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Trish Toovey
Als Lehrer übersetzen:
Einfache Kartenkontrolle reicht im großen Maßstab nicht aus. Wenn Sie Hunderte von Mitarbeitern haben, die teamübergreifend, in verschiedenen Märkten und Kostenstellen Ausgaben tätigen, werden oberflächliche Limits einfach nicht standhalten. Sie brauchen echte, maßgeschneiderte Kontrolle — nicht nur darüber, wer Geld ausgibt, sondern wie, wo und warum. Erfahren Sie, wie Sie erweiterte Kartenkontrollen nutzen können, um einen besseren Ausgabenrahmen aufzubauen, ohne die Agilität zu beeinträchtigen.
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Stellen Sie sich vor: Ein Kollege außerhalb der Finanzabteilung bucht einen First-Class-Flug auf Firmenkosten – und das entgegen Ihrer Reiserichtlinien. Gleichzeitig meldet sich jemand für eine Software an, die nie freigegeben wurde. Und Sie stehen unter Druck, den Monatsabschluss mit unvollständigen Daten und doppeltem Aufwand zu schaffen.
Was Sie wirklich brauchen, sind klare Ausgabenkontrollen – ganz ohne ständiges manuelles Nachprüfen, Nachfassen und Erinnern an Richtlinien. Genau hier setzt die richtige Technologie an: Mit erweiterten Kartenkontrollen behalten Sie Ausgaben sicher im Griff.
Ob automatisches Sperren von Karten, das Einrichten von Tankkarten oder individuelle Einstellungen – eine Lösung mit intelligenten Unternehmensfunktionen ist kein Luxus, sondern unverzichtbar. So können dynamische Finanzteams Ausgaben effektiv steuern, ohne selbst zum Engpass zu werden.
Behalten Sie Ihre Ausgaben jederzeit vollständig im Blick - und unter Kontrolle
Stellen Sie sofort eine virtuelle Karte aus, die sich nach der einmaligen Nutzung automatisch deaktiviert – ideal für einzelne Einkäufe. Mit einmaligen virtuellen Karten können Sie bequem Konferenztickets oder Softwarelizenzen kaufen. Oder geben Sie diese Karten an Freelancer und Auftragnehmer aus, um Unternehmensgelder sicher zu schützen.
Verwalten Sie regelmäßige Zahlungen? Weisen Sie dafür eine eigene Karte zu, markieren Sie sie als wiederkehrend (wenn Ihre Lösung das erlaubt), und bündeln Sie so all Ihre Abonnements. Das sorgt für klare Übersicht, verhindert doppelte Zahlungen und zeigt Ihnen genau, was tatsächlich genutzt wird.
Der Markt für wiederkehrende Zahlungen wächst rasant und soll bis 2025 fast $8 Milliarden erreichen. Nutzen Sie daher smarte Kartenkontrollen und Automatisierungen, um volle Kontrolle zu behalten – ohne jeden Beleg einzeln prüfen zu müssen.
Begrenzen Sie Zahlungen auf Ihre bevorzugten Lieferanten und stellen Sie sicher, dass Ausgaben nur bei vorab genehmigten Partnern stattfinden. So halten Sie Ausgaberichtlinien zuverlässig ein und verhindern Off-Contract-Spenden automatisch.
Mit solchen Karten definieren Sie klare Regeln: Beispielsweise dürfen Ihre Mitarbeiter nur IT-Equipment bei ausgewählten Händlern wie Dell kaufen – alles andere wird blockiert.
Sind Sie in der Logistik tätig oder verwalten Ausgaben von Außendienstteams?
Mit Tankkarten, die ausschließlich für Kraftstoffkäufe genutzt werden können, ermöglichen Sie Fahrern und Außendienstmitarbeitern sorgenfreie Reisen. Keine Angst vor Kartenzahlungsabbrüchen mehr – die Folgen können sonst von verpassten Tankstopps bis zu Gesundheitsproblemen reichen.
Dank fortschrittlicher Kontrollen und weit verbreiteter Kartenakzeptanz (wie bei Payhawk-Karten mit Visa) reduzieren Sie Risiken und gewährleisten sichere, regelkonforme Zahlungen – inklusive Schutz vor Betrug.
Reisekosten kontrollieren war nie einfacher. Wenn viele Mitarbeiter unterwegs sind, brauchen Sie strenge Ausgabenkontrollen.
Mit Payhawk schränken Sie Karten auf bestimmte Händler wie Hotels oder Fluggesellschaften ein. So geben Sie Geld nur auf Geschäftsreisen frei und verwandeln Ihre Firmenkarte in eine echte T&E-Karte.
Sollte eine physische Karte verloren gehen, bieten virtuelle Karten höchste Sicherheit: Sie lassen sich sofort sperren und schützen Ihr Budget vor Missbrauch.
Verwalten Sie mehrere Projekte gleichzeitig, etwa Marketingkampagnen? Dann sind projektbezogene Karten ideal, um Ausgaben gezielt zu steuern. So behalten Sie Projektbudgets genau im Blick und verhindern Überschreitungen.
Mitarbeitervorteile fördern Bindung und Motivation – und unterstützen langfristig die Talentbindung.
Viele Unternehmen setzen flexible Firmenkarten als Leistungskarten ein. So erhalten Mitarbeiter Mittel für Weiterbildung, Fitness oder Teamevents – ganz einfach und transparent.
Beschaffung macht oft einen Großteil der Ausgaben aus, teilweise 50–70 % des Gesamtbudgets.
Mit Beschaffungskarten vereinfachen Sie den Einkauf von Routineartikeln durch individuell anpassbare Ausgabelimits und automatische Mittelgenehmigungen bis zu definierten Beträgen.
Je nach Position im Unternehmen variieren Ausgabebedarf und Genehmigungsstufen. Abteilungsleiter brauchen größere Budgets, Junior-Mitarbeiter eher begrenzte Mittel.
Mit einer passenden Lösung legen Sie individuelle Richtlinien für einzelne oder Gruppen von Karteninhabern fest – so wie es zu Ihrer Organisation passt.
Verspätete Spesenabrechnungen sind ein häufiges Problem. Mit automatischer Sperre setzen Sie klare Grenzen.
Bleiben Belege aus, wird die Karte gesperrt, bis alle Ausgaben eingereicht sind. So fördern Sie pünktliches Reporting und verantwortungsbewusstes Ausgabeverhalten.
Verhindern Sie unerwünschte Ausgaben, indem Sie bestimmte Kategorien wie Unterhaltung, Gaming oder Alkohol blockieren. So sorgen Sie dafür, dass nur geschäftsrelevante Ausgaben getätigt werden.
Es geht nicht um Misstrauen, sondern um Freiheit ohne Risiko.
Geben Sie Auftragnehmern oder Zeitarbeitern Zugriff auf Mittel nur für einen begrenzten Zeitraum – oder beschränken Sie Ausgaben für nicht reisende Mitarbeiter auf die Geschäftszeiten. So behalten Sie alle Ausgaben jederzeit im Blick.
Verhindern Sie Auslandszahlungen für Mitarbeiter ohne Auslandsreisen. Mit Payhawk können Sie diese Einschränkungen individuell für Einzel- oder Teamkarten einstellen – als Teil Ihrer umfassenden Ausgabenverwaltung.
Begrenzen Sie die maximale Summe pro Kauf, um unerlaubt hohe Ausgaben zu verhindern. Große Anschaffungen, etwa ein Laptop für 2.000 £, erfordern dann eine vorherige Genehmigung – das minimiert Betrugsrisiken und sorgt für transparente Kontrolle.
Mit einem Tageslimit steuern Sie Reisekosten und Verpflegungspauschalen präzise, vereinfachen die Budgetkontrolle, sichern die Einhaltung von Richtlinien, verhindern Betrug und schaffen mehr Transparenz.
Vermeiden Sie unkontrollierte Bargeldflüsse, die das Controlling erschweren. Deaktivieren Sie ATM-Abhebungen und behalten Sie den Geldfluss besser unter Kontrolle.
Wollen Sie Firmenkarten ausschließlich für den stationären Handel nutzen? Dann deaktivieren Sie Online-Zahlungen für bestimmte Nutzer. So behalten Sie die volle Kontrolle über die Art der Käufe.
Neben all diesen Kontrollen bietet Payhawk eine einfache Verwaltung von Mittelanforderungen.
Ihre Mitarbeiter können über App oder Web Mittel anfragen. Die Genehmigungskette startet automatisch, alle Verantwortlichen werden benachrichtigt. Nach Freigabe wird das Geld direkt auf die Karte überwiesen – perfekt für spontane Ausgaben, wie etwa ein Upgrade auf einem Messestand.
Möchten Sie kleinere Beträge automatisch genehmigen? Legen Sie in Payhawk einfach die Grenze fest und beschleunigen Sie den Genehmigungsprozess ohne Aufwand.
Sie stehen vor der Entscheidung, ob Sie lieber Firmenkarten einführen oder weiterhin Mitarbeiter erstattet werden sollen, um die Unternehmensgelder zu schützen? Hier erfahren Sie, warum Firmenkarten die bessere Wahl sind.
Bei Erstattungen müssen Ihre Mitarbeiter oft erst in Vorleistung gehen. Das belastet sie nicht nur finanziell, sondern kann auch Stress und Sorgen verursachen, denn Rechnungen müssen trotzdem bezahlt werden.
Außerdem haben Sie bei Erstattungen erst Wochen später Einblick in die Ausgaben, wenn die Belege eingereicht werden. So verlieren Sie wertvolle Kontrolle über den Geschäftskassenbestand.
Die Abschaffung von Erstattungen verringert zudem das Risiko von Spesenbetrug erheblich. Denn bei Erstattungen können fehlerhafte oder sogar erfundene Ausgaben leichter durchrutschen – sei es überhöhte Kilometerpauschalen, private Ausgaben oder doppelte Belege. Mit Firmenkarten werden alle Ausgaben in Echtzeit erfasst, einzelnen Mitarbeitern zugeordnet und automatisch kategorisiert. So entsteht eine klare digitale Nachvollziehbarkeit, die betrügerische Abrechnungen nahezu unmöglich macht.
Für Ihre Mitarbeiter ist die Nutzung denkbar einfach. Administratoren erstellen physische oder virtuelle Karten direkt im Payhawk-Dashboard.
Die Kartenausgabe ist erst der Anfang. Die wahre Stärke zeigt sich, wenn Payhawk sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme und Prozesse einfügt.
David Watson, Group Financial Controller bei State of Play Hospitality, berichtet von seiner Erfahrung mit Payhawk:
Der Wechsel von traditionellen Banken zu einer Lösung, die direkt mit NetSuite integriert ist, war ein echter Meilenstein. Heute sparen wir Zeit und treffen bessere Entscheidungen dank vollständiger Transparenz über unsere Ausgaben in mehreren Gesellschaften.
Wie David erwähnt, integriert sich Payhawk reibungslos in Ihre bestehende Systemumgebung – darunter ERP-Systeme wie NetSuite und Microsoft Dynamics 365 Finance, Buchhaltungssoftware wie QuickBooks, Sage Intacct und DATEV sowie HR-Lösungen wie Bamboo HR und Workday.
Darüber hinaus bieten wir leistungsstarke Entwickler-APIs, mit denen Sie individuelle Integrationen ganz nach Ihren Bedürfnissen gestalten können. So funktioniert Payhawk immer nahtlos mit Ihrer bestehenden Technik – und erleichtert Ihnen so den Arbeitsalltag enorm.
Alle Daten werden plattformübergreifend synchronisiert. Damit wird Payhawk zu Ihrem zentralen Zugangspunkt für verlässliche und präzise Finanzdaten – ein entscheidender Vorteil für wachsendes, multi-entity-Management.
Möchten Sie unsere innovativen Kartentools in Aktion erleben? Fordern Sie jetzt Ihre persönliche Produktdemo an.
Trish Toovey ist bei Payhawk für die Märkte in Großbritannien und den USA tätig und verantwortet die Erstellung von Inhalten. Mit einem vielseitigen Hintergrund in der Finanz-, Mode- und Reisebranche bringt sie umfassende Erfahrung in der Texterstellung mit. Von Werbetexten bis hin zu Videoskripten deckt sie ein breites Spektrum ab und sorgt dafür, dass die Inhalte zielgerichtet und wirkungsvoll sind.
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