Payhawk-Administratoren können intelligente Notizvorschläge aktivieren, um das Feld Notiz für alle Ausgaben zu standardisieren und den manuellen Eingabeaufwand zu reduzieren.
Mit intelligenten Notizvorschlägen und -vorlagen können Sie eine benutzerdefinierte Notizvorlage erstellen, die auf Ausgabendaten, KI-generierten Inhalten oder einer Kombination aus beidem basiert. So können Sie beispielsweise die Ausgaben- oder Zahlungs-ID, den Betrag oder die Bestellnummer automatisch in das Feld Notiz einfügen. Sie können mehrere Datenfelder kombinieren, KI-generierten Text ergänzen oder diesen an eine bestehende Vorlage anhängen, um zusätzlichen Kontext bereitzustellen.
Die Vorlage wird bei der Erstellung einer Ausgabe angewendet. Bearbeitet ein Mitarbeiter die automatisch generierte Notiz vor dem Einreichen, wird seine Eingabe übernommen und hat Vorrang vor dem Vorlageninhalt.
Intelligente Notizvorschläge aktivieren
So aktivieren Sie intelligente Notizvorschläge und konfigurieren die Notizvorlage:
Navigieren Sie im Payhawk-Webportal zu Einstellungen > Ausgabenfelder.
Klicken Sie auf Notiz.
Aktivieren Sie auf der Registerkarte Einstellungen die Option Intelligente Notizvorschläge und -vorlagen.
Geben Sie im Feld Notizvorlage das Zeichen @ ein, um die verfügbaren Platzhalter anzuzeigen. Wählen Sie die gewünschten Platzhalter aus und fügen Sie so viele hinzu, wie für Ihre Vorlage erforderlich sind.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Intelligente Notizvorschläge deaktivieren
So deaktivieren Sie intelligente Notizvorschläge und die Notizvorlage:
Navigieren Sie im Payhawk-Webportal zu Einstellungen > Ausgabenfelder.
Klicken Sie auf Notiz.
Deaktivieren Sie auf der Registerkarte Einstellungen die Option Intelligente Notizvorschläge und -vorlagen.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.
So funktioniert die KI-generierte intelligente Notiz
Die intelligente Notizfunktion füllt das Feld Notiz automatisch aus, indem sie Informationen aus dem hochgeladenen Spesenbeleg sowie relevante Daten aus früheren Ausgaben desselben Mitarbeiters für den jeweiligen Lieferanten analysiert.
Beim Erstellen einer Ausgabe analysiert Payhawk AI das hochgeladene Belegdokument und berücksichtigt historische Ausgabendaten, um eine passende Notiz zu generieren. Dabei werden relevante Details, Sprache und Struktur anhand ähnlicher vergangener Einträge abgeleitet.
KI-generierte Notizen werden im System wie andere automatisierte Felder mit einem Stern gekennzeichnet.
Zur Nachvollziehbarkeit können Sie die Generierung der Notiz im Aktivitätsbereich der jeweiligen Ausgabe einsehen.