Le Payments AI Agent est un assistant alimenté par l'IA qui aide les employés à résoudre les problèmes liés aux cartes et aux transactions et à accéder aux informations générales sur les remboursements instantanément par le biais d'une simple conversation, sans avoir à impliquer l'équipe financière.
En expliquant l'état des transactions et en corrigeant les problèmes courants, par exemple une demande de recharge pour insuffisance de fonds, l'agent remplace les e-mails et les tickets d'assistance, débloque les employés et permet aux équipes financières de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Chaque action s'inscrit dans le cadre des politiques de dépenses et des workflows d'approbation existants de Payhawk, ce qui garantit la conformité, la cohérence et l'audit des processus.
Si vous ne savez pas exactement ce que le Payments AI Agent peut faire pour vous, vous pouvez lui demander directement.
Défis courants en matière de gestion des cartes
Les problèmes quotidiens liés aux dépenses, tels que les transactions échouées, les fonds insuffisants ou les restrictions imposées par les politiques, perturbent les employés et épuisent les ressources de l'équipe administrative et financière.
Les employés n'ont pas de visibilité sur les raisons de ces problèmes et dépendent d'une intervention manuelle de l'administrateur pour les résoudre. Les administrateurs, quant à eux, sont pris dans un cycle réactif d'approbations, de dépannages et de communications en va-et-vient. Tout cela entraîne une perte de temps, de la frustration de part et d'autre, et des équipes financières qui se comportent comme des équipes de support.
Le Payments AI Agent permet aux employés de se gérer eux-mêmes sans avoir besoin d'impliquer les équipes financières. L'agent fournit des informations et exécute des workflows, par exemple des demandes de fonds, afin que les employés ne soient pas inutilement ralentis et que les équipes financières puissent se concentrer sur des tâches plus importantes.
Fonctionnalités clés
Le Payments AI Agent permet de rationaliser les processus et d'améliorer l'efficacité dans divers cas.
Fonctionnalité | Capacité |
Présentation des capacités du Payments AI Agent | Le Payments AI Agent présente ses propres capacités lors de la première interaction, ou vous indique ce qu'il peut faire lorsqu'on le lui demande. |
Gestion des cartes | Les détenteurs de cartes peuvent consulter les informations relatives aux cartes, bloquer et débloquer les cartes, et demander de nouvelles cartes. |
Transactions par carte | Le Payments AI Agent peut fournir aux détenteurs de cartes des informations sur les transactions effectuées et en cours. L'agent notifie proactivement les utilisateurs en cas d'échec d'une transaction et les aide à y remédier. |
Demandes et approbations | Les détenteurs de carte peuvent demander des fonds sur la carte. Le Payments AI Agent notifie aux utilisateurs l'approbation ou le rejet de la demande de fonds. |
Remboursements, indemnités journalières, frais kilométriques | Les détenteurs de cartes peuvent obtenir des informations générales sur les remboursements, les indemnités journalières et les frais kilométriques. Le Payments AI Agent informe les utilisateurs en cas de changement de statut. |
Assistance intelligente | Le Payments AI Agent peut répondre aux questions pratiques et générales quotidiennes en s’appuyant sur les ressources du service d’aide Payhawk. Si vous demandez une action relevant d’un autre Payhawk AI Agent, le Payments AI Agent vous indiquera quel agent peut vous assister. Cet agent vous enverra ensuite directement un message afin que vous puissiez finaliser la tâche. Par exemple, si vous demandez à le Payments AI Agent de réserver un voyage à Vienne, il vous expliquera que le Travel AI Agent est chargé des réservations. Le Travel AI Agent vous enverra alors un message pour poursuivre la conversation et vous aider à organiser le voyage. |
Mémoire à long terme | Le Payments AI Agent peut mémoriser les préférences personnelles de l'utilisateur, de sorte que la prochaine fois qu'il interagira avec lui, l'agent répondra de la manière qu'il préfère ou effectuera des actions spécifiques pour lui. |
Pistes d'audit pour la conformité | Le Payments AI Agent suit les workflows Payhawk établis par l'utilisateur et enregistre chaque action, de sorte que les équipes financières disposent d'un contrôle et d'une piste d'audit claire. |
Comment fonctionne le Payments AI Agent pour les équipes financières.
En activant le Payments AI Agent, les équipes financières rationalisent les processus de gestion des cartes tout en améliorant l'efficacité globale :
Moins d'interruptions, car les employés obtiennent des explications instantanées et des suggestions de solutions en cas d'échec d'une transaction par carte, et le service financier ne traite que les véritables exceptions.
Diminution des coûts d'assistance et d'exploitation, car l'agent absorbe les problèmes répétitifs, tels que les échecs de paiement, les blocages de cartes, les demandes de fonds et les questions de remboursement. Ainsi, l'agent libère les équipes financières des tâches à faible valeur ajoutée, tandis que les employés agissent de manière indépendante, uniquement dans le cadre des garde-fous que l'équipe financière a déjà fixés.
Confiance dans la conformité, car chaque correction, demande ou action en lien avec une carte reflète automatiquement les politiques de dépenses définies, les workflows d'approbation et les exigences d'audit de votre organisation.
Comment fonctionne le Payments AI Agent pour les employés ?
Le Payments AI Agent permet aux employés de faire ce qui suit :
Demander des fonds, bloquer ou débloquer des cartes, et demander de nouvelles cartes, avec des commandes rapides dans le portail web Payhawk, l'application mobile et Slack (MS Teams bientôt disponible).
Recevoir des notifications en temps réel avec des informations sur les transactions par carte échouées ou refusées, avec des étapes claires et réalisables sur la façon de résoudre le problème sur le champ.
Avoir une visibilité sur les transactions récentes par carte, les autorisations et les remboursements.
Obtenir de l'aide pour les demandes de remboursement telles que les dépenses personnelles, les demandes de remboursement de frais kilométriques et les indemnités journalières.
Poser des questions d'ordre général sur les caractéristiques de Payhawk et les guides pratiques.
Obtenir des réponses à vos questions sur les paiements Payhawk et les sujets liés à la carte.
Activation du Payments AI Agent
Le Payments AI Agent est prêt à l'emploi et est inclus dans l'application mobile et le portail web de Payhawk.
L'accès des employés à l'Agent IA dans Slack dépend du fait qu'un administrateur Payhawk de votre entreprise a activé le canal de communication dans le portail web Payhawk à partir des Paramètres > AI Office.
Traitement de vos données
Pour plus d'informations sur la manière dont Payhawk traite les données personnelles pour la fonctionnalité du Payments AI Agent, consultez les ressources suivantes :
Politique de confidentialité globale – Couvre les données personnelles pour lesquelles Payhawk agit en tant que Responsable du traitement.
Annexe relative au traitement des données – Couvre les données à caractère personnel pour lesquelles Payhawk agit en tant que Sous-traitant.