Vous pouvez sélectionner les dépenses impayées de votre entreprise et ainsi, gagner du temps et limiter vos efforts en les payant de manière groupée.
Pour pouvoir régler une dépense via Payhawk, la devise du compte bancaire du fournisseur doit correspondre à celle indiquée sur la facture.
Remarques concernant les paiements groupés
Les paiements groupés de remboursements, y compris les paiements FX, sont regroupés en un seul virement bancaire.
Les paiements groupés aux fournisseurs sont réglés séparément. Les paiements FX aux fournisseurs le sont également ; chacun applique ses propres frais de transfert et taux de change.
Si votre paiement groupé en EUR via SEPA Instant échoue, vous pouvez choisir de le traiter à la place via SEPA Standard. Les paiements SEPA Standard peuvent prendre jusqu'à 2 jours ouvrables.
Confirmation des détails de paiement pour des dépenses groupées
Avant que des dépenses puissent être planifiées pour une date future ou traitées pour un paiement immédiat, les employés disposant des autorisations ou rôles appropriés doivent vérifier les détails du paiement et s’assurer que toutes les informations requises ont été fournies.
Lors de la confirmation des paiements FX en mode groupé (individuellement ou avec des paiements dans la même devise), il convient de noter :
Vous pouvez confirmer les détails de paiement FX en même temps que ceux des dépenses dans la même devise lors du traitement groupé.
Les remboursements FX sont regroupés en un seul paiement, avec des frais de transfert et un taux de change uniques.
Si les exigences de la banque destinataire ne sont pas respectées, Payhawk affichera un avertissement ou un message d’erreur. Il est possible de le contourner et de confirmer les détails du paiement en cas de divergences VoP (EEE) ou CoP (Royaume‑Uni) ; toutefois, ces paiements peuvent être rejetés ou retournés par la banque destinataire.
Les paiements FX ne peuvent pas être planifiés et sont exécutés immédiatement après autorisation.
Pour confirmer les détails de paiement pour des dépenses groupées :
Dans le portail Web Payhawk, accédez à Dépenses > Paiement > Confirmer les détails.
Sélectionnez les dépenses et assurez‑vous que l’option Confirmer par défaut est sélectionnée.
Vérifiez les détails de paiement des dépenses sélectionnées, puis cliquez sur Confirmer.
Effectuer des paiements groupés
Pour payer vos fournisseurs et vos factures de manière groupée :
Dans le portail web Payhawk, accédez à l'onglet Dépenses > Payer > Autoriser.
Passez la souris sur les icônes des dépenses concernées, une à la fois, et cochez la case de chaque dépense pour la sélectionner pour le paiement groupé.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre à droite, sélectionnez Autoriser et consultez le résumé de toutes les dépenses sélectionnées avec leurs détails et le montant final du paiement groupé.
Vérifiez les détails si nécessaire et lorsque vous serez prêt(e) à payer le montant total, cliquez sur le bouton Autoriser.
Vous recevrez ensuite une notification push sur votre téléphone mobile.
Vous devrez éventuellement saisir votre code de sécurité Payhawk ou vous authentifier via Face ID ou Touch ID s'ils ont été activés pour l'application.
Un aperçu des paiements sur le point d'être exécutés et en attente de votre confirmation s'affichera. Pour autoriser le paiement groupé, cliquez sur Approuver.
Messages d’avertissement et d’erreur lors de la confirmation et de l’autorisation de paiement
Si les détails du transfert sont manquants ou incohérents lors de la confirmation ou de l’autorisation du paiement, Payhawk affiche des avertissements ou des messages d’erreur contenant des informations sur le problème et des indications pour le résoudre.
Le tableau suivant présente une liste non exhaustive des avertissements et des messages d’erreur possibles.
Message | Type | Action attendue de l’utilisateur |
|---|---|---|
(Royaume‑Uni) Confirmation of Payee : Impossible de vérifier le nom. | Avertissement | Vérifiez le nom et les coordonnées bancaires du fournisseur. |
(EEE) Verification of Payee : Le compte n’est pas vérifié. | Avertissement | Vérifiez que les coordonnées bancaires du fournisseur sont correctes. |
Les coordonnées bancaires du fournisseur ne correspondent pas à la devise de cette dépense. | Erreur | Mettez à jour le compte bancaire du fournisseur afin que sa devise corresponde à celle de la dépense ou de la facture. |
Aucun solde trouvé pour exécuter ce paiement ; les détails de paiement ne peuvent pas être confirmés. | Erreur | Vérifiez votre compte Payhawk ou devise pour vous assurer qu’un solde suffisant est disponible avant la confirmation du paiement. |
Coordonnées bancaires du fournisseur manquantes. | Erreur | Ajoutez ou mettez à jour les coordonnées bancaires du fournisseur afin que le paiement puisse être traité correctement. |
Vous pouvez ignorer les avertissements VoP (EEE) et CoP (Royaume‑Uni) lors de la confirmation des détails de paiement et de l’autorisation du paiement. Cependant, le risque que ces paiements soient retournés par la banque destinataire est plus élevé pour des raisons de conformité locale.