we graag duidelijk hoe eenvoudig het gebruik van Payhawk creditcards in de praktijk is.

Usecase uitgavenbeheer:

Als financieel manager wil je niet pas inzicht hebben in de bedrijfsuitgaven per persoon, team of afdeling aan het einde van een periode. Je wil je beslissingen op ieder moment kunnen nemen en ze baseren op actuele data. De slimme functionaliteiten van Payhawk zorgen voor directe synchronisatie van transacties die direct in realtime zichtbaar zijn op het financiële dashboard van de controller. Zo kun je proactief budgetten bijsturen en ervoor zorgen dat de uitgaven binnen de gestelde limieten blijven. Optimaal uitgavenbeheer dus!

Usecase abonnementenbeheer:

Snelle businessgroei kan zorgen voor wanorde en inefficiëntie. Het risico op onnodige of dubbele uitgaven door medewerkers ligt dan op de loer. Payhawk maakt daarom onder andere het beheren van zakelijke abonnementen een stuk eenvoudiger. De tool geeft overzicht van alle kosten en attendeert de gebruiker en controller op onnodige, ongebruikte en dubbele abonnementen. Inzicht in de kosten per abonnement helpt bovendien om betere deals te onderhandelen met leveranciers.

Usecase reiskostenvergoeding:

Schieten medewerkers sommige reiskosten toch voor uit eigen zak? Door middel van de Payhawk Software maken ze eenvoudig foto's van hun bonnetjes en uploaden die via de Payhawk-app of het webplatform. Onze geavanceerde technologie kan het merendeel van de voor de declaratie benodigde gegevens op de bonnetjes automatisch herkennen en rubriceren. De ingediende onkosten worden vervolgens automatisch naar de juiste persoon of afdeling gestuurd voor goedkeuring, of op basis van vooraf ingestelde parameters automatisch vergoed.

Usecase CO2-tracking:

Als onderneming wil je je carbon footprint beperken en tevens aan de buitenwereld laten zien hoe je dat doet. Payhawk Green voor CO2-tracking koppelt o.b.v. wereldwijde databases en protocollen omtrent CO2-intensiteit, automatisch een geschatte CO2-uitstoot aan iedere individuele transactie door iedere medewerker. Vervolgens genereert het overzichtelijke rapporten die laten zien welke afdelingen, projecten of leveranciers de meeste CO2 uitstoten. Op basis van de verkregen inzichten kunnen bedrijven gerichte acties ondernemen om de CO2-uitstoot binnen specifieke onderdelen van hun bedrijfsvoering te verminderen.

Hoe werkt het aanvragen en gebruiken van een zakelijke creditcard?

Is je organisatie nog geen afnemer van Payhawk-betaalproducten? Vraag dan eens een gratis demo aan. Vul hier je bedrijfsgegevens in en een van onze medewerkers neemt contact met je op om de demo in te plannen waarbij je verder wordt geholpen bij het configureren van jouw account en bij het aanvragen van de gewenste zakelijke creditcard(s).

Ben je eenmaal Payhawk-klant, dan log je gewoon in op jouw Payhawk-account waarna je toegang krijgt tot jouw unieke dashboard. In het kaartenoverzicht kun je zelf direct nieuwe zakelijke creditcards aanvragen en configureren. Vervolgens kun je deze heel eenvoudig te koppelen aan het bedrijfsboekhoudsysteem voor naadloze integratie.

Conclusie

Het verstrekken van zakelijke creditcards en medewerkers brengt kosten met zich mee, dat is zeker waar. Maar om als bedrijf te kunnen groeien en bloeien zijn bedrijfsuitgaven door het personeel nu eenmaal noodzakelijk. Het gebruik van zakelijke creditcards in combinatie met slimme software voor uitgavenbeheer geeft je als CFO of controller grip op de uitgaven en biedt inzicht in de effectiviteit ervan. En dat terwijl het proces van management en controle van de bedrijfsuitgaven sterk geautomatiseerd wordt.

Zakelijke creditcards van Payhawk zorgen ervoor dat je je als startup of scaleup kunt blijven focussen op je corebusiness. Dat is nog eens een concurrentievoordeel. Vraag direct een demo aan en begin met slim management van je bedrijfsuitgaven.