Das Payhawk MCP verarbeitet mehrstufige Finanzaufgaben über Playbooks und Payhawk KI-Agenten.
Playbooks sind mehrstufige Finanzprozesse, die mehrere Aktionen in der richtigen Reihenfolge umfassen, damit Ihr KI-Assistent diese ausführen kann.
KI-Agenten führen längere Aufgaben im Hintergrund aus, zum Beispiel detaillierte Ausgabenanalysen, ohne den Chat zu blockieren.
Verfügbare integrierte Playbooks
Die integrierten Payhawk-Playbooks stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung. Sie müssen sich die einzelnen Schritte nicht merken, sondern können einen Auftrag vergeben, woraufhin Ihr KI-Assistent das Playbook ausführt und dabei die entsprechenden Tools aufruft.
Ein Playbook wird auf Basis der Berechtigungen angeboten, die seine Schritte erfordern, nicht anhand des Namens Ihrer Rolle. So sehen Sie nur Playbooks, die Sie auch ausführen können.
Die Genehmigungs-Triage bearbeitet Ihre eigene Genehmigungswarteschlange.
Benutzerdefinierte Rollen werden nach den Berechtigungen behandelt, die sie enthalten, nicht nach der Rolle, von der sie geklont wurden.
Die folgende Tabelle führt die integrierten Playbooks auf, die derzeit unterstützt werden.
Playbook | Funktion |
|---|---|
Mit vergleichbaren Unternehmen vergleichen | Ob Ihr Ausgabenmix, Ihr Ausgabenprozess und die Produktnutzung für ein Unternehmen wie Ihres typisch sind und welche Ihrer Entitäten hinterherhinkt. |
Flug buchen | Sucht Flüge unter Berücksichtigung Ihrer Unternehmensbestimmungen und leitet eine auf die Einhaltung der Bestimmungen geprüfte Fluganfrage an den regulären Genehmigungs-Workflow Ihres Kontos weiter. Die Abwicklung erfolgt vollständig durch den Travel Agent. Im Chat werden keine Buchungen vorgenommen. |
Gruppenreise buchen | Legt fest, wer reist, fügt Reisende zu einer Reise hinzu oder entfernt sie und synchronisiert deren Daten. |
Hotel buchen | Bei der Suche gelten weiterhin die Reisebestimmungen Ihres Unternehmens, und eine Hotelanfrage wird in den regulären Genehmigungs-Workflow Ihres Kontos eingeleitet. Die Abwicklung erfolgt vollständig durch den Travel Agent. Im Chat werden keine Buchungen vorgenommen. |
Reise für ein Teammitglied buchen | Plant und bucht eine komplette Reise im Namen einer anderen Person, basierend auf deren Reiseprofil und Richtliniengrenzen. |
Deckung des nächsten Zahlungslaufs prüfen | Ob genügend Geld vorhanden ist, um die bis zu einer Frist fälligen Rechnungen je Währung zu bezahlen, und falls nicht, wie viel bis wann aufgeladen werden muss. Prüft die Finanzierung. Bezahlt niemals etwas. |
Herausfinden, wo Ausgaben stecken bleiben | Finanzprozess-Durchlaufzeiten anhand von Workflow-Zeitstempeln: Zeit zum Einreichen, Genehmigen und Prüfen pro Team und an welcher Stelle der Abschluss ins Stocken gerät. Standardmäßig auf Teamebene. |
Uneinheitliche Kontierung korrigieren | Wo derselbe Lieferant, dieselben Mitarbeitende, derselbe Ausgabetyp oder dieselbe Kategorie unterschiedlich kontiert werden, welche Standardkontierung nötig ist und welche Konfigurationsänderung dafür sorgt, dass zukünftige Kontierungen korrekt sind. |
Budgetüberschreitungen prognostizieren | Welche Budgets voraussichtlich bis Periodenende überschritten werden und warum. |
Zeitpunkt der Aufstockung prognostizieren | Prognostiziert, wann Ihr Guthaben bei der aktuellen Ausgaberate je Währung und Entität knapp wird, damit Sie rechtzeitig aufstocken können. Bewegt niemals Geld. |
Reise verwalten | Zeigt eine bestehende Reise mit ihren Buchungen an, ändert oder storniert sie. Wird vollständig vom Travel Agent verwaltet, wobei Änderungen den normalen Genehmigungs-Workflow Ihres Kontos durchlaufen. |
Eine Offboarding-Übergabe vorbereiten | Alle Befugnisse und Zuständigkeiten eines ausscheidenden Mitarbeitenden – Karten, Ausgaben, Genehmigungen, Genehmigungs-Workflows, Budgets, Teams – geordnet nach dem, was zuerst ausfällt, und gestaffelt um den letzten Arbeitstag herum. |
Über die Liquiditätsposition berichten | Ihre aktuelle Liquiditätsposition nach Guthabenart, Währung und Entität, mit den jüngsten Bewegungen und dem Guthabentrend, sofern Verlaufsdaten verfügbar sind. |
Eignung von Karten und Ausgabenkontrollen prüfen | Ermittelt, wo Kartenlimits und Ausgabenrichtlinien nicht mehr zu den tatsächlichen Ausgaben passen, und wendet die passende Korrektur an. Entweder auf Ebene des Limits einer einzelnen Karte oder auf Ebene der Ausgabenrichtlinie, wenn eine ganze Gruppe herausgewachsen ist. |
Offene Ausgaben prüfen | Prüft eine Ausgabencharge auf Kontierung, Richtlinien und Belege und genehmigt oder gibt jede einzelne Ausgabe zurück. |
Ungewöhnliche Ausgaben prüfen | Deckt ungewöhnliche Ausgaben und ihre wahrscheinlichen Treiber auf und untersucht anschließend die markierten Positionen. |
Ausgaben über alle Entitäten konsolidieren | Fasst Ausgaben, Guthaben und Aktivitäten über alle Entitäten zusammen, auf die Sie zugreifen können, gruppiert nach Entität. |
Den Monatsabschluss durchführen | Bereitet die Bücher auf den Abschluss vor: kontiert alle Vorgänge, fordert Belege an, räumt Ihre Genehmigungen auf, schließt die Prüfung mit Freigabe ab und erstellt zum Schluss eine teilbare Abschlusszusammenfassung. |
Abonnement- & SaaS-Prüfung | Nimmt eine Prüfung Ihrer wiederkehrenden und abonnementbasierten Ausgaben vor, markiert Preissteigerungen und schließt anschließend die Bereinigung ab: bestätigt oder verwirft die Positionen, die niemand als Abonnements gekennzeichnet hat, und führt doppelte Lieferantendatensätze zu einem zusammen. |
Lieferantendeduplizierung | Reduziert die Anzahl der Lieferanten aus mehreren Lieferantendatensätzen auf einen – ordnet um, was übertragen werden kann, archiviert die überflüssigen Datensätze mit einer sichtbaren Nachverfolgung und erstellt einen Bericht darüber, was nicht übertragen werden konnte. |
Ausgabenprofil des Lieferanten | Ein umfassender Überblick über die Ausgaben bei einem Lieferanten: Gesamtbetrag und Entwicklung, offene Verpflichtungen, unbezahlte Rechnungen und wiederkehrende Kosten, einschließlich der Ausgaben für alte Lieferantendatensätze, die bei einer manuellen Erfassung übersehen würden. Nur Lesezugriff. |
Genehmigungen priorisieren | Alle Vorgänge, die auf Ihre eigene Genehmigung warten – über alle von Ihnen betreuten Gesellschaften hinweg – in einer vollständigen, priorisierten Warteschlange, im jeweiligen Kontext bearbeitet. Zeigt niemals den rückständigen Bestand des gesamten Kontos an. |
Einen Ausgabenbericht erstellen | Erstellt den Ausgabenbericht für jeden von Ihnen festgelegten Zeitraum als ein einziges Dokument, das den Berichtstext, die Kennzahlen und die Diagramme enthält. Fasst die monatliche Finanzübersicht, das Ausgaben-Dashboard und den Zeitraumvergleich in einem einzigen Leitfaden zusammen. |
Individuelle Playbooks
Neben den integrierten Payhawk-Playbooks können Sie mit dem Payhawk MCP eigene, maßgeschneiderte Playbooks erstellen, um den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden.
Sie erstellen und aktualisieren benutzerdefinierte Playbooks auf dialogorientierte Weise, indem Sie mit Ihrem KI-Assistenten chatten. Sobald ein Playbook fertig ist, führen Sie es genauso aus wie ein integriertes Playbook, indem Sie im Chat danach fragen.
Playbooks ausführen
Sie benötigen keinen speziellen Befehl, um ein Playbook auszuführen. Teilen Sie dem KI-Assistenten in Ihren eigenen Worten mit, welche Aufgabe Sie erledigen möchten, zum Beispiel „den Monat abschließen“ oder „die wöchentliche Überprüfung der Ausgaben durchführen“. Ihr KI-Assistent prüft die verfügbaren Playbooks, findet das passende und führt die einzelnen Schritte gemeinsam mit Ihnen durch.
Für verlässliche Ergebnisse beachten Sie bitte die folgenden Empfehlungen:
Fragen Sie nach, was verfügbar ist. Sagen Sie „Welche Playbooks habe ich?“, um alle Playbooks zu sehen, die Sie ausführen können, jeweils mit einer kurzen Beschreibung.
Eine Frage startet kein Playbook. Wenn Sie zum Beispiel fragen „Was blockiert den Abschluss?“, beantwortet der KI-Assistent Ihre Frage. Um die vollständige Prozedur auszuführen, fragen Sie nach der eigentlichen Aufgabe („den Monat abschließen“).
Payhawk MCP-Agenten aufrufen
Die folgende Tabelle listet die KI-Agents auf, die von Payhawk MCP unterstützt werden.
KI-Agent | Funktion |
|---|---|
Financial Controller | Unterstützt beim Monatsabschluss, einschließlich Prüfung und Abstimmung der Ausgaben im gesamten Konto. |
Zahlungen | Beantwortet Fragen zu bevorstehenden Zahlungspflichten. |
Beschaffung | Übernimmt Einkaufsaufgaben, zum Beispiel das Erstellen von Bestellaufträgen. |
Reisen | Sucht Flüge, Hotels und Bahnverbindungen unter Berücksichtigung der Reisebestimmungen Ihres Unternehmens. |
Arbeiten mit Reisebuchungen
Bei der Arbeit mit Payhawk MCP wird in keinem Chat und von keinem KI-Assistenten etwas direkt gekauft. Der Travel AI Agent sucht Optionen gemäß der Bestimmungen Ihres Unternehmens und stellt anschließend einen Reiseantrag in den Genehmigungs-Workflow Ihres Unternehmens ein, genauso wie bei einem regulären Antrag. Sobald der Antrag genehmigt ist, wird die Buchung abgeschlossen. Der Ablauf ist in den unterstützten KI-Assistenten identisch.
In ChatGPT kann es vorkommen, dass die von OpenAI selbst durchgeführten Sicherheitsprüfungen einen Reiseschritt mit der Meldung blockieren, dass der Tool-Aufruf blockiert wurde. Da diese Prüfung von OpenAI stammt, wiederholen Sie bitte die Anfrage und geben Sie einen klaren geschäftlichen Grund für die Reise an, um das Problem zu beheben.