Synchronisationsprobleme zwischen Payhawk und externen Systemen wie Oracle NetSuite, Xero, Exact Online, QuickBooks Online, Sage Intacct oder MS Business Central werden häufig durch doppelte oder inaktive Lieferantendatensätze verursacht.
Diagnose eines Problems bei der Lieferantensynchronisierung in Payhawk
Wenn eine Lieferantensynchronisierung nicht vollständig abgeschlossen wird, zeigt die Zeile Lieferanten auf der Registerkarte Übersicht Ihrer Integration den Status Teilweise synchronisiert oder Fehlgeschlagen an.
So sehen Sie, was schiefgelaufen ist:
Gehen Sie im Payhawk Web Portal zu Einstellungen > Integrationen und öffnen Sie Ihre ERP-Integration.
Klicken Sie auf der Registerkarte Übersicht auf den Status der Zeile Lieferanten.
Bewegen Sie den Mauszeiger über einen Status, um eine kurze Zusammenfassung anzuzeigen, oder klicken Sie darauf, um den Bereich Synchronisierungsdetails zu öffnen. Dieser listet die betroffenen Lieferanten (Lieferantenname, Steuernummer, externe ID), den Grund und eine Aktion pro Fall auf und enthält einen Link Zu [ERP] wechseln, um die Daten direkt an der Quelle zu korrigieren.
Führen Sie die Synchronisierung nach dem Beheben der Probleme erneut aus.
Payhawk meldet zwei Arten von Problemen:
Warnungen werden als Teilweise synchronisiert angezeigt und die Synchronisierung wird dennoch abgeschlossen - Der betroffene Datensatz wird übersprungen (ein doppelter Name oder eine doppelte Steuer- bzw. USt-IdNr.).
Fehler werden als Fehlgeschlagen angezeigt - Der Lieferant wird nicht synchronisiert (eine ungültige E-Mail-Adresse oder eine bereits laufende Synchronisierung).
Beheben Sie jedes Problem direkt an der Quelle in Ihrem ERP (oder warten Sie, bis die laufende Synchronisierung abgeschlossen ist) und synchronisieren Sie anschließend erneut.
Häufige Gründe für Synchronisationsfehler
Zu den häufigsten Ursachen für das Scheitern der Lieferantensynchronisation gehören:
Doppelte Lieferanten im externen System mit derselben Umsatzsteuernummer oder demselben Namen.
Widersprüchliche Lieferantendaten, z. B. inkonsistente oder veraltete Informationen.
Inaktive Lieferantendatensätze im externen (ERP-)System.
Bewährte Verfahren zur Vermeidung von Synchronisierungsproblemen
Vermeiden Sie doppelte Einträge. Stellen Sie sicher, dass jeder Lieferant eine eindeutige MwSt.-Nummer und einen eindeutigen Namen hat.
Halten Sie die Lieferantendaten auf dem neuesten Stand. Überprüfen und bereinigen Sie regelmäßig die Lieferantendaten, um Konflikte zu vermeiden.
Überprüfen Sie den Lieferantenstatus. Vergewissern Sie sich vor der Synchronisierung, dass alle Lieferanten in Ihrem externen System als aktiv gekennzeichnet sind.
Anleitung zur Fehlersuche
Um die häufigsten Ursachen für eine fehlgeschlagene Lieferantensynchronisation zwischen Payhawk und Ihrem ERP-System zu beheben, führen Sie die entsprechenden Schritte aus.
Es gibt doppelte Lieferantendatensätze
Wenn ein Lieferant nicht synchronisiert werden kann, kann dies an doppelten Einträgen in Ihrem externen (ERP-)System liegen:
Prüfen Sie, ob es Lieferanten mit derselben MwSt.-Nummer oder demselben Namen gibt.
Entfernen oder konsolidieren Sie Duplikate, indem Sie eine der folgenden Methoden anwenden:
Löschen Sie die doppelten Einträge
Markieren Sie sie als inaktiv
Aktualisieren Sie ihre Angaben, um sie zu unterscheiden
Wiederholen Sie die Synchronisierung in Payhawk. Der Lieferant sollte nun korrekt angezeigt werden.
Doppelter Lieferant nach dem Trennen und erneuten Verbinden eines ERP
Wenn eine ERP-Integration verbunden ist, gleicht Payhawk Lieferanten anhand des Namens ab. Wenn Sie das ERP trennen, Lieferantendaten per Massenimport importieren und das ERP dann erneut verbinden, wird ein Lieferant, dessen Name in der Importdatei nicht exakt mit seinem Namen im ERP übereinstimmt, als neuer Datensatz behandelt. Dadurch entsteht ein doppelter Lieferant und die importierten Zahlungsdetails können auf den falschen Datensatz übertragen werden.
So lösen Sie das Problem:
Gehen Sie zu Lieferanten und suchen Sie die doppelten Datensätze für denselben Lieferanten.
Ermitteln Sie, welcher Datensatz mit Ihrem ERP verknüpft ist und welcher die korrekten Zahlungsdetails enthält.
Übertragen Sie die korrekten Zahlungsdetails auf den Datensatz, der mit Ihrem ERP verknüpft ist.
Archivieren Sie den doppelten Datensatz in der App Lieferanten.
Um dieses Problem zu vermeiden, stellen Sie vor dem Import sicher, dass jeder Lieferantenname in der Importdatei exakt mit dem Lieferantennamen in Ihrem ERP übereinstimmt. Um Zahlungsdetails für Lieferanten in einem mit einem ERP verbundenen Konto hinzuzufügen, wenden Sie sich an den Payhawk Support, da das erneute Verbinden eines ERP nach einem manuellen Import manuell importierte Zahlungsdetails überschreiben kann.
Fehlende oder falsche Daten verhindern die Erstellung von Lieferanten in ERP
Wenn ein Lieferant in Payhawk erstellt wurde, aber nicht in Ihrem externen (ERP-)System erscheint, kann das Problem auf Formatierungs- oder Validierungsfehler zurückzuführen sein, die von der Integration verlangt werden.
Um dieses Problem zu lösen:
Gehen Sie zu Lieferanten/Anbieter in Ihrem externen System.
Erstellen Sie den Lieferanten manuell und stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Felder korrekt ausgefüllt sind.
Navigieren Sie in Payhawk zu Lieferanten, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Aktualisierung aus externem System.
Dadurch wird der Lieferant synchronisiert und mit dem Datensatz in Payhawk abgeglichen.