L’Implementation AI Agent vous aide à compléter les étapes clés de l'installation nécessaires pour commencer à utiliser Payhawk rapidement.
Il vous guide dans des tâches telles que :
La connexion de votre système comptable
L'approvisionnement de votre compte
L'émission des cartes
La mise en place des approbations
Les premières dépenses
L'AI Agent adapte la configuration en fonction de votre abonnement et de l'état de votre compte, de sorte que vous ne voyez que les étapes pertinentes pour votre entreprise.
Votre entreprise doit procéder à une vérification KYC avant que vous puissiez approvisionner votre compte ou émettre des cartes. Cela peut prendre jusqu'à 5 jours ouvrables. Pendant que vous attendez, l’Implementation AI Agent vous indiquera d'autres tâches que vous pouvez effectuer dans l'intervalle. Une fois la vérification terminée, les étapes suivantes se débloqueront automatiquement. Si l'équipe de conformité de Payhawk a besoin de plus d'informations de votre part, l'AI Agent vous le fera savoir et vous aidera.
L’Implementation AI Agent suivra vos progrès et vous recommandera ce que vous devez faire ensuite. Vous pouvez ajuster ses suggestions, telles que les codes comptables lors de la connexion à votre ERP, en discutant avec lui.
L'image suivante montre un exemple de plan d'installation. L’Implementation AI Agent construit ce plan en se basant sur ce que Payhawk a appris sur votre entreprise lors de l'inscription et sur ce qui est logique pour votre compte.
L’Implementation AI Agent est actuellement en cours de déploiement progressif et n'est pas encore disponible pour tous les clients.
Configuration de votre compte
Voici les principales étapes qui vous mèneront de l'installation à votre première dépense. Vous ne verrez que celles qui s'appliquent à votre abonnement et à votre compte.
Connexion de votre système comptable
Temps estimé : ~25 min
Pour vous assurer que vos catégories de dépenses, codes fiscaux et mappages de comptes sont prêts avant de commencer à dépenser, il est recommandé de connecter d'abord votre intégration ERP. .
Cette étape apparaît si vous utilisez un ERP.
Ce que vous ferez :
Connectez Payhawk à votre ERP, en utilisant l'assistant de connexion pour relier votre système comptable.
Établissez votre plan comptable en faisant correspondre vos catégories de dépenses à votre plan comptable. L’Implementation AI Agent vous proposera des correspondances basées sur les noms de vos comptes et les modèles courants. Si vous n'utilisez pas d'intégration ERP, l'AI Agent vous dirigera vers Paramètres pour procéder directement au rapprochement des comptes.
Vérifiez la connexion, en vous assurant que Payhawk et votre ERP se synchronisent correctement. L’Implementation AI Agent vous proposera de créer un remboursement test pour confirmer que tout fonctionne. Vous pouvez sauter cette étape si nécessaire et cela ne bloquera pas votre installation.
L'image suivante montre ce que vous verrez lorsque l’Implementation AI Agent vous guidera dans la connexion de votre ERP.
L'approvisionnement de votre compte
Temps estimé : ~10 min
Pour commencer à effectuer des paiements par carte, vous devez ajouter des fonds à votre compte Payhawk.
Cette étape apparaît après que votre entreprise ait passé la vérification KYC et seulement si vous avez un compte prépayé.
Émission de la première carte
Temps estimé : ~5 min
Pour commencer à dépenser le plus rapidement possible, l’Implementation AI Agent vous aidera à émettre votre première carte. Il simplifiera les choses en se concentrant sur ce dont vous avez besoin dans l'immédiat. Les limites et les contrôles des cartes ne seront affichés que s'ils sont pertinents pour votre configuration. Cette étape apparaîtra si votre abonnement comprend des cartes et que vous êtes en dehors des États-Unis.
L'image suivante montre ce que vous verrez lorsque l’Implementation AI Agent vous guidera dans l'émission d'une carte.
L'association de vos cartes
Temps estimé : ~20 min
Pour continuer à utiliser vos cartes d'entreprise existantes dans Payhawk, vous pouvez les associer à votre fournisseur actuel. L’Implementation AI Agent identifiera votre fournisseur de cartes en fonction de votre compte et vous guidera tout au long du processus d'association.
Cette étape apparaît pour les clients américains à la place de l'étape relative à l'émission de nouvelles cartes.
La mise en place de vos workflows d'approbation
Temps estimé : ~15 min
Pour contrôler la manière dont les dépenses sont approuvées dans votre entreprise, l’Implementation AI Agent vous aidera à configurer les workflows d'approbation. Il vous demandera qui doit approuver les dépenses, si vous avez besoin d'un deuxième responsable d'approbation au-delà de certains montants, et vous proposera quelques options pour commencer.
L’Implementation AI Agent recommande une structure d'approbation basée sur la façon dont votre organisation gère les dépenses. Par défaut, il met en place une simple approbation du Responsable d'équipe et s'en tient à des règles simples, à moins que vous n'ayez besoin de règles plus complexes.
Le workflow s'applique initialement à tous les types de dépenses. Vous pouvez les personnaliser ultérieurement pour répondre à des besoins spécifiques.
L'image suivante montre comment l’Implementation AI Agent vous guide dans la configuration des workflows d'approbation des factures. Si vous mentionnez un rôle tel que Responsable de projet, l'agent le fera correspondre au rôle le plus proche dans votre entreprise.
Vos premières dépenses
Temps estimé : ~15 min
Pour confirmer que tout fonctionne correctement, l’Implementation AI Agent vous guidera pour effectuer une transaction réelle une fois que vos cartes seront prêtes et que votre compte sera approvisionné.
Cette étape n'apparaît que si votre abonnement comprend des cartes.
Comment l’Implementation AI Agent hiérarchise les étapes
L’ImplementationAI Agent vous guide dans l'installation dans le bon ordre :
L'agent donne la priorité aux étapes nécessaires pour commencer à dépenser plus tôt. La connexion de votre système comptable, l'émission de cartes et l'approvisionnement de votre compte sont prioritaires parce qu'ils débloquent directement la capacité de dépenser.
Si certaines étapes nécessitent une approbation, comme la vérification KYC, l'agent vous aide à poursuivre le reste de l'installation pendant que vous attendez.
Des étapes inutiles sont sautées – Si votre abonnement n'inclut pas les cartes, les étapes liées aux cartes ne sont pas affichées. Si vous disposez d'un compte de crédit, le financement n'est pas nécessaire.