English (EN-UK)
English (EN-US)
Deutsch (DE)
English (Rest of Europe)
Trish Toovey
Pour une entreprise, les contrôles élémentaires intégrés aux cartes de paiement peuvent se révéler très rapidement insuffisants. Afin de maintenir un contrôle strict sur les dépenses, il est essentiel de se doter de contrôles de cartes plus sophistiqués, qui peuvent aller du paramétrage de plafonds de dépenses à l’auto-blocage des cartes en cas de justificatif manquant.
En soumettant ce formulaire, vous acceptez de recevoir des emails concernant nos produits et services conformément à notre politique de confidentialité. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment.
Qu’une entreprise entame sa phase de croissance ou qu’elle se développe à l'international, les cas d’usage ci-dessous démontrent l’utilité d’opter pour des contrôles avancés sur les cartes de paiement.
Avec Payhawk, vous pouvez émettre des cartes virtuelles sécurisées pour vos achats ponctuels. Celles-ci sont automatiquement désactivées après l'achat. Cela permet par exemple d’acheter un billet pour un voyage d’affaires, d’effectuer une dépense exceptionnelle pour un événement ou encore d’émettre des cartes à l’usage des freelances ou des prestataires, tout en protégeant les fonds de l’entreprise.
En désignant une carte réservée uniquement pour les paiements récurrents, les entreprises peuvent centraliser l’ensemble de leurs abonnements. C’est un excellent moyen de régler les factures récurrentes de logiciels tels que Slack ou Zoom, ou d'autres abonnements SaaS.
Gardez le contrôle sur toutes vos dépenses grâce à nos cartes Visa
En limitant les paiements à certains vendeurs préapprouvés, les entreprises qui disposent de fournisseurs privilégiés s'assurent que les dépenses ne sont effectuées qu'auprès de ces enseignes. Ainsi, tous les détenteurs de cartes respectent automatiquement les politiques de dépenses et cela évite les dépenses non conformes à la politique de dépenses.
Cela permet par exemple à une entreprise qui souhaite se fournir en matériel informatique uniquement chez Dell ou en fournitures de bureau exclusivement chez Office Dépôt de s’assurer que leurs collaborateurs ne peuvent pas effectuer ce type de dépenses dans d’autres enseignes.
Restreindre certaines cartes à l’achat de carburant permet aux transporteurs, ainsi qu’aux équipes commerciales et logistiques, de voyager fréquemment sans craindre que leur carte soit refusée lors de leurs déplacements.
À l’échelle internationale, plus de 45 millions d’enseignes acceptent les cartes Visa émises via Payhawk.
La gestion des dépenses liées aux déplacements a toujours été un sujet délicat. Lorsque de nombreux collaborateurs voyagent pour le travail, l’entreprise a tendance à vouloir exercer un contrôle plus strict sur les dépenses en déplacement.
Grâce aux contrôles de cartes avancés de Payhawk, il est facile de restreindre les achats à certains commerçants spécifiques, tels que les chaînes hôtelières ou les compagnies aériennes, et de n’autoriser les collaborateurs à dépenser des fonds que lors de leurs voyages d'affaires. Ainsi, la carte d'entreprise devient une carte dédiée aux frais de déplacements.
Par ailleurs, le recours aux cartes virtuelles permet de minimiser les risques liés au vol ou à la perte des cartes physiques. Il est également possible de bloquer instantanément la carte et le compte correspondant afin de protéger les fonds de l’entreprise en cas de problème.
Lorsqu’une entreprise se retrouve à gérer plusieurs projets en même temps, lors d’une campagne marketing, par exemple, il peut se révéler judicieux de créer des cartes spécifiques pour chacun de ces projets. Celles-ci aident à rationaliser les dépenses et à en assurer le suivi. Des cartes dédiées permettent également de fixer des plafonds de dépenses afin de ne pas dépasser le budget alloué à chaque projet.
En offrant aux collaborateurs des avantages, les entreprises renforcent la confiance et la loyauté, tout en fidélisant leurs talents sur le long terme.
De nombreuses organisations ont donc recours aux cartes d'entreprise pour les avantages salariés. Il leur suffit d’allouer des fonds sur cette carte, que le collaborateur peut utiliser pour financer son développement professionnel, pour payer un abonnement à une salle de sport ou pour offrir un déjeuner à son équipe.
Indépendamment du secteur d'activité, les achats représentent entre 50 et 70 % du budget total de dépenses d'une entreprise.
Mais l'approvisionnement ne se limite pas aux bons de commande. Une carte spécifiquement dédiée au procure-to-pay permet de simplifier les achats courants. Elle peut être dotée d’un plafond de dépenses personnalisé et/ou bénéficier d’un workflow d’approbation automatisé en fonction du montant de la dépense.
Les entreprises ont généralement besoin de disposer de niveaux de dépenses et de processus d’approbation distincts en fonction des différents niveaux hiérarchiques. Il est par exemple possible d’allouer des budgets plus importants aux chefs de départements et de limiter les dépenses des collaborateurs juniors.
Les entreprises ont alors tout intérêt à opter pour une solution qui leur permet de définir des politiques de dépenses personnalisées pour chaque titulaire de carte, qu’il s’agisse de limites groupées ou individuelles, en fonction des besoins de l’entreprise et de la structure de l’équipe.
Lorsque les collaborateurs ont tendance à envoyer leurs notes de frais en retard, il est pratique de disposer d'une fonctionnalité de blocage automatique des dépenses.
Si certains ne téléchargent pas leurs reçus dans les délais impartis, il est possible de bloquer automatiquement leur carte. Par exemple, s’il leur reste encore trois reçus à télécharger, le blocage automatique s'enclenche et ils ne peuvent plus effectuer de dépense tant qu'ils n'ont pas soumis leurs reçus. Cela favorise une meilleure gestion des notes de frais et une culture de la responsabilisation concernant les dépenses.
Afin de maintenir un contrôle strict sur les dépenses dans l'ensemble de l'entreprise, il est possible de bloquer certaines catégories de vendeurs, comme le divertissement, les jeux ou l'alcool, par exemple. Cela empêche les collaborateurs de dépenser de l'argent pour des activités non autorisées et de s’assurer que les achats se limitent à ceux qui apportent une valeur ajoutée à l’entreprise et qui sont conformes à ses objectifs.
L’objectif de ce type de contrôle n’est pas de remettre en cause la confiance accordée aux détenteurs de cartes, mais de leur offrir une certaine liberté sans prendre de risques.
Si une entreprise attribue une carte virtuelle à des sous-traitants ou à des travailleurs intérimaires, il arrive que ceux-ci n’aient besoin d'accéder aux fonds que pendant une courte période. L’entreprise peut également souhaiter fixer des limites de dépenses pour l’ensemble des collaborateurs qui se déplacent hors de leurs heures de travail. Ces restrictions temporelles permettent de suivre de plus près les dépenses sur l’ensemble des entités.
L’entreprise peut définir des restrictions géographiques afin d’empêcher les collaborateurs qui ne sont pas amenés à se déplacer à l’étranger d’effectuer des dépenses à l’international. Dans le cadre de sa solution de gestion des dépenses, Payhawk permet de mettre en place ces restrictions sur des cartes individuelles ou pour toute une équipe.
Le plafonnement du montant de dépense autorisé par transaction empêche les détenteurs de cartes d’effectuer des achats conséquents non autorisés ou, tout au moins, les oblige à le signaler afin d’être redirigés vers les canaux d'achat appropriés.
À titre d’exemple, si un collaborateur doit dépenser 2 000 € pour acheter un nouvel ordinateur portable, il est tenu d’en demander l'autorisation en suivant un processus de validation prédéfini. Cela réduit considérablement les risques liés aux dépenses frauduleuses et favorise la responsabilisation concernant les achats coûteux.
Fixer un plafond de dépenses quotidiennes permet non seulement de maintenir le contrôle sur les frais de déplacement ou les indemnités de repas, mais également de simplifier la gestion budgétaire. L’entreprise peut ainsi veiller au respect des politiques de dépenses et minimiser la fraude, tout en améliorant la visibilité financière et en renforçant la responsabilité.
Le recours aux espèces complique souvent l’enregistrement et le suivi des dépenses.
L’entreprise a la possibilité de désactiver les retraits aux distributeurs automatiques pour empêcher ses salariés de retirer des espèces, afin d’avoir une meilleure visibilité sur les flux de trésorerie.
Lorsque la politique de l’entreprise en matière de dépenses impose que certaines cartes soient réservées aux achats en magasin, il est possible d’empêcher les achats sur Internet en activant ou désactivant les paiements en ligne en fonction des utilisateurs. Cela permet de restreindre certaines cartes à certains types d'achats.
Grâce à la solution Payhawk, les entreprises peuvent bénéficier de l’ensemble de ces contrôles sur leurs cartes de paiement, tout en gérant rapidement et facilement les demandes de fonds supplémentaires.
Lorsqu’un collaborateur envoie une demande de fonds supplémentaires via l'application ou le portail web, le workflow d'approbation se déclenche en informant automatiquement chaque approbateur et en lui demandant de valider la demande. Si l'approbateur juge la demande justifiée, le montant requis est immédiatement transféré sur le compte du titulaire de la carte, ce qui permet de l’utiliser pour des achats de dernière minute, comme apporter la touche finale à un stand lors d'un événement, par exemple.
Afin d’approuver automatiquement les petits montants, il suffit de fixer un plafond dans la solution Payhawk et les demandes d’un montant inférieur sont approuvées en un clin d'œil.
Certaines entreprises hésitent encore entre mettre en place un système de cartes de paiement et continuer à rembourser les frais avancés par les collaborateurs afin de « protéger » leurs fonds.
Lorsqu’une entreprise dispose d’un système de remboursement ponctuel des frais, les collaborateurs avancent le montant des dépenses et, même si ce n’est que pour une courte période, cela peut générer du stress. Sachant qu’ils ont également leurs propres factures à régler, cette approche de la gestion des notes de frais peut entraîner pour eux un manque de liquidités disponibles.
En outre, l’entreprise ne dispose d’aucune visibilité sur les dépenses effectuées avant la soumission des notes de frais, ce qui peut prendre plusieurs semaines. Cela empêche donc d’avoir un aperçu de la trésorerie en temps réel.
En éliminant les remboursements, les entreprises contribuent également à réduire drastiquement les risques de fraude. En effet, avec un système d’avance de frais par les collaborateurs, il arrive souvent que des demandes de remboursement inexactes, voire fictives, passent inaperçues, qu'il s'agisse de frais kilométriques exagérés, d'achats personnels ou de reçus envoyés en double.
Grâce au passage aux cartes d'entreprise, il devient possible de suivre chaque transaction en temps réel, de l’associer au membre de l'équipe concerné et de la classer automatiquement. Cela permet de disposer d'une piste d'audit numérique lisible et fiable. Un tel degré de transparence et de contrôle rend les demandes frauduleuses beaucoup plus difficiles.
Les administrateurs peuvent émettre des cartes physiques ou virtuelles depuis le tableau de bord Payhawk, en quelques clics :
Mais la distribution de cartes à votre équipe n'est que le début ! L’un des principaux atouts de Payhawk réside dans le fait que la plateforme s'intègre facilement aux outils et processus existants.
David Watson, contrôleur financier du groupe State of Play Hospitality, partage son expérience après l’adoption de Payhawk :
Le fait de passer de transactions effectuées à l’aide d’une carte d’entreprise émise par banques traditionnelles à un produit qui s'intègre directement avec NetSuite a changé la donne. Désormais, nous économisons du temps et prenons de meilleures décisions, tout en bénéficiant d’une visibilité complète sur les dépenses au sein de nos différentes entités.
La plateforme Payhawk s’intègre parfaitement avec votre infrastructure technologique existante, que celle-ci soit composée d'ERP tels que NetSuite ou Microsoft Dynamics 365 Finance, de logiciels de comptabilité tels que QuickBooks, Sage Intacct ou DATEV, ou encore de systèmes RH tels que Bamboo HR ou Workday.
Par ailleurs, Payhawk dispose de puissantes API de développement qui permettent de créer des intégrations avancées. Les données sont donc toujours synchronisées entre les différentes plateformes. Ainsi, Payhawk permet de centraliser les informations et d'accéder à des données financières fiables et précises, ce qui est indispensable pour garantir une bonne gestion multi-entités.
Pour connaître tous les contrôles que vous pouvez mettre en place avec Payhawk, demandez une démo personnalisée avec l’un de nos experts !
Trish Toovey est Principal Content Manager chez Payhawk. Couvrant tous les domaines, de la rédaction publicitaire à l'écriture de scripts vidéo, Trish s'appuie sur une expérience très variée dans la rédaction et la création de contenu pour les secteurs de la finance, de la mode et du voyage.
En soumettant ce formulaire, vous acceptez de recevoir des emails concernant nos produits et services conformément à notre politique de confidentialité. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment.
