Die nativen Funktionen des Payhawk Financial Controller AI Agent werden in Form von Skills und Playbooks bereitgestellt, die über den KI-Chat ausgeführt werden können.
Ein Skill ist eine einzelne, in sich geschlossene Aufgabe. Er führt eine Aufgabe von Anfang bis Ende aus, beispielsweise etwas nachzuschlagen, eine Spesenabrechnung einzureichen oder zu erfassen oder einen Export durchzuführen.
Ein Playbook ist wie ein Rezept. Es verknüpft mehrere Skills zu einem durchgängigen Arbeitsablauf, der auf ein einziges Ziel ausgerichtet ist, beispielsweise den Monatsabschluss oder die Überprüfung einer Reihe von Ausgaben.
Neben den Skills und Playbooks, die Payhawk standardmäßig bereitstellt, können Sie Ihre eigenen, individuell auf die Arbeitsweise Ihres Unternehmens zugeschnittenen Playbooks erstellen.
Skills
Die folgende Tabelle listet die Funktionen auf, die der Financial Controller AI Agent unterstützt, gruppiert nach Bereichen.
Einige Skills, wie beispielsweise das Finden einer Person oder die Abfrage, wie Payhawk funktioniert, stehen allen Agenten zur Verfügung, und auch der Financial Controller AI Agent kann diese ausführen.
Skill | Funktion |
|---|---|
Ausgaben & Belege | |
Eine Ausgabe einreichen | Geführte Eingabe im Chat: Überprüft die Pflichtfelder, füllt die Felder „Kategorie“, „Lieferant“ und die benutzerdefinierten Felder aus und sendet die Eingabe ab. |
Belege hochladen und zuordnen | Verarbeitet mehrere Belege in einer Nachricht und ordnet sie den richtigen Ausgaben zu. |
Meine ausstehenden Einreichungen anzeigen | Die Ausgaben, die Sie noch einreichen müssen. |
Ausgabenangaben und Exportbereitschaft | Eine Ausgabe im Detail: Einzelposten, Genehmigungskette und mögliche Hindernisse für Einreichung oder Export. |
Eine Rechnung aus einem Lieferantenportal abrufen | Meldet sich im Lieferantenportal an, sucht die Rechnung nach Betrag und Datum, fügt sie an und kontiert sie. |
Eine Spesenabrechnung einreichen | Reichen Sie Ihren eigenen Reise- oder Zeitbericht zur Genehmigung ein, sehen Sie sich eine Vorschau an und bestätigen Sie anschließend. |
Eine Ausgabe aus einem Beleg erstellen | Erstellt eine erstattungsfähige Ausgabe oder Rechnungsausgabe, wenn ein Beleg keiner Ausgabe zugeordnet werden kann. |
Gefilterte Ausgabensuche | Suche nach Eigentümer, Karte, Lieferant, Team, Kategorie, Workflow-Schritt, Exportstatus oder Fälligkeitsdatum. |
Eine Ausgabe zurückziehen | Setzt eine eingereichte Ausgabe zurück auf Entwurf. |
Angehängte Dokumente anzeigen | Zeigt die Belege und Rechnungen einer Ausgabe direkt an. |
Adresse des Rechnungseingangs | Die Adresse, an die Lieferanten Rechnungen weiterleiten können. |
Spesenabrechnungen auflisten | Reise- und Zeitraumabrechnungen mit Typ, Status, Zeitraum und Gesamtbetrag. |
Spesenabrechnung anzeigen | Eine Abrechnung: Typ, Status, Zeitraum, Gesamtbetrag und Anzahl der Positionen. |
Ausgabenzahlungen | Wann eine Ausgabe bezahlt oder erstattet wurde und zu welchem Kurs. |
Prüfung, Kontierung & Abschluss | |
Ausgaben auflisten, die auf Prüfung warten | Ihre aktuelle Prüfwarteschlange. |
Eine Prüfung abschließen oder zurückgeben | Schließt eine Prüfung ab oder sendet sie mit einer Begründung an die Mitarbeitenden zurück. |
Mehrere Positionen neu kontieren | Kontiert alles neu, was einer von Ihnen festgelegten Regel entspricht (Kategorie, Steuer oder Benutzerdefiniertes Feld). |
Hindernisse für den Abschluss beseitigen | Was noch kontiert werden muss oder ein Dokument benötigt, bevor der Zeitraum abgeschlossen werden kann. |
Verantwortliche zu ihren Ausgaben erinnern | Veröffentlicht einen Kommentar, der die Verantwortlichen markiert, gleichzeitig zu bis zu 25 Ausgaben. Vorschau anzeigen und dann bestätigen. |
Kategorien, Steuersätze und Felder nachschlagen | Die Referenzdaten hinter der Kontierung: Kategorien, Steuersätze, Benutzerdefinierte Felder und Kontocodes. |
Genehmigungen & Hinweise | |
Ausstehende Genehmigungen auflisten | Was auf Ihre Genehmigung wartet und in welchem Umfang. |
Eine Ausgabe genehmigen, ablehnen oder zurückgeben | Bearbeitet eine Genehmigungsanfrage für eine einzelne Ausgabe. |
Mehrfachgenehmigung nach Kriterien | Genehmigt nach Ihrer Bestätigung alles, was einer von Ihnen festgelegten Regel entspricht. |
Eine Spesenabrechnung genehmigen oder zurückgeben | Genehmigt oder lehnt einen in Ihrer Bearbeitungsstufe eingereichten Bericht ab. Eine Ablehnung muss begründet werden. |
Budgets | |
Budget im Vergleich zu Ist-Werten | Budget im Vergleich zu Ist- und Verpflichtungswerten, aufgeschlüsselt nach beliebigen Größen. |
Buchhaltung & Exporte | |
Einen Buchhaltungsexport ausführen | Stellt eine Exportvorlage für einen Zeitraum in die Warteschlange. Zeigen Sie die Vorschau an und bestätigen Sie anschließend. |
Fehlgeschlagene Exporte | Ausgaben, deren letzter Export fehlgeschlagen ist, einschließlich des Fehlertexts des Buchhaltungssystems. |
Nicht exportierte Positionen | Was für den Zeitraum noch nicht im Buchhaltungssystem eingegangen ist. |
Exportverlauf | Was wann exportiert wurde und alle Versuche für eine Ausgabe. |
Exportvorlagen | Die konfigurierten Exportvorlagen: Name, Format und Zielsystem. |
Bargeld, Guthaben & Währungen | |
Anstehende Zahlungen | Fällige Lieferantenrechnungen und für die kommenden Tage geplante Zahlungen. |
Einrichtung & Konfiguration | |
Erinnerungseinstellungen anzeigen | Gibt den aktuell aktiven Erinnerungszeitplan wieder. |
Erinnerungszeitplan anpassen | Erstellt einen Zeitplan in verständlicher Sprache: Uhrzeit, Wochentag, Tage ab dem Ereignis, Kulanzzeitraum, Abweichungen zum Monatsende. |
Ausschlussliste für Mahnungen verwalten | Stoppt Erinnerungen an eine Person und listet ausgeschlossene Personen auf. |
In jedem Gespräch | |
Prüfprotokoll | Wer bei einer Ausgabe, Karte oder Anfrage was getan hat oder der Kontoverlauf über einen bestimmten Zeitraum. |
Einen Kommentarverlauf lesen | Die Kommentare zu einer Ausgabe, einschließlich der Personen, die sie jeweils geschrieben haben. |
Wie funktioniert Payhawk? | Erläutert unter Angabe der Quellen, wie Payhawk funktioniert und welche Funktionen hier aktiviert sind. |
Playbooks
Die folgende Tabelle listet die vom Financial Controller Agent unterstützten Playbooks auf, gruppiert nach Bereichen.
Playbook | Funktion |
|---|---|
Prüfung, Kontierung & Abschluss | |
Monatsabschluss | Acht Schritte und fünf Phasen: Kodierung, Steuerabrechnung, Einholung von Unterlagen, Einholung von Genehmigungen, Überprüfung, Export, Bearbeitung von Ablehnungen. |
Ausgabenprüfung | Durchgängige Überprüfung der gesamten Datenmenge: Überprüfung der Kontierung und der Dokumente, wobei die Genehmigung und die Freigabe voneinander getrennt erfolgen. |
Einheitliche Kontierung und Standardwerte | Erkennt uneinheitliche Kontierungen, klassifiziert die Gründe, legt nach Bestätigung Standardwerte für Lieferanten fest und kontiert Ausreißer neu. |
Genehmigungen & Hinweise | |
Sortierung des Genehmigungseingangs | Eine priorisierte, gesellschaftsübergreifende Genehmigungswarteschlange, die Sie direkt in der Unterhaltung bearbeiten können. |
Budgets | |
Prognose für Budgetverbrauch und Budgetüberschreitungen | Welche Budgets voraussichtlich überschritten werden und was die Ursachen dafür sind. |
Ausgabenanalysen & Berichte | |
Spesenabrechnung | Ein schriftlicher Bericht mit Kennzahlen, einem Periodenvergleich und Diagrammen. |
Prüfung von Ausgabenanomalien | Zeigt ungewöhnliche Ausgaben und deren Ursachen auf, analysiert die einzelnen Posten und fragt bei den Verantwortlichen nach. |
KPIs für Finanzprozesse | Zeit zum Einreichen, Genehmigen und Prüfen pro Team sowie aktuell blockierte Vorgänge. |
Konsolidierung mehrerer Entitäten (Gruppe) | Eine konsolidierte, entitätsübergreifende Ansicht von Ausgaben, Guthaben und Vorgängen, die Aufmerksamkeit erfordern. |
Finanzbenchmarking (Vergleichsgruppen und Entitäten) | Ihr Ausgabenmix, Ihre Prozesse und Ihr Kartenprogramm im Vergleich zu Vergleichsgruppen sowie die Entitäten mit Nachholbedarf. |