Les administrateurs de Payhawk peuvent payer les factures en souffrance de l'entreprise et rembourser leurs employés directement à partir du portail web de Payhawk. De cette façon, votre organisation peut conserver ses paiements pour les transactions par carte, les achats en espèces et les virements bancaires en un seul processus.
Les personnes habilitées à confirmer les informations au sein de votre entreprise peuvent définir si le virement bancaire doit être exécuté immédiatement après son autorisation ou s'il sera planifié dans le cadre d'un paiement automatique à une date précise ou à la date d'échéance de la dépense.
Pour pouvoir régler une dépense via Payhawk, la devise du compte bancaire du fournisseur doit correspondre à celle indiquée sur la facture.
Remarques concernant le paiement de dépenses individuelles
Pour les comptes de l'EEE et du Royaume-Uni, Payhawk exécute les remboursements et les virements bancaires à partir du compte en devise de Payhawk (wallet).
Si votre paiement en EUR via SEPA Instant échoue, vous pouvez choisir de le traiter à la place via SEPA Standard. Les paiements SEPA Standard peuvent prendre jusqu'à 1 jour ouvrable.
Si votre paiement en EUR via SEPA Instant a déjà échoué précédemment, le système proposera automatiquement l'option SEPA Standard lors de votre prochaine tentative de paiement.
Pour les comptes américains, Payhawk exécute les remboursements et les transferts bancaires en effectuant un ACH Pull à partir des comptes bancaires liés.
Confirmation des détails de paiement pour des dépenses individuelles
Avant qu’une dépense puisse être planifiée pour une date future ou traitée pour un paiement immédiat, les employés disposant des autorisations ou rôles appropriés doivent vérifier les détails du paiement et s’assurer que toutes les informations requises ont été fournies.
Lors de paiements transfrontaliers effectués via Payhawk, des informations supplémentaires peuvent être requises selon la devise et la réglementation locale de la banque destinataire, par exemple, un code de destination pour l’Inde.
L’image suivante montre les informations requises pour effectuer un paiement FX depuis Payhawk en dirhams des Émirats arabes unis (AED).
Si les exigences de transfert de la banque destinataire ne sont pas respectées, Payhawk affichera un avertissement ou un message d’erreur vous invitant à vérifier et confirmer les détails du paiement avant de continuer.
Si l’écart concerne la Verification of Payee (VoP, EEE) ou la Confirmation of Payee (CoP, Royaume‑Uni), Payhawk vous permet d’ignorer l’avertissement et de confirmer le virement. Toutefois, si les détails du paiement sont confirmés malgré des informations manquantes ou incorrectes, la banque destinataire pourra rejeter ou retourner le paiement en raison du non‑respect des exigences réglementaires locales.
L’image suivante montre l’option permettant de confirmer les détails du paiement malgré un écart. Pour plus d’informations, consultez les articles consacrés à la VoP ou à la CoP.
Pour confirmer les détails de paiement d’une dépense :
Dans le portail Web Payhawk, accédez à Dépenses > Paiement > Confirmer les détails.
Sélectionnez la dépense, vérifiez ses détails de paiement, puis cliquez sur Confirmer les détails.
Paiement de factures ou de remboursements pour un paiement immédiat
Pour autoriser et exécuter un paiement de facture ou rembourser vos employés à partir de Payhawk :
Dans le portail web Payhawk, accédez à l'onglet Dépenses > Payer > Autoriser.
Sélectionnez la dépense que vous souhaitez payer en cliquant dessus.
Si le mode d'exécution du paiement a été défini sur Payer maintenant, cliquez sur Autoriser. Ainsi, vous recevrez une notification push de l'appli mobile Payhawk pour autoriser le paiement.
Confirmez le paiement sur votre téléphone pour l'exécuter.
Paiement des factures ou des remboursements planifié(e)s
Si une dépense a été autorisée pour un paiement programmé, elle sera automatiquement exécutée par le système le jour prévu si les fonds sur le compte en devise concerné sont suffisants.
Les paiements planifiés seront exécutés à 11 h 00 CET le jour fixé.
Si le système n'a pas pu exécuter un paiement planifié en raison de fonds insuffisants, Payhawk renverra la dépense sous l'onglet Payer > Autoriser et affichera un message d'erreur.
Si vous devez encore effectuer un virement bancaire pour un paiement de facture planifié immédiatement ou le reporter, consultez l'article sur la gestion des paiements programmés.
Paiements partiels des dépenses par virements bancaires
Actuellement, il n'est pas possible de payer partiellement une facture et de payer ultérieurement le montant restant.
Une solution possible consiste à créer une dépense bancaire et à ajuster le montant total pour refléter le paiement partiel que vous souhaitez effectuer. Vous pouvez ensuite traiter le paiement en ajoutant une note dans le champ Note indiquant Partie de paiement 1, par exemple. Si vous souhaitez payer le montant restant ultérieurement, vous pouvez créer une autre facture de dépenses, joindre la même facture, ajuster le montant pour refléter le solde restant et, une nouvelle fois, ajouter une note comme, par exemple, Partie de paiement 2.
Une autre solution consiste à diviser la dépense en plusieurs lignes comptables et à marquer le montant déjà payé avec un moins.