Gestion de la dette fournisseur - Petit guide à l’usage des contrôleurs financiers

Assurer une bonne gestion des fournisseurs est un élément essentiel à la croissance de toute entreprise : dès lors, la dette fournisseur est un indicateur à ne pas négliger.

Définition, conseils et bonnes pratiques, cet article vous explique tout ce qu’il faut savoir sur le sujet.

La dette fournisseur : définition

Commençons par définir ce qu’est la dette fournisseur, aussi appelée créance fournisseur. Concrètement, ce terme désigne pour une entreprise l’obligation de payer ses fournisseurs. Il s’agit du solde restant d’un contrat passé entre l’entreprise et un fournisseur (par exemple : un achat de biens ou de services), qui n’a pas été réglé après la réception des biens ou des services. Ce solde résulte d’un accord entre les deux parties. En effet, celles-ci ont la liberté de s’entendre sur des délais de paiement spécifiques.
La dette fournisseur est inscrite au passif du bilan et fait partie des dettes d’exploitation. On la prend en compte dans le calcul des besoins en fonds de roulement, c’est-à-dire l’argent dont l’entreprise a besoin pour financer son activité courante.

Comment comptabiliser la dette fournisseur dans le plan comptable ?

Le compte 401 « fournisseur » du Plan comptable général (PCG) répertorie l'ensemble des dettes de l'entreprise envers ses fournisseurs. Ces dettes regroupent les factures d’achats ou de services non réglées. Tant que la dette n’a pas été réglée, elle doit apparaître au bilan.

Le compte 401 est un compte transitoire, car il est destiné aux achats de biens ou de prestations de services en attente de règlement. Il se subdivise en plusieurs comptes, rattachés à la classe 4 du PCG (Fournisseurs et comptes rattachés) :

• Compte 401 - Fournisseurs
• Compte 403 - Fournisseurs - Effets à payer
• Compte 404 - Fournisseurs d’immobilisations
• Compte 408 - Fournisseurs - Factures non parvenues
• Compte 409 - Fournisseurs débiteurs.

L’importance de la gestion des fournisseurs dans la réussite d’une entreprise

La bonne gestion des fournisseurs est centrale dans la réussite d'une entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d'activité.

En effet, les fournisseurs représentent une composante essentielle de la chaîne d'approvisionnement, qui constitue le socle sur lequel repose la capacité de l'entreprise à produire et à livrer les produits ou services qu’elle commercialise.

Une gestion efficace des fournisseurs implique plusieurs dimensions. En premier lieu, elle nécessite une sélection rigoureuse des partenaires, basée sur des critères objectifs de qualité, de fiabilité et de conformité réglementaire, mais aussi sur des considérations économiques comme les coûts et les délais de livraison. Ensuite, une communication transparente et régulière avec les fournisseurs est primordiale pour garantir une collaboration fluide et anticiper les éventuels problèmes.

La gestion des relations fournisseurs implique également la mise en place de contrats clairement rédigés et équitables pour chaque partie, qui définissent les droits et les obligations de chacun, ainsi que les mécanismes de résolution des litiges.

De fait, dans un contexte économique marqué par une concurrence accrue, la capacité d’une entreprise à développer de bonnes relations avec ses fournisseurs constitue un véritable avantage compétitif.

Sélection stratégique des fournisseurs : ce que toute équipe financière doit savoir

La sélection stratégique des fournisseurs constitue un aspect essentiel de la gestion des approvisionnements pour toute entreprise, et les équipes finance et comptabilité jouent un rôle important dans ce processus.

Voici différents éléments auxquels il est important de porter attention :

• L’alignement avec la stratégie de l'entreprise : Les équipes finance doivent comprendre la stratégie globale de l'entreprise afin de sélectionner des fournisseurs qui sont alignés avec les objectifs de celle-ci.
• L’évaluation des risques : Les équipes finance doivent être capables d'évaluer les risques associés à chaque fournisseur potentiel, qu'il s'agisse de risques financiers, de conformité réglementaire ou de délais de livraison.
• L’analyse des coûts : Au-delà des coûts d'achat directs, les équipes doivent prendre en compte les coûts associés à chaque fournisseur, y compris les coûts de transport, de stockage et de maintenance.
• La fiabilité et la qualité : Il est important de s’assurer que les fournisseurs sélectionnés sont fiables et capables de fournir des produits ou des services de qualité. En effet, ce paramètre a un impact direct sur la satisfaction des clients et la réputation de l'entreprise. De manière générale, il est important de retenir que la sélection rigoureuse des fournisseurs contribue à maintenir la qualité des produits et services tout en optimisant les coûts.
• La conformité réglementaire : L’entreprise doit veiller à ce que les fournisseurs respectent les normes réglementaires en vigueur, notamment en matière de RSE.
• La flexibilité et la réactivité : Les fournisseurs sélectionnés doivent pouvoir répondre aux besoins changeants de l'entreprise, notamment en cas de fluctuations de la demande. Cela suppose d’être suffisamment flexible et réactif.
• L’entretien de la relation fournisseur : Point important, le développement de relations contractuelles avec les fournisseurs sélectionnés, basées sur la confiance mutuelle, la transparence et la collaboration.

La sélection stratégique des fournisseurs est donc un processus qui exige une compréhension approfondie de l'entreprise et de ses objectifs, ainsi qu'une approche proactive pour minimiser les risques potentiels.

Les équipes financières jouent un rôle essentiel dans ce processus, notamment en garantissant la bonne gestion des ressources financières de l'entreprise.

Quel est l’impact des dettes fournisseurs sur la gestion financière d’une entreprise ?

Les dettes fournisseurs ne constituent pas seulement une dette, mais aussi une ressource financière pour l’entreprise. Elles sont un indicateur clé qui permettent de déterminer l’état de ses relations avec les fournisseurs. Ainsi, lorsque les dettes d’une entreprise sont peu élevées, cela peut dénoter de mauvaises relations ou un manque de confiance entre elle et ses fournisseurs. Au contraire, des dettes importantes peuvent être le signe de bonnes relations avec ses fournisseurs.

De manière plus précise, la gestion des dettes fournisseurs a un effet concret sur le besoin en fonds de roulement de l’entreprise et le délai moyen de paiement des clients.

Dette fournisseur et besoin en fonds de roulement (BFR)

Le besoin en fonds de roulement est un indicateur essentiel pour toute entreprise. Il correspond au décalage de trésorerie issu de l'activité courante de l'entreprise (c’est-à-dire la différence entre les encaissements et les décaissements), et à la trésorerie dont elle a besoin pour couvrir son cycle d'exploitation.

Toute entreprise peut négocier avec ses fournisseurs des délais de paiement plus longs pour améliorer son BFR. En renforçant celui-ci, elle diminue ainsi ses besoins en trésorerie.

Elle peut ainsi :

• Négocier le délai de paiement des factures fournisseur ;
• Régler ses fournisseurs après avoir reçu le paiement du client ;
• Espacer les commandes pour recevoir ainsi les factures au fil de l’eau.

Dette fournisseur et délai moyen de paiement des clients

La dette fournisseur peut avoir une influence significative sur le délai moyen de paiement des clients dans une entreprise. En effet, lorsque l'entreprise accumule une dette fournisseur élevée, cela peut exercer une pression sur sa trésorerie, réduisant ainsi sa capacité à honorer rapidement ses engagements envers ses fournisseurs. En conséquence, elle peut être contrainte de retarder les paiements à ses fournisseurs, ce qui peut se traduire par des retards dans la livraison des biens ou des services à ses clients. Ces retards peuvent à leur tour entraîner une prolongation du délai moyen de paiement des clients, car ces derniers doivent attendre plus longtemps pour régler leurs factures. Ainsi, la gestion efficace de la dette fournisseur est essentielle pour maintenir des délais de paiement clients optimaux.

Quels sont les différents délais de paiement des dettes fournisseurs ?

Les délais de paiement des dettes fournisseurs sont encadrés par la loi. En l’absence d’accord entre les parties ou de stipulation contractuelle contraire, le délai de paiement d’une facture est de 30 jours. Ce délai court à partir de la date de réception des marchandises ou de la réalisation de la prestation.

La loi prévoit d’autres délais de paiement, dès lors que les parties en conviennent explicitement :

• 60 jours, pour le délai de paiement maximum d’une facture ;
• 45 jours fin de mois à compter de la date d’émission de la facture.

Comment optimiser la gestion de ses relations fournisseurs ?

En optimisant la gestion de ses dettes fournisseurs, une entreprise peut s’assurer une meilleure santé financière. Voici quelques recommandations pour y parvenir :

• La négociation de conditions de paiement favorables : L'entreprise peut négocier des conditions de paiement plus avantageuses avec ses fournisseurs, telles que des délais de paiement plus longs que les délais légaux ou des remises pour paiement anticipé, afin d’améliorer sa trésorerie.
• L’automatisation des processus de paiement : Mettre en place des systèmes automatisés pour les paiements fournisseurs afin de réduire les erreurs et d'optimiser l'efficacité des processus de paiement.
• La priorisation des paiements : De manière stratégique, l’entreprise peut identifier les fournisseurs les plus importants et s'assurer que les paiements sont effectués en fonction de leur importance.
• La gestion proactive des litiges : Résoudre rapidement tout problème qui survient avec un fournisseur permet d’éviter les retards de paiement et de maintenir de bonnes relations commerciales.
• L’analyse des données : Analyser régulièrement les données liées aux dettes fournisseurs est essentiel pour identifier les tendances importantes et les risques potentiels, mais aussi explorer des pistes d'amélioration.

La technologie au service de la gestion des fournisseurs

La technologie joue un rôle important dans l'amélioration de la gestion des fournisseurs au sein des entreprises.

Des solutions spécialisées comme Payhawk assurent ainsi une gestion plus efficace des relations avec les fournisseurs, en automatisant les processus de commande, de suivi des livraisons et de paiement. Ces outils offrent une visibilité en temps réel sur les stocks et les commandes en cours, ce qui permet aux entreprises de mieux planifier leurs besoins en approvisionnement et d'anticiper les éventuels retards ou problèmes.

En outre, la technologie permet de mettre en place des systèmes de gestion des performances des fournisseurs, ce qui facilite l'évaluation de leur fiabilité, de leur qualité et de leur conformité réglementaire.

Les fonctionnalités de gestion des fournisseurs dans Payhawk

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