Webinaire des nouveautés de l’automne 2026 : nos réponses à vos questions

Les responsables financiers sont venus au webinaire Votre finance, à portée de prompt avec de nombreuses questions. Plus de 150 questions ont été posées dans le panneau de questions-réponses et le chat par les équipes financières de 68 entreprises. Animée par Laura Gamiz, Country Director for Spain and Europe, la session a passé en revue des questions concernant le MCP de Payhawk, plus de 100 compétences et 30 playbooks, le nouvel Implementation Agent, les déplacements professionnels, les connexions ERP et l’e-facturation. Nikolay Pohlupkov, General Manager, Dan Osburn, Chief Payments Officer, et Martin Reindl, GM and SVP of Customer Success, ont répondu à autant de questions que possible pendant cette heure, mais beaucoup sont restées en suspens. Voici leurs réponses.

Les questions sont regroupées par thème, en commençant par celles posées par le plus grand nombre d’entreprises. Lorsqu’une fonctionnalité est encore en développement, nous indiquons plutôt la direction prise qu’une date précise, car le calendrier peut évoluer alors que cet article restera en ligne. Lorsqu’une fonctionnalité n’est pas encore disponible, nous le précisons clairement et indiquons la solution de contournement lorsqu’il en existe une.

MCP de Payhawk : premiers pas

C’est de loin le sujet qui a suscité le plus de questions. Beaucoup d’entre vous voulaient savoir si le connecteur était bien disponible, où le trouver et combien il coûtait.

1. Le MCP de Payhawk est-il disponible ? Pouvons-nous déjà connecter notre assistant IA à Payhawk ?

Oui. Le MCP de Payhawk est disponible dès aujourd’hui pour tous les clients Payhawk. Il fonctionne avec Claude, ChatGPT et Codex et, depuis le webinaire, avec Microsoft 365 Copilot, Microsoft Copilot Studio, GitHub Copilot dans VS Code, Cursor, Notion AI, Dust et Langdock (liste complète dans la réponse suivante). L’accès se fait toujours avec vos propres identifiants Payhawk et dans la limite de vos autorisations. La configuration du connecteur dépend de l’assistant utilisé : dans un espace de travail Claude Team ou Enterprise, un administrateur disposant du rôle Owner dans Claude ajoute une seule fois le connecteur Payhawk, puis chaque utilisateur peut l’utiliser avec ses propres identifiants ; avec un abonnement Claude individuel et dans les autres assistants, chaque utilisateur ajoute lui-même le connecteur à l’aide de l’URL du serveur MCP de Payhawk.

2. Je ne trouve pas le connecteur Payhawk dans Claude. Où se trouve-t-il ?

Le connecteur Payhawk n’est pas encore référencé dans les annuaires de connecteurs de Claude ou de ChatGPT (son référencement est en attente de validation), il n’apparaît donc pas dans les résultats de recherche. Vous pouvez toutefois l’ajouter comme connecteur personnalisé : dans Claude, accédez à Customize > Connectors > Add custom connector, collez l’URL du serveur MCP de Payhawk (https://mcp.payhawk.com/mcp) et connectez-vous avec vos identifiants Payhawk. Dans un espace de travail Claude Team ou Enterprise, seul un utilisateur disposant du rôle Owner dans Claude peut ajouter des connecteurs personnalisés. Demandez-lui d’ajouter le connecteur Payhawk à l’espace de travail : chaque utilisateur pourra ensuite se connecter avec ses propres identifiants. Lorsque Payhawk sera référencé dans les annuaires de connecteurs, il pourra être installé en un clic.

3. Que signifie « MCP » ?

MCP signifie Model Context Protocol. Il s’agit d’un protocole ouvert qui permet à un assistant IA de communiquer avec un système comme Payhawk. Au lieu de copier manuellement des données dans un chat, vous connectez Payhawk une seule fois et l’assistant peut consulter des informations et effectuer des actions pour vous, dans la limite de vos autorisations.

4. Quels assistants IA sont compatibles ? Microsoft Copilot, Gemini, Dust, Notion AI ?

Le MCP de Payhawk a d’abord été proposé pour Claude, ChatGPT et Codex. Depuis le webinaire, nous l’avons également rendu compatible avec Microsoft 365 Copilot, Microsoft Copilot Studio, GitHub Copilot dans VS Code, Cursor, Notion AI, Dust et Langdock. Tous utilisent la même URL du serveur MCP de Payhawk, même si nos guides de configuration et nos tests restent centrés sur Claude et ChatGPT. Gemini ne figure pas encore parmi les assistants compatibles : si vous utilisez Gemini, faites-le-nous savoir et nous ferons de son intégration une priorité. Comme le connecteur repose sur le protocole ouvert MCP, la liste des assistants compatibles devrait continuer de s’allonger.

5. Lors de votre démonstration, vous avez utilisé Opus avec un niveau d’effort élevé. Quelles performances offre le MCP avec un modèle moins coûteux, comme Sonnet ?

Il offre de très bonnes performances. Les tâches complexes, comme la génération d’analyses, l’exécution des playbooks et l’application des autorisations, sont effectuées côté serveur, dans Payhawk, et non par le modèle. L’assistant se charge surtout d’orchestrer les opérations et d’en présenter les résultats. Un modèle comme Sonnet devrait donc donner de bons résultats, tout en limitant les coûts en tokens.

6. L’utilisation du MCP ou des agents entraîne-t-elle des frais supplémentaires ? Faut-il une licence spécifique ?

Payhawk ne facture aucun supplément. Le MCP et tous les agents de l’AI Office (Financial Controller, Procurement, Payments, Implementation) sont inclus dans tous les abonnements Payhawk. Seule exception : le Travel Agent, qui fait partie de Payhawk Travel. Côté IA, il vous suffit d’un abonnement à un assistant prenant en charge les connecteurs. Les connecteurs personnalisés sont disponibles avec tous les abonnements Claude.

7. Le MCP est-il accessible aux approbateurs et aux employés, ou seulement aux administrateurs ?

Tous les membres de l’organisation peuvent l’utiliser. Les administrateurs activent la connexion. Chaque utilisateur se connecte ensuite avec ses propres identifiants et n’accède qu’aux éléments autorisés par son rôle Payhawk. Les playbooks proposés dépendent des autorisations nécessaires à leur exécution : un approbateur aura accès aux playbooks liés aux approbations, tandis qu’un employé aura accès à ceux qui concernent ses propres dépenses et demandes.

Sécurité, autorisations et audit

Deuxième sujet qui a suscité le plus de questions : si un assistant IA peut agir dans Payhawk, au nom de quel utilisateur agit-il et à quelles données peut-il accéder ?

1. Comment contrôler ce que l’agent IA peut faire ? Ses droits dépendent-ils de la personne qui l’utilise ?

Oui, tout à fait. L’agent agit toujours dans la limite des autorisations de la personne qui l’utilise et n’accède qu’aux entités auxquelles celle-ci a elle-même accès. Il ne peut jamais aller au-delà de ces droits ni mélanger les données de différentes entités. Avant d’effectuer une action qui modifie des données, l’agent vous montre ce qu’il s’apprête à faire et attend votre confirmation explicite. Les workflows d’approbation habituels s’appliquent ensuite.

2. Qu’en est-il de la piste d’audit ? Quel utilisateur apparaît si Claude effectue une modification ?

Toutes les actions sont consignées dans la piste d’audit, et l’utilisateur associé est toujours l’utilisateur Payhawk connecté, jamais « l’IA ». Dans l’historique d’activité, les modifications effectuées via Claude ou ChatGPT portent la mention « via Claude » ou « via ChatGPT ». Vous pouvez ainsi distinguer les actions effectuées par l’intermédiaire d’un assistant de celles réalisées dans l’application web. Pour les autres assistants, l’action est enregistrée au nom de l’utilisateur, mais le nom de l’assistant utilisé n’est pas encore affiché.

3. Pouvons-nous empêcher les modèles d’IA d’accéder à des informations sensibles, comme les coordonnées bancaires des employés ?

L’agent n’accède qu’aux données auxquelles la personne qui l’utilise a elle-même accès dans Payhawk. Par ailleurs, il ne consulte aucune donnée de sa propre initiative. En pratique, les rôles et autorisations Payhawk que vous utilisez déjà déterminent donc ce à quoi l’agent peut accéder. Si un utilisateur n’est pas autorisé à voir les coordonnées bancaires des employés dans l’application web, l’agent qui agit en son nom ne peut pas les voir non plus. Pour les opérations sensibles, la séparation des tâches prévoit également l’intervention d’un deuxième approbateur.

4. Le MCP de Payhawk peut-il échanger ou mettre à jour des informations entre Payhawk et notre ERP au-delà de ce que synchronise le connecteur standard ?

Le MCP de Payhawk permet de consulter les données Payhawk et d’effectuer des actions dans Payhawk. La synchronisation avec l’ERP continue de passer par l’intégration native. Vous pouvez toutefois connecter au même assistant le MCP de votre ERP en plus du MCP de Payhawk (si votre ERP dispose lui aussi d’un MCP), puis lui demander de travailler avec les deux systèmes, par exemple pour comparer des fiches fournisseurs ou analyser l’échec d’une exportation vers l’ERP. Payhawk ne gère pas nativement cette logique entre les deux systèmes. Il est donc préférable de la tester avec votre ERP.

Compétences et playbooks

Une compétence accomplit une tâche. Un playbook prend en charge un processus dans son ensemble. Voici vos questions sur leur création et leur exécution.

1. Pouvons-nous personnaliser les compétences ou créer les nôtres ? Est-ce possible uniquement via le MCP ou également dans l’AI Office ?

Les compétences, c’est-à-dire des tâches unitaires comme « soumettre une dépense » ou « récupérer une facture », sont fournies par Payhawk et ne sont pas modifiables. La personnalisation se fait au niveau des playbooks : vous combinez plusieurs compétences pour créer votre propre playbook en expliquant dans le chat le travail à accomplir. L’agent définit alors les différentes étapes, la condition qui indique que le travail est terminé (« done when ») et les données auxquelles il peut accéder. Cette fonctionnalité est disponible dans le chat Payhawk sur le web et sur mobile, ainsi que via le MCP. Les playbooks personnalisés sont enregistrés dans Payhawk et peuvent être utilisés par toute votre équipe, dans la limite de 10 playbooks personnalisés par utilisateur.

2. Un playbook peut-il vérifier qu’un bon de commande est associé à une dépense avant sa soumission pour approbation ?

Un playbook personnalisé peut repérer les dépenses auxquelles aucun bon de commande n’est associé, puis les signaler ou les renvoyer avant approbation. Si vous voulez entièrement empêcher la soumission d’une dépense sans bon de commande, il est préférable de configurer cette règle directement dans les paramètres de vos workflows et de vos demandes. Le Procurement Agent respectera alors ces paramètres. Notre conseil : définissez la règle dans Payhawk et utilisez un playbook pour vérifier qu’elle est bien respectée.

3. Payhawk peut-il lire le contenu d’une facture jointe pour déterminer comment la codifier ?

Oui. Payhawk extrait les données de la facture, comme le fournisseur, les montants, les taxes, les dates et les lignes de facture, grâce à l’OCR et à l’extraction de données par IA. Le Financial Controller Agent croise ensuite ces informations avec l’historique de vos codifications et les valeurs par défaut du fournisseur afin de proposer les valeurs appropriées ou de corriger celles déjà renseignées pour la catégorie, le taux de taxe et les champs personnalisés. C’est précisément ce que permettent d’accomplir l’étape « Find and fix the coding » du playbook de clôture de fin de mois et le playbook « Fix inconsistent coding ».

4. Peut-on configurer des playbooks pour automatiser une partie des contrôles de factures (retenues CIS au Royaume-Uni, facturation intracommunautaire, TVA locale dans le BTP) et signaler les factures problématiques à toute l’équipe ?

Vous pouvez créer un playbook personnalisé qui intègre vos contrôles, les applique aux factures en cours et signale celles qui ne répondent pas aux critères définis ou leur ajoute un commentaire. Les règles fiscales propres à chaque pays, comme les retenues CIS, ne sont pas encore intégrées nativement : le playbook s’appuie donc sur les critères que vous définissez. Nous serions ravis d’étudier votre cas concret. Notre équipe produit vous contactera.

5. Payhawk détecte-t-il les justificatifs non conformes en fonction de la réglementation et des règles de TVA propres au pays de chaque entité ?

Payhawk vérifie déjà les principaux éléments de chaque document : justificatifs ou factures manquants, champs manquants ou incohérents, doublons, problèmes liés aux numéros de TVA et non-respect des politiques. Le Financial Controller Agent signale également les anomalies. En revanche, Payhawk n’intègre pas encore de moteur complet de conformité fiscale multipays capable, par exemple, de déterminer si un justificatif constitue une facture conforme aux règles françaises de TVA. Vous pouvez toutefois intégrer vos propres règles nationales dans un playbook personnalisé. Nous recevons de plus en plus de demandes pour que ce type de contrôles soit directement pris en charge par Payhawk. Notre équipe produit a été informée de ce besoin.

6. Le playbook de clôture de fin de mois peut-il être exécuté dans Cowork et partagé au sein de l’équipe ?

Oui. Le playbook de clôture est enregistré dans Payhawk, et non dans Cowork. Tout membre de votre équipe qui connecte Payhawk à son espace Cowork peut donc l’exécuter en demandant « lançons la clôture de fin de mois ». Deux précisions : Payhawk ne propose ce playbook qu’aux administrateurs et aux utilisateurs disposant des autorisations financières requises, et chacun l’exécute avec ses propres droits. Il ne peut donc consulter et modifier que les éléments auxquels son rôle lui donne accès. Le partage de la conversation Cowork elle-même dépend des fonctionnalités de Cowork.

7. Lorsqu’un playbook envoie un rappel à quelqu’un, comment est-il transmis ? Par e-mail ? Et pour les personnes qui n’utilisent pas Claude ?

Les rappels sont envoyés via les canaux habituels de Payhawk : leur destinataire n’a donc pas besoin d’utiliser un assistant IA. Ils sont transmis par e-mail et par notification push sur mobile, ainsi que via Slack ou Microsoft Teams si ces services sont connectés. Le fonctionnement est le même que lorsque vous publiez un commentaire sur une dépense dans le portail et mentionnez la personne avec @.

8. Qu’apporte Claude à la clôture de fin de mois que Payhawk ne permettait pas déjà ? L’IA peut parfois sembler n’être qu’un outil de plus. Comment savoir quand elle apporte une réelle valeur ajoutée ?

Claude n’apporte rien que vous ne puissiez déjà faire autrement dans Payhawk. Vous disposez du même agent, des mêmes playbooks et des mêmes autorisations, que vous passiez par le chat Payhawk dans l’application web ou mobile ou par votre propre assistant IA via le MCP. Toutes les actions réalisées par l’agent peuvent également être effectuées manuellement dans l’interface. La valeur ajoutée tient surtout au fait que le travail s’effectue directement dans l’outil que votre équipe utilise déjà au quotidien et que le playbook prend en charge l’ensemble du processus de bout en bout, ce qui vous évite d’effectuer seize étapes manuellement. Notre principe : automatiser 95 % du travail et ne solliciter les équipes que pour les 5 % de cas qui nécessitent un jugement humain.

Agent Fetch

Agent Fetch se connecte aux portails fournisseurs et récupère les factures à votre place. Toutes les questions portaient sur la connexion aux portails.

1. Comment Agent Fetch se connecte-t-il aux portails qui exigent une authentification à deux facteurs, par exemple via un code envoyé par téléphone ou un lien de connexion à usage unique par e-mail, ou une authentification unique (SSO) comme Okta ?

Agent Fetch n’a besoin de votre intervention que lors de la première connexion ou lorsqu’une session expire. Il vous envoie un lien de connexion sécurisé : vous vous connectez au portail fournisseur comme d’habitude, en vous authentifiant si nécessaire via un code, un lien de connexion à usage unique ou le SSO. L’agent conserve ensuite les données de session de manière sécurisée et peut récupérer les factures sans nouvelle intervention de votre part. Si le portail exige un nouveau code à chaque connexion, vous devrez intervenir à chaque expiration de la session. Il en va de même si un CAPTCHA s’affiche. Si un portail vous bloque systématiquement, communiquez le nom du fournisseur au support afin que nous puissions examiner le problème.

2. Que se passe-t-il si nous avons plusieurs comptes chez un même fournisseur, par exemple plusieurs comptes Cloudflare avec des identifiants différents ?

Aujourd’hui, Agent Fetch conserve une seule session par fournisseur et par utilisateur. Il détermine à quel fournisseur se connecter en fonction du fournisseur indiqué sur la dépense. La gestion automatique de plusieurs comptes chez un même fournisseur avec des identifiants différents n’est pas encore disponible. Pour contourner cette limite, chaque utilisateur Payhawk disposant de ses propres identifiants pour ce fournisseur doit authentifier sa propre session. Nous avons bien noté la demande concernant la prise en charge de plusieurs comptes chez un même fournisseur.

3. Agent Fetch est-il disponible dans tous les pays ? Je ne le trouve pas dans mon compte.

Oui, Agent Fetch est disponible dans tous les pays. Il n’existe pas de bouton dédié pour lancer Agent Fetch : depuis une dépense, demandez simplement au Financial Controller Agent « Récupère ma facture chez [nom du fournisseur] ». Vous devrez vous connecter au portail du fournisseur lors de la première utilisation, puis l’agent récupérera la facture à votre place.

Voyages d’affaires

1. Le Travel Agent peut-il réserver des trains ? La mise en place de cette fonctionnalité, notamment en Allemagne, est-elle toujours prévue ?

Pas encore, et il s’agissait de la question la plus posée sur les voyages d’affaires. La réservation de trains figure bien sur notre feuille de route : nous commencerons par mettre en place cette fonctionnalité au Royaume-Uni, avant de l’étendre à l’Allemagne, à la France et à l’Espagne. D’ici là, le Travel Agent permet de réserver des vols et des hôtels. Les billets de train achetés ailleurs peuvent toujours être réglés avec une carte Payhawk et enregistrés comme dépense.

2. Sur quelle technologie repose le Travel Agent ? Utilise-t-il Booking.com ou les services d’une agence de voyages ? Comment obtenez-vous les données sur les vols et les hôtels ? Utilisez-vous des connexions NDC ?

Payhawk Travel s’appuie sur l’API de voyage de Duffel, qui centralise pour l’agent les disponibilités en temps réel des compagnies aériennes et des hôtels, à la manière d’un agrégateur de voyages. C’est Payhawk, et non une agence tierce, qui effectue la réservation, la règle avec une carte Payhawk et rapproche ensuite les dépenses correspondantes. Duffel se connecte aux compagnies aériennes via NDC, mais aussi via les canaux de distribution traditionnels et ceux des compagnies low cost, ce qui permet notamment d’inclure des compagnies low cost américaines. Les tarifs négociés par votre entreprise auprès des hôtels sont appliqués automatiquement.

3. Nous utilisons un autre outil de réservation (Roomex, par exemple). Peut-on l’intégrer, ou devons-nous adopter Payhawk Travel ou continuer à l’utiliser séparément ?

Il n’existe pas d’intégration directe avec les outils de réservation tiers. Deux options s’offrent à vous : effectuer vos réservations dans Payhawk Travel afin de gérer au même endroit les politiques, les approbations, les paiements et les rapprochements, ou conserver votre outil et laisser Payhawk enregistrer les dépenses grâce aux cartes et à la récupération des factures. Votre équipe de gestion de compte peut vous aider à comparer ces deux options selon vos volumes.

Intégrations : ERP, SIRH et plus encore

À l’occasion de cette édition, nous avons ajouté des intégrations avec Pennylane, Rillet, Campfire et Dual Entry, ainsi qu’une configuration guidée des SIRH. Vous nous avez également interrogés sur les systèmes que nous n’avons pas présentés.

1. Une intégration avec SAP Business One est-elle possible ?

Payhawk dispose d’une intégration native en temps réel avec les versions publique et privée de SAP S/4HANA Cloud. SAP Business One ne bénéficie pas encore d’une intégration native. Les clients qui utilisent SAP Business One peuvent toutefois transférer les données de Payhawk vers leur ERP à l’aide des modèles d’export, notamment du générateur de modèles personnalisés, ou mettre en place une connexion via l’API Payhawk. Si vous utilisez SAP Business One, faites-le-nous savoir : ces informations nous aident à définir nos priorités.

2. Les agents fonctionnent-ils avec d’autres systèmes comptables, comme SAP, ou uniquement avec Xero, comme dans la démonstration ?

Ils fonctionnent avec tous les systèmes auxquels Payhawk est intégré. Xero n’était qu’un exemple utilisé pendant la démonstration. L’Implementation Agent vous accompagne pour connecter l’ERP que vous utilisez, qu’il s’agisse de NetSuite, SAP S/4HANA, Business Central, Sage, QuickBooks, Rillet ou d’un autre système. Le Financial Controller Agent peut ensuite consulter les messages d’erreur renvoyés par l’ERP lorsqu’un export depuis Payhawk échoue.

3. Le MCP de Payhawk fonctionne-t-il avec Odoo ?

Le MCP de Payhawk fonctionne avec les données Payhawk quel que soit l’ERP que vous utilisez. Les clients qui utilisent Odoo peuvent donc déjà s’en servir pour consulter ces données et effectuer des actions dans Payhawk. En revanche, il n’existe pas encore de connexion pilotée par l’IA permettant d’agir directement dans Odoo. Cette demande a été transmise à l’équipe produit.

4. Cette édition apporte-t-elle des nouveautés à l’intégration HiBob ? L’intégration Microsoft Teams prend-elle aussi en charge HiBob ? Le MCP de Payhawk fonctionne-t-il avec HiBob ?

Il s’agit de trois sujets distincts. En premier lieu, l’intégration RH avec HiBob existe déjà. À l’occasion de cette édition, nous avons amélioré la configuration du SIRH grâce à une connexion guidée et à des filtres qui vous permettent de choisir précisément les statuts des employés et les types de contrat à synchroniser avec Payhawk. Les arrivées, les changements de situation et les départs sont pris en compte automatiquement. Deuxièmement, l’intégration Microsoft Teams permet uniquement d’utiliser les agents Payhawk dans Teams. Elle n’a aucun lien avec le mode d’authentification de HiBob. Enfin, le MCP de Payhawk ne s’intègre pas nativement à HiBob. Vous pouvez toutefois connecter à la fois le MCP de HiBob et celui de Payhawk à Claude ou ChatGPT, puis demander à l’assistant d’utiliser les deux.

5. Payhawk s’intègre-t-il à Access PeopleHR ?

Payhawk se connecte à plus de 55 SIRH via Merge, dont BambooHR, HiBob, Personio, Microsoft Entra ID et Sage HR. Access PeopleHR figure dans la liste des solutions prises en charge par Merge et peut donc être connecté. Votre responsable de mise en œuvre pourra confirmer la correspondance entre les champs d’Access PeopleHR et ceux de Payhawk pour votre configuration.

6. Puis-je utiliser le logiciel de mon expert-comptable même s’il n’est pas intégré à Payhawk ? Comment fonctionne alors le workflow comptable ?

Oui. Payhawk propose différents modèles d’export Excel et CSV conçus pour les logiciels comptables les plus courants, ainsi qu’un générateur de modèles personnalisés. Vous pouvez ainsi adapter la structure du fichier au format attendu par le logiciel de votre expert-comptable. Celui-ci peut ensuite récupérer le fichier depuis Payhawk, manuellement ou via un envoi automatique programmé, puis l’importer dans son logiciel comptable.

7. L’Implementation Agent peut-il nous aider lorsque notre plan comptable change et que les correspondances doivent être mises à jour dans Payhawk ?

Oui. Lorsque votre plan comptable change, Payhawk récupère depuis l’ERP la liste actualisée des comptes comptables (Paramètres > Bibliothèque de champs > Catégorie > Mettre à jour depuis [ERP]). L’Implementation Agent propose ensuite de nouvelles correspondances pour vos catégories en fonction du nom des comptes et des correspondances habituellement observées. Vous pouvez les confirmer ou les modifier directement dans le chat.

8. L’Implementation Agent peut-il résoudre les problèmes lors d’une première connexion à l’ERP, par exemple pendant la synchronisation de toutes les fiches fournisseurs ?

Les erreurs de synchronisation sont gérées par l’assistant de connexion, et non par l’Implementation Agent. La plupart des problèmes rencontrés lors de la première synchronisation concernent l’échange de données entre Payhawk et votre ERP et ne nécessitent aucune intervention de votre part. Une fois la connexion établie, Payhawk récupère chaque jour la liste des fournisseurs de votre ERP et met automatiquement à jour sa propre liste en créant, modifiant ou supprimant les fournisseurs nécessaires. Les modifications que vous effectuez dans Payhawk sont quant à elles synchronisées avec l’ERP en temps réel. Avant la première synchronisation, il est toutefois recommandé de dédoublonner les fournisseurs qui partagent le même numéro de TVA ou le même nom. C’est la principale cause d’échec d’importation d’une fiche fournisseur dans Payhawk.

Comptes fournisseurs, paiements et services bancaires

La partie consacrée aux services bancaires et aux comptes fournisseurs a clôturé le webinaire, et les réactions ont afflué dans le chat. Un sujet a largement dominé les échanges.

1. Peut-on régler une facture en plusieurs fois ? Ou régler une facture, l’enregistrer en charge constatée d’avance, puis répartir la charge dans le temps ?

Vous avez été nombreux à poser cette question pendant le webinaire. Le paiement partiel d’une facture fournisseur n’est pas pris en charge à l’heure actuelle. En attendant, vous pouvez créer une dépense de type facture pour chaque échéance, en les rattachant toutes à la même facture et en ajoutant une note. Autre possibilité : ventiler la dépense en plusieurs lignes et indiquer le montant déjà payé. Payhawk gère déjà les factures pro forma et les acomptes, qui sont imputés sur la facture définitive. L’équipe produit étudie la prise en charge des paiements partiels et échelonnés et recontactera les clients à l’origine de cette demande.

2. Comment imputer un avoir sur une facture fournisseur au moment du paiement ? Jusqu’à présent, ce n’était pas possible.

C’est désormais possible. Les avoirs constituent un type de document associé aux factures fournisseurs et suivent le même circuit de soumission, d’approbation et de vérification que celles-ci. Lorsque vous payez une facture d’un fournisseur ayant émis un avoir, Payhawk affiche l’avoir disponible et le déduit du montant à payer. Le règlement du montant restant dû solde ensuite à la fois la facture et l’avoir dans votre ERP. Les avoirs reçus après le paiement d’une facture restent disponibles et peuvent être imputés sur de futures factures.

3. Allez-vous mettre en place une double approbation pour les modifications d’IBAN des fournisseurs ?

Oui. La double approbation fait partie des nouveautés de cette édition. La séparation des tâches impose désormais une seconde approbation indépendante, selon le principe des quatre yeux, pour certaines actions à haut risque : les modifications apportées aux coordonnées bancaires des fournisseurs ou aux workflows, ainsi que les virements entre comptes en devises. Ces actions sont systématiquement consignées dans un journal. Vous définissez, par entité ou à l’échelle du groupe, le nombre d’approbations requises et les approbateurs habilités.

4. Peut-on définir des seuils de paiement afin qu’un collaborateur puisse payer les factures jusqu’à 5 000 € et qu’au-delà l’approbation d’un responsable des comptes fournisseurs soit requise ?

Oui. Les workflows des factures fournisseurs permettent de définir des conditions en fonction du montant : tout paiement dépassant un seuil donné peut être soumis à une approbation supplémentaire. La séparation des tâches appliquée aux paiements de factures garantit que la personne qui confirme les informations de paiement n’est pas celle qui autorise le paiement.

5. Notre responsable financier peut-il approuver les factures en fonction du fournisseur ? Nous voulons que toutes les factures d’un fournisseur donné soient approuvées par la finance, mais elles sont actuellement envoyées aux responsables de service pour approbation.

Oui. Vous pouvez définir un workflow d’approbation en fonction du fournisseur, au même titre que vous pouvez le faire en fonction du montant, de l’équipe, de la valeur d’un champ personnalisé ou de la catégorie. Ainsi, il est possible de faire en sorte que toutes les factures d’un fournisseur donné soient envoyées à la finance pour approbation. Une condition liée au fournisseur s’applique au niveau de l’entité, car chaque entité possède sa propre liste de fournisseurs. La règle doit donc faire référence à la fiche du fournisseur dans l’entité concernée.

6. Il nous arrive de vouloir imputer une dépense sur un compte de bilan (charges constatées d’avance, comptes intragroupe). Comment procéder ?

Les catégories Payhawk peuvent être associées aux comptes de votre plan comptable, y compris aux comptes de bilan. Créez une catégorie associée au compte de charges constatées d’avance ou au compte intragroupe, ou synchronisez-la depuis votre ERP, puis sélectionnez-la pour la dépense ou la ligne concernée. Pour les acomptes, le processus des factures pro forma permet de suivre le montant déjà versé et de le déduire du montant dû sur la facture définitive.

7. Vous avez des nouvelles concernant les comptes locaux aux États-Unis et les moyens de paiement autres que l’ACH ?

Oui. Des comptes rémunérés et des circuits de paiement plus rapides seront bientôt disponibles aux États-Unis. Nous communiquerons plus de détails lorsque ces nouveautés seront disponibles.

8. Un fournisseur peut-il envoyer une facture directement dans Payhawk s’il n’a pas de compte Payhawk ?

Oui, de deux façons. Première possibilité : la Payhawk Mailbox attribue à votre entreprise une adresse unique (votreentreprise@invoices.payhawk.com). Ajoutez l’adresse e-mail d’un fournisseur à la liste autorisée, et il pourra y envoyer directement ses factures. Payhawk crée alors la facture fournisseur, l’associe à la bonne entité et lance le workflow. Deuxième possibilité : dans les pays où l’e-facturation est prise en charge, le fournisseur peut transmettre sa facture directement à Payhawk via un réseau ou une plateforme d’e-facturation, comme Peppol, le SdI (Italie), KSeF (Pologne), Finvoice (Finlande) ou la plateforme française.

9. Payhawk peut-il se connecter à la plateforme de facturation italienne pour recevoir des factures électroniques ?

Oui, cette fonctionnalité est déjà disponible. Les entités immatriculées en Italie reçoivent directement dans Payhawk les factures électroniques structurées envoyées par leurs fournisseurs via le SdI : depuis votre entité italienne, accédez à Paramètres > Intégrations > e-facturation, enregistrez le code destinataire de Payhawk auprès de l’Agenzia delle Entrate, et les factures fournisseurs arrivent automatiquement dans Payhawk. Finvoice est désormais également pris en charge en Finlande, en complément de la couverture déjà disponible pour la France, la Pologne et tous les pays du réseau Peppol.

10. Payhawk prévoit-il de proposer une fonctionnalité pour gérer la paie ?

Rien n’est prévu à court terme pour permettre de gérer la paie directement dans Payhawk, même si nous envisageons de mettre en place cette fonctionnalité. Payhawk s’intègre à plus de 55 SIRH afin de récupérer les données des employés, et les remboursements peuvent être versés directement depuis Payhawk. En revanche, le calcul et le versement des salaires restent gérés par votre SIRH ou votre solution de paie.

11. Répartir une facture ou une opération par carte entre plusieurs équipes nous prend dix minutes à chaque fois. Pourrait-on enregistrer des modèles de répartition et les sélectionner dans un champ supplémentaire ?

Deux possibilités existent déjà : vous pouvez répartir n’importe quelle dépense en plusieurs lignes comptables et saisir des pourcentages (50 %, par exemple) plutôt que des montants. Dans le portail web, vous pouvez aussi décrire la répartition avec vos propres mots (« 70/30 entre les ventes et le marketing ») : le Financial Controller Agent propose alors les lignes comptables correspondantes. Suite à vos demandes, nous envisageons également de permettre la création et la réutilisation de modèles de répartition.

Localisation, notifications et autres sujets

1. Quand Payhawk sera-t-il entièrement disponible en français (e-mails, exports, etc.), et quand les caractères accentués (é, è, à, ç) seront-ils pris en charge ?

Le portail web et l’application mobile Payhawk sont disponibles en français (vous pouvez activer le français dans votre profil), et les modèles d’export vous permettent de choisir la langue et le format d’export. Certains e-mails et écrans s’affichent encore en anglais, mais nous travaillons à leur traduction. Les caractères accentués sont bien pris en charge dans Payhawk : si vous constatez qu’ils ne s’affichent pas correctement dans un export, dans le nom d’une carte ou dans une notification, signalez-le au support en précisant où le problème apparaît afin que nous puissions le corriger.

2. Quand prévoyez-vous d’améliorer les paramètres de notification ? Ce serait pratique de recevoir une notification Slack lorsqu’on est mentionné dans Payhawk.

Lorsque quelqu’un vous mentionne dans une dépense, vous recevez actuellement une notification par e-mail, sur mobile et dans votre boîte de réception Payhawk. Les applications Slack et Teams transmettent également les demandes d’approbation et les rappels des agents. Nous envisageons d’ajouter les notifications de mention @ dans Slack et de vous permettre de choisir plus précisément sur quel canal recevoir chaque type de notification. Votre avis nous aide à définir les priorités.

3. Le nom de l’approbateur n’est pas disponible dans le Developer Guide, ce qui nous empêche de créer des rappels pour les approbations en attente. Une amélioration est-elle prévue ?

Le nom de l’approbateur est bien disponible, mais pas dans l’export général des dépenses. Pour une dépense donnée, effectuez un appel GET vers /api/v3/accounts/{accountId}/expenses/{expenseId}/workflow : le tableau steps renvoie chaque approbateur (user.name) ainsi que son statut (approved ou pending). Comme cet appel doit être effectué pour chaque dépense, il faut parcourir une à une les dépenses en attente. Nous avons également pris en compte la demande visant à rendre le nom de l’approbateur directement disponible dans l’endpoint qui renvoie la liste des dépenses.

4. Lors du déploiement de Payhawk, peut-on émettre des cartes pour plusieurs personnes à la fois, ou faut-il procéder personne par personne ?

Oui, vous pouvez en émettre plusieurs à la fois. Depuis le portail web, l’émission groupée permet de créer plusieurs cartes physiques ou virtuelles en une seule opération. Vous pouvez les attribuer au moment de leur émission ou plus tard, et définir des plafonds individuels ou leur appliquer une politique de dépenses. Si vous connectez votre SIRH à Payhawk, les nouveaux collaborateurs sont également ajoutés automatiquement.

5. J’ai connecté Payhawk à Claude, mais je ne peux pas télécharger les factures et les preuves de paiement via le MCP. Avez-vous prévu d’ajouter cette fonctionnalité ? J’ai besoin de pouvoir les télécharger en lot pour mes demandes de remboursement de TVA.

Ce n’est pas possible via le MCP pour le moment. Le portail web permet déjà de télécharger les documents en lot via un export incluant les documents. La demande d’ajouter cette possibilité au MCP a été transmise à l’équipe produit, qui doit encore décider si elle sera intégrée à Payhawk et, le cas échéant, quand.

Une dernière question

Quelles compétences financières prendront le plus de valeur avec l’automatisation de la finance, et dans quels domaines le jugement humain restera-t-il essentiel ?

Selon nous, les tâches les plus routinières (codification, relance pour obtenir les justificatifs, rapprochement et exportation) seront les premières à être prises en charge automatiquement. Les compétences qui prendront de la valeur seront celles qui mobilisent le jugement et la capacité à concevoir des cadres de fonctionnement : définir les politiques, les budgets et les workflows que les agents appliquent, déterminer ce que votre entreprise considère comme « inhabituel » et interpréter les analyses pour prendre des décisions. C’est dans cette logique que nous concevons nos outils. L’objectif est que 95 % du travail soit pris en charge automatiquement et que les 5 % restants nécessitent une intervention humaine : les approbations, les exceptions et tout mouvement de fonds restent soumis à votre validation.

Pour aller plus loin

S’il vous reste des questions auxquelles nous n’avons pas répondu, adressez-vous à votre responsable de mise en œuvre ou à votre chargé de compte. En attendant, vous pouvez :

• Regarder l’enregistrement complet du webinaire
• Consulter le centre d’aide Payhawk pour retrouver des guides de configuration détaillés sur tous les sujets abordés dans cet article
• Connecter le MCP de Payhawk à votre assistant IA
• Lire les notes de version des nouveautés de l’automne 2026
• Réserver une démonstration si vous n’êtes pas encore client et nous poser les questions auxquelles nous n’avons pas eu le temps de répondre