Le Payments AI Agent est un assistant alimenté par l'IA qui aide les employés et les managers à accomplir instantanément leurs tâches liées aux cartes, aux dépenses et aux remboursements grâce à une simple conversation, sans avoir à solliciter votre équipe Finance. Vous pouvez lui demander de commander une carte ou des fonds supplémentaires, de vérifier pourquoi une transaction a été refusée, de suivre un remboursement, de consulter une politique de dépenses ou d'obtenir un aperçu de la trésorerie et des dépenses de l'entreprise, et il gère la tâche du début à la fin.
Il fonctionne à l'aide de compétences et de guides pratiques : une compétence exécute une tâche unique, comme demander une carte, bloquer une carte, vérifier un taux de change ou approuver une demande de fonds, tandis qu'un guide pratique combine plusieurs compétences en un flux de travail de bout en bout, comme vérifier qu'une prochaine série de paiements est couverte ou transférer tout ce qui est lié à un employé sur le départ. En expliquant le statut des transactions et en exécutant des correctifs pour les problèmes courants, par exemple une demande de recharge en cas de fonds insuffisants, l'Agent remplace les échanges d'e-mails et les tickets de support, débloque les employés et laisse les équipes Finance libres de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Chaque action se déroule dans le cadre des politiques de dépenses et des workflows d'approbation Payhawk existants, ce qui maintient les processus conformes, cohérents et entièrement auditables.
Si vous n'êtes pas sûr de ce que le Payments AI Agent peut faire pour vous, vous pouvez le lui demander directement ou consulter la liste complète des skills et playbooks qu'il prend en charge.
Défis courants en matière de gestion des cartes
Les problèmes quotidiens liés aux dépenses, tels que les transactions échouées, les fonds insuffisants ou les restrictions imposées par les politiques, perturbent les employés et épuisent les ressources de l'équipe administrative et financière.
Les employés n'ont pas de visibilité sur les raisons de ces problèmes et dépendent d'une intervention manuelle de l'administrateur pour les résoudre. Les administrateurs, quant à eux, sont pris dans un cycle réactif d'approbations, de dépannages et de communications en va-et-vient. Tout cela entraîne une perte de temps, de la frustration de part et d'autre, et des équipes financières qui se comportent comme des équipes de support.
Le Payments AI Agent permet aux employés d'agir en autonomie sans impliquer votre équipe Finance. Il répond aux questions et exécute des tâches, comme demander des fonds, bloquer une carte, consulter une politique de dépenses ou suivre un remboursement, afin que les employés ne soient pas inutilement ralentis et que l'équipe Finance puisse se concentrer sur des tâches plus importantes
Comment fonctionne le Payments AI Agent pour les équipes financières.
En utilisant le Payments AI Agent, les équipes financières et les managers simplifient la gestion des cartes et obtiennent les réponses qui nécessitaient auparavant un rapport ou une demande à une autre équipe, tout en améliorant l'efficacité globale :
Moins d'interruptions, car les employés obtiennent des explications instantanées et des suggestions de solutions en cas d'échec d'une transaction par carte, et le service financier ne traite que les véritables exceptions.
Diminution des coûts d'assistance et d'exploitation, car l'agent absorbe les problèmes répétitifs, tels que les échecs de paiement, les blocages de cartes, les demandes de fonds et les questions de remboursement. Ainsi, l'agent libère les équipes financières des tâches à faible valeur ajoutée, tandis que les employés agissent de manière indépendante, uniquement dans le cadre des garde-fous que l'équipe financière a déjà fixés.
Confiance dans la conformité, car chaque correction, demande ou action en lien avec une carte reflète automatiquement les politiques de dépenses définies, les workflows d'approbation et les exigences d'audit de votre organisation.
Des réponses sur les dépenses et la trésorerie à la demande, car les managers et le service financier peuvent approuver ou refuser les demandes de fonds et de liquidités, consulter les cartes, les transactions et les éléments remboursables d'une équipe (selon leur rôle), ventiler les dépenses de l'entreprise par équipe ou par période, vérifier la position de trésorerie entre différentes devises et entités, et voir quand un solde va devenir faible.
Cela inclut des questions concernant :
l'argent entrant (dépôts)
l'argent sortant (paiements sortants depuis le solde)
les virements bancaires internationaux
les factures fournisseurs
les abonnements et les dépenses récurrentes
les politiques de dépenses par carte et les contrôles des dépenses
Les guides pratiques vont plus loin : vérifier si les limites de carte correspondent toujours à la façon dont les employés dépensent, s'assurer qu'une prochaine série de paiements est couverte, générer un récapitulatif hebdomadaire des dépenses d'une équipe, ou transférer tout ce qui est lié à un employé sur le départ.
Comment fonctionne le Payments AI Agent pour les employés ?
Le Payments AI Agent permet aux employés de faire ce qui suit :
Demander une nouvelle carte, des fonds supplémentaires ou des liquidités, et bloquer ou débloquer une carte, à l'aide de commandes rapides dans le portail web Payhawk, l'application mobile et Slack (MS Teams bientôt disponible).
Consulter les détails, les limites et le solde disponible d'une carte, et voir la politique de dépenses qui s'applique à eux.
Recevoir des notifications en temps réel sur les transactions par carte échouées ou refusées, avec le motif et des étapes claires et concrètes pour résoudre le problème sur-le-champ, y compris un avertissement avant qu'un abonnement récurrent ne soit rejeté par manque de fonds.
Avoir une visibilité sur les transactions récentes par carte, les autorisations et les remboursements.
Suivre les demandes de remboursement telles que les dépenses personnelles, les demandes de remboursement de frais kilométriques et les indemnités journalières, et être notifié lorsqu'une demande est approuvée, payée ou renvoyée.
Poser des questions d'ordre général sur les fonctionnalités de Payhawk et les guides pratiques, et obtenir des réponses à des questions sur les paiements Payhawk et les sujets liés aux cartes.
Activation du Payments AI Agent
Le Payments AI Agent est prêt à l'emploi et est inclus dans l'application mobile et le portail web de Payhawk.
L’AI Agent sera accessible dans Slack uniquement si un administrateur Payhawk de votre entreprise a activé le canal de communication dans le portail Web Payhawk, via Paramètres > AI Office.
Pour profiter pleinement de l’intégration Payhawk‑Slack, les employés doivent d’abord s’authentifier afin d’autoriser Slack à accéder à leurs données de dépenses. Pour plus d’informations, consultez le guide destiné aux employés concernant la configuration de la connexion Slack.
Traitement de vos données
Pour plus d'informations sur la manière dont Payhawk traite les données personnelles pour la fonctionnalité du Payments AI Agent, consultez les ressources suivantes :
Politique de confidentialité globale – Couvre les données personnelles pour lesquelles Payhawk agit en tant que Responsable du traitement.
Annexe relative au traitement des données – Couvre les données à caractère personnel pour lesquelles Payhawk agit en tant que Sous-traitant.