Der Financial Controller AI Agent ist ein intelligentes Tool, das Mitarbeitende im Namen des Finanzteams automatisch daran erinnert, fehlende Ausgabendokumente einzureichen oder ausstehende Genehmigungen abzuschließen, direkt im Payhawk‑Webportal, in der mobilen App oder über Kommunikationskanäle wie Slack (MS Teams folgt in Kürze).
Der AI Agent erinnert Mitarbeitende zu festgelegten Zeiten (beispielsweise zum Monatsende) und kann für einzelne Einheiten oder für mehrere Einheiten innerhalb einer Gruppe verwendet werden.
Zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit können Sie auch die intelligente Spesenabrechnung aktivieren, um automatisch Notizen für die Ausgaben Ihres Unternehmens zu erstellen.
Wenn Sie nicht genau wissen, was der Financial Controller AI Agent für Sie tun kann, können Sie ihn direkt fragen.
Gemeinsame Herausforderungen bei der Ausgabenverwaltung
Finanzteams haben häufig mit manueller Nachverfolgung von Belegen, verzögerten Genehmigungen und Compliance-Überwachungen zu kämpfen, was den Monatsabschlussprozess verlangsamen kann. Der Payhawk Financial Controller AI Agent meistert diese Herausforderungen durch die Automatisierung der Ausgabenverfolgung, der Belegsammlung und des Genehmigungs-Workflows, wodurch manuelle Nachverfolgungen während und am Ende des Monats erheblich reduziert werden.
Wichtige Funktionen
Der Financial Controller AI Agent hilft bei der Rationalisierung von Prozessen und der Verbesserung der Effizienz in verschiedenen Fällen.
Funktion | Fähigkeit |
Automatische Verfolgung | Der Financial Controller AI Agent:
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Verfolgung in einem zusätzlichen Kommunikationskanal | Durch die Verbindung von Payhawk mit dem Kommunikationskanal wird eine neue Anwendung für alle Workspace-Benutzer im Chat verfügbar. Von dort aus können die Benutzer mit Payhawk interagieren und ihre Aufgaben direkt erledigen. Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden für Mitarbeitende zur Einrichtung der Verbindung mit dem Kommunikationskanal. |
Verbesserungen des Genehmigungsverfahrens |
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Ausgaben am Arbeitsort einreichen |
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Smart Assistance | Während der Financial Controller AI Agent alltägliche „How‑to“- und allgemeine Fragen nicht direkt beantworten kann, wird er Sie an den Payments AI Agent weiterleiten. Der Payments AI Agent wird Ihnen dann direkt antworten, indem er Informationen aus dem Payhawk Helpdesk verwendet. Wenn Sie eine Aktion anfordern, die von einem anderen Payhawk AI Agenten ausgeführt wird, informiert Sie der Financial Controller AI Agent, welcher Agent Sie unterstützen kann. Dieser Agent wird Ihnen anschließend direkt eine Nachricht senden, damit Sie die Aufgabe abschließen können. Zum Beispiel, wenn Sie den Financial Controller AI Agenten bitten, eine Reise nach Wien zu buchen, erklärt er Ihnen, dass der Travel AI Agent für Reisebuchungen zuständig ist. Der Travel AI Agent wird Ihnen dann eine Nachricht senden, um das Gespräch fortzusetzen und Sie bei der Buchung zu unterstützen. |
Wie der Financial Controller AI Agent für Finanzteams funktioniert
Durch die Nutzung des Financial Controller AI Agent können Finanzteams ihre Prozesse optimieren und die Effizienz steigern durch:
Aktualisierungen in Echtzeit sowohl für Einreicher als auch für Genehmigende, was für Transparenz und schnellere Entscheidungen sorgt.
Automatisierte Follow‑ups über mehrere Kanäle wie E‑Mail, Kommentare, Push‑Benachrichtigungen und Chat, um Ausgaben im Fluss zu halten.
Verbesserte Workflow-Überwachung, Beschleunigung des Monatsabschlusses und Reduzierung von Engpässen.
Wie der Financial Controller AI Agent für Mitarbeitende arbeitet
Sowohl im Payhawk‑Produkt (Webportal und mobile App) als auch über den Kommunikationskanal können Mitarbeitende nahtlos auf intelligente Payhawk‑Erinnerungen reagieren und Folgendes tun:
Erhalten Sie intelligente Erinnerungen für fehlende Dokumente, ausstehende Speseneinreichungen und Genehmigungen.
Ausgaben direkt im Chat einreichen und genehmigen.
Geben Sie alle erforderlichen Details, wie z. B. Kategorien und benutzerdefinierte Felder, über einen Dialog-Chat ein, ohne die Anwendung zu wechseln.
Erinnerungszeitpläne
Standardmäßig versendet der Financial Controller AI Agent an Werktagen konsolidierte Erinnerungen an Mitarbeitende für die Einreichung und Genehmigung von Ausgaben. Anstatt Sie über jede Ausgabe einzeln zu benachrichtigen, fasst der Agent alle ausstehenden Elemente in einer einzigen Sammel-Erinnerung zum geplanten Zeitpunkt zusammen und gibt Ihnen so einen klaren Überblick über alles, was Ihre Aufmerksamkeit erfordert. Eine Erinnerung, die auf einen arbeitsfreien Tag (Wochenende oder Feiertag im Land der Gründung der Geschäftseinheit) fallen würde, wird auf den nächsten verfügbaren Termin verschoben.
Standardkadenz
Der Financial Controller AI Agent folgt einem definierten Erinnerungszeitplan, der bestimmt, wie häufig Mitarbeitende Sammel-Erinnerungen erhalten. Standardmäßig passt der AI Agent die Erinnerungshäufigkeit basierend auf der Dringlichkeit der ausstehenden Ausgaben an:
Im Laufe des Monats werden Erinnerungen in regelmäßigen Abständen versendet, wobei der AI Agent alle ausstehenden Elemente in jeder Benachrichtigung zusammenfasst.
Gegen Monatsende erhöht sich die Erinnerungshäufigkeit, um sicherzustellen, dass alle Ausgaben rechtzeitig eingereicht und genehmigt werden.
Nach Monatsende werden für einige Tage weitere Erinnerungen für verbleibende unerledigte Elemente versendet.
Der AI Agent passt zudem seinen Ton und seine Beharrlichkeit im Laufe des Monats an und wird direkter, je näher die Fristen rücken.
Erinnerungstyp | Was enthalten ist | Erinnerungszeitplan (Ortszeit) | Anmerkungen |
Offline-Kartenzahlungen zur Einreichung | Alle Kartenausgaben mit fehlenden Dokumenten oder ausstehender Einreichung. Beispiele:
| 10:00 Uhr:
| Karte, die am Point of Sale (POS) verwendet wird. Karte, die am Point of Sale (POS) verwendet wird. Jede Erinnerung listet alle Ausgaben auf, die derzeit auf Ihre Aktion warten, sodass Sie diese auf einen Blick prüfen und einreichen können. |
Online-Kartenzahlungen einreichen | Alle Kartenausgaben mit fehlenden Dokumenten oder ausstehender Einreichung. Beispiele:
| 10:00 Uhr:
| Nachsichtiger aufgrund von Belegen, die in Posteingängen oder Anbieter-Apps verbleiben. Nachsichtiger aufgrund von Belegen, die in Posteingängen oder Anbieter-Apps verbleiben. Jede Erinnerung listet alle Ausgaben auf, die derzeit auf Ihre Aktion warten, sodass Sie diese auf einen Blick prüfen und einreichen können. |
Ausgaben zu genehmigen | Alle eingereichten Ausgaben, die auf Ihre Genehmigung warten. | 16:00 Uhr:
| Jede Erinnerung listet alle ausstehenden Genehmigungsanfragen auf, sodass Sie diese prüfen und gesammelt genehmigen können. |
Monatsende | Alle anhängigen Einreichungen und Genehmigungen. | 11:00 Uhr:
| Stellt sicher, dass die Monatsendberichte vollständig sind. |
Benutzerdefinierte Kadenz
Sie können auch Ihren eigenen Erinnerungszeitplan einrichten, entweder durch Konversation mit dem AI Agenten über den Kommunikationskanal oder im Payhawk Webportal, wie unten beschrieben:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu Einstellungen > AI Office > Financial Controller Agent > Konfigurieren.
Deaktivieren Sie die Option Standardkadenz.
Klicken Sie auf den Link Anpassen. Dadurch werden Sie zu einer Unterhaltung mit dem Financial Controller AI Agent im Payhawk-Webportal weitergeleitet.
Teilen Sie dem Agenten mit, wie oft er Erinnerungen an Ihre Mitarbeitenden senden soll.
Um die Standard-Erinnerungshäufigkeit wiederherzustellen, können Sie entweder mit dem KI-Agenten kommunizieren oder die Schritte im Payhawk-Webportal befolgen:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu Einstellungen > AI Office > Financial Controller Agent > Konfigurieren.
Aktivieren Sie die Option Standardkadenz.
Klicken Sie in dem sich öffnenden Dialog auf Zur Standardeinstellung wechseln, um zu bestätigen.
Wenn ein Mitarbeiter das automatische Abrufen von Online-Belegen und -Rechnungen aktiviert und sich beim Portal des Anbieters authentifiziert hat, versucht der Financial Controller AI Agent zunächst, den Beleg automatisch abzurufen, bevor er eine Erinnerung zum manuellen Hochladen sendet. Weitere Informationen finden Sie im Artikel über die Verwendung des Financial Controller AI Agents zum automatischen Abrufen von Online-Belegen und -Rechnungen.
Zugriff auf den Financial Controller AI Agent
Der Financial Controller AI Agent ist sofort einsatzbereit und sowohl in der Payhawk App als auch im Webportal enthalten.
Der AI Agent ist über den Kommunikationskanal nur zugänglich, wenn ein Payhawk‑Administrator Ihres Unternehmens den Kommunikationskanal im Payhawk‑Webportal unter Einstellungen > AI Office aktiviert hat.
Um die Payhawk‑Slack Integration vollständig zu nutzen, müssen sich die Mitarbeitenden zunächst authentifizieren und dem Kommunikationskanalden Zugriff auf ihre Ausgabendaten gewähren. Weitere Informationen finden Sie im Mitarbeiterleitfaden zur Einrichtung der Slack Verbindung.
Verarbeitung Ihrer Daten
Weitere Informationen darüber, wie Payhawk personenbezogene Daten für die Funktion „Financial Controller AI Agent” verarbeitet, finden Sie in den folgenden Ressourcen:
Globale Datenschutzrichtlinie - Betrifft personenbezogene Daten, für die Payhawk als Verantwortlicher tätig ist.
Zusatz zur Datenverarbeitung - Betrifft personenbezogene Daten, für die Payhawk als Verarbeiter tätig ist.