Payhawk offre des options efficaces pour surveiller et créer des rapports sur les dépenses de votre entreprise et utilise sa fonctionnalité de reconnaissance optique de caractères (OCR) en toute transparence pour extraire automatiquement les informations des accusés de réception et des factures associés.
Chaque employé peut créer et importer des dépenses dans Payhawk.
Seuls les administrateurs Payhawk peuvent définir les paramètres pour les types de dépenses dans votre entreprise et les workflows d'approbation des demandes de dépenses et de paiements.
Types de dépenses dans Payhawk
Payhawk permet aux employés de créer les types de dépenses suivants :
Dépenses par carte
Virement bancaire
Trésorerie de l'entreprise
Remboursement
Kilométrage
Indemnité journalière
Cycle de vie des dépenses chez Payhawk
Le tableau suivant répertorie les onglets disponibles sous lesquels une dépense est renseignée en fonction de son statut et en fonction des workflows d'approbation requis par l'organisation.
Onglet | Détails du statut |
À Envoyer | L'onglet Dépenses > À Envoyer rassemble les dépenses pour lesquelles l'option À Envoyer pour le type de dépense dans les Workflows est activée et qui n'ont pas encore été soumises. Ces dépenses sont en attente que l'employé confirme explicitement la soumission des dépenses en cliquant sur le bouton À Envoyer. Si l'option À Envoyer pour tous les types de dépenses dans les Workflows est désactivée, l'onglet À Envoyer sera automatiquement masqué. À partir de là, les personnes ou les rôles autorisés dans l'entreprise ont également la possibilité de : Une fois la dépense soumise :
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À Approuver | L'onglet Dépenses > À Approuver rassemble toutes les dépenses pour lesquelles l'option À Envoyer du type de dépense dans les Workflows est activée et qui sont en attente d'approbation.
À partir de là, les personnes ou les rôles autorisés dans l'entreprise ont également la possibilité de :
Lorsqu'une dépense est approuvée, elle est automatiquement déplacée sous l'onglet À Vérifier. |
À Vérifier | L'onglet Dépenses > À Vérifier rassemble toutes les dépenses prêtes à être examinées. Il s'agit notamment des dépenses qui ne nécessitent pas de soumission et qui, par conséquent, ne passent pas par l'étape d'approbation lors de leur création. À partir de là, les personnes ou les rôles autorisés dans l'entreprise ont également la possibilité de :
Une fois la dépense examinée, elle est automatiquement déplacée sous l'onglet À Payer. En cas de dépense par carte, elle est directement déplacée sous Toutes. |
À Payer > Confirmer les coordonnées de paiement | Les dépenses répertoriées sous l'onglet Dépenses > À Payer > Confirmer les coordonnées de paiement nécessitent la confirmation de leurs informations de paiement avant que le paiement ne soit initié. À partir de là, les personnes autorisées de votre entreprise peuvent :
Une fois l'opération effectuée, cliquez sur Confirmer les coordonnées de paiement et la dépense sera déplacée sous l'onglet À Payer > Autoriser . |
À Payer > Autoriser | Les dépenses répertoriées sous l'onglet Dépenses > À Payer > Autoriser sont toutes celles qui nécessitent une autorisation pour qu'un paiement immédiat ou programmé soit émis. À partir de là, les personnes autorisées de votre entreprise peuvent :
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À Payer > Planifiés | L'onglet Planifié rassemble tous les virements bancaires qui ont été planifiés à une date précise ou à leur date d'échéance. À partir de là, les personnes autorisées de votre entreprise peuvent : |
Toutes | L'onglet Dépenses > Toutes rassemble toutes les dépenses quel que soit leur statut mentionné ci-dessus. À partir de là, pour les dépenses payées, les personnes autorisées de votre entreprise peuvent : |
Extraction automatique des données avec l'OCR
Dans le cadre de sa solution de gestion des dépenses, Payhawk a développé un outil OCR natif qui extrait automatiquement les informations pertinentes des factures et des reçus téléchargés.
Pour plus d'informations sur les données des dépenses lues et automatiquement renseignées par l'outil OCR, consultez l'article sur le remplissage automatique des données des champs de dépenses dans Payhawk.
Vérification des dépenses en double
Payhawk détecte automatiquement les dépenses en double. Par exemple, si un employé soumet deux fois la même facture – une fois pour une transaction avec la carte Payhawk et une autre fois en tant que demande de remboursement – le système la signalera.
La vérification des doublons repose sur les critères suivants :
Montant
Fournisseur
Date du document
Numéro du document
Si un doublon est détecté, le système autorisera tout de même la soumission, mais affichera un avertissement pour le réviseur lors de l'étape de révision.
Si l’expéditeur modifie l’un des champs vérifiés, le réviseur sera informé, à condition que l’avertissement soit activé dans l’assistant de révision.
Icônes et navigation
Pour une navigation plus rapide et plus intuitive dans Payhawk, l'état actuel d'une dépense est indiquée par une icône et peut être l'un des éléments répertoriés dans le tableau suivant.
Icône | Indication | Informations |
| Il manque un document à la dépense. | Souvent, les dépenses sans documents ajoutés sont des paiements par carte qui attendent que le titulaire de la carte ajoute un reçu ou une facture. |
| La dépense est accompagnée d'un document joint ou est en cours d'examen. |
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| La dépense est archivée. | Les dépenses archivées sont en lecture seule et ne peuvent pas être modifiées. Elles peuvent cependant être consultées et exportées, leurs documents de paiement ajoutés et leur historique retracé. |
Codes de couleur
Vous pouvez avoir un aperçu rapide de l'état des dépenses grâce aux codes de couleur suivants utilisés par le système :
Rouge - Paiements en retard. La date d'échéance du document de dépense joint est dépassée.
Orange - Paiements échus. La date d'échéance figurant sur le document de dépense joint indique que le paiement est attendu ou prévu à une date spécifique.
Noir - Dépenses payées.
