Tarjetas de crédito para empresas: buenas prácticas para los propietarios de pequeñas empresas

Incluso hoy en día, las pequeñas empresas se enfrentan a una falta de procesos adecuados a su modelo de negocio. Muchas siguen utilizando recibos en papel e introduciendo los datos manualmente, tareas que consumen mucho tiempo y en las que se suelen cometer errores.

Además, es posible que las pequeñas empresas no cuenten con la infraestructura necesaria o no quieran que sus equipos financieros y contables crezcan al mismo ritmo que la empresa, lo que puede resultar costoso y complejo.

Algunos de los mayores problemas a los que se enfrentan las pequeñas empresas cuando utilizan herramientas tradicionales de gestión de gastos son:

Falta de visibilidad

Con los métodos tradicionales de gestión de gastos, los propietarios de pequeñas empresas suelen tener una visibilidad limitada de los gastos de los empleados. Esto puede dificultar la identificación de áreas de ahorro, la gestión efectiva de la tesorería o la detección de gastos fraudulentos o no autorizados.

Uchenna, director financiero de la empresa MDM Props, explica que:

Antes de cambiar a la solución de gestión de gastos de Payhawk, utilizábamos dos tipos de sistemas de tarjetas de crédito diferentes, una de Barclays y otra de AMEX. Con la tarjeta de Barclays, recibíamos un extracto mensual que teníamos que abonar en un plazo de siete días. Sin embargo, en ocasiones, al entrar en el sistema para obtener el extracto, no estaba disponible. Así que no sabíamos exactamente lo que estábamos pagando y eso afectaba negativamente a la liquidez. Teníamos que descargar un extracto en PDF, conseguir físicamente los recibos y adjuntarlos al mismo, de manera que tardábamos días o semanas en hacer la conciliación.

También teníamos que esperar entre dos y tres días a que aparecieran los pagos», prosiguió Uchenna. «Pero, con Payhawk, ahora podemos categorizar el gasto por proyectos e incluir también campos personalizados, así que es muy sencillo ver lo que se está gastando y por qué.

Procesos lentos

Los procesos manuales suelen ser una parte importante de la gestión de gastos tradicional. Estos procesos pueden incluir guardar y perseguir recibos en papel e introducir datos manualmente. Estas tareas pueden consumir mucho tiempo, dar lugar a muchos errores y desviar la atención de los asuntos importantes de la empresa.

Dificultades para hacer un seguimiento del gasto

Los propietarios de pequeñas empresas pueden tener dificultades para hacer un seguimiento del gasto en diferentes categorías, como viajes, material de oficina y ocio.

​Esta falta de transparencia sobre el gasto hace que sea difícil ajustarse al presupuesto e identificar las áreas en las que se pueden reducir los gastos.

Falta de control sobre el gasto

Con los métodos tradicionales de gestión de gastos, las empresas pueden ser incapaces de establecer límites de gasto o controlar dónde y cómo utilizan los empleados los fondos de la empresa.

Afortunadamente, el cambio hacia la digitalización ha modificado significativamente la forma en que las empresas realizan sus transacciones.

Hoy en día, hay algunas formas de superar los retos anteriores, como el uso de un software inteligente de gestión de gastos o de tarjetas bancarias corporativas. Sin embargo, muchas de estas herramientas presentan sus propios retos, ya que a menudo se ejecutan en plataformas totalmente independientes y desconectadas, sin capacidad para aplicar controles de gastos sólidos.

¿Por qué deben utilizar tarjetas corporativas las pequeñas empresas?

Antes de profundizar en esta cuestión, es crucial hacer una aclaración. Las tarjetas de crédito tradicionales que ofrecen los bancos llevan aquí bastante tiempo. Pero las tarjetas de crédito tradicionales solo resuelven una parte del problema, que es dar acceso a los fondos. Los verdaderos retos residen en lo que ocurre antes y después de disponer de los fondos.

En primer lugar, las tarjetas de empresa son una forma estupenda de centrar la atención en los gastos corporativos. Los equipos financieros pueden ver todas las transacciones en tiempo real y obtener una transparencia total sobre cada pago. A diferencia de los métodos de pago tradicionales, las tarjetas de crédito corporativas ofrecen un enfoque moderno de la gestión de gastos.

Las soluciones de tarjetas corporativas (asociadas a un software de gestión de gastos) ofrecen a las empresas un sistema centralizado y automatizado para el seguimiento de los gastos, lo que facilita su supervisión y control. Además, con la integración del software de contabilidad, la presentación de informes de gastos se automatiza, lo que reduce la carga administrativa asociada al seguimiento manual.

También proporciona información valiosa sobre los patrones de gasto, lo que permite a las empresas tomar decisiones financieras con conocimiento de causa e identificar oportunidades de ahorro.

En Payhawk, nuestra tarjeta es una tarjeta de crédito corporativa que puede ayudar a las pequeñas empresas a agilizar sus procesos de gestión de gastos. Ofrece una serie de funcionalidades que mejoran la visibilidad y el control del gasto.

Además de las ventajas de los informes de gastos automatizados y la información sobre los gastos, también ofrecemos controles y gobernanza adicionales, personalización según las necesidades y el equipo, incentivos como cashback y seguros, conciliación automática, extracción de datos impulsada por IA, y mucho más. Estas funcionalidades reducen el trabajo manual, ya que ayudan a clasificar los gastos y a transferirlos sin problemas a ERP y herramientas de contabilidad. En general, las tarjetas de crédito corporativas ofrecen a las pequeñas empresas una forma más eficiente y eficaz de gestionar sus gastos.

«Antes de Payhawk, utilizábamos un par de programas de puntos, Excel y unas cuantas tarjetas de crédito diferentes, pero no disponíamos de un programa centralizado y global», añadió la CFO de Essentia Analytics, Carolina Einarsson.

Para nosotros, mejorar la gestión de gastos con Payhawk nos aportó ventajas rápidamente. Consideramos que Payhawk era el futuro, ya que nos permitía introducir datos de gastos y disponer de tarjetas de crédito, aprobaciones, solicitudes de gasto, pago de facturas, devoluciones, etc., todo en un único lugar.

Las pequeñas empresas a menudo necesitan ayuda con los procesos de gestión de gastos. Parte de ello se debe a que, a medida que las empresas crecen, los procesos anteriores parecen inmaduros y no escalables (y no disponen de equipos o herramientas que se centren en mejorarlos).

En Payhawk, estamos convencidos de que hay ciertos pilares que establecen las bases para un desempeño sobresaliente en cualquier organización. Y uno de ellos es elegir la solución de tarjetas de empresa adecuada.

¿Necesitas ayuda para implantar y utilizar una solución de tarjetas de empresa?

Estos son nuestros principales consejos:

Gobernanza y control

En Payhawk, nuestras tarjetas corporativas te permiten personalizar la configuración de la tarjeta de crédito para cada equipo y empleado. La creación, automatización y aplicación de políticas de gastos de empresa, que incluyan cuánto pueden gastar los empleados o los límites diarios, por ejemplo, son la clave para lograr un proceso financiero eficiente y ágil.

Siempre habrá equipos y empleados que necesiten hacer más gastos, como el departamento de marketing, por ejemplo. Aunque esto dependerá de cada empresa y puede variar de un equipo a otro. Establecer un límite automático suficiente para cubrir sus necesidades es una de las medidas más efectivas para ahorrar tiempo a tu equipo financiero.

La flexibilidad en el gasto y en la política no tiene por qué implicar una falta de control. Puedes aplicar límites diarios y por transacción única o, incluso, restringir las transacciones por comerciante. De este modo, das libertad a tus empleados para gastar, a la vez que evitas el fraude y los gastos no autorizados.

«En Rentals United, hemos creado unos presupuestos y las tarjetas tienen límites de uso predefinidos para garantizar el cumplimiento de nuestra política de gastos. Si alguien quiere salirse del presupuesto, tiene que enviar una solicitud mediante la app y explicar el motivo», aclaró Javier Gorena, director financiero de Rentals United. «A continuación, gracias a los flujos de aprobación personalizados, las personas que tienen que aceptar o rechazar esos fondos extraordinarios recibirán un mensaje».

La autonomía de los empleados es otro punto que a menudo se pasa por alto a la hora de elaborar la política de gastos adecuada. Normalmente, en la gestión de proyectos, varias personas gastan a partir de un presupuesto compartido. Por tanto, agrupar varias tarjetas con el mismo límite compartido es una forma excelente de dar poder a los empleados y eliminar la necesidad de controlarlos excesivamente.

Siendo realistas, sabemos que siempre habrá excepciones, aunque se establezca la política de gastos más compleja y minuciosa.

En las pequeñas empresas en crecimiento, es esencial que los empleados puedan solicitar y/o aprobar solicitudes sobre la marcha. Ofrecer a los empleados la posibilidad de solicitar fondos adicionales, establecer flujos de aprobación de varios niveles en función de la cantidad solicitada y garantizar que el equipo financiero tenga una visibilidad completa de estas solicitudes son algunos de los principios más importantes de la gobernanza y el control.

Satisfacción de los empleados y ventajas

Aunque suene contradictorio, los empleados son los principales interesados en que se desarrolle una solución de gastos sólida. Los gastos de su bolsillo son un "factor de fricción" y no son la forma más eficaz de gestionar los gastos de la empresa.

El uso de tarjetas de crédito corporativas trae consigo ventajas que van más allá de las obvias, como el control y la visibilidad. A menudo, incluyen incentivos como el cashback, que pueden contribuir a que tu empresa reduzca gastos o logre un impacto positivo neto en el gasto.

En última instancia, dar tarjetas a los empleados puede ayudar a las pequeñas empresas a ahorrar dinero y gestionar el riesgo de forma más eficaz. Esto también mejora la experiencia de los empleados, ya que no tendrán que pagar de su bolsillo y esperar el reembolso.

Otra ventaja importante para las pequeñas empresas es el seguro. El seguro de viaje para empresas proporciona a empresas y empleados seguridad y protección adicionales, especialmente cuando viajan por negocios. En el caso de las tarjetas corporativas con seguro incorporado (como las nuestras en el EEE), la tarjeta de crédito corporativa puede ayudar a aliviar la preocupación por imprevistos como accidentes, enfermedades, pérdida de documentos personales y equipaje o cancelaciones de viajes. Además, con la cobertura por muerte accidental e invalidez permanente, los trabajadores disponen ahora de otra capa de protección contra accidentes y de un mejor paquete global de prestaciones sociales.

Optimización del cierre mensual

Informes financieros, conciliaciones, evaluaciones de rendimiento… El cierre mensual puede ser un verdadero reto para las empresas, sean grandes o pequeñas.

¿Nuestro mejor consejo? Elige una solución de tarjetas de crédito corporativas que incluya la conciliación bancaria automática. Tu solución de gestión de gastos debería ser capaz de asignar automáticamente cada transacción de la tarjeta a su categoría de gasto correspondiente, facilitándote así la gestión de operaciones de gran volumen.

Más allá del cierre mensual, la transferencia automática de datos a tu ERP y herramientas de contabilidad es fundamental para las auditorías y los cierre trimestrales y anuales. En Payhawk, somos muy conscientes de la necesidad de contar con una integración con los ERP y herramientas contables, que permita a las pequeñas empresas mantenerse al tanto de sus finanzas, agilizar sus procesos de contabilidad, y asegurar que nuestras tarjetas de crédito se integran perfectamente con sus herramientas existentes.

«Tenemos cinco entidades en la plataforma Payhawk —y, en la empresa matriz, tenemos entre 300 y 500 gastos mensuales. Con la integración nativa de Payhawk con NetSuite, ya no tengo que revisar, importar y exportar, y ponerlo todo en el formato correcto. Antes dedicaba hasta un día a estas tareas por cada entidad», dijo Eduardo Felipez, contable de gestión en Heroes. «Ahora ya no me lleva más de una hora diaria. Es una ayuda enorme».

Siguientes pasos

Las tarjetas de crédito corporativas evolucionan a medida que aumenta la digitalización. Los propietarios de pequeñas empresas, en particular, pueden obtener muchos beneficios de sus tarjetas de crédito corporativas: políticas y procedimientos claros, visibilidad sobre todas las transacciones, uso de un software de gestión de gastos, pago de las facturas a tiempo y pago de gastos de empresa, incluso con un equipo pequeño.

¿Tienes curiosidad por saber más sobre el uso de tarjetas corporativas en tu empresa? Programa una demo para ver nuestra solución de gestión de gastos en acción.