Standardmäßig versendet der Financial Controller AI Agent an Werktagen konsolidierte Erinnerungen an Mitarbeitende für die Einreichung und Genehmigung von Ausgaben. Anstatt Sie über jede Ausgabe einzeln zu benachrichtigen, fasst der Agent alle ausstehenden Elemente in einer einzigen Sammel-Erinnerung zum geplanten Zeitpunkt zusammen und gibt Ihnen so einen klaren Überblick über alles, was Ihre Aufmerksamkeit erfordert. Eine Erinnerung, die auf einen arbeitsfreien Tag (Wochenende oder Feiertag im Land der Gründung der Geschäftseinheit) fallen würde, wird auf den nächsten verfügbaren Termin verschoben.
Jede Erinnerung enthält außerdem eine kurze, KI-generierte Zusammenfassung jedes offenen Punkts (worum es bei der Ausgabe geht und was noch fehlt), damit Mitarbeitende handeln können, ohne jeden Punkt einzeln zu öffnen.
Standardkadenz
Der Financial Controller AI Agent folgt einem definierten Erinnerungszeitplan, der bestimmt, wie häufig Mitarbeitende Sammel-Erinnerungen erhalten. Standardmäßig passt der AI Agent die Erinnerungshäufigkeit basierend auf der Dringlichkeit der ausstehenden Ausgaben an:
Im Laufe des Monats werden Erinnerungen in regelmäßigen Abständen versendet, wobei der AI Agent alle ausstehenden Elemente in jeder Benachrichtigung zusammenfasst.
Gegen Monatsende erhöht sich die Erinnerungshäufigkeit, um sicherzustellen, dass alle Ausgaben rechtzeitig eingereicht und genehmigt werden.
Nach Monatsende werden für einige Tage weitere Erinnerungen für verbleibende unerledigte Elemente versendet.
Der AI Agent passt zudem seinen Ton und seine Beharrlichkeit im Laufe des Monats an und wird direkter, je näher die Fristen rücken.
Erinnerungstyp | Was enthalten ist | Erinnerungszeitplan (Ortszeit) | Anmerkungen |
Offline-Kartenzahlungen zur Einreichung | Alle Kartenausgaben mit fehlenden Dokumenten oder ausstehender Einreichung. Beispiele:
| 10:00 Uhr:
| Karte, die am Point of Sale (POS) verwendet wird. Karte, die am Point of Sale (POS) verwendet wird. Jede Erinnerung listet alle Ausgaben auf, die derzeit auf Ihre Aktion warten, sodass Sie diese auf einen Blick prüfen und einreichen können. |
Online-Kartenzahlungen einreichen | Alle Kartenausgaben mit fehlenden Dokumenten oder ausstehender Einreichung. Beispiele:
| 10:00 Uhr:
| Nachsichtiger aufgrund von Belegen, die in Posteingängen oder Anbieter-Apps verbleiben. Nachsichtiger aufgrund von Belegen, die in Posteingängen oder Anbieter-Apps verbleiben. Jede Erinnerung listet alle Ausgaben auf, die derzeit auf Ihre Aktion warten, sodass Sie diese auf einen Blick prüfen und einreichen können. |
Ausgaben zu genehmigen | Alle eingereichten Ausgaben, die auf Ihre Genehmigung warten. | 16:00 Uhr:
| Jede Erinnerung listet alle ausstehenden Genehmigungsanfragen auf, sodass Sie diese prüfen und gesammelt genehmigen können. |
Monatsende | Alle anhängigen Einreichungen und Genehmigungen. | 11:00 Uhr:
| Stellt sicher, dass die Monatsendberichte vollständig sind. |
Benutzerdefinierte Kadenz
Sie können auch Ihren eigenen Erinnerungszeitplan einrichten, entweder durch Konversation mit dem AI Agenten über den Kommunikationskanal oder im Payhawk Webportal, wie unten beschrieben:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu Einstellungen > AI Office > Financial Controller Agent > Konfigurieren.
Deaktivieren Sie die Option Standardkadenz.
Klicken Sie auf den Link Anpassen. Dadurch werden Sie zu einer Unterhaltung mit dem Financial Controller AI Agent im Payhawk-Webportal weitergeleitet.
Teilen Sie dem Agenten mit, wie oft er Erinnerungen an Ihre Mitarbeitenden senden soll.
Um die Standard-Erinnerungshäufigkeit wiederherzustellen, wenden Sie sich direkt an den KI-Agenten.
Wenn ein Mitarbeiter das automatische Abrufen von Online-Belegen und -Rechnungen aktiviert und sich beim Portal des Anbieters authentifiziert hat, versucht der Financial Controller AI Agent zunächst, den Beleg automatisch abzurufen, bevor er eine Erinnerung zum manuellen Hochladen sendet. Weitere Informationen finden Sie im Artikel über die Verwendung des Financial Controller AI Agents zum automatischen Abrufen von Online-Belegen und -Rechnungen.