Der Financial Controller AI Agent ist ein intelligentes Tool, das Mitarbeitende im Auftrag von Finanzteams automatisch daran erinnert, fehlende Ausgabenbelege einzureichen oder ausstehende Genehmigungen über Kommunikationskanäle wie Slack (MS Teams kommt bald) zu erledigen.
Der KI-Agent nutzt die Kommunikationskanalintegration, um Mitarbeitende zu bestimmten Zeitpunkten (z. B. am Monatsende) zu kontaktieren, und kann für einzelne Entitäten oder mehrere Entitäten innerhalb einer Gruppe aktiviert werden.
Zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit können Sie auch die intelligente Spesenabrechnung aktivieren, um automatisch Notizen für die Ausgaben Ihres Unternehmens zu erstellen.
Wenn Sie nicht genau wissen, was der Financial Controller AI Agent für Sie tun kann, können Sie ihn direkt fragen.
Gemeinsame Herausforderungen bei der Ausgabenverwaltung
Finanzteams haben häufig mit manueller Nachverfolgung von Belegen, verzögerten Genehmigungen und Compliance-Überwachungen zu kämpfen, was den Monatsabschlussprozess verlangsamen kann. Der Payhawk Financial Controller AI Agent meistert diese Herausforderungen durch die Automatisierung der Ausgabenverfolgung, der Belegsammlung und des Genehmigungs-Workflows, wodurch manuelle Nachverfolgungen während und am Ende des Monats erheblich reduziert werden.
Wichtige Funktionen
Der Financial Controller AI Agent hilft bei der Rationalisierung von Prozessen und der Verbesserung der Effizienz in verschiedenen Fällen.
Funktion | Fähigkeit |
Automatische Verfolgung | Der Financial Controller AI Agent:
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Verfolgung in einem zusätzlichen Kommunikationskanal | Durch die Verbindung von Payhawk mit Slack wird eine neue Anwendung für alle Workspace-Benutzer in Slack verfügbar. Von dort aus können die Benutzer mit Payhawk interagieren und ihre Aufgaben direkt erledigen. Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden für Mitarbeitende zur Einrichtung der Slack-Verbindung. |
Verbesserungen des Genehmigungsverfahrens |
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Ausgaben am Arbeitsort einreichen |
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Smart Assistance | Während der Financial Controller AI Agent alltägliche „How‑to“- und allgemeine Fragen nicht direkt beantworten kann, wird er Sie an den Payments AI Agent weiterleiten. Der Payments AI Agent wird Ihnen dann direkt antworten, indem er Informationen aus dem Payhawk Helpdesk verwendet. Wenn Sie eine Aktion anfordern, die von einem anderen Payhawk AI Agenten ausgeführt wird, informiert Sie der Financial Controller AI Agent, welcher Agent Sie unterstützen kann. Dieser Agent wird Ihnen anschließend direkt eine Nachricht senden, damit Sie die Aufgabe abschließen können. Zum Beispiel, wenn Sie den Financial Controller AI Agenten bitten, eine Reise nach Wien zu buchen, erklärt er Ihnen, dass der Travel AI Agent für Reisebuchungen zuständig ist. Der Travel AI Agent wird Ihnen dann eine Nachricht senden, um das Gespräch fortzusetzen und Sie bei der Buchung zu unterstützen. |
Wie der Financial Controller AI Agent für Finanzteams funktioniert
Durch die Aktivierung des Financial Controller AI Agent können Finanzteams Prozesse rationalisieren und die Effizienz steigern:
Aktualisierungen in Echtzeit sowohl für Einreicher als auch für Genehmigende, was für Transparenz und schnellere Entscheidungen sorgt.
Automatisierte Nachfassaktionen über mehrere Kanäle - wie E-Mail, Kommentare, Push-Benachrichtigungen und Chat - um die Ausgaben auf Kurs zu halten.
Verbesserte Workflow-Überwachung, Beschleunigung des Monatsabschlusses und Reduzierung von Engpässen.
Wie der Financial Controller AI Agent für Mitarbeitende arbeitet
Mit der Integration von Payhawk und Slack können Mitarbeitende nahtlos auf intelligente Erinnerungen von Payhawk reagieren, Ausgaben einreichen und Anträge genehmigen, wenn sie Teil eines Genehmigungs-Workflows sind.
Um die Integration vollständig nutzen zu können, müssen sich die Mitarbeitende zunächst authentifizieren und Slack Zugriff auf ihre Ausgabendaten gewähren. Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden für Mitarbeitende zur Einrichtung der Slack-Verbindung.
Die Verbindung zwischen Payhawk und Slack ermöglicht es Mitarbeitenden, Folgendes zu tun:
Erhalten Sie intelligente Erinnerungen für fehlende Dokumente, ausstehende Speseneinreichungen und Genehmigungen.
Reichen Sie Ausgaben direkt in Slack über Call-to-Action-Schaltflächen ein und genehmigen Sie sie, ohne die Anwendung zu wechseln.
Geben Sie alle erforderlichen Details, wie z. B. Kategorien und benutzerdefinierte Felder, über einen Dialog-Chat ein, ohne die Anwendung zu wechseln.
Erinnerungszeitpläne
Standardmäßig versendet der Financial Controller AI Agent an Werktagen automatische Erinnerungen an Mitarbeitende, um Ausgaben einzureichen und zu genehmigen. Eine Erinnerung, die an einem arbeitsfreien Tag (Wochenende oder Feiertag im Land der Gründung der Geschäftseinheit) erfolgen würde, wird auf den nächsten definierten Termin verschoben.
Erinnerungstyp | Beispiele | Erinnerungszeitplan (Ortszeit) | Anmerkungen |
Ausgaben zu genehmigen | Eingereichte Ausgaben, die auf Genehmigung warten | Erinnerungen um 16:00 Uhr Ortszeit:
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Offline-Kartenzahlungen zur Einreichung | Restaurants, Taxis und Einkäufe in Geschäften | Erinnerungen um 10:00 Uhr Ortszeit:
| Karte, die am Point of Sale (POS) verwendet wird. |
Online-Kartenzahlungen einreichen | Online-Abonnements und mobile Anwendungen | Erinnerungen um 10:00 Uhr Ortszeit:
| Nachsichtiger aufgrund von Belegen, die in Posteingängen oder Anbieter-Apps verbleiben. |
Monatsende | Alle anhängigen Einreichungen und Genehmigungen | Erinnerungen um 11:00 Uhr Ortszeit:
| Stellt sicher, dass die Monatsendberichte vollständig sind. |
Sie können auch Ihren eigenen Erinnerungszeitplan einrichten, entweder durch Konversation mit AI the Agent in Slack oder im Payhawk Webportal, wie unten beschrieben:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu Einstellungen > AI Office > Financial Controller Agent >Konfigurieren.
Deaktivieren Sie die Option Standardkadenz.
Klicken Sie auf den Link In Slack anpassen. Dadurch werden Sie zu einer Konversation mit dem Financial Controller AI Agent in Slack weitergeleitet.
Teilen Sie dem Agenten in Slack mit, wie oft er Ihren Mitarbeitenden Erinnerungen senden soll.
Um die Standard-Erinnerungshäufigkeit wiederherzustellen, können Sie entweder mit dem KI-Agenten kommunizieren oder die Schritte im Payhawk-Webportal befolgen:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu Einstellungen > AI Office > Financial Controller Agent >Konfigurieren.
Aktivieren Sie die Option Standardkadenz.
Klicken Sie in dem sich öffnenden Dialog auf Zur Standardeinstellung wechseln, um zu bestätigen.
Das Abrufen von Online-Belegen ist eine Beta-Funktion, die in Kürze verfügbar sein wird und automatisch Belege für Online-Zahlungen abruft. Sobald diese Funktion verfügbar ist, wird der Erinnerungsplan für diese Transaktionen entsprechend angepasst.
Financial Controller AI Agent aktivieren
Der Financial Controller AI Agent ist sofort einsatzbereit und sowohl in der Payhawk App als auch im Webportal enthalten.
Der Zugriff der Mitarbeitenden auf den KI-Agenten in Slack hängt davon ab, ob ein Payhawk-Administrator in Ihrem Unternehmen den Kommunikationskanal im Payhawk-Webportal unter Einstellungen > AI Office aktiviert hat.
Verarbeitung Ihrer Daten
Weitere Informationen darüber, wie Payhawk personenbezogene Daten für die Funktion „Financial Controller AI Agent” verarbeitet, finden Sie in den folgenden Ressourcen:
Globale Datenschutzrichtlinie - Betrifft personenbezogene Daten, für die Payhawk als Verantwortlicher tätig ist.
Zusatz zur Datenverarbeitung - Betrifft personenbezogene Daten, für die Payhawk als Verarbeiter tätig ist.