Der Payments AI Agent ist ein KI-gestützter Assistent, der Mitarbeitende dabei unterstützt, Probleme mit Karten und Transaktionen zu lösen und sofort auf allgemeine Informationen zur Kostenerstattung zuzugreifen, und zwar durch eine einfache Konversation, ohne dass das Finanzteam hinzugezogen werden muss.
Durch die Erläuterung des Transaktionsstatus und die Behebung häufiger Probleme, beispielsweise einer Einzahlungsanforderung aufgrund unzureichender Geldmittel, ersetzt der Agent den E-Mail- und Support-Ticket-Verkehr, entlastet die Mitarbeitenden und ermöglicht es den Finanzteams, sich auf komplexere Aufgaben zu konzentrieren.
Jede Aktion erfolgt im Rahmen der bestehenden Payhawk-Ausgabenrichtlinien und Genehmigungs-Workflows, wodurch die Prozesse konform, konsistent und vollständig überprüfbar bleiben.
Wenn Sie nicht genau wissen, was der Payments AI Agent für Sie tun kann, können Sie ihn direkt fragen.
Gemeinsame Herausforderungen bei der Kartenverwaltung
Alltägliche Ausgabenprobleme wie fehlgeschlagene Transaktionen, unzureichende Geldmittel oder Richtlinienbeschränkungen stören Mitarbeitende und beanspruchen die Ressourcen des Verwaltungs- und Finanzteams.
Mitarbeitenden fehlt der Überblick über die Ursachen dieser Probleme, sodass sie zur Lösung auf manuelle Eingriffe durch Administratoren angewiesen sind. Administratoren hingegen befinden sich in einem reaktiven Kreislauf aus Genehmigungen, Fehlerbehebung und wiederholter Kommunikation. Dies führt zu Zeitverlust, Frustration auf beiden Seiten und dazu, dass Finanzteams eine unterstützende Funktion übernehmen.
Der Payments AI Agent ermöglicht es Mitarbeitenden, Aufgaben selbstständig zu erledigen, ohne die Finanzabteilung einbeziehen zu müssen. Der Agent stellt Informationen bereit und führt Workflows aus, beispielsweise Anfragen um Geldmittel, sodass Mitarbeitende nicht unnötig aufgehalten werden und sich das Finanzteam auf wichtigere Aufgaben konzentrieren kann.
Wichtige Funktionen
Der Payments AI Agent hilft, Prozesse zu rationalisieren und die Effizienz in verschiedenen Fällen zu verbessern.
Funktion | Fähigkeit |
Einführung in die Fähigkeiten des Payments AI Agent | Vorstellung der Funktionen des Payments AI Agent - Der Payments AI Agent stellt bei der ersten Interaktion seine Funktionen vor oder informiert Sie auf Anfrage über seine Möglichkeiten. |
Kartenverwaltung | Karteninhaber können Karteninformationen einsehen, Karten sperren und entsperren sowie neue Karten beantragen. |
Kartentransaktionen | Der Payments AI Agent kann Karteninhabern Informationen über abgeschlossene und ausstehende Kartentransaktionen bereitstellen. Der Agent benachrichtigt Benutzer proaktiv über fehlgeschlagene Transaktionen und bietet Unterstützung bei deren Behebung. |
Anfragen und Genehmigungen | Karteninhaber können Geldmittel auf ihre Karte überweisen lassen. Der Payment AI Agent benachrichtigt die Benutzer, wenn die Geldmittelanforderung genehmigt oder abgelehnt wurde. |
Rückerstattungen, Tagegelder, Kilometergeld | Karteninhaber können allgemeine Informationen über Rückerstattungen, Tagegelder und Kilometergeld abrufen. Der Zahlungsverkehrs-Agent benachrichtigt Benutzer, wenn sich der Status geändert hat. |
Smart Assistance | Der Payments AI Agent kann alltägliche „How‑to“- und allgemeine Fragen mithilfe der Informationen aus dem Payhawk Helpdesk beantworten. Wenn Sie eine Aktion anfordern, die von einem anderen Payhawk AI Agenten ausgeführt wird, informiert Sie der Payments AI Agent, welcher Agent Sie unterstützen kann. Dieser Agent wird Ihnen anschließend direkt eine Nachricht senden, damit Sie die Aufgabe abschließen können. Zum Beispiel, wenn Sie den Payments AI Agenten bitten, eine Reise nach Wien zu buchen, erklärt er Ihnen, dass der Travel AI Agent für Reisebuchungen zuständig ist. Der Travel AI Agent wird Ihnen dann eine Nachricht senden, um das Gespräch fortzusetzen und Sie bei der Buchung zu unterstützen. |
Langzeitgedächtnis | Der Payments AI Agent kann sich die persönlichen Präferenzen des Benutzers merken, sodass er bei der nächsten Interaktion entsprechend den Präferenzen des Benutzers reagiert oder bestimmte Aktionen für ihn ausführt. |
Prüfpfade zur Einhaltung von Vorschriften | Der Payments AI Agent folgt den vom Benutzer festgelegten Payhawk-Workflows und erstellt ein Protokoll jeder Aktion, sodass die Finanzteams die Kontrolle haben und über einen klaren Prüfpfad verfügen. |
Wie der Payments AI Agent für Finanzteams funktioniert
Durch die Aktivierung des Payments AI Agent optimieren Finanzteams die Kartenverwaltungsprozesse und steigern gleichzeitig die Gesamteffizienz durch:
Weniger Unterbrechungen, da die Mitarbeitenden sofort Informationen und Lösungsvorschläge für fehlgeschlagene Kartentransaktionen erhalten und das Finanzteam nur echte Ausnahmen bearbeiten muss.
Geringere Support- und Betriebskosten, da der Agent wiederkehrende Probleme wie fehlgeschlagene Zahlungen, Kartensperrungen, Anträge auf Geldmittel und Fragen zur Rückerstattung übernimmt. Auf diese Weise entlastet der Agent die Finanzteams von weniger wichtigen Aufgaben, während die Mitarbeitenden selbstständig handeln, jedoch nur innerhalb der vom Finanzteam festgelegten Rahmenbedingungen.
Sie können sich auf die Compliance verlassen, da jede Korrektur, Anfrage oder Kartenaktion automatisch die festgelegten Ausgabenrichtlinien, Genehmigungs-Workflows und Audit-Anforderungen Ihres Unternehmens widerspiegelt.
Wie der Payments AI Agent für Mitarbeitende funktioniert
DerPayments AI Agent ermöglicht es Mitarbeitenden, Folgendes zu tun:
Geldmittel anfordern, Karten sperren oder entsperren und neue Karten beantragen – all dies ist mit schnellen Befehlen im Payhawk-Webportal, in der mobilen App und in Slack (MS Teams kommt bald) möglich.
Erhalten Sie Echtzeit-Benachrichtigungen mit Informationen zu fehlgeschlagenen oder abgelehnten Kartentransaktionen sowie klaren, umsetzbaren Schritten zur sofortigen Lösung des Problems.
Sie haben einen Überblick über die letzten Kartentransaktionen, Autorisierungen und Rückerstattungen.
Sie erhalten Hilfe bei Rückerstattungsfragen, z. B. zu Auslagen, Kilometergeld und Tagegeldern.
Stellen Sie Fragen zum allgemeinen Wissen über die Funktionen und Anleitungen von Payhawk.
Hier erhalten Sie Antworten auf Fragen zu Payhawk-Zahlungen und kartenbezogenen Themen.
Payments AI Agent aktivieren
Der Payments AI Agent ist sofort einsatzbereit und sowohl in der Payhawk App als auch im Webportal enthalten.
Der Zugriff der Mitarbeitenden auf den KI-Agenten in Slack hängt davon ab, ob ein Payhawk-Administrator in Ihrem Unternehmen den Kommunikationskanal im Payhawk-Webportal unter Einstellungen > AI Office aktiviert hat.
Verarbeitung Ihrer Daten
Weitere Informationen darüber, wie Payhawk personenbezogene Daten für die Funktion „Payments AI Agent” verarbeitet, finden Sie in den folgenden Ressourcen:
Globale Datenschutzrichtlinie - Betrifft personenbezogene Daten, für die Payhawk als Verantwortlicher tätig ist.
Zusatz zur Datenverarbeitung - Betrifft personenbezogene Daten, für die Payhawk als Verarbeiter tätig ist.