Comment rationaliser la gestion des fournisseurs pour gagner en efficacité opérationnelle ?

La mise en place d’un service financier soutenant à la fois les opérations et la croissance de votre entreprise n’est pas chose aisée, mais avec les bons outils, tout est possible.

Nos fonctionnalités de gestion des fournisseurs vous permettent de simplifier vos processus et d'offrir à votre équipe financière les ressources nécessaires pour gagner en efficacité et éliminer les processus redondants.

De la gestion des factures aux workflows d’approbation personnalisables, les fonctionnalités de Payhawk vous permettent de gérer efficacement vos données fournisseurs.

Les avantages d’une bonne gestion des fournisseurs

Une plus grande visibilité sur vos dépenses
Grâce à nos fonctionnalités de gestion des fournisseurs, votre entreprise bénéficie d’une visibilité complète sur toutes les dépenses. Par exemple, vous pouvez suivre facilement le montant des dépenses par fournisseur, identifier les produits que vous achetez et analyser les frais que vous engagez.

Cette visibilité approfondie permet aux entreprises de prendre des décisions éclairées pour contrôler leurs dépenses, respecter leurs budgets et identifier de nouvelles façons de faire des économies. Avec une meilleure connaissance des données et des dépenses relatives à vos fournisseurs, votre entreprise peut optimiser son budget et améliorer ses performances financières globales.

Une saisie des données facilitée pour accélérer les paiements

Le traitement des paiements de vos fournisseurs ou prestataires réguliers peut s’avérer fastidieux : vous devez sans cesse réutiliser leurs coordonnées et informations de paiement. La saisie manuelle de ces données peut donner lieu à des retards et des erreurs.

En choisissant Payhawk pour la gestion des fournisseurs, vous serez en mesure de conserver les informations importantes de chaque fournisseur, puis de les réutiliser lors de la vérification et du paiement de vos dépenses.

Une protection supplémentaire

Grâce à notre outil et à ses fonctionnalités de gestion des fournisseurs, vous pouvez comparer les données bancaires indiquées sur les factures avec les informations fournisseurs enregistrées et ainsi détecter rapidement les incohérences pour vous assurer que le paiement est envoyé au bon destinataire.

Les entreprises peuvent donc prendre des mesures pour protéger leurs processus financiers, minimiser les risques et préserver l'intégrité des transactions. La protection supplémentaire offerte par Payhawk renforce la confiance entre les entreprises et leurs fournisseurs.

Comment la gestion des fournisseurs s’intègre-t-elle à vos autres outils ?

Système ERP

La gestion des fournisseurs dans un système ERP permet aux entreprises d'organiser et de regrouper efficacement leurs fournisseurs en fonction de critères ou de catégories spécifiques. Elle propose une approche structurée de la gestion des données des fournisseurs, en donnant aux entreprises une meilleure vue d'ensemble de leurs dépenses et davantage de contrôle.

Système de gestion des notes de frais

Toutes les solutions de gestion des notes de frais ne proposent pas une telle fonction. Payhawk, en revanche, se distingue par la synchronisation automatique des données des fournisseurs avec votre système ERP existant. Vous pouvez facilement modifier, créer et supprimer des fournisseurs sur notre plateforme, et toutes les modifications apportées sont automatiquement synchronisées.

Créer une fonction finance efficace

Notre solution de gestion des fournisseurs vous permet d'organiser plus efficacement vos processus financiers :

Création de fournisseurs

Lors de la création de fournisseurs, gagnez du temps en important automatiquement les données pertinentes à partir de votre système ERP ou comptable, ou manuellement via un modèle au format XLSX ou dans le cadre de la revue des notes de frais.

Option 1 : en connectant votre ERP ou votre logiciel comptable
Cette option vous permet de vous connecter automatiquement à votre système ERP existant et de partager des informations générales telles que la catégorie et le numéro de TVA, ainsi que des champs supplémentaires définis par l'utilisateur et requis par votre ERP.

Grâce à la connexion à votre système ERP, Payhawk peut extraire la liste des fournisseurs à date. De plus, toutes les modifications liées aux fournisseurs qui sont effectuées dans la plateforme sont synchronisées, en temps réel, avec votre ERP.

Option 2 : à l’aide d’une importation manuelle
Si vous utilisez cette option, vous pouvez importer vos données fournisseurs via un modèle XLSX avec deux feuilles de calcul. Renseignez vos fournisseurs et leurs données, et toutes ces données seront immédiatement disponibles sur la plateforme après l’importation du fichier XLSX.

Option 3 : lors de la revue des notes de frais
L’équipe Finance peut également créer des fournisseurs lors de la vérification des notes de frais. Si un salarié attribue une dépense à un nouveau fournisseur, il lui suffit de saisir son nom et de l’identifier comme « nouveau fournisseur ». Cette opération envoie un message à un administrateur ou un membre de l’équipe Finance, indiquant qu'un nouveau fournisseur doit être créé et que des informations supplémentaires doivent être saisies. Une fenêtre s'ouvre alors pour permettre la saisie des données du nouveau fournisseur.

Modification des données fournisseurs

Notre solution vous permet de traiter et d'actualiser facilement les données de vos fournisseurs. La synchronisation des données de l'ERP avec Payhawk s’effectue chaque fin de journée, afin de gagner du temps en éliminant la nécessité d'une saisie manuelle. De plus, un journal d'audit permet de conserver une trace de toutes les modifications apportées aux données fournisseurs, accompagnées d’une note explicative. Cette fonctionnalité contribue à garantir la conformité et à réduire le risque de fraude. Vous pouvez accéder au journal d'audit de chaque fournisseur dans la « vue détaillée » de notre plateforme.

Catégorisation des factures fournisseurs

En plus de remplir automatiquement les données des fournisseurs, il est possible de prédéfinir les valeurs du « champ de dépenses » de chaque fournisseur.

En choisissant une valeur par défaut pour les champs de dépenses, ceux-ci seront toujours préremplis automatiquement : notre technologie OCR détecte le fournisseur concerné sur une facture ou lorsqu’un utilisateur sélectionne le fournisseur concerné dans le menu déroulant.

Reprendre le contrôle de la gestion des données de référence

Pourquoi les données de référence sont-elles importantes ?

Les données référentielles garantissent que les données les plus importantes sont cohérentes et exactes à travers toute l'entreprise. L'absence de gestion efficace peut entraîner une incohérence des données, c’est-à-dire que les entreprises ajoutent des données inexactes ou contradictoires dans leurs systèmes.

Réduction de la saisie manuelle des données pour une meilleure qualité

La saisie manuelle des données contribue largement à leur incohérence, ce qui a un impact négatif sur les résultats de l'entreprise. Grâce aux capacités d'automatisation de notre solution de gestion des fournisseurs, vous n’avez plus besoin de nettoyer manuellement vos données référentielles dans votre système comptable ou ERP externe. Vous évitez ainsi les doublons et les erreurs qui conduisent à des données incohérentes.

Une gestion de budget plus facile et un reporting lisible

Vous pouvez désormais choisir les fournisseurs que vous souhaitez monitorer ou non. Par exemple, si vous décidez de regrouper vos fournisseurs dans l'application et que vous sélectionnez souvent celui nommé « Taxi », vous ne vous retrouverez pas avec 20 fournisseurs « Taxi » différents dans votre système ERP, et ce quelle que soit la société de taxis utilisée. Pour améliorer votre comptabilité, les dépenses sont liées au bon fournisseur ou groupe de fournisseurs dès le départ.

Des fonctionnalités avancées pour les exports et les API de développement

Les fournisseurs possèdent désormais un identifiant externe qui permet une correspondance à 100 % avec le système externe. Cette amélioration simplifie l'échange de données, évite les risques d'incohérence et garantit l'intégrité et la précision des données lors de l'exportation. Avec notre plateforme, nous cherchons à simplifier les intégrations pour une expérience plus transparente.

Choisissez une solution de gestion des fournisseurs facile à utiliser

Notre solution de gestion des fournisseurs convient parfaitement aux entreprises qui souhaitent optimiser leurs processus financiers. En leur offrant un accès aux données fournisseurs, nous leur permettons de réduire considérablement le temps consacré aux tâches administratives et d’améliorer l'automatisation de leur comptabilité. Ainsi, en évitant les erreurs, les entreprises gagnent du temps et économisent de l'argent et des ressources.

Rationalisez l’ensemble de vos processus de gestion des dépenses et des comptes fournisseurs avec Payhawk. Programmez une démo pour en savoir plus.