Der Payments AI Agent ist ein KI-gestützter Assistent, der Mitarbeitenden und Managern hilft, Aufgaben rund um Karten, Ausgaben und Erstattungen sofort über eine einfache Konversation zu erledigen, ohne Ihr Finance-Team einbeziehen zu müssen. Sie können ihn bitten, eine Karte oder zusätzliche Mittel anzufordern, zu prüfen, warum eine Transaktion abgelehnt wurde, eine Erstattung zu verfolgen, eine Ausgabenrichtlinie einzusehen oder einen Überblick über Liquidität und Unternehmensausgaben zu erhalten, und er erledigt die Aufgabe von Anfang bis Ende.
Er arbeitet mit Fähigkeiten und Leitfäden: Eine Fähigkeit führt eine einzelne Aufgabe aus, etwa eine Karte anfordern, eine Karte sperren, einen Wechselkurs prüfen oder eine Mittelanforderung genehmigen, während ein Leitfaden mehrere Fähigkeiten zu einem durchgängigen Workflow verbindet, etwa zu prüfen, ob ein bevorstehender Zahlungslauf gedeckt ist, oder alles zu übergeben, was mit einem ausscheidenden Mitarbeitenden zusammenhängt. Indem er den Status von Transaktionen erklärt und häufige Probleme behebt, zum Beispiel eine Aufladeanforderung bei unzureichender Deckung, ersetzt der Agent den ständigen E-Mail-Verkehr und Support-Tickets, entlastet Mitarbeitende und lässt den Finance-Teams Zeit für höherwertige Arbeit.
Jede Aktion erfolgt innerhalb der bestehenden Payhawk-Ausgabenrichtlinien und Genehmigungs-Workflows, sodass Prozesse konform, konsistent und vollständig prüfbar bleiben.
Wenn Sie nicht genau wissen, was der Payments AI Agent für Sie tun kann, können Sie ihn direkt fragen oder die vollständige Liste der von ihm unterstützten Skills und Playbooks ansehen.
Gemeinsame Herausforderungen bei der Kartenverwaltung
Alltägliche Ausgabenprobleme wie fehlgeschlagene Transaktionen, unzureichende Geldmittel oder Richtlinienbeschränkungen stören Mitarbeitende und beanspruchen die Ressourcen des Verwaltungs- und Finanzteams.
Mitarbeitenden fehlt der Überblick über die Ursachen dieser Probleme, sodass sie zur Lösung auf manuelle Eingriffe durch Administratoren angewiesen sind. Administratoren hingegen befinden sich in einem reaktiven Kreislauf aus Genehmigungen, Fehlerbehebung und wiederholter Kommunikation. Dies führt zu Zeitverlust, Frustration auf beiden Seiten und dazu, dass Finanzteams eine unterstützende Funktion übernehmen.
Der Payments AI Agent ermöglicht es Mitarbeitenden, Aufgaben selbstständig zu erledigen, ohne Ihr Finanzteam einbeziehen zu müssen. Er beantwortet Fragen und erledigt Aufgaben, etwa Geldmittel anfordern, eine Karte sperren, eine Ausgabenrichtlinie prüfen oder eine Erstattung verfolgen, sodass Mitarbeitende nicht unnötig aufgehalten werden und sich das Finanzteam auf wichtigere Aufgaben konzentrieren kann.
Wie der Payments AI Agent für Finanzteams funktioniert
Durch die Nutzung des Payments AI Agent vereinfachen Finanzteams und Manager die Kartenverwaltung und erhalten die Antworten, für die früher ein Bericht oder eine Anfrage an ein anderes Team nötig war, und steigern gleichzeitig die Gesamteffizienz durch:
Weniger Unterbrechungen, da die Mitarbeitenden sofort Erklärungen und Lösungsvorschläge für fehlgeschlagene Kartentransaktionen erhalten und das Finanzteam nur echte Ausnahmen bearbeiten muss.
Geringere Support- und Betriebskosten, da der Agent wiederkehrende Probleme wie fehlgeschlagene Zahlungen, Kartensperrungen, Anträge auf Geldmittel und Fragen zur Rückerstattung übernimmt. Auf diese Weise entlastet der Agent die Finanzteams von weniger wichtigen Aufgaben, während die Mitarbeitenden selbstständig handeln, jedoch nur innerhalb der vom Finanzteam festgelegten Rahmenbedingungen.
Sicherheit bei der Compliance, da jede Korrektur, Anfrage oder Kartenaktion automatisch die festgelegten Ausgabenrichtlinien, Genehmigungs-Workflows und Audit-Anforderungen Ihres Unternehmens widerspiegelt.
Antworten zu Ausgaben und Liquidität auf Abruf, da Manager und das Finanzteam Geldmittel- und Bargeldanforderungen genehmigen oder ablehnen, die Karten, Transaktionen und erstattungsfähigen Posten eines Teams einsehen (entsprechend ihrer Rolle), die Unternehmensausgaben nach Team oder Zeitraum aufschlüsseln, die Liquiditätsposition über Währungen und Entitäten hinweg prüfen und erkennen können, wann ein Guthaben zur Neige geht.
Dazu gehören Fragen zu:
eingehendem Geld (Einzahlungen)
ausgehendem Geld (ausgehende Zahlungen vom Guthaben)
internationalen Banküberweisungen
Lieferantenrechnungen
Abonnements und wiederkehrenden Ausgaben
Kartenausgabenrichtlinien und Ausgabenkontrollen
Leitfäden gehen noch weiter: prüfen, ob die Kartenlimits noch dazu passen, wie die Mitarbeitenden tatsächlich ausgeben, sicherstellen, dass ein bevorstehender Zahlungslauf gedeckt ist, eine wöchentliche Zusammenfassung der Teamausgaben erstellen oder alles übergeben, was mit einem ausscheidenden Mitarbeitenden zusammenhängt.
Wie der Payments AI Agent für Mitarbeitende funktioniert
Der Payments AI Agent ermöglicht es Mitarbeitenden, Folgendes zu tun:
Eine neue Karte, zusätzliche Geldmittel oder Bargeld anfordern sowie eine Karte sperren oder entsperren, mit schnellen Befehlen im Payhawk-Webportal, in der mobilen App und in Slack (MS Teams kommt bald).
Die Details, Limits und das verfügbare Guthaben einer Karte prüfen und die für sie geltende Ausgabenrichtlinie einsehen.
Echtzeit-Benachrichtigungen zu fehlgeschlagenen oder abgelehnten Kartentransaktionen erhalten, mit dem Grund und klaren, umsetzbaren Schritten zur sofortigen Lösung des Problems, einschließlich eines Hinweises, bevor eine wiederkehrende Abonnementzahlung mangels Deckung fehlzuschlagen droht.
Einen Überblick über die letzten Kartentransaktionen, Autorisierungen und Rückerstattungen haben.
Rückerstattungsanfragen verfolgen, etwa zu Auslagen, Kilometergeld und Tagegeldern, und benachrichtigt werden, wenn eine Anfrage genehmigt, ausgezahlt oder zurückgeschickt wird.
Allgemeine Wissensfragen zu den Funktionen und Anleitungen von Payhawk stellen und Antworten auf Fragen zu Payhawk-Zahlungen und kartenbezogenen Themen erhalten.
Payments AI Agent aktivieren
Der Payments AI Agent ist sofort einsatzbereit und sowohl in der Payhawk App als auch im Webportal enthalten.
Der AI Agent ist in Slack nur zugänglich, wenn ein Payhawk‑Administrator Ihres Unternehmens den Kommunikationskanal im Payhawk‑Webportal unter Einstellungen > AI Office aktiviert hat.
Um die Payhawk‑Slack‑Integration vollständig zu nutzen, müssen sich die Mitarbeitenden zunächst authentifizieren und Slack den Zugriff auf ihre Ausgabendaten gewähren. Weitere Informationen finden Sie im Mitarbeiterleitfaden zur Einrichtung der Slack‑Verbindung.
Verarbeitung Ihrer Daten
Weitere Informationen darüber, wie Payhawk personenbezogene Daten für die Funktion „Payments AI Agent” verarbeitet, finden Sie in den folgenden Ressourcen:
Globale Datenschutzrichtlinie - Betrifft personenbezogene Daten, für die Payhawk als Verantwortlicher tätig ist.
Zusatz zur Datenverarbeitung - Betrifft personenbezogene Daten, für die Payhawk als Verarbeiter tätig ist.