Webinar zur Ausgabe Herbst 2026: Antworten auf Ihre Fragen

Finanzverantwortliche wandten sich mit zahlreichen Fragen an Finanzen per Prompt steuern. Über das Q&A-Panel und den Chat gingen mehr als 150 Fragen von Finanzteams aus 68 Unternehmen ein. Die von Laura Gamiz, Landesdirektorin für Spanien und Europa, moderierte Sitzung befasste sich mit dem Payhawk-MCP, über 100 Skills und 30 Playbooks, dem neuen Implementation Agent, Reisen, ERP-Anbindungen sowie E-Rechnungsstellung. Nikolay Pohlupkov, General Manager, Dan Osburn, Chief Payments Officer, und Martin Reindl, GM und SVP of Customer Success, beantworteten so viele Fragen, wie es die Stunde zuließ. Dennoch blieb vieles offen. Hier sind die Antworten.

Die Fragen sind nach Themen geordnet, wobei diejenigen, die von den meisten Unternehmen gestellt wurden, an erster Stelle stehen. Wenn eine Funktion noch in der Entwicklung ist, finden Sie hier eher eine Richtung als ein Datum, da sich Termine verschieben und dieser Beitrag länger gültig sein wird als diese. Wenn etwas derzeit nicht unterstützt wird, sagen wir das klar und nennen gegebenenfalls eine Umgehungslösung.

Das Payhawk-MCP: Erste Schritte

Das mit Abstand wichtigste Thema des Tages. Die meisten von Ihnen wollten wissen, ob es das wirklich gibt, wie man es findet und was es kostet.

1. Ist das Payhawk-MCP bereits verfügbar? Kann man seinen KI-Assistenten schon heute mit Payhawk verbinden?

Ja. Das Payhawk-MCP ist live und steht heute allen Payhawk-Kunden zur Verfügung. Es funktioniert mit Claude, ChatGPT und Codex sowie – seit dem Webinar – auch mit Microsoft 365 Copilot, Microsoft Copilot Studio, GitHub Copilot in VS Code, Cursor, Notion AI, Dust und Langdock (vollständige Liste in der nächsten Antwort), wobei stets Ihr eigenes Payhawk-Login und Ihre Berechtigungen gelten. Sie müssen nicht noch auf ein Veröffentlichungsdatum warten. Wie Sie den Konnektor hinzufügen, hängt von Ihrem Assistenten ab: In einem Claude-Team- oder Enterprise-Workspace fügt ein Claude Owner den Payhawk-Konnektor einmal hinzu, und alle anderen verbinden sich dann mit ihrem eigenen Login damit; bei persönlichen Claude-Tarifen und in den anderen Assistenten fügt jede Person den Konnektor selbst mit der Payhawk-MCP-Server-URL hinzu.

2. Ich kann den Payhawk-Konnektor in Claude nicht finden. Wo ist er?

Payhawk ist noch nicht in den Konnektorverzeichnissen von Claude oder ChatGPT aufgeführt (die Aufnahme muss noch genehmigt werden), daher wird es bei der Suche nicht angezeigt. Fügen Sie es stattdessen als benutzerdefinierten Konnektor hinzu: Gehen Sie in Claude zu Anpassen > Konnektoren > Benutzerdefinierten Konnektor hinzufügen, fügen Sie die Payhawk-MCP-Server-URL (https://mcp.payhawk.com/mcp) ein und melden Sie sich mit Ihren Payhawk-Anmeldedaten an. In einem Claude-Team- oder Enterprise-Workspace kann nur ein Claude Owner benutzerdefinierte Konnektoren hinzufügen. Bitten Sie diesen daher, Payhawk einmalig hinzuzufügen; jede Person stellt dann individuell eine Verbindung her. Sobald die Aufnahme genehmigt ist, genügt ein Klick zur Installation.

3. Wofür steht „MCP“ eigentlich?

MCP steht für „Model Context Protocol“, einen offenen Standard, der es einem KI-Assistenten ermöglicht, sich mit einem realen System wie Payhawk zu verbinden. Anstatt Daten manuell in einen Chat zu kopieren, verbinden Sie Payhawk einmalig. Der Assistent kann dann mit Ihren Berechtigungen Informationen abrufen und Aktionen für Sie ausführen.

4. Welche KI-Assistenten funktionieren damit? Microsoft Copilot, Gemini, Dust, Notion AI?

Das Payhawk-MCP wurde für Claude, ChatGPT und Codex eingeführt, und seit dem Webinar haben wir auch Microsoft 365 Copilot, Microsoft Copilot Studio, GitHub Copilot in VS Code, Cursor, Notion AI, Dust und Langdock aktiviert. Alle lassen sich über dieselbe Payhawk-MCP-Server-URL verbinden, auch wenn sich unsere Einrichtungsanleitungen und Tests weiterhin auf Claude und ChatGPT konzentrieren. Gemini ist noch nicht auf der Liste; teilen Sie uns mit, wenn das Ihr Assistent ist, und wir werden ihn vorrangig behandeln. Da der Konnektor dem offenen MCP-Standard folgt, ist davon auszugehen, dass die Liste weiter wachsen wird.

5. In Ihrer Demo wurde Opus mit der Einstellung „High Effort“ verwendet. Wie schneidet das MCP mit einem kostengünstigeren Modell wie Sonnet ab?

Sehr gut. Die anspruchsvollen Aufgaben (Berechnung von Erkenntnissen, Ausführung von Playbooks, Anwendung von Berechtigungen) erfolgen serverseitig in Payhawk, nicht im Modell. Der Assistent übernimmt hauptsächlich die Koordination und Präsentation, sodass ein deutlich kostengünstigeres Modell voraussichtlich einwandfrei funktioniert und die Token-Kosten niedrig hält.

6. Fallen zusätzliche Kosten für das MCP oder die Agenten an? Benötige ich eine spezielle Lizenz?

Es fallen keine zusätzlichen Kosten seitens Payhawk an. Das MCP und alle AI-Office-Agenten (Financial Controller, Procurement, Payments, Implementation) sind in jedem Payhawk-Tarif enthalten. Die einzige Ausnahme bildet der Travel Agent, der Teil von Payhawk Travel ist. Was die KI betrifft, benötigen Sie lediglich einen Tarif Ihres KI-Assistenten, der Konnektoren unterstützt; benutzerdefinierte Konnektoren sind in jedem Claude-Tarif verfügbar.

7. Steht das MCP Genehmigenden und Mitarbeitenden zur Verfügung oder nur Admins?

Alle in der Organisation können es nutzen. Administratoren aktivieren die Verbindung; danach meldet sich jede Person mit ihren eigenen Zugangsdaten an und sieht genau das, was ihre Payhawk-Rolle zulässt. Playbooks werden entsprechend den für ihre Schritte erforderlichen Berechtigungen angeboten, sodass Genehmigende die Genehmigungs-Triage sehen und Mitarbeitende ihre eigenen Ausgaben und Anfragen.

Sicherheit, Berechtigungen und Prüfung

Die zweithäufigste Sorge: Wenn ein KI-Assistent in Payhawk agieren kann, in wessen Namen handelt er dann, und wer kann was sehen?

1. Wie wird geregelt, was der KI-Agent tun darf? Hängt das von der Person ab, die die Eingabe macht?

Ja, genau. Der Agent arbeitet stets im Rahmen der Berechtigungen und des Entitätsbereichs der Person, die mit ihm chattet: nicht mehr, nicht weniger, und niemals über Entitäten hinweg vermischt. Bei jedem Schreibvorgang wird zunächst eine Vorschau angezeigt und auf Ihre ausdrückliche Bestätigung gewartet; außerdem durchläuft der Vorgang Ihre üblichen Genehmigungs-Workflows.

2. Wie sieht es mit dem Prüfpfad aus? Welcher Nutzer wird angezeigt, wenn Claude eine Änderung vornimmt?

Jeder Vorgang wird lückenlos protokolliert, und der Ausführende ist immer der bei Payhawk angemeldete Nutzer, niemals „die KI“. Im Aktivitätsverlauf werden Änderungen, die über Claude oder ChatGPT vorgenommen wurden, mit „via Claude“ oder „via ChatGPT“ gekennzeichnet, sodass Sie erkennen können, was über einen Assistenten und was in der Web-App erfolgt ist. Bei anderen Assistenten wird der Vorgang weiterhin dem Nutzer zugeordnet; der Name des Clients wird noch nicht angezeigt.

3. Können wir verhindern, dass KI-Modelle auf sensible Informationen wie die Bankdaten von Mitarbeitenden zugreifen?

Der Agent hat nur Zugriff auf das, worauf die Person, die ihn nutzt, in Payhawk Zugriff hat, und er greift nur dann auf Daten zu, wenn Sie ihn dazu auffordern; er durchsucht Ihr Konto nicht im Hintergrund. Die praktische Kontrolle ist also die, die Sie bereits nutzen: Payhawk-Rollen und -Berechtigungen.
Wenn ein Nutzer die Bankdaten von Mitarbeitenden in der Web-App nicht sehen darf, kann der als dieser Nutzer auftretende Agent sie ebenfalls nicht einsehen. Bei sensiblen Vorgängen sorgt die Aufgabentrennung für eine zusätzliche Genehmigungsinstanz.

4. Kann das MCP Informationen zwischen Payhawk und unserem ERP austauschen oder aktualisieren, die über die Synchronisierung des Standard-Konnektors hinausgehen?

Das Payhawk-MCP liest Payhawk-Daten und führt darauf Aktionen aus; die ERP-Synchronisierung selbst läuft weiterhin über die native Integration. Sie können jedoch das MCP Ihres ERP-Systems (sofern vorhanden) neben Payhawk im selben Assistenten verbinden und ihn anweisen, systemübergreifend zu arbeiten, beispielsweise um Lieferantendatensätze zu vergleichen oder einen abgelehnten Export abzugleichen. Payhawk steuert diese systemübergreifende Logik nicht nativ, daher lohnt es sich, dies an Ihrem spezifischen ERP-System zu testen.

Skills und Playbooks

Ein Skill führt eine Aufgabe aus. Ein Playbook erledigt die Arbeit. Hier finden Sie Antworten auf Ihre Fragen zum Erstellen und Ausführen von Skills und Playbooks.

1. Können wir Skills anpassen oder eigene erstellen? Nur über das MCP oder auch im AI Office?

Skills (einzelne Aufgaben wie „Ausgabe einreichen“ oder „Rechnung abrufen“) werden von Payhawk bereitgestellt und sind statisch. Playbooks bieten Ihnen die Möglichkeit zur individuellen Anpassung: Sie kombinieren Skills in Ihrem eigenen Playbook, indem Sie den Auftrag im Chat beschreiben, und der Agent entwirft die Schritte, die „Fertig, wenn“-Bedingung und worauf er zugreifen kann. Dies funktioniert im Payhawk-Chat im Web und in der mobilen App sowie über das MCP. Benutzerdefinierte Playbooks werden in Payhawk gespeichert, sodass Ihr gesamtes Team sie nutzen kann (bis zu 10 benutzerdefinierte Playbooks pro Person).

2. Kann ein Playbook sicherstellen, dass einer Ausgabe eine Bestellung zugeordnet ist, bevor sie zur Genehmigung weitergeleitet wird?

Ein benutzerdefiniertes Playbook kann Ausgaben ohne verknüpfte Bestellung prüfen und diese vor der Genehmigung kennzeichnen oder zurückgeben. Für eine strenge Durchsetzung (Blockierung der Einreichung) ist der robustere Weg die Nutzung Ihrer Workflow- und Anfrageeinstellungen, an die sich der Procurement Agent hält. Unser Vorschlag: Richtlinien in den Einstellungen, Überwachung im Playbook.

3. Kann Payhawk den Inhalt eines Rechnungsanhangs auslesen, um eine Entscheidung zur Kontierung zu treffen?

Ja. Payhawk extrahiert die Rechnungsdaten (Lieferant, Beträge, Steuern, Datumsangaben, Einzelposten) mithilfe von OCR und KI-basierter Datenextraktion, und der Financial Controller Agent kombiniert diese mit Ihrem Kontierungsverlauf und den Standardwerten für Lieferanten, um die Kategorie, den Steuersatz und benutzerdefinierte Felder vorzuschlagen oder zu korrigieren. Der Schritt „Kontierung finden und korrigieren“ im Playbook für den Monatsabschluss sowie das Playbook „Inkonsistente Kontierung korrigieren“ tun genau dies.

4. Können wir Playbooks einrichten, um einen Teil unserer Rechnungsprüfungen zu automatisieren (CIS-Abzüge in Großbritannien, innergemeinschaftliche Rechnungsstellung, lokale MwSt. im Baugewerbe) und problematische Rechnungen für das gesamte Team zu kennzeichnen?

Sie können ein benutzerdefiniertes Playbook erstellen, das Ihre Prüfungen festlegt, offene Rechnungen durchläuft und diejenigen kennzeichnet oder mit einem Kommentar versieht, die die Prüfung nicht bestehen. Länderspezifische Steuerregeln wie CIS-Abzüge sind derzeit nicht als integrierter Regelsatz vorhanden, daher stützt sich das Playbook auf die von Ihnen beschriebenen Kriterien. Wir würden gerne ein konkretes Beispiel mit Ihnen durchgehen; unser Produktteam wird sich bei Ihnen melden.

5. Erkennt Payhawk nicht konforme Belege auf der Grundlage der länderspezifischen Vorschriften und MwSt.-Regeln der jeweiligen Entität?

Payhawk überprüft bereits jedes Dokument auf die wesentlichen Punkte: fehlende Belege oder Rechnungen, fehlende oder inkonsistente Felder, Duplikate, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern und Verstöße gegen Richtlinien, und der Financial Controller Agent kennzeichnet Unregelmäßigkeiten. Eine umfassende Engine zur länderübergreifenden Steuerkonformität („Dieser Beleg ist nach französischen Vorschriften keine gültige MwSt.-Rechnung“) ist derzeit keine integrierte Funktion; Sie können Ihre eigenen Ländervorschriften in einem benutzerdefinierten Playbook festlegen. Das ist eine Anfrage, die wir immer häufiger hören, und sie liegt beim Produktteam.

6. Kann das Playbook für den Monatsabschluss in Cowork ausgeführt und innerhalb des Teams geteilt werden?

Ja. Das Playbook für den Monatsabschluss ist in Payhawk gespeichert, nicht in Cowork. Daher kann jede Person in Ihrem Team, die Payhawk mit dem eigenen Cowork-Konto verknüpft hat, es ausführen, indem sie sagt: „Lassen Sie uns den Monatsabschluss durchführen“. Zwei Dinge sind dabei zu beachten: Payhawk bietet diese Funktion nur Personen mit Administrator- oder Finanzzugriff an, und jede Person führt das Playbook unter ihrem eigenen Benutzerkonto aus, sodass sie nur das sehen und ändern kann, was ihre Rolle zulässt. Das Teilen des Cowork-Chats selbst ist eine Funktion von Cowork.

7. Wenn ein Playbook jemanden daran erinnert, wie wird das übermittelt? Per E-Mail? Was ist mit Personen, die Claude nicht nutzen?

Über die üblichen Payhawk-Kanäle, sodass niemand einen KI-Assistenten benötigt, um die Benachrichtigungen zu erhalten: per E-Mail und als Push-Benachrichtigung auf dem Handy sowie über Slack oder Microsoft Teams, falls diese Dienste verbunden sind. Es funktioniert genauso wie das Posten eines Kommentars zu einer Ausgabe im Portal und das @-Erwähnen der betreffenden Person.

8. Was bringt Claude am Monatsende Neues, das Payhawk nicht schon konnte? Wie entscheiden Sie, wann KI einen echten Mehrwert bietet und nicht nur eine weitere Technologieebene darstellt?

Nichts, das Sie nicht auch anders machen könnten. Sie erhalten denselben Agenten, dieselben Playbooks und dieselben Berechtigungen, egal ob Sie den Payhawk-Chat im Web oder in der mobilen App nutzen oder Ihren eigenen KI-Assistenten über das MCP – und alles, was der Agent tut, könnten Sie auch manuell in der Benutzeroberfläche erledigen. Der Mehrwert liegt darin, wo die Arbeit stattfindet (innerhalb des Tools, mit dem Ihr Team bereits vertraut ist) und darin, dass das Playbook den gesamten Vorgang von Anfang bis Ende übernimmt, anstatt dass Sie sich durch sechzehn Schritte klicken müssen. Unsere Faustregel: 95 % der Arbeit sollten im Hintergrund ablaufen, wobei Menschen bei den 5 % eingreifen, die eine Beurteilung erfordern.

Agent Fetch

Agent Fetch meldet sich bei Lieferantenportalen an und ruft die Rechnung für Sie ab. Die Fragen drehten sich ausschließlich um die Anmeldung.

1. Wie geht Agent Fetch mit Portalen um, die eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (einen Code auf dem Handy, einen Einmal-Link per E-Mail) oder Single Sign-On wie Okta erfordern?

Agent Fetch benötigt Ihre Hilfe nur beim ersten Mal oder wenn eine Sitzung abläuft. Es sendet Ihnen einen sicheren Anmeldelink; Sie melden sich wie gewohnt beim Lieferantenportal an, einschließlich aller Codes, Magic-Links oder SSO-Schritte, und der Agent speichert diese Sitzung sicher und ruft von da an Rechnungen ohne Ihr Zutun ab. Wenn ein Portal bei jeder Anmeldung einen neuen Code verlangt, werden Sie jedes Mal aufgefordert, einzugreifen, wenn die Sitzung abläuft; dasselbe gilt, wenn Sie auf ein CAPTCHA stoßen. Sollte ein bestimmtes Portal Sie immer wieder blockieren, senden Sie den Namen des Lieferanten an den Support, und wir werden uns darum kümmern.

2. Was ist, wenn wir mehrere Konten beim selben Lieferanten haben (z. B. viele Cloudflare-Konten mit unterschiedlichen Anmeldedaten)?

Derzeit speichert Agent Fetch pro Lieferant und Person eine Sitzung und wählt den Lieferanten anhand der Angabe in der Ausgabe aus. Mehrere Konten beim selben Lieferanten unter unterschiedlichen Anmeldedaten werden noch nicht automatisch verarbeitet; als Umgehungslösung müssen die Personen, denen die jeweiligen Konten gehören, ihre eigene Sitzung authentifizieren. Lieferanten mit mehreren Konten stehen als Anfrage auf unserer Liste.

3. Ist Agent Fetch in allen Ländern verfügbar? Ich kann es in meinem Konto nicht finden.

Ja, überall. Es gibt keine separate Schaltfläche: Weisen Sie den Financial Controller Agent bei einer Ausgabe an: „Meine Rechnung von [Name des Lieferanten] abrufen“. Sie werden einmal zur Anmeldung aufgefordert, und der Agent ruft die Rechnung für Sie ab.

Reisen

1. Kann der Travel Agent Zugfahrten buchen? Ist die Buchung von Zugfahrten (insbesondere in Deutschland) noch in Planung?

Noch nicht, und das war die am häufigsten gestellte Frage zum Thema Reisen an diesem Tag. Zugbuchungen sind fest in die Planung aufgenommen: Wir beginnen mit Großbritannien, Deutschland, Frankreich und Spanien folgen danach. Bis dahin deckt der Travel Agent Flüge und Hotels ab, und anderswo gekaufte Zugfahrkarten können weiterhin mit einer Payhawk-Karte bezahlt und als Ausgabe erfasst werden.

2. Welches System steckt hinter dem Travel Agent? Booking.com, ein Reisebüro? Wie werden Reisedaten bezogen, über NDC-Konnektoren?

Payhawk Travel basiert auf der Reise-API von Duffel, die dem Travel Agent in ähnlicher Weise wie die Ihnen bekannten Aggregatoren Verfügbarkeiten von Fluggesellschaften und Hotels in Echtzeit bereitstellt. Es ist Payhawk – und nicht ein externes Reisebüro –, das die Buchung vornimmt, mit einer Payhawk-Karte bezahlt und die Reise abrechnet. Duffel ist über NDC sowie über traditionelle und Low-Cost-Kanäle mit den Fluggesellschaften verbunden, wodurch auch US-amerikanische Billigfluggesellschaften einbezogen werden. Ihre ausgehandelten Hotelpreise werden automatisch angewendet.

3. Wir nutzen ein anderes Buchungstool (z. B. Roomex). Lässt sich dieses integrieren, oder sollten wir zu Payhawk Travel wechseln oder es separat weiterführen?

Es gibt keine direkte Integration mit Buchungstools von Drittanbietern. Sie haben zwei gute Optionen: Entweder Sie übertragen die Buchungen in Payhawk Travel, sodass Richtlinien, Genehmigungen, Zahlungen und Abgleich an einem Ort erfolgen, oder Sie behalten Ihr Tool bei und lassen Payhawk die Ausgaben über Karten und den Abruf von Rechnungen erfassen. Ihr Account-Team kann Ihnen helfen, beide Optionen für Ihr Buchungsvolumen zu vergleichen.

Integrationen: ERP, HR und mehr

In dieser Version wurden Pennylane, Rillet, Campfire und Dual Entry sowie eine geführte HRIS-Einrichtung hinzugefügt. Sie haben nach den Systemen gefragt, die wir nicht vorgestellt haben.

1. Ist eine Integration mit SAP Business One möglich?

Payhawk verfügt über eine native Echtzeit-Integration mit SAP S/4HANA (Cloud- und Private-Edition). Eine native Integration mit SAP Business One ist derzeit nicht verfügbar; Kunden, die Business One nutzen, arbeiten mit den Exportvorlagen von Payhawk, einschließlich des Tools zum Erstellen benutzerdefinierter Vorlagen, oder über die Payhawk-API. Wenn Sie Business One nutzen, teilen Sie uns dies bitte mit: Das hilft uns bei der Priorisierung.

2. Können die Agenten mit anderen Buchhaltungssystemen wie SAP arbeiten oder nur mit Xero, wie in der Demo gezeigt?

Mit jedem System, mit dem Payhawk integriert ist. Xero diente in der Demo lediglich als Beispiel. Der Implementation Agent führt Sie durch die Anbindung des von Ihnen verwendeten ERP-Systems (NetSuite, SAP S/4HANA, Business Central, Sage, QuickBooks, Rillet und andere), und der Financial Controller Agent liest Exportablehnungen aus diesem System wieder ein.

3. Funktioniert das MCP mit Odoo?

Das Payhawk-MCP arbeitet mit Payhawk-Daten unabhängig von Ihrem ERP-System, sodass Odoo-Kunden es bereits heute für alle Funktionen in Payhawk nutzen können. Was noch fehlt, ist eine KI-gesteuerte Schnittstelle zu Odoo selbst; dies wurde an das Produktteam weitergeleitet.

4. Wird mit dieser Version die HiBob-Integration aktualisiert? Umfasst die Teams-Integration auch HiBob? Funktioniert das MCP mit HiBob?

Drei verschiedene Dinge. Erstens: Die HiBob-HR-Integration ist bereits vorhanden, und diese Version verbessert die HRIS-Einrichtung: eine geführte Verbindung und Filter, damit Sie genau auswählen können, welche Mitarbeitendenstatus und Vertragsarten in Payhawk erfasst werden sollen, wobei Neueinstellungen, Versetzungen und Austritte automatisch übertragen werden. Zweitens geht es bei der Microsoft-Teams-Integration um die Nutzung der Payhawk-Agenten innerhalb von Teams; dies steht in keinem Zusammenhang mit der Authentifizierung bei HiBob. Drittens lässt sich das Payhawk-MCP nicht nativ mit HiBob kombinieren, aber Sie können HiBobs eigenes MCP neben Payhawk in Claude oder ChatGPT verbinden und den Assistenten bitten, beide zu nutzen.

5. Lässt sich Payhawk mit Access PeopleHR integrieren?

Payhawk lässt sich über Merge mit mehr als 55 HR-Systemen verbinden, darunter BambooHR, HiBob, Personio, Microsoft Entra ID und Sage HR. Access PeopleHR steht auf der Liste der von Merge unterstützten Systeme, sodass eine Anbindung möglich ist; Ihr Implementation Manager kann die Feldzuordnung für Ihre Konfiguration bestätigen.

6. Kann ich die Software meiner Buchhaltung auch dann nutzen, wenn sie nicht in Payhawk integriert ist? Wie funktioniert dann der Buchhaltungs-Workflow?

Ja. Payhawk bietet Ihnen eine Reihe von Standard-Exporten im Excel- und CSV-Format, die für gängige Buchhaltungssysteme entwickelt wurden, sowie ein Tool zum Erstellen benutzerdefinierter Vorlagen, damit Sie die Datei genau so gestalten können, wie die Software Ihrer Buchhaltung sie importiert. Ihre Buchhaltung lädt den Export herunter oder erhält ihn nach einem festgelegten Zeitplan und lädt ihn auf ihrer Seite hoch.

7. Kann der Implementation Agent helfen, wenn sich unser Kontenplan ändert und in Payhawk neu zugeordnet werden muss?

Ja. Wenn sich Ihr Kontenplan ändert, ruft Payhawk die aktualisierten Hauptbuchkonten aus dem ERP ab (Einstellungen > Feldbibliothek > Kategorie > Aus [ERP] aktualisieren) und der Implementation Agent schlägt Ihnen auf der Grundlage der Kontonamen und gängiger Muster Zuordnungen für Ihre Kategorien vor, die Sie im Chat bestätigen oder anpassen können.

8. Kann der Implementation Agent Probleme bei der erstmaligen ERP-Verbindung beheben, beispielsweise bei der Synchronisierung aller Lieferantendatensätze?

Synchronisierungsfehler werden vom Verbindungsassistenten und nicht vom Implementation Agent behandelt, und die meisten Probleme, die bei einer ersten Synchronisierung auftreten, liegen zwischen den beiden Systemen, sodass Sie hier nicht eingreifen müssen. Sobald die Verbindung hergestellt ist, wird Ihre Lieferantenliste täglich aus Ihrem ERP-System abgerufen und entsprechend angelegt, aktualisiert oder gelöscht, und alle Änderungen, die Sie in Payhawk vornehmen, werden in Echtzeit zurücksynchronisiert. Sinnvoll ist vorab nur eines: doppelte Lieferanten zu bereinigen, die dieselbe Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder denselben Namen haben; dies ist der häufigste Grund dafür, dass ein Datensatz nicht übertragen wird.

Kreditorenbuchhaltung, Zahlungen und Bankwesen

Der Abschnitt Bankwesen und Kreditorenbuchhaltung bildete den Abschluss des Webinars, und im Chat ging es hoch her. Eine Frage stach dabei besonders hervor.

1. Können wir einen Teil einer Rechnung jetzt und den Rest später bezahlen? Oder eine Rechnung bezahlen, sie als Vorauszahlung kennzeichnen und im Laufe der Zeit als Aufwand verbuchen?

Das war der lauteste Wunsch des Webinars, und er kam von vielen von Ihnen gleichzeitig. Wir haben Sie gehört. Teilzahlungen einer Rechnung werden derzeit nicht unterstützt; die derzeitigen Umgehungslösungen bestehen darin, pro Rate eine Rechnungsausgabe mit einem Vermerk zur gleichen Rechnung anzulegen oder die Ausgabe in Einzelposten aufzuteilen und den bereits bezahlten Betrag zu kennzeichnen. Proforma-Rechnungen und Vorauszahlungen werden unterstützt und mit der Schlussrechnung verrechnet. Teilzahlungen und Ratenzahlungen liegen nun zur Priorisierung beim Produktteam, und das Team wird sich mit den Kunden in Verbindung setzen, die diesen Wunsch geäußert haben.

2. Wo kann man bei der Zahlung eine Lieferantenrechnung mit einer Gutschrift verrechnen? Bisher war das nicht möglich.

Jetzt schon. Gutschriften sind eine Belegart innerhalb von Rechnungen und durchlaufen denselben Ablauf aus Einreichen, Genehmigen und Prüfen. Wenn Sie eine Rechnung dieses Lieferanten bezahlen, zeigt Payhawk die verfügbaren Gutschriften an und reduziert den zu zahlenden Betrag. Durch die Nettozahlung werden sowohl die Rechnung als auch die Gutschrift in Ihrem ERP-System abgeschlossen. Gutschriften, die nach der Bezahlung einer Rechnung eingehen, bleiben offen und können auf zukünftige Rechnungen angerechnet werden.

3. Werden Sie ein zweistufiges Genehmigungsverfahren für Änderungen der IBAN von Lieferanten einführen?

Dies ist in dieser Version enthalten. Die Aufgabentrennung sieht nun eine zweite, unabhängige Genehmigung (Vier-Augen-Prinzip) für risikoreiche Vorgänge vor: Änderungen der Bankdaten von Lieferanten, Workflow-Änderungen und Überweisungen zwischen Währungskonten, jeweils mit einem Änderungsprotokoll. Sie konfigurieren die Anzahl der Genehmigungen und die berechtigten Genehmigenden pro Entität oder konzernweit.

4. Können wir Schwellenwerte für Zahlungen festlegen, sodass Mitarbeitende Rechnungen bis zu 5.000 € begleichen können und Beträge darüber von leitenden Mitarbeitenden der Kreditorenbuchhaltung genehmigt werden müssen?

Ja. Rechnungs-Workflows unterstützen betragsabhängige Bedingungen, sodass alle Beträge, die einen Schwellenwert überschreiten, an zusätzliche Genehmigende weitergeleitet werden können. Die Aufgabentrennung bei Rechnungszahlungen stellt sicher, dass die Person, die die Zahlungsdetails bestätigt, nicht dieselbe ist, die die Zahlung genehmigt.

5. Kann unser Finanzmanager die Genehmigung anhand des Lieferanten vornehmen? Wir möchten, dass alle Rechnungen eines bestimmten Lieferanten von der Finanzabteilung genehmigt werden, derzeit werden sie jedoch an die Abteilungsleiter weitergeleitet.

Ja, Lieferant ist neben Betrag, Team, Wert eines benutzerdefinierten Feldes und Kategorie eine der Workflow-Bedingungen, sodass Sie jede Rechnung eines bestimmten Lieferanten an die Finanzabteilung weiterleiten können. Ein Punkt, den Sie beachten sollten: Die Bedingung Lieferant wirkt auf Entitätsebene, da jede Entität ihre eigene Lieferantenliste führt; daher muss die Regel auf den Lieferantendatensatz der Entität verweisen, bei der die Rechnung eingeht.

6. Manchmal möchten wir auf ein Bilanzkonto buchen (Vorauszahlungen, konzerninterne Transaktionen). Wie richten wir das ein?

Payhawk-Kategorien werden den Hauptbuchkonten aus Ihrem Kontenplan zugeordnet, und dazu gehören auch Bilanzkonten. Sie erstellen (oder synchronisieren aus Ihrem ERP) eine Kategorie, die dem Vorauszahlungs- oder konzerninternen Konto zugeordnet ist, und wählen diese bei der Ausgabe oder dem Einzelposten aus. Speziell bei Vorauszahlungen verfolgt der Ablauf für Proforma-Rechnungen die Vorauszahlung und verrechnet sie mit der Schlussrechnung.

7. Gibt es Neuigkeiten zu nativen Konten in den USA und anderen Zahlungsmethoden als ACH?

Ja: Verzinsliche US-Konten und schnellere US-Zahlungswege stehen als Nächstes an. Wir werden Details bekannt geben, sobald sie verfügbar sind.

8. Kann ein Lieferant eine Rechnung direkt an Payhawk senden, ohne über ein Payhawk-Konto zu verfügen?

Ja, auf zwei Arten. Die Payhawk-Mailbox weist Ihrem Unternehmen eine eindeutige Adresse zu (yourcompany@invoices.payhawk.com); setzen Sie die E-Mail-Adresse eines Lieferanten auf die Whitelist, dann kann dieser Rechnungen direkt dorthin senden, und Payhawk erstellt die Rechnung, ordnet sie der passenden Entität zu und startet den Workflow. Und wo E-Rechnungen zum Einsatz kommen, übermitteln Lieferanten strukturierte Rechnungen direkt über Peppol, SdI (Italien), KSeF (Polen), Finvoice (Finnland) oder die französische Plattform.

9. Kann Payhawk eine Verbindung zur italienischen Rechnungsplattform herstellen, um elektronische Rechnungen zu empfangen?

Die Funktion ist bereits verfügbar. In Italien registrierte Entitäten erhalten strukturierte E-Rechnungen direkt über SdI: Gehen Sie in Ihrer italienischen Entität zu Einstellungen > Integrationen > E-Rechnung, registrieren Sie den Empfängercode von Payhawk bei der Agenzia delle Entrate, und die Rechnungen Ihrer Lieferanten werden automatisch in Payhawk eingehen. Finvoice (Finnland) ist ebenfalls neu; unterstützt werden außerdem Frankreich, Polen und alle Peppol-Länder.

10. Plant Payhawk, in Zukunft auch die Gehaltsabrechnung anzubieten?

Derzeit gibt es keine unmittelbaren Pläne, die Gehaltsabrechnung innerhalb von Payhawk anzubieten, obwohl wir dies für die Zukunft in Betracht ziehen. Wir sind mit über 55 HR-Systemen verbunden, sodass Mitarbeiterdaten eingespielt werden und Erstattungen direkt über Payhawk bezahlt werden können; die eigentliche Gehaltsabrechnung bleibt jedoch weiterhin Aufgabe Ihrer HR- oder Gehaltsabrechnungsplattform.

11. Das Aufteilen einer Rechnung oder einer Kartenzahlung auf mehrere Teams dauert jeweils zehn Minuten. Wäre es möglich, gespeicherte Zuordnungstabellen als zusätzliches Feld zur Auswahl bereitzustellen?

Derzeit helfen zwei Funktionen: Sie können jede Ausgabe in Einzelposten aufteilen und anstelle von Beträgen Prozentsätze (z. B. 50 %) eingeben, und im Webportal können Sie eine Aufteilung mit eigenen Worten beschreiben („70/30 zwischen Vertrieb und Marketing“), woraufhin der Financial Controller Agent die Einzelposten vorschlägt. Wiederverwendbare, benannte Zuordnungsvorlagen sind eine gute Idee und wurden als Anfrage erfasst.

Lokalisierung, Benachrichtigungen und alles andere

1. Wann wird die französische Übersetzung fertig sein (E-Mails, Exporte, alles) und wann werden Zeichen mit Akzenten (é, è, à, ç) unterstützt?

Das Payhawk-Webportal und die mobile App sind auf Französisch verfügbar (einstellbar in Ihrem Profil), und bei den Exportvorlagen können Sie die Sprache und die Dateiformate auswählen. Wir wissen, dass einige E-Mails und Oberflächen noch auf Englisch angezeigt werden, und wir arbeiten daran, dies zu beheben. Zeichen mit Akzenten werden im Produkt unterstützt. Sollten Sie also feststellen, dass sie an einer Stelle falsch dargestellt werden (in einem Export, einem Kartennamen, einer Benachrichtigung), teilen Sie dem Support bitte mit, wo genau, da es sich dabei um einen Fehler handelt, den wir beheben möchten.

2. Wann planen Sie, die Benachrichtigungseinstellungen zu verbessern? Ein Slack-Ping, wenn man in Payhawk getaggt wird, wäre schön.

Derzeit erreicht Sie eine @-Erwähnung bei einer Ausgabe per E-Mail, als Push-Benachrichtigung auf dem Handy und im Payhawk-Posteingang, während die Slack- und Teams-Apps Genehmigungsanfragen und Agentenerinnerungen übermitteln. Die Einführung von @-Erwähnungs-Pings in Slack und eine feinere Steuerung darüber, welche Benachrichtigungen wohin gesendet werden, stehen auf unserer Liste – und Ihre Stimme zählt.

3. Der Name der genehmigenden Person wird im Entwicklerhandbuch nicht angezeigt, sodass wir keine Erinnerungen für ausstehende Genehmigungen erstellen können. Gibt es hier Verbesserungen?

Diese Information ist verfügbar, nur nicht im Massen-Ausgabenexport. Senden Sie eine GET-Anfrage an /api/v3/accounts/{accountId}/expenses/{expenseId}/workflow für eine Ausgabe, und das steps-Array gibt jede genehmigende Person (user.name) mit ihrem Status (genehmigt oder ausstehend) zurück. Der Abruf erfolgt pro Ausgabe; durchlaufen Sie daher die ausstehenden Ausgaben in einer Schleife. Die Angabe der genehmigenden Person im Listen-Endpunkt ist ein berechtigter Wunsch, den wir vermerkt haben.

4. Kann man bei der Implementierung Karten für mehrere Personen gleichzeitig einrichten, oder muss das für jede Person einzeln erfolgen?

Für mehrere gleichzeitig. Durch die Massenausstellung im Webportal werden mehrere physische oder virtuelle Karten auf einmal erstellt; Sie können diese sofort oder später zuweisen und Limits individuell oder über Ausgabenrichtlinien festlegen. Wenn Sie Ihr HR-System anbinden, werden neue Mitarbeitende ebenfalls automatisch hinzugefügt.

5. Ich habe Payhawk mit Claude verbunden, kann aber keine Rechnungen und Zahlungsbelege über das MCP herunterladen. Ist das geplant? Für MwSt.-Erstattungsanträge benötige ich diese gebündelt.

Derzeit über das MCP nicht verfügbar. Der Massen-Download von Dokumenten ist im Webportal möglich (Export mit Dokumenten), und die Anfrage, Dokumente und Zahlungsbestätigungen über das MCP bereitzustellen, ist absolut sinnvoll; sie liegt zur Priorisierung beim Produktteam.

Eine letzte Frage

Welche Finanzkompetenzen werden im Zuge der Automatisierung im Finanzbereich am wertvollsten sein, und wo wird menschliches Urteilsvermögen weiterhin am wichtigsten sein?

Unsere Meinung: Die mechanischen Fähigkeiten (Programmieren, Nachbearbeiten von Belegen, Abgleichen, Exportieren) treten als Erstes in den Hintergrund, und an Wert gewinnen werden die Fähigkeiten rund um Urteilsvermögen und Gestaltung: das Festlegen der Richtlinien, Budgets und Arbeitsabläufe, die von den Agenten umgesetzt werden, die Entscheidung, was „ungewöhnlich“ für Ihr Unternehmen bedeutet, und das Auswerten der Erkenntnisse, um Entscheidungen zu treffen. Deshalb konzipieren wir unsere Lösungen so, dass 95 % im Hintergrund ablaufen und 5 % unter menschlicher Beteiligung erfolgen: Genehmigungen, Ausnahmen und alles, was mit Geld zu tun hat, warten weiterhin auf Sie.

Weitermachen

Für alles, was hier nicht behandelt wurde, ist Ihr Implementierungsmanager oder Kundenbetreuer der schnellste Weg zu einer Antwort. In der Zwischenzeit:

• Sehen Sie sich die [vollständige Aufzeichnung hier] an
  (https://payhawk.com/webinars/fall-26-prompt-your-finance)
• Das Payhawk-Help-Center bietet Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Einrichtung aller in diesem Beitrag behandelten Themen
• Verbinden Sie das Payhawk MCP mit Ihrem KI-Assistenten
• Lesen Sie die Versionshinweise zur Herbstausgabe ’26
• Noch kein Kunde? Vereinbaren Sie eine Demo und stellen Sie uns die Fragen, auf die wir nicht eingegangen sind