Zakelijke creditcards: Best practices voor kleine bedrijven

Zelfs vandaag de dag hebben kleine bedrijven te maken met een gebrek aan goede processen. Ze vertrouwen op papieren ontvangstbewijzen en handmatige gegevensinvoer, die beide tijdrovend en foutgevoelig zijn.

Daarnaast is het mogelijk dat kleine bedrijven niet willen – of niet over de infrastructuur beschikken – dat hun financiële en boekhoudteams meegroeien met het bedrijf, wat duur en complex kan zijn.

Enkele van de grootste problemen waar kleine bedrijven tegenaan lopen bij het gebruik van traditionele hulpmiddelen voor uitgavenbeheer zijn:

Gebrek aan inzicht

Met traditionele methoden voor uitgavenbeheer hebben eigenaren van kleine bedrijven vaak beperkt inzicht in de uitgaven van hun werknemers. Waardoor het vaak moeilijk is om gebieden aan te wijzen waarop kan worden bespaard, cashflow effectief te beheren of om frauduleuze of onbevoegde uitgaven aan het licht te brengen.

Uchenna, financieel manager bij kunstproductiebedrijf MDM Props, legt het uit. “Hoe het was voordat we overstapten op Payhawk’s software voor uitgavenbeheer? We gebruikten twee verschillende betaalkaartsystemen, een van Barclays en een van AMEX. Met de Barclays-kaart kreeg je een maandelijks overzicht dat je binnen zeven dagen moest betalen. Maar vaak, als we inlogden op het systeem om het afschrift op te halen, was het afschrift er helemaal niet. Dan wisten we dus niet wat we betaalden, wat natuurlijk slecht was voor de cashflow. Toendertijd moesten we een pdf-afschrift downloaden en de bonnetjes fysiek ophalen. En die moesten we dan bij het afschrift voegen. Met dat proces duurde het dagen of zelfs weken om het afschrift te reconciliëren.”

“Met het oude systeem moesten we twee tot drie dagen wachten tot de betalingen zichtbaar waren,” vervolgt Uchenna. “Maar met Payhawk zien we onze uitgaven in realtime. We kunnen de uitgaven ook per project categoriseren met aangepaste velden, dus het is super eenvoudig om te zien wat er wordt uitgegeven en waarom."

Tijdrovende processen

Handmatige processen maken vaak een groot deel uit van traditioneel uitgavenbeheer. Deze processen kunnen bestaan uit het bewaren en nazoeken van papieren bonnetjes en het handmatig invoeren van gegevens. Dit kan tijdrovend zijn, vol fouten zitten en onnodig afleiden van belangrijke zaken.

Moeilijkheden met het bijhouden van uitgaven

Eigenaars van kleine bedrijven kunnen moeite hebben uitgaven in verschillende categorieën bij te houden, zoals reizen, kantoorbenodigdheden en entertainment. Dit gebrek aan transparantie over de uitgaven maakt het een uitdaging om binnen het budget te blijven en gebieden te identificeren waar ze hun uitgaven kunnen verlagen.

Gebrek aan grip op uitgaven

Met traditionele methoden voor uitgavenbeheer kunnen bedrijven mogelijk geen uitgavenlimieten instellen of controleren waar en hoe werknemers bedrijfsgeld gebruiken.

Gelukkig heeft de verschuiving naar digitalisering de manier waarop bedrijven transacties uitvoeren aanzienlijk veranderd.

Tegenwoordig zijn er een aantal manieren om de bovenstaande uitdagingen te overwinnen, zoals slimme software voor uitgavenbeheer, betaalkaarten voor bedrijven en nog veel meer. Veel van deze tools hebben echter hun eigen uitdagingen, omdat ze vaak draaien op volledig gescheiden platforms zonder de mogelijkheid om robuuste uitgavenbeheersing te implementeren.

Waarom zouden kleine bedrijven betaalkaarten moeten gebruiken?

Voordat we de diepte in gaan, is het belangrijk om één ding duidelijk te maken. Traditionele creditcards die door banken worden aangeboden zijn er al een tijdje. Maar deze traditionele creditcards lossen slechts een deel van het probleem op, namelijk toegang geven tot geld. De echte uitdagingen liggen in wat er gebeurt voor én nadat iemand beschikking over het geld heeft.

Betaalkaarten zijn een geweldige manier om bedrijfsuitgaven inzichtelijk te krijgen. Financiële teams kunnen elke transactie realtime zien en krijgen volledige transparantie over elke betaling. In tegenstelling tot traditionele betalingsmethoden bieden zakelijke creditcards een moderne aanpak voor het beheren van uitgaven.

Oplossingen voor betaalkaarten (met software voor uitgavenbeheer) bieden bedrijven een gecentraliseerd en geautomatiseerd systeem voor het bijhouden van uitgaven, waardoor het bewaken en controleren van kosten eenvoudiger wordt. Plus, met de integratie van boekhoudsoftware, wordt een onkostennota geautomatiseerd, waardoor de administratieve last van handmatig bijhouden wordt verminderd.

Het biedt ook waardevolle inzichten in uitgavenpatronen, zodat bedrijven weloverwogen financiële beslissingen kunnen nemen en mogelijkheden voor kostenbesparing kunnen identificeren.

Bij Payhawk is onze kaart een zakelijke creditcard die kleine bedrijven kan helpen hun processen voor uitgavenbeheer te stroomlijnen. Het biedt een reeks functies die zorgen voor beter inzicht en grip op uitgaven.

Naast de voordelen van geautomatiseerde onkostendeclaratie en inzicht in uitgaven, bieden we ook aanvullende controles en governance, maatwerk per behoefte en team, incentives zoals cashback en verzekeringen, automatische reconciliatie, AI-gestuurde gegevensextractie en meer. Deze functies verminderen handmatig werk door te helpen bij het classificeren van uitgaven en deze naadloos over te zetten naar ERP's en boekhoudprogramma's. Over het algemeen bieden zakelijke creditcards kleine bedrijven een efficiëntere en effectievere manier om hun uitgaven te beheren.

"Vóór Payhawk gebruikten we een paar losstaande oplossingen zoals excel en een paar verschillende creditcards, maar we hadden geen alles-in-één gecentraliseerde oplossing", aldus de CFO van Essentia Analytics, Carolina Einarsson.

"Voor ons was het verbeteren van kostenbeheer door over te stappen op Payhawk een snelle winst. We zagen Payhawk als de toekomst waarin we gegevens over uitgaven, betaalkaarten, goedkeuringen, het betalen van facturen en vergoedingen in één systeem konden onderbrengen."

Kleine bedrijven hebben vaak hulp nodig bij het afhandelen van onkosten. Gedeeltelijk komt dat omdat naarmate bedrijven groeien vorige processen niet meer voldoen en niet schaalbaar lijken (en ze hebben geen teams of tools om ze te verbeteren).

Bij Payhawk geloven we dat een paar pijlers elke organisatie in staat stellen om topprestaties te leveren. En het kiezen van de juiste software voor betaalkaarten is daar één van.

Hulp nodig bij het implementeren en gebruiken van een software voor betaalkaarten?

Dit zijn onze beste tips:

Beheer en controle

Bij Payhawk kun je de betaalkaartinstellingen voor elk team en elke werknemer aanpassen. Het opstellen, automatiseren en afdwingen van beleidsregels rondom bedrijfsuitgaven, zoals budgetten voor medewerkers, dagelijkse limieten en meer, vormen de sleutel tot een efficiënt en gestroomlijnd financieel proces.

Er zullen altijd teams en werknemers zijn die veel kosten maken. Door een automatische limiet in te stellen die voldoet aan hun behoeften, onderneem je een cruciale tijdbesparende actie voor je financiële team. Afhankelijk van de organisatie varieert dit van team tot team, maar marketing maakt hier meestal gebruik van.

Een flexibel beleid rondom uitgaven is geen teken van gebrek aan controle. Het is zeer waardevol om bijvoorbeeld dagelijkse/eenmalige transactielimieten in te stellen, of om bedrijven op een ‘witte lijst’ te zetten waar werknemers transacties naar kunnen doen. Op die wijze kunnen werknemers zelf uitgaven doen en voorkom jij fraude of extreem hoge kosten.

"Bij Rentals United hebben we budgetten opgesteld en kaartgebruik geïmplementeerd met vooraf gedefinieerde limieten om ervoor te zorgen dat we ons uitgavenbeleid naleven. Als iemand buiten het budget wil gaan, moeten ze een verzoek indienen via de app en de reden uitleggen," legt Javier Gorena, CFO bij Rentals United, uit. "Vervolgens kunnen de aangewezen personen, dankzij gepersonaliseerde goedkeuringsstromen, die buitengewone fondsen accepteren of weigeren (en ze krijgen een herinnering om dat te doen)."

Een ander punt dat vaak over het hoofd wordt gezien bij het opstellen van beleid is het waarborgen van de autonomie van werknemers. Meestal vereisen projecten of initiatieven dat meerdere mensen beschikking over het budget hebben. Door meerdere kaarten aan het budget (gedeeld limiet) te koppelen behoudt je grip zonder de autonomie van de werknemers in te perken - er is minder sprake van micromanagen.

Realistisch gezien weten we dat er altijd uitzonderingen zullen zijn, zelfs als we het meest complexe en grondige uitgavenbeleid samenstellen.

In ‘snelle’ kleine bedrijven moeten werknemers gemakkelijk in staat zijn om onderweg betaalverzoeken aan te vragen en/of goed te keuren. De belangrijke principes van beheer en controle zijn ook de mogelijkheid bieden voor medewerkers om extra budget aan te vragen, goedkeuringsproces op meerdere niveaus implementeren (afhankelijk van het aangevraagde bedrag) en zorgen dat het financiële team volledig inzicht heeft in deze aanvragen.

Tevredenheid en extraatjes voor werknemers

Het klinkt misschien gek, maar werknemers zijn de belangrijkste stakeholders als het gaat om het bouwen van robuuste software voor uitgavenbeheer. Out-of-pocket uitgaven zijn een 'wrijvingsfactor' en niet de meest effectieve manier om met bedrijfsuitgaven om te gaan.

Het gebruik van zakelijke creditcards biedt meer voordelen dan de voor de hand liggende, zoals controle en inzicht. Ze worden vaak geleverd met extraatjes zoals cashback, wat je bedrijf kan helpen om de uitgaven te verlagen of een netto positieve impact kan hebben op de kosten.

Uiteindelijk kunnen de betaalkaarten voor werknemers bij kleine bedrijven helpen bij geldbesparing en effectief risicomanagement. Daarnaast werkt het ook positief voor je werknemers aangezien zij het niet eerst uit eigen zak hoeven te betalen en te wachten op terugbetaling.

Een ander belangrijk voordeel voor kleine bedrijven is de verzekering. Een zakenreisverzekering biedt bedrijven en werknemers een extra veiligheid en zekerheid, vooral wanneer ze op zakenreis zijn. Voor betaalkaarten met een ingebouwde verzekering (zoals die van ons in de EER) kunnen er minder zorgen zijn rondom onvoorziene gebeurtenissen zoals ongevallen, ziekten, verlies van persoonlijke documenten en bagage of reisannuleringen. Bovendien hebben werknemers nu met een dekking voor overlijden door ongeval en blijvende invaliditeit nog een extra bescherming tegen ongevallen en een beter algemeen pakket van sociale voorzieningen.

Optimalisatie van maandafsluitprocessen

De maandelijkse gekte kan een echte uitdaging zijn voor bedrijven, groot en klein. Het schakelen tussen financiële rapporten, aansluitingen en prestatiebeoordelingen.

Onze nummer één tip? Kies een zakelijke creditcard oplossing met automatische bankreconciliatie. Je mag verwachten dat de software voor kostenbeheer de kaarttransactie automatisch koppelt aan de juiste uitgavencategorie om de verwerking van grote transacties te vergemakkelijken.

Naast de maandafsluiting is automatische gegevensoverdracht naar je ERP- en boekhoudprogramma's essentieel voor audits en de kwartaal- en jaarafsluiting. Bij Payhawk begrijpen we heel goed hoe klanten hun ERP's en boekhoudprogramma's gebruiken, waardoor het voor kleine bedrijven makkelijk is om hun financiën in de gaten te houden, hun boekhoudprocessen te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat onze creditcards naadloos integreren met de bestaande programma's.

"We hebben vijf entiteiten in het Payhawk-platform. En in het moederbedrijf hebben we 300-500 uitgaven per maand. Met de directe Payhawk-integratie in NetSuite hoef ik die niet meer te beoordelen, te importeren en te exporteren en in het juiste formaat te zetten (wat me vroeger tot een dag kostte voor één entiteit)", aldus Eduardo Felipez, Management Accountant bij Heroes. "Met de directe NetSuite-integratie besteed ik hier dagelijks ongeveer een uur aan. Het is een enorme hulp voor mij."

Je volgende stappen

Nu de wereld steeds digitaler wordt, verandert ook het gebruik van zakelijke creditcards. Vooral eigenaren van kleine bedrijven kunnen hun zakelijke creditcards optimaal benutten door duidelijke beleidsregels en procedures op te stellen, transacties regelmatig te controleren, software voor uitgavenbeheer te gebruiken, rekeningen op tijd te betalen en creditcards te gebruiken voor zakelijke uitgaven – zelfs met een klein team.

Ben je nieuwsgierig naar meer informatie over het gebruik van betaalkaarten binnen jouw organisatie? Boek een demo en ontdek hoe dit werkt.