Firmenkarten: Best Practices für KMUs

Auch heute mangelt es kleinen und mittelständischen Unternehmen an geeigneten Verfahren und Papierbelege und die manuelle Dateneingabe stehen an der Tagesordnung, obwohl beide zeitaufwändig und fehleranfällig sind.

Hinzu kommt, dass kleinere Unternehmen möglicherweise nicht die Infrastruktur haben, um ihre Finanz- und Buchhaltungsteams im gleichen Tempo wie das Unternehmen wachsen zu lassen.

Einige der größten Herausforderungen beim Einsatz traditioneller Kostenmanagement-Software sind folgende:

Mangelnde Transparenz

Mit den herkömmlichen Methoden des Ausgabenmanagements haben die Inhaber von KMUs oft nur einen begrenzten Einblick in die Ausgaben ihrer Mitarbeiter. Dies kann es erschweren, Bereiche für Einsparungen zu ermitteln, den Cashflow effektiv zu verwalten oder betrügerische oder nicht genehmigte Ausgaben aufzudecken.

Uchenna, Finanzmanager beim Kunsthandwerksunternehmen MDM Props, erklärt. "Vor dem Wechsel zu Payhawk als unsere Ausgabenmanagementlösung? Wir haben zwei verschiedene Kreditkartensysteme verwendet, eines von Barclays und eines von AMEX. Mit der Barclays-Karte erhielten Sie eine monatliche Abrechnung, die wir innerhalb von sieben Tagen bezahlen mussten. Aber manchmal, wenn wir uns in das System einloggen, um den Auszug abzurufen, war er nicht verfügbar. Wir wussten also nicht, was wir bezahlten, und das war schlecht für den Cashflow. Wir mussten einen Kontoauszug im PDF-Format herunterladen, dann die Quittungen physisch holen und dem Kontoauszug beifügen, und es dauerte Tage oder sogar Wochen, bis der Abgleich abgeschlossen war."

„Außerdem mussten wir zwei bis drei Tage auf die Zahlungen warten“, so Uchenna weiter. "Aber mit Payhawk können wir die Ausgaben auch nach Projekten mit benutzerdefinierten Feldern kategorisieren, sodass es sehr einfach ist, zu sehen, was ausgegeben wird und warum."

Zeitaufwendige Prozesse

Manuelle Prozesse sind oft ein wichtiger Bestandteil des traditionellen Ausgabenmanagements. Zu diesen Prozessen gehören das Speichern und Verfolgen von Papierbelegen und die manuelle Eingabe von Daten. Dies kann zeitaufwendig und fehleranfällig sein und lenkt unnötig von wichtigen Aufgaben ab.

Schwierigkeiten bei der Verfolgung der Ausgaben

KMUs fällt es oft schwer, den Überblick über die Ausgaben in verschiedenen Kategorien wie Reisen, Bürobedarf und Unterhaltung zu behalten. Dieser Mangel an Ausgaben-Transparenz macht es schwierig, Budgets einzuhalten und Bereiche zu ermitteln, in denen Einsparungen getroffen werden können.

Mangelnde Kontrolle über die Ausgaben

Mit herkömmlichen Methoden des Ausgabenmanagements können Unternehmen unter Umständen keine Ausgabenlimits festlegen oder kontrollieren, wo und wie Mitarbeiter Firmengelder verwenden. Glücklicherweise hat die Digitalisierung die Art und Weise, wie Unternehmen Transaktionen durchführen, erheblich verändert.

Heutzutage gibt es einige Möglichkeiten, die oben genannten Herausforderungen zu bewältigen, wie z. B. intelligente Software für das Spesenmanagement, Firmenkarten und vieles mehr. Viele dieser Tools haben jedoch das Problem, dass sie oft auf völlig separaten, nicht miteinander verbundenen Plattformen laufen.

Warum sollten KMUs Firmenkarten verwenden?

Die von den Banken herkömmlich angebotenen Kreditkarten gibt es schon seit geraumer Zeit. Herkömmliche Kreditkarten lösen jedoch nur einen Teil des Problems, indem sie den Zugang zu Geldmitteln ermöglichen. Die wirklichen Herausforderungen liegen darin, was passiert, bevor und nachdem jemand Firmengelder nutzt.

Firmenkarten eine gute Möglichkeit, die Ausgaben Ihres Unternehmens zu analysieren und kategorisieren. Finanzteams können jede Transaktion in Echtzeit sehen und erhalten vollständige Transparenz über jede Zahlung. Im Gegensatz zu herkömmlichen Zahlungsmethoden bieten Firmenkreditkarten einen modernen Ansatz für das Ausgabenmanagement.

Firmenkartenlösungen (mit Ausgabenmanagementsoftware) bieten Unternehmen ein zentralisiertes und automatisiertes System für die Verfolgung von Ausgaben, was das Monitoring und die Kontrolle der Ausgaben wesentlich erleichtert. Und mit der Integration von Buchhaltungssoftware wird die Kostenberichterstattung automatisiert, was den mit der manuellen Erfassung verbundenen Verwaltungsaufwand verringert.

Sie bietet auch wertvolle Einblicke in das Ausgabenverhalten Ihres Unternehmens und unterstützt Sie dabei, fundierte finanzielle Entscheidungen zu treffen und Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu analysieren.

Payhawk bietet eine Firmenkarte an, mit der KMUs ihr Ausgabenmanagement optimieren und automatisieren können. Es bietet eine Reihe von Funktionen, die für mehr Transparenz und Kontrolle in der Verwaltung der Geschäftsausgaben sorgen.

Zusätzlich zu den Vorteilen der automatisierten Kostenberichterstattung und den Einblicken in die Ausgaben bieten wir auch zusätzliche Kontrollen und Governance, Anpassungen je nach Bedarf und Team, Anreize wie Cashback und Versicherungen, automatische Abstimmung, KI-gestützte Datenextraktion und mehr. Diese Funktionen verringern die manuelle Arbeit, indem sie helfen, Ausgaben zu klassifizieren und nahtlos in ERPs und Buchhaltungsprogramme zu übertragen. Insgesamt bieten Firmenkarten KMUs eine effiziente und effektive Möglichkeit für das Ausgabenmanagement.

„Vor Payhawk haben wir verschiedene Lösungen, Excel und verschiedene Kreditkarten verwendet, aber wir hatten keine zentrale All-in-One-Lösung“, sagt Carolina Einarsson, CFO bei Essentia Analytics.

"Für uns war die Verbesserung des Ausgabenmanagements durch den Wechsel zu Payhawk ein schneller Erfolg. Wir sahen in Payhawk die Zukunft, in der wir die Eingabe von Ausgabendaten, Kreditkarten, Genehmigungen, Ausgabenanfragen, die Bezahlung von Rechnungen und Rückerstattungen in einem einzigen System abwickeln konnten."

KMUs brauchen oft Hilfe bei der Abwicklung von Ausgaben. Das liegt zum Teil daran, dass die bisherigen Prozesse im Zuge des Unternehmenswachstums unausgereift und nicht skalierbar zu sein scheinen (und dass es keine Teams oder Tools gibt, die sich mit der Verbesserung dieser Prozesse befassen).

Wir bei Payhawk sind der Meinung, dass jedes Unternehmen aus zentralen Bausteinen besteht, die eine hervorragende Leistung ermöglichen. Die Wahl der richtigen Firmenkartenlösung ist eine davon.

Benötigen Sie Hilfe bei der Implementierung und Nutzung einer Firmenkartenlösung?

Hier sind unsere besten Tipps:

Governance und Kontrolle

Passen Sie die Nutzung unserer Firmenkarten für jedes Team und jeden Mitarbeiter an. Das Erstellen, Automatisieren und Durchsetzen von Richtlinien für Geschäftsausgaben, z. B. wie viel Mitarbeiter ausgeben dürfen, Tageslimits und vieles mehr, ist der Schlüssel zu einem effizienten und optimierten Finanzprozess.

Es wird immer Teams und Mitarbeiter geben, die viel Geld ausgeben müssen. Eine der wichtigsten zeitsparenden Maßnahmen, die Ihr Finanzteam ergreifen kann, ist die Bereitstellung eines automatischen Limits, das ihren Bedürfnissen entspricht. Je nach Unternehmen wird dies von Team zu Team unterschiedlich sein, aber das Marketing ist in der Regel einer der üblichen Verdächtigen.

Flexibilität bei den Ausgaben und der Politik muss nicht gleichbedeutend mit einem Mangel an Kontrolle sein. Zu den wertvollsten Beschränkungen, die Sie auf Firmenkarten anwenden können, gehören Tages- und Einzeltransaktionslimits oder sogar Händler, die auf einer weißen Liste stehen, bei denen sie Transaktionen tätigen können. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter befugt sind, Geld auszugeben, und gleichzeitig Betrug und unberechtigte Ausgaben verhindern.

"Bei Rentals United haben wir Budgets festgelegt und Kartennutzung mit vordefinierten Limits eingeführt, um die Einhaltung unserer Ausgabenpolitik zu gewährleisten. Wenn jemand das Budget überschreiten möchte, muss er über die App einen Antrag stellen und den Grund dafür angeben”, erklärt JJavier Gorena, CFO bei Rentals United. „Dank personalisierter Genehmigungsabläufe können die benannten Personen diese außerordentlichen Mittel dann entweder annehmen oder ablehnen (und sie werden daran erinnert)."

Ein weiterer Punkt, der bei der Entwicklung der richtigen Firmenkartenpolitik häufig übersehen wird, ist die Gewährleistung der Autonomie der Mitarbeiter. In der Regel müssen bei Projekten oder Initiativen mehrere Personen ein gemeinsames Budget ausgeben. Mehrere Karten auf ein gemeinsames Limit zu bringen, ist ein hervorragendes Mittel, um die Mitarbeiter zu befähigen und sie nicht mehr “Mikro-Managen” zu müssen.

Wenn wir realistisch sind, wissen wir, dass es immer Ausnahmen geben wird, selbst wenn wir gemeinsam die komplexeste und gründlichste Ausgabenpolitik entwickeln.

In kleinen, schnelllebigen Unternehmen müssen die Mitarbeiter in der Lage sein, Anträge von unterwegs aus zu stellen und/oder zu genehmigen. Die Möglichkeit für die Mitarbeiter, zusätzliche Mittel anzufordern, die Einführung mehrstufiger Genehmigungsketten in Abhängigkeit vom angeforderten Betrag und die Gewährleistung, dass das Finanzteam einen vollständigen Überblick über diese Anträge hat, gehören zu den wichtigsten Grundsätzen der Governance und Kontrolle.

Mitarbeiterzufriedenheit und Vergünstigungen

Auch wenn es kontraintuitiv klingt, sind die Mitarbeiter die Hauptakteure, wenn es darum geht, eine robuste Ausgabenlösung aufzubauen. Auslagen sind ein "Reibungsfaktor" und nicht die effektivste Art, mit Unternehmensausgaben umzugehen. Die Einführung von Firmenkarten bietet nicht nur offensichtliche Vorteile wie Kontrolle und Transparenz. Häufig sind sie mit Vergünstigungen wie Cashback verbunden, die Ihrem Unternehmen helfen können, entweder die Ausgaben zu senken oder einen positiven Nettoeffekt auf die Ausgaben zu erzielen.

Letztlich kann die Ausgabe von Karten an Mitarbeiter kleinen Unternehmen helfen, Geld zu sparen und Risiken besser zu kontrollieren. Dies verbessert auch die Erfahrungen der Mitarbeiter, da sie nicht mehr aus eigener Tasche zahlen und auf die Erstattung warten müssen.

Ein weiterer wichtiger Vorteil für kleine Unternehmen ist die Versicherung. Eine Geschäftsreiseversicherung bietet Unternehmen und Mitarbeitern zusätzliche Sicherheit, insbesondere bei Geschäftsreisen. Bei Firmenkarten mit integrierter Versicherung (wie unserer im EWR) kann die Firmenkarte dazu beitragen, Sorgen über unvorhergesehene Ereignisse wie Unfälle, Krankheiten, den Verlust persönlicher Dokumente und Gepäckstücke oder die Stornierung von Reisen zu verringern. Durch die Absicherung bei Unfalltod und dauerhafter Invalidität verfügen die Arbeitnehmer nun über einen zusätzlichen Schutz gegen Unfälle und ein besseres Gesamtpaket an Sozialleistungen.

Optimierung des Monatsendprozesses

Der Monatsabschluss kann für Unternehmen, ob groß oder klein, eine echte Herausforderung sein. Das Finanzteam ist mit Finanzberichten, Abstimmungen und Leistungsbewertungen beschäftigt und jeder automatisierte Prozess kann kostbare Zeit zurückgewinnen.

Unser wichtigster Tipp? Entscheiden Sie sich für eine Firmenkartenlösung, die einen automatischen Bankabgleich ermöglicht. Sie sollten erwarten, dass Ihre Ausgabenmanagementlösung die Kartentransaktion automatisch der richtigen Ausgabenkategorie zuordnet, um Sie bei der Abwicklung großer Transaktionen zu unterstützen.

Über den Monatsabschluss hinaus ist der automatische Datentransfer zu Ihren ERP- und Buchhaltungstools von entscheidender Bedeutung für Audits sowie Quartals- und Jahresabschlüsse. Wir bei Payhawk wissen genau, wie unsere Kunden ihre ERPs und Buchhaltungstools nutzen, und machen es kleinen Unternehmen leicht, den Überblick über ihre Finanzen zu behalten, ihre Buchhaltungsprozesse zu rationalisieren und sicherzustellen, dass sich unsere Kreditkarten nahtlos in ihre bestehenden Tools integrieren.

"Wir haben fünf Gesellschaften in der Payhawk-Plattform – und in der Muttergesellschaft haben wir 300-500 monatliche Ausgaben. Mit der direkten Integration von Payhawk in NetSuite muss ich die Daten nicht mehr überprüfen, importieren und exportieren und in das richtige Format bringen (was früher bis zu einem Tag für eine Einheit dauerte)", sagte Eduardo Felipez, Management Accountant bei Heroes. "Mit der direkten NetSuite-Integration verbringe ich täglich etwa eine Stunde damit. Das ist eine enorme Hilfe für mich."

Ihre nächsten Schritte

Mit der zunehmenden Digitalisierung der Welt entwickelt sich auch die Verwendung von Firmenkreditkarten weiter. Vor allem Kleinunternehmer können ihre Firmenkreditkarten optimal nutzen, indem sie klare Richtlinien und Verfahren festlegen, Transaktionen regelmäßig überwachen, Software zum Ausgabenmanagement einsetzen, Rechnungen pünktlich bezahlen und Kreditkarten für Geschäftsausgaben verwenden – selbst mit einem kleinen Team.

Sind Sie neugierig, mehr über die Verwendung von Firmenkarten an Ihrem Arbeitsplatz zu erfahren? Buchen Sie eine Demo, um unsere Ausgabenmanagement-Lösung in Aktion zu erleben.