Der Implementation AI Agent hilft Ihnen bei den wichtigsten Einrichtungsschritten, damit Sie Payhawk schnell nutzen können.
Er führt Sie durch Aufgaben wie:
Anbindung an Ihr Buchhaltungssystem
Einzahlung auf Ihr Konto
Ausstellen von Karten
Einrichtung von Genehmigungen
Die ersten Ausgaben tätigen
Der KI-Agent passt die Konfiguration entsprechend Ihrem Abonnement und Ihrem Konto-Status an, sodass Sie nur die für Ihr Unternehmen relevanten Schritte sehen.
Ihr Unternehmen muss die KYC-Prüfung abschließen, bevor Sie Geld auf Ihr Konto einzahlen oder Karten ausstellen können. Dies kann bis zu 5 Werktage dauern. Während Sie warten, zeigt Ihnen der Implementation AI Agent weitere Aufgaben an, die Sie in der Zwischenzeit erledigen können. Sobald die Prüfung abgeschlossen ist, werden die nächsten Schritte automatisch freigeschaltet. Falls das Compliance-Team von Payhawk weitere Informationen von Ihnen benötigt, wird der KI-Agent Sie darüber informieren und Ihnen dabei helfen.
Der Implementation AI Agent verfolgt Ihren Fortschritt und gibt Empfehlungen, womit Sie als Nächstes fortfahren sollten. Sie können seine Vorschläge, beispielsweise die Buchhaltungscodes bei der Anbindung Ihres ERP-Systems, im Chat anpassen.
Das folgende Bild zeigt einen Beispiel-Einrichtungsplan. Der Implementation AI Agent erstellt diesen Plan auf Grundlage der Informationen, die Payhawk bei der Anmeldung über Ihr Unternehmen gesammelt hat, sowie der für Ihr Konto sinnvollen Einstellungen.
Der Implementation AI Agent wird derzeit schrittweise eingeführt und steht noch nicht allen Kunden zur Verfügung.
Einrichtung Ihres Kontos
Dies sind die wichtigsten Schritte, die Sie von der Einrichtung bis zu Ihrer ersten Ausgabe führen. Sie sehen nur die Schritte, die für Ihr Abonnement und Ihr Konto relevant sind.
Buchhaltungssystem verbinden
Geschätzte Zeit: ~25 Min.
Um sicherzustellen, dass Ihre Ausgabenkategorien, Steuernummern und Kontenzuordnungen bereitstehen, bevor Sie mit den Ausgaben beginnen, wird empfohlen, zunächst Ihre ERP-Integration einzurichten.
Dieser Schritt wird angezeigt, wenn Sie ein ERP-System verwenden.
Ihre Aufgaben:
Verbinden Sie Payhawk mit Ihrem ERP-System, indem Sie den Verbindungsassistenten verwenden, um Ihr Buchhaltungssystem anzubinden.
Ordnen Sie Ihren Kontenplan zu, indem Sie Ihre Ausgabenkategorien mit Ihrem Kontenplan abgleichen. Der Implementation AI Agent schlägt Ihnen Zuordnungen vor, die auf Ihren Kontonamen und gängigen Mustern basieren. Wenn Sie keine ERP-Integration nutzen, leitet Sie der KI-Agent zu den Einstellungen weiter.
Überprüfen Sie die Verbindung und stellen Sie sicher, dass Payhawk und Ihr ERP-System korrekt synchronisiert sind. Der Implementation AI Agent schlägt vor, eine Test-Erstattung zu erstellen, um sicherzustellen, dass alles funktioniert. Sie können diesen Schritt bei Bedarf überspringen, ohne dass dies Ihre Einrichtung behindert.
Die folgende Abbildung zeigt, was Sie sehen werden, wenn der Implementation AI Agent Sie durch die Verbindung mit Ihrem ERP-System führt.
Einzahlung auf Ihr Konto
Geschätzte Zeit: ~10 Min.
Um Kartenzahlungen vornehmen zu können, müssen Sie zunächst Geldmittel auf Ihr Payhawk-Konto einzahlen.
Dieser Schritt erscheint, nachdem Ihr Unternehmen die KYC-Prüfung bestanden hat und nur, wenn Sie über ein Prepaid-Konto verfügen.
Erste Karte ausstellen
Geschätzte Zeit: ~5 Min.
Damit Sie so schnell wie möglich mit den Ausgaben beginnen können, unterstützt Sie der Implementation AI Agent bei der Ausstellung Ihrer ersten Karte. Er sorgt für einen unkomplizierten Ablauf, indem er sich auf das konzentriert, was Sie gerade benötigen. Kartenlimits und Kontrollfunktionen werden nur angezeigt, wenn sie für Ihre Konfiguration relevant sind. Dieser Schritt wird angezeigt, wenn Ihr Abonnement Karten umfasst und Sie sich außerhalb der USA befinden.
Die folgende Abbildung zeigt, was Sie sehen, wenn der Implementation AI Agent Sie durch die Ausgabe einer Karte führt.
Ihre Karten verknüpfen
Geschätzte Zeit: ~20 Min.
Um Ihre bestehenden Firmenkarten weiterhin in Payhawk verwenden zu können, können Sie diese von Ihrem aktuellen Anbieter verknüpfen. Der Implementation AI Agent identifiziert Ihren Kartenanbieter anhand Ihres Kontos und führt Sie durch den Verknüpfungsprozess.
Dieser Schritt wird für Kunden in den USA anstelle des Schritts zur Ausstellung neuer Karten angezeigt.
Genehmigungs-Workflows einrichten
Geschätzte Zeit: ~15 Min.
Der Implementation AI Agent unterstützt Sie bei der Konfiguration von Genehmigungs-Workflows, damit Sie die Genehmigung von Ausgaben in Ihrem Unternehmen steuern können. Er fragt Sie, wer Ausgaben genehmigen soll und ob ab bestimmten Beträgen ein zweiter Genehmiger erforderlich ist, und schlägt Ihnen einige Optionen für den Einstieg vor.
Der Implementation AI Agent empfiehlt eine Genehmigungsstruktur, die auf der Art und Weise basiert, wie Ihr Unternehmen Ausgaben verwaltet. Standardmäßig richtet er eine einfache Genehmigung durch den Teammanager ein und sorgt so für einen unkomplizierten Ablauf, es sei denn, Sie benötigen komplexere Regeln.
Der Ablauf gilt zunächst für alle Ausgabenarten. Sie können diese später an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen.
Die folgende Abbildung zeigt, wie der Implementation AI Agent Sie durch die Konfiguration von Genehmigungs-Workflows für Rechnungen führt. Wenn Sie eine Rolle wie „Projektmanager“ angeben, wird diese der am besten passenden Rolle in Ihrem Unternehmen zugeordnet.
Erste Ausgabe tätigen
Geschätzte Zeit: ~15 Min.
Zur Bestätigung, dass alles ordnungsgemäß funktioniert, führt Sie der Implementation AI Agent durch die eigentliche Transaktion, sobald Ihre Karten bereit sind und genügend Guthaben auf Ihrem Konto vorhanden ist.
Dieser Schritt erscheint nur, wenn Ihr Abonnement Karten beinhaltet.
Wie der Implementation AI Agent Schritte priorisiert
Der Implementation AI Agent führt Sie in der richtigen Reihenfolge durch die Einrichtung:
Der Agent legt die Reihenfolge der Schritte fest, die erforderlich sind, um schneller mit den Ausgaben beginnen zu können. Die Anbindung Ihres Buchhaltungssystems, die Ausstellung von Karten und die Bereitstellung von Guthaben auf Ihrem Konto haben Vorrang, da sie unmittelbar die Möglichkeit zum Bezahlen freischalten.
Sollten bestimmte Schritte eine Genehmigung erfordern, wie beispielsweise die KYC-Prüfung, hilft Ihnen der Agent dabei, mit dem Rest der Einrichtung fortzufahren, während Sie warten.
Unnötige Schritte werden übersprungen – Wenn Ihr Abonnement keine Karten beinhaltet, werden die Schritte im Zusammenhang mit Karten nicht angezeigt. Wenn Sie ein Konto mit Guthaben haben, sind keine Geldmittel erforderlich.