Der Financial Controller AI Agent ist ein intelligentes Tool, das Mitarbeitende im Namen des Finanzteams automatisch daran erinnert, fehlende Ausgabendokumente einzureichen oder ausstehende Genehmigungen abzuschließen, direkt im Payhawk‑Webportal, in der mobilen App oder über Kommunikationskanäle wie Slack (MS Teams folgt in Kürze).
Der AI Agent erinnert Mitarbeitende zu festgelegten Zeiten (beispielsweise zum Monatsende) und kann für einzelne Einheiten oder für mehrere Einheiten innerhalb einer Gruppe verwendet werden.
Zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit können Sie auch die intelligente Spesenabrechnung aktivieren, um automatisch Notizen für die Ausgaben Ihres Unternehmens zu erstellen.
Wenn Sie nicht genau wissen, was der Financial Controller AI Agent für Sie tun kann, können Sie ihn direkt fragen.
Gemeinsame Herausforderungen bei der Ausgabenverwaltung
Finanzteams haben häufig mit manueller Nachverfolgung von Belegen, verzögerten Genehmigungen und Compliance-Überwachungen zu kämpfen, was den Monatsabschlussprozess verlangsamen kann. Der Payhawk Financial Controller AI Agent meistert diese Herausforderungen durch die Automatisierung der Ausgabenverfolgung, der Belegsammlung und des Genehmigungs-Workflows, wodurch manuelle Nachverfolgungen während und am Ende des Monats erheblich reduziert werden.
Wichtige Funktionen
Der Financial Controller AI Agent hilft bei der Rationalisierung von Prozessen und der Verbesserung der Effizienz in verschiedenen Fällen.
Funktion | Fähigkeit |
Automatische Verfolgung | Der Financial Controller AI Agent:
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Verfolgung in einem zusätzlichen Kommunikationskanal | Durch die Verbindung von Payhawk mit Slack wird eine neue Anwendung für alle Workspace-Benutzer in Slack verfügbar. Von dort aus können die Benutzer mit Payhawk interagieren und ihre Aufgaben direkt erledigen. Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden für Mitarbeitende zur Einrichtung der Slack-Verbindung. |
Verbesserungen des Genehmigungsverfahrens |
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Ausgaben am Arbeitsort einreichen |
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Smart Assistance | Während der Financial Controller AI Agent alltägliche „How‑to“- und allgemeine Fragen nicht direkt beantworten kann, wird er Sie an den Payments AI Agent weiterleiten. Der Payments AI Agent wird Ihnen dann direkt antworten, indem er Informationen aus dem Payhawk Helpdesk verwendet. Wenn Sie eine Aktion anfordern, die von einem anderen Payhawk AI Agenten ausgeführt wird, informiert Sie der Financial Controller AI Agent, welcher Agent Sie unterstützen kann. Dieser Agent wird Ihnen anschließend direkt eine Nachricht senden, damit Sie die Aufgabe abschließen können. Zum Beispiel, wenn Sie den Financial Controller AI Agenten bitten, eine Reise nach Wien zu buchen, erklärt er Ihnen, dass der Travel AI Agent für Reisebuchungen zuständig ist. Der Travel AI Agent wird Ihnen dann eine Nachricht senden, um das Gespräch fortzusetzen und Sie bei der Buchung zu unterstützen. |
Wie der Financial Controller AI Agent für Finanzteams funktioniert
Durch die Nutzung des Financial Controller AI Agent können Finanzteams ihre Prozesse optimieren und die Effizienz steigern durch:
Aktualisierungen in Echtzeit sowohl für Einreicher als auch für Genehmigende, was für Transparenz und schnellere Entscheidungen sorgt.
Automatisierte Follow‑ups über mehrere Kanäle wie E‑Mail, Kommentare, Push‑Benachrichtigungen und Chat, um Ausgaben im Fluss zu halten.
Verbesserte Workflow-Überwachung, Beschleunigung des Monatsabschlusses und Reduzierung von Engpässen.
Wie der Financial Controller AI Agent für Mitarbeitende arbeitet
Sowohl im Payhawk‑Produkt (Webportal und mobile App) als auch in Slack können Mitarbeitende nahtlos auf intelligente Payhawk‑Erinnerungen reagieren und Folgendes tun:
Erhalten Sie intelligente Erinnerungen für fehlende Dokumente, ausstehende Speseneinreichungen und Genehmigungen.
Ausgaben direkt im Chat einreichen und genehmigen.
Geben Sie alle erforderlichen Details, wie z. B. Kategorien und benutzerdefinierte Felder, über einen Dialog-Chat ein, ohne die Anwendung zu wechseln.
Erinnerungszeitpläne
Standardmäßig versendet der Financial Controller AI Agent an Werktagen automatische Erinnerungen an Mitarbeitende, um Ausgaben einzureichen und zu genehmigen. Eine Erinnerung, die an einem arbeitsfreien Tag (Wochenende oder Feiertag im Land der Gründung der Geschäftseinheit) erfolgen würde, wird auf den nächsten definierten Termin verschoben.
Erinnerungstyp | Beispiele | Erinnerungszeitplan (Ortszeit) | Anmerkungen |
Ausgaben zu genehmigen | Eingereichte Ausgaben, die auf Genehmigung warten | Erinnerungen um 16:00 Uhr Ortszeit:
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Offline-Kartenzahlungen zur Einreichung | Restaurants, Taxis und Einkäufe in Geschäften | Erinnerungen um 10:00 Uhr Ortszeit:
| Karte, die am Point of Sale (POS) verwendet wird. |
Online-Kartenzahlungen einreichen | Online-Abonnements und mobile Anwendungen | Erinnerungen um 10:00 Uhr Ortszeit:
| Nachsichtiger aufgrund von Belegen, die in Posteingängen oder Anbieter-Apps verbleiben. |
Monatsende | Alle anhängigen Einreichungen und Genehmigungen | Erinnerungen um 11:00 Uhr Ortszeit:
| Stellt sicher, dass die Monatsendberichte vollständig sind. |
Sie können auch Ihren eigenen Erinnerungszeitplan einrichten, entweder durch Konversation mit AI the Agent in Slack oder im Payhawk Webportal, wie unten beschrieben:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu Einstellungen > AI Office > Financial Controller Agent > Konfigurieren.
Deaktivieren Sie die Option Standardkadenz.
Klicken Sie auf den Link Anpassen. Dadurch werden Sie zu einer Unterhaltung mit dem Financial Controller AI Agent im Payhawk-Webportal weitergeleitet.
Teilen Sie dem Agenten mit, wie oft er Erinnerungen an Ihre Mitarbeitenden senden soll.
Um die Standard-Erinnerungshäufigkeit wiederherzustellen, können Sie entweder mit dem KI-Agenten kommunizieren oder die Schritte im Payhawk-Webportal befolgen:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu Einstellungen > AI Office > Financial Controller Agent > Konfigurieren.
Aktivieren Sie die Option Standardkadenz.
Klicken Sie in dem sich öffnenden Dialog auf Zur Standardeinstellung wechseln, um zu bestätigen.
Das Abrufen von Online-Belegen ist eine Beta-Funktion, die in Kürze verfügbar sein wird und automatisch Belege für Online-Zahlungen abruft. Sobald diese Funktion verfügbar ist, wird der Erinnerungsplan für diese Transaktionen entsprechend angepasst.
Zugriff auf den Financial Controller AI Agent
Der Financial Controller AI Agent ist sofort einsatzbereit und sowohl in der Payhawk App als auch im Webportal enthalten.
Der AI Agent ist in Slack nur zugänglich, wenn ein Payhawk‑Administrator Ihres Unternehmens den Kommunikationskanal im Payhawk‑Webportal unter Einstellungen > AI Office aktiviert hat.
Um die Payhawk‑Slack‑Integration vollständig zu nutzen, müssen sich die Mitarbeitenden zunächst authentifizieren und Slack den Zugriff auf ihre Ausgabendaten gewähren. Weitere Informationen finden Sie im Mitarbeiterleitfaden zur Einrichtung der Slack‑Verbindung.
Verarbeitung Ihrer Daten
Weitere Informationen darüber, wie Payhawk personenbezogene Daten für die Funktion „Financial Controller AI Agent” verarbeitet, finden Sie in den folgenden Ressourcen:
Globale Datenschutzrichtlinie - Betrifft personenbezogene Daten, für die Payhawk als Verantwortlicher tätig ist.
Zusatz zur Datenverarbeitung - Betrifft personenbezogene Daten, für die Payhawk als Verarbeiter tätig ist.