Der Financial Controller AI Agent ist ein leistungsstarker Automatisierungspartner, der Ihnen die schwere Arbeit beim Ausgabenmanagement und beim Monatsabschluss abnimmt. Indem er Mitarbeitende durch geführte Ausgabeneinreichungen leitet, Belege automatisch abgleicht und Rechnungen direkt aus den Lieferantenportalen abruft, sorgt der AI Agent dafür, dass die Finanzdaten korrekt und vollständig sind, ohne dass ständig manuell eingegriffen werden muss.
Über einfache Erinnerungen hinaus verwaltet der AI Agent proaktiv den gesamten Buchhaltungszyklus. Er priorisiert Genehmigungswarteschlangen, erkennt Inkonsistenzen bei der Kontierung und überwacht den Budgetverbrauch, um mögliche Budgetüberschreitungen frühzeitig zu erkennen. Für Finanzteams vereinfacht er komplexe Abläufe wie Monatsabschlüsse und mandantenübergreifende Konsolidierungen und bietet eine konsolidierte Ausgabenübersicht, während er fehlende Belege automatisch bei den Verantwortlichen anfordert.
In Ihre Buchhaltungssysteme und bestehenden Genehmigungsabläufe integriert, führt der Financial Controller AI Agent einen lückenlosen Audit-Trail. Er stellt sicher, dass jede Ausgabe korrekt kontiert, genehmigt und exportiert wird, sodass sich Ihr Finanzteam auf strategische Analysen konzentrieren kann, anstatt Belegen hinterherzulaufen.
Zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit können Sie auch die intelligente Spesenabrechnung aktivieren, um automatisch Notizen für die Ausgaben Ihres Unternehmens zu erstellen.
Wenn Sie nicht genau wissen, was der Financial Controller AI Agent für Sie tun kann, können Sie ihn direkt fragen.
Gemeinsame Herausforderungen bei der Ausgabenverwaltung
Finanzteams haben häufig mit manueller Nachverfolgung von Belegen, verzögerten Genehmigungen und Compliance-Überwachungen zu kämpfen, was den Monatsabschlussprozess verlangsamen kann. Der Payhawk Financial Controller AI Agent meistert diese Herausforderungen durch die Automatisierung der Ausgabenverfolgung, der Belegsammlung und des Genehmigungs-Workflows, wodurch manuelle Nachverfolgungen während und am Ende des Monats erheblich reduziert werden.
Wie der Financial Controller AI Agent für Finanzteams funktioniert
Durch die Nutzung des Financial Controller AI Agent können Finanzteams ihre Prozesse optimieren und die Effizienz steigern durch:
Aktualisierungen in Echtzeit sowohl für Einreicher als auch für Genehmigende, was für Transparenz und schnellere Entscheidungen sorgt.
Automatisierte Follow‑ups über mehrere Kanäle wie E‑Mail, Kommentare, Push‑Benachrichtigungen und Chat, um Ausgaben im Fluss zu halten.
Unternehmensweite Transparenz für Nutzer mit der Berechtigung Unternehmensausgaben anzeigen. Diese Nutzer können Ausgaben in einer oder mehreren Unternehmensentitäten prüfen, genehmigen und für andere einreichen.
Wie der Financial Controller AI Agent für Mitarbeitende arbeitet
Sowohl im Payhawk‑Produkt (Webportal und mobile App) als auch über den Kommunikationskanal können Mitarbeitende nahtlos auf intelligente Payhawk‑Erinnerungen reagieren und Folgendes tun:
Erhalten Sie intelligente Erinnerungen für fehlende Dokumente, ausstehende Speseneinreichungen und Genehmigungen.
Ausgaben direkt im Chat einreichen und genehmigen.
Geben Sie alle erforderlichen Details, wie z. B. Kategorien und benutzerdefinierte Felder, über einen Dialog-Chat ein, ohne die Anwendung zu wechseln.
Laden Sie mehrere Belege gleichzeitig hoch und lassen Sie den KI-Agenten jeden Beleg der richtigen Ausgabe zuordnen.
Prüfen Sie Ausgaben, die zur Prüfung anstehen, und legen Sie eine neue Ausgabe an, wenn ein Beleg zu keiner vorhandenen Ausgabe passt.
Zugriff auf den Financial Controller AI Agent
Der Financial Controller AI Agent ist sofort einsatzbereit und sowohl in der Payhawk App als auch im Webportal enthalten.
Der AI Agent ist über den Kommunikationskanal nur zugänglich, wenn ein Payhawk‑Administrator Ihres Unternehmens den Kommunikationskanal im Payhawk‑Webportal unter Einstellungen > AI Office aktiviert hat.
Um die Payhawk‑Slack Integration vollständig zu nutzen, müssen sich die Mitarbeitenden zunächst authentifizieren und dem Kommunikationskanalden Zugriff auf ihre Ausgabendaten gewähren. Weitere Informationen finden Sie im Mitarbeiterleitfaden zur Einrichtung der Slack Verbindung.
Verarbeitung Ihrer Daten
Weitere Informationen darüber, wie Payhawk personenbezogene Daten für die Funktion „Financial Controller AI Agent” verarbeitet, finden Sie in den folgenden Ressourcen:
Globale Datenschutzrichtlinie - Betrifft personenbezogene Daten, für die Payhawk als Verantwortlicher tätig ist.
Zusatz zur Datenverarbeitung - Betrifft personenbezogene Daten, für die Payhawk als Verarbeiter tätig ist.