¿Cuáles son los beneficios de usar tarjetas corporativas con controles de gasto?

Imagina esto: un compañero que no es de finanzas reserva un vuelo en primera clase fuera de política con la tarjeta de la empresa. Otro se apunta a un software sin tu aprobación. Mientras tanto, intentas cerrar el mes con la mitad de los datos y el doble de dolores de cabeza.

Necesitas un control más estricto del gasto sin revisiones manuales constantes, recordatorios ni persecuciones. Ahí es donde entran funciones como los controles avanzados de tarjetas.

Desde la desactivación automática de tarjetas hasta la gestión de tarjetas de combustible, usar una solución con controles corporativos avanzados no es un “extra”: es cómo los equipos financieros ágiles mantienen el control total del gasto sin convertirse en un cuello de botella.

Aquí tienes un resumen rápido de los principales casos de uso de los controles avanzados de tarjetas:

1. Tarjetas virtuales de un solo uso

Emite instantáneamente una tarjeta virtual para compras puntuales (se desactiva automáticamente tras el uso). Ideal para entradas de conferencias, licencias de software o freelancers, manteniendo los fondos de la empresa seguros.

2. Tarjetas para suscripciones

Centraliza pagos recurrentes para evitar duplicados y tener visibilidad total de las suscripciones activas. Perfecto para gestionar el creciente gasto en suscripciones.

3. Tarjetas por proveedor

Limita pagos a proveedores preaprobados para garantizar cumplimiento y evitar gastos fuera de contrato, por ejemplo, comprar equipos IT solo en tu proveedor elegido.

4. Tarjetas de combustible

Restrictivas solo para combustible, facilitando que conductores y equipos de ventas viajen sin problemas ni rechazos de pago.

5. Tarjetas de viaje y entretenimiento (T&E)

Controla gastos de viajes y hoteles restringiendo compras a comerciantes específicos. Las tarjetas virtuales minimizan riesgos de pérdida y fraude.

6. Tarjetas por proyecto

Asignadas a campañas o proyectos concretos, permiten controlar gastos y mantener presupuestos bajo control.

7. Tarjetas de beneficios

Destinadas a gastos de desarrollo profesional, gimnasio o comidas de equipo, fomentando la retención y motivación de empleados.

8. Tarjetas de compras/procurement

Facilitan compras rutinarias con límites predefinidos y aprobaciones automáticas para montos menores, optimizando la gestión de proveedores.

9. Políticas de gasto personalizadas

Define límites y aprobaciones según el nivel del empleado o departamento, ajustando el gasto a la estructura de la empresa.

10. Bloqueo automático por gastos pendientes

Si no se suben recibos a tiempo, la tarjeta se bloquea hasta que se regularicen los informes, fomentando responsabilidad y control de gastos.

11. Restricciones por categoría de comerciante

Bloquea gastos no autorizados (como ocio o alcohol) y garantiza que los fondos se usen solo en lo que aporta valor.

12. Control de gasto por horario

Limita el uso de tarjetas a ciertos horarios o períodos específicos, útil para contratistas o empleados temporales.

13. Restricciones geográficas

Impide gastos internacionales a empleados que no viajan, manteniendo control y cumplimiento de políticas.

14. Límite por transacción

Evita compras grandes no autorizadas; montos elevados deben pasar por la aprobación correspondiente.

15. Límite de gasto diario

Mantén control sobre gastos diarios y políticas de viaje, reduciendo riesgos y mejorando visibilidad financiera.

16. Control de retiros en efectivo

Desactiva retiros en cajeros para reducir gastos en efectivo y mejorar el seguimiento de flujo de caja.

17. Permisos de pago online

Restringe pagos web a determinados usuarios, asignando tarjetas solo para compras físicas cuando sea necesario.

18. Solicitudes de fondos flexibles y automatizadas

Gestiona fácilmente solicitudes de fondos a través de la app, con aprobación automática para montos pequeños y disponibilidad inmediata para gastos urgentes.

Tarjetas corporativas vs reembolsos a empleados

Si estás debatiendo entre implementar tarjetas corporativas o seguir con los reembolsos a empleados para “proteger” los fondos de la empresa, aquí tienes por qué deberías plantearte el cambio:

Con los reembolsos, los empleados adelantan dinero, aunque sea temporalmente, lo que genera estrés, preocupación y posibles problemas de liquidez. Además, no ves los gastos hasta que envían los justificantes, que pueden tardar semanas, dejando la caja de la empresa a ciegas.

Eliminar los reembolsos también reduce el riesgo de fraude: con ellos es fácil que se cuelen gastos inflados, duplicados o no relacionados con el negocio. Con tarjetas corporativas, cada transacción se registra en tiempo real, vinculada al empleado correspondiente y categorizada automáticamente, creando un historial digital transparente y seguro que dificulta el fraude.

¿Qué tan fácil es usar una tarjeta Payhawk?

Es casi “plug-and-play” para tus empleados. Los administradores pueden crear tarjetas físicas y virtuales desde el panel de Payhawk:

• El empleado recibe un correo de invitación para registrarse.
• Activa la cuenta desde la app móvil de Payhawk.
• La tarjeta virtual está disponible al instante; la física llega en unos días.
• Activa la tarjeta física desde la app y ¡listo para gastar fondos de la empresa!

El verdadero valor aparece cuando Payhawk se integra perfectamente en tus herramientas y flujos de trabajo existentes.

David Watson, Group Financial Controller en State of Play Hospitality, comenta:

“Pasar las transacciones de tarjetas corporativas de los bancos tradicionales a un producto que se integra directamente con NetSuite fue un cambio total. Ahora ahorramos tiempo y tomamos mejores decisiones gracias a la visibilidad completa de nuestro gasto multi-entidad.”

Integraciones líderes en el mercado para un stack tecnológico sin fricciones

Como explica David, Payhawk se integra con tu tech stack: ERPs como NetSuite y Microsoft Dynamics 365 Finance, software contable como QuickBooks, Sage Intacct y DATEV, y sistemas de RR. HH. como Bamboo HR y Workday.

Además, contamos con APIs avanzadas para crear integraciones personalizadas. Payhawk centraliza datos financieros fiables y precisos, imprescindible para escalar en múltiples entidades.

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