Cartes d’entreprise : quelles bonnes pratiques adopter pour une TPE/PME ?

Les TPE/PME font face à un manque de processus adaptés à leur business model. La saisie manuelle des dépenses et la course aux justificatifs ne doivent plus être un frein à leur croissance.

Trop de TPE/PME sont encore confrontées à de nombreux obstacles lorsqu'elles utilisent les outils traditionnels de gestion des dépenses :

Un manque de visibilité

Avec les méthodes traditionnelles de gestion des dépenses, les gérants de TPE/PME ont souvent une visibilité limitée sur les dépenses de leurs salariés. Il peut donc être difficile d'identifier les opportunités d’économies et de gérer efficacement les flux de trésorerie. Les TPE/PME s’exposent également à des dépenses frauduleuses ou non autorisées.

Uchenna, RAF chez MDM Props, explique : « Avant de passer à Payhawk pour notre solution de gestion des dépenses ? Nous utilisions deux systèmes de cartes différents, l'un de Barclays et l'autre d'AMEX. Avec la carte Barclays, nous avions un relevé mensuel à régler en sept jours. Mais parfois, lorsque nous nous connections au système pour récupérer la déclaration, elle n’était pas disponible. Donc, nous ne savions pas ce que nous payions, ce n’était vraiment pas idéal pour la trésorerie. Nous devions télécharger un relevé PDF, puis obtenir physiquement les reçus et les joindre au relevé, et cela prenait des jours, voire des semaines pour les associer. Nous devions également attendre deux à trois jours pour que les paiements apparaissent. Avec Payhawk, nous pouvons classer les dépenses par projets avec des champs personnalisés, il est donc très facile de voir ce qui est dépensé et pourquoi. »

Une lenteur des processus

Lorsqu’une entreprise n’utilise pas de solution de gestion des dépenses, le traitement des notes de frais représente un enjeu majeur. Entre la course aux justificatifs et la saisie des données, la gestion des notes de frais est bien souvent manuelle et chronophage. Cela prend beaucoup de temps et le risque d’erreur est conséquent.

Des difficultés dans le suivi des dépenses

Les gérants de TPE/PME peuvent avoir du mal à garder une trace de toutes les dépenses (déplacements, fournitures de bureau, loisirs etc.). Ce manque de transparence sur les dépenses complique le respect du budget et ne permet pas de faire des économies.

Un manque de contrôle sur les dépenses

Sans outil approprié pour la gestion des notes de frais, les entreprises sont parfois dans l’incapacité de fixer des limites de dépenses ou de contrôler où et comment les salariés gèrent leurs budgets.

La transformation digitale des entreprises leur permet de réinventer la manière dont elles gèrent leurs frais professionnels.

Ainsi, les défis évoqués ne sont plus insurmontables, à condition d’avoir recours à une solution de gestion des dépenses innovante, qui propose des cartes professionnelles.

Pourquoi utiliser des cartes d'entreprise pour les TPE/PME ?

Tout d’abord, les cartes d’entreprise sont un excellent moyen pour les équipes financières d’avoir une visibilité sur chaque transaction, en temps réel, et d’obtenir une transparence totale sur chaque paiement. Contrairement aux cartes traditionnelles, les cartes d'entreprise offrent une approche innovante de la gestion des dépenses.

Les solutions de cartes d'entreprise (associées à un logiciel de gestion des dépenses) offrent aux entreprises une solution de suivi des dépenses automatisé, facilitant ainsi le contrôle des dépenses. De plus, avec l’intégration de logiciels comptables, les rapports de dépenses sont également automatiques, ce qui réduit considérablement les tâches manuelles.

Notre solution fournit également des insights sur les tendances de dépenses, permettant aux entreprises de prendre des décisions éclairées et d'identifier les opportunités de réduction des coûts.

Chez Payhawk, nos cartes de débit et de crédit sont des cartes professionnelles qui peuvent aider les TPE/PME à rationaliser leurs processus de gestion des dépenses. Elles offrent une gamme de fonctionnalités qui fournissent une meilleure visibilité et un meilleur contrôle des dépenses.

En plus des avantages de l'automatisation des rapports de dépenses, notre solution permet d’aller plus loin dans la gouvernance et le contrôle des dépenses, dans la personnalisation par projet ou par équipe, dans le rapprochement bancaire automatique, dans l’extraction de données grâce à l’IA, etc. Ces fonctionnalités permettent de réduire les tâches manuelles en aidant à classer les dépenses et à les transférer de manière transparente vers les ERP et les outils comptables. Ainsi, les cartes d'entreprise offrent aux TPE/PME un moyen plus efficace de gérer leurs dépenses.

« Avant Payhawk, nous utilisions Excel et nous avons essayé plusieurs cartes différentes, mais nous ne disposions pas d'une solution pour tout gérer. Pour nous, l'amélioration de la gestion des dépenses en passant à Payhawk a été un franc succès. Payhawk, pour nous, c’est l’avenir : saisie des données, cartes, workflows d’approbation, demandes de fonds, paiement des factures, remboursements — c’est une vraie solution tout-en-un. » - Carolina Einarsson, Directrice financière chez Essentia Analytics.

Les TPE/PME ont souvent besoin de soutien dans leur gestion des dépenses : les collaborateurs ne sont pas nombreux, elles ne disposent pas forcément d’équipe Finance constituée, mais ont pourtant des ambitions de forte croissance. Les processus financiers doivent donc pouvoir être évolutifs.

Chez Payhawk, nous sommes convaincus que les performances d’une entreprise dépendent d’une bonne gestion des finances, et donc des dépenses, notamment grâce aux cartes professionnelles.

Vous avez besoin d'aide pour mettre en œuvre et utiliser une solution de carte d'entreprise ?

Voici nos conseils :

Gouvernance et contrôle

Chez Payhawk, nos cartes d’entreprise (de débit ou de crédit) vous permettent de personnaliser les paramètres de carte pour chaque équipe et chaque salarié. La création, l'automatisation et l'application de politiques de dépenses d'entreprise, y compris le montant que les salariés peuvent dépenser, les limites quotidiennes, etc., sont la clé d'un processus financier efficace et rationalisé.

Il y aura toujours des équipes et des salariés qui engageront des dépenses importantes, comme les services Marketing par exemple. Mais en leur fournissant un plafond suffisant à leurs besoins, votre équipe financière s’assure d’éviter les dépenses excessives et les blocages.

La flexibilité de vos politiques de dépenses ne doit pas nécessairement impliquer un manque de contrôle. Vous pouvez instaurer des limites de transactions quotidiennes et uniques ou même restreindre les transactions chez certains commerçants. De cette façon, vous laissez de l’autonomie à vos collaborateurs, tout en empêchant la fraude et les dépenses non autorisées.

« Chez Rentals United, nous avons établi des budgets et mis en œuvre l'utilisation des cartes avec des limites prédéfinies pour assurer la conformité avec notre politique de dépenses. Si quelqu'un veut dépasser son budget, il doit soumettre une demande via l'application et en expliquer la raison » explique Javier Gorena, CFO chez Rentals United. « Ensuite, grâce à des workflows d'approbation personnalisés, les personnes désignées peuvent accepter ou refuser ces demandes. »

L’autonomie des salariés est un autre point essentiel dans la bonne gestion des dépenses : de manière générale, dans la gestion de projets, plusieurs personnes dépensent à partir d'un budget partagé. Pourtant, il est possible d’émettre plusieurs cartes avec la même limite partagée, de façon à responsabiliser les salariés et éviter le micro-management.

Dans les TPE/PME en croissance, il est essentiel de donner la possibilité à ses salariés de gérer leurs demandes de fonds lorsqu’ils sont en déplacement. Grâce aux workflows d’approbation, votre équipe financière dispose d’une visibilité complète sur ces demandes. Autant de paramètres importants pour maintenir gouvernance et contrôle.

Satisfaction des collaborateurs et avantages

Les remboursements des frais professionnels peuvent souvent être un sujet de friction entre les collaborateurs et les équipes Finance ou Comptable.

Les cartes d'entreprise permettent de solutionner bien des problèmes, tout en assurant un meilleur contrôle des dépenses et une plus grande visibilité sur le budget global de l’entreprise. À cela s'ajoutent de nombreux avantages, à commencer par le cashback, qui permet à votre entreprise de réduire son budget et d’avoir un impact positif net en termes de dépenses.

Proposer des cartes de débit ou de crédit à ses salariés peut aider les TPE/PME à économiser de l'argent et à gérer les risques plus efficacement. Cela améliore également l'expérience collaborateur : plus besoin d’avancer les frais ni d’attendre indéfiniment un remboursement.

Autre avantage important pour les TPE/PME : l'assurance. L'assurance voyage d'entreprise offre aux entreprises et aux salariés une sécurité supplémentaire, surtout lorsqu'ils voyagent pour affaires. Pour les cartes d'entreprise qui dispose d’une assurance intégrée (c’est le cas des cartes de débit ou de crédit Payhawk au sein de l’EEE), ce sont des inquiétudes en moins concernant des événements imprévus tels que les accidents, les maladies, la perte de documents personnels et de bagages ou les annulations de voyage.

Optimisation de la clôture mensuelle

Rapports financiers, rapprochements bancaires, évaluation des performances… La clôture mensuelle n’est jamais une partie de plaisir pour les entreprises, petites ou grandes.

Notre conseil ? Choisissez des cartes d’entreprise qui comprennent un rapprochement bancaire automatique. Votre solution de gestion des dépenses doit être en mesure d’associer automatiquement la transaction par carte à la catégorie de dépenses appropriée, pour vous aider à gérer vos transactions.

Au-delà de la clôture de fin de mois, le transfert automatique des données vers votre ERP et vos outils comptables est essentiel pour l'audit et les clôtures trimestrielles et annuelles. Chez Payhawk, nous sommes bien conscients de la nécessité d’une intégration à vos ERP et outils comptables, c’est un élément essentiel qui permet aux TPE/PME de garder facilement le contrôle de leurs finances et de rationaliser leurs processus comptables.

Eduardo Felipez, Comptable de Gestion chez Heroes, raconte : « Nous avons cinq entités dans la plateforme Payhawk — et, dans la société mère, nous avons 300-500 dépenses mensuelles. Avec l'intégration native de Payhawk à NetSuite, je n'ai plus besoin de vérifier le format, importer et exporter, etc. Cela me prenait jusqu'à un jour pour une entité, désormais je n’y passe plus qu’une heure par jour. C'est une aide considérable pour moi. »

À vous de jouer

Les cartes d'entreprise connaissent un véritable essor depuis que les entreprises accélèrent leur transformation digitale. Les bénéfices sont nombreux pour les gérants de TPE/PME : politiques et des procédures claires, visibilité sur toutes les transactions, accessibilité du logiciel de gestion des dépenses, paiement des factures...

Vous souhaitez en savoir plus sur l’utilisation des cartes professionnelles pour votre entreprise ? Programmez une démo avec l’un de nos experts !