Payhawk-Administratoren können ausstehende Unternehmensrechnungen bezahlen und ihren Mitarbeitern direkt über das Payhawk-Webportal Erstattungen senden. Auf diese Weise kann Ihr Unternehmen seine Zahlungen für Kartentransaktionen, Bareinkäufe und Banküberweisungen in einem einzigen Prozess verwalten.
Personen mit der Berechtigung zur Bestätigung von Details in Ihrem Unternehmen können definieren, ob die Banküberweisung sofort nach ihrer Autorisierung ausgeführt werden muss oder für eine automatische Zahlung an einem bestimmten Datum oder am Fälligkeitsdatum der jeweiligen Ausgabe vorgesehen ist.
Um eine Ausgabe über Payhawk bezahlen zu können, muss die Währung des Bankkontos des Lieferanten mit der auf der Rechnung angegebenen Währung übereinstimmen.
Hinweise zur Zahlung einzelner Ausgaben
Für EWR- und UK-Konten führt Payhawk Erstattungen und Überweisungen vom Payhawk-Währungskonto (Wallet) aus.
Wenn Ihre EUR-Zahlung über SEPA Instant fehlschlägt, können Sie stattdessen die Verarbeitung via SEPA Standard wählen. SEPA-Standard-Zahlungen können bis zu 1 Werktag in Anspruch nehmen.
Wenn Ihre EUR-Zahlung über SEPA Instant zuvor fehlgeschlagen ist, schlägt das System beim nächsten Zahlungsversuch standardmäßig die SEPA-Standard-Option vor.
Für US-Konten führt Payhawk Erstattungen und Überweisungen durch einen ACH Pull von den verknüpften Bankkonten aus.
Bestätigung der Zahlungsdetails für einzelne Ausgaben
Bevor eine Ausgabe für ein zukünftiges Datum geplant oder zur sofortigen Zahlung verarbeitet werden kann, müssen Mitarbeitende mit den entsprechenden Berechtigungen oder Rollen die Zahlungsdetails prüfen und sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen angegeben wurden.
Bei grenzüberschreitenden Zahlungen über Payhawk können zusätzliche Angaben erforderlich sein, abhängig von der Währung und den lokalen Vorschriften der Empfängerbank, zum Beispiel ein Zweckcode für Indien.
Das folgende Bild zeigt die erforderlichen Angaben für eine FX‑Zahlung über Payhawk in Vereinigten Arabischen Emiraten‑Dirham (AED).
Wenn die Überweisungsanforderungen der Empfängerbank nicht erfüllt sind, zeigt Payhawk eine Warnung oder Fehlermeldung an, die Sie auffordert, die Zahlungsdetails zu prüfen und zu bestätigen, bevor Sie fortfahren.
Wenn die Abweichung die Verification of Payee (VoP, EWR) oder die Confirmation of Payee (CoP, Vereinigtes Königreich) betrifft, ermöglicht Payhawk Ihnen, die Warnung zu überschreiben und die Überweisung zu bestätigen. Werden Zahlungsdetails jedoch trotz fehlender oder fehlerhafter Informationen bestätigt, kann die Empfängerbank die Zahlung aufgrund nicht erfüllter lokaler Vorschriften ablehnen oder zurückbuchen.
Das folgende Bild zeigt die Option, mit der Sie die Zahlungsdetails trotz einer Abweichung bestätigen können. Weitere Informationen finden Sie in den Artikeln zur VoP oder CoP.
So bestätigen Sie die Zahlungsdetails einer Ausgabe:
Gehen Sie im Payhawk‑Webportal zu Ausgaben > Zahlung > Details bestätigen.
Wählen Sie die Ausgabe aus, prüfen Sie die Zahlungsdetails und klicken Sie auf Details bestätigen.
Rechnungen oder Erstattungsbeträge bezahlen, die zur sofortigen Zahlung vorgesehen sind
So können Sie eine Rechnungszahlung genehmigen und ausführen oder Ihren Mitarbeitern über Payhawk eine Rückerstattung senden:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal auf die Registerkarte Ausgaben > Bezahlen > Autorisieren.
Wählen Sie die Ausgabe, die Sie bezahlen möchten, indem Sie sie anklicken.
Wenn die Zahlungsausführungsmethode auf Jetzt bezahlen eingestellt ist, klicken Sie auf Autorisieren. Daraufhin erhalten Sie eine Push-Benachrichtigung von der mobilen Payhawk-App zur Autorisierung der Zahlung.
Bestätigen Sie die Zahlung über Ihr Smartphone, um sie auszuführen.
Bezahlen geplanter Rechnungen oder Erstattungen
Wenn eine Ausgabe für eine geplante Zahlung autorisiert wurde, wird sie automatisch vom System am geplanten Tag ausgeführt, wenn die Mittel auf dem entsprechenden Währungskonto ausreichend sind.
Geplante Zahlungen werden um 11:00 Uhr MEZ am festgelegten Tag ausgeführt.
Wenn das System eine geplante Zahlung aufgrund unzureichender Geldmittel nicht ausführen konnte, verschiebt Payhawk die Ausgabe zurück in Zahlen > Registerkarte Autorisieren und zeigt eine Fehlermeldung an.
Wenn Sie eine geplante Banküberweisung für eine Rechnung dennoch sofort bezahlen oder umplanen müssen, lesen Sie den Artikel Geplante Zahlungen verwalten.
Ausgaben mit Banküberweisung teilweise bezahlen
Derzeit ist es nicht möglich, eine Rechnung teilweise zu bezahlen und später den Restbetrag zu begleichen.
Ein möglicher Workaround besteht darin, eine Bankausgabe zu erstellen und den Gesamtbetrag so anzupassen, dass er die gewünschte Teilzahlung widerspiegelt. Anschließend können Sie die Zahlung mit einem Hinweis im Feld Notiz verarbeiten, die z. B. 1. Teilzahlung lautet. Wenn Sie später den Restbetrag bezahlen möchten, können Sie eine weitere Rechnungsausgabe erstellen, dieselbe Rechnung anhängen, den Betrag an den Restsaldo anpassen und wieder eine Notiz hinterlassen, z. B. 2. Teilzahlung.
Eine andere Möglichkeit eines Workarounds besteht darin, die Ausgabe in mehrere Einzelposten aufzuteilen und den bereits bezahlten Betrag mit einem Minus zu versehen.