Jenseits des Chaos: Mit klaren Zugriffskontrollen Ausgaben sicher im Griff behalten

Ausgabenkontrollen und Genehmigungen sollten streng, aber nicht erdrückend sein. Eine durchdachte Finanz-Orchestrierung mit passenden Rollen und Berechtigungen sorgt dafür, dass Ihre Teams effizient und regelkonform arbeiten – ohne Datenlecks, Engpässe oder Schattenzugriffe, die den Geschäftsbetrieb bremsen.

Sind Ausgaberechte und Datenzugriffe zu großzügig, entstehen Sicherheitsrisiken, Compliance-Verstöße und stundenlange Korrekturen von Fehlern. Sind sie zu restriktiv, stockt der Betrieb. Finanzteams werden zu Blockierern, während Personalabteilung, Projektleiter und andere auf Daten warten – oder im schlimmsten Fall Zugangsdaten teilen, um ihre Arbeit zu erledigen.

Die Lösung liegt in einer intelligenten Finanz-Orchestrierung. Mit Payhawk können Sie Rollen exakt an die Abläufe Ihrer Organisation anpassen. Ein Finanzmanager benötigt unternehmensweite Kontrolle, während ein lokaler Genehmiger nur Ausgaben in seiner Abteilung freigibt. In Kombination mit feingliedrigen Berechtigungen und Sichtbarkeitsregeln entsteht so ein sicheres System, das mit Ihrem Unternehmen problemlos mitwächst.

Erfahren Sie, wie Sie sechs der häufigsten Herausforderungen im Finanzbetrieb meistern – ohne jede Ausgabe bis ins Detail zu überwachen.

Komplexe Rollen einfach verwalten – nach Rechtsträger und Land

Standardisierte Rollen funktionieren im Finanzwesen selten. Globale Teams arbeiten mit mehreren Rechtsträgern, Währungen sowie Umsatz- oder Mehrwertsteuervorschriften. Generische Rollen oder schnelle Lösungen in Workflows stoßen hier schnell an ihre Grenzen. Mit dem Wachstum Ihrer Organisation werden Aufgaben spezialisierter, und Sie benötigen differenzierte Zugriffsrechte, um den Betrieb sicher am Laufen zu halten.

Mit Payhawk können Sie Berechtigungen exakt an die Verantwortlichkeiten jedes Nutzers anpassen. So schaffen Sie eine regelkonforme Genehmigungsstruktur, reduzieren Risiken und geben Ihren Teams den Zugriff, den sie wirklich benötigen – ohne umständliche Workarounds.

Die Lösung:

• Rollen und Erweiterungen für einzelne Rechtsträger. Erstellen Sie mühelos die exakten Rollen- und Berechtigungsstrukturen, die Ihr Unternehmen benötigt, mit unbegrenzten Kombinationen über mehrere Rechtsträger hinweg. Wird ein Mitarbeiter mehreren Rechtsträgern zugewiesen, können Sie ihm in jedem Rechtsträger unterschiedliche Rollen geben – z. B. Finanzmanager in einem, lokaler Genehmiger in einem anderen.
• Kontrolle über mehrere Rechtsträger mit zentraler Übersicht. Sie können nicht nur Ausgaben über alle Rechtsträger steuern, sondern erhalten auch Echtzeit-Transparenz über ein zentrales Dashboard.
• „Super-Admin“-Rollen. Diese Rollen können Änderungen an kritischen Referenzdaten (z. B. Lieferanten, Kategorien, Kostenstellen) vornehmen und verhindern so Duplikate, Fehlklassifikationen und Audit-Risiken. Nur ein „Super-Admin“ verfügt über alle Berechtigungen.

Die Herausforderung: Zufällige Genehmigungen von Ausgaben verhindern

Genehmigungen brauchen Struktur, nicht Improvisation. Wenn Teammitglieder spontan in Workflows eingreifen oder Junior-Mitarbeiter eigene Ausgaben freigeben, schleichen sich Fehler und Regelverstöße ein. Schnell wird es unmöglich, Ausgaben zu überwachen und zu kontrollieren.

Klare Verantwortlichkeiten lösen dieses Problem. Sie senken das Risiko, stärken die Compliance und schaffen bessere Transparenz. Mit der richtigen Lösung für das Ausgabenmanagement lassen sich strukturierte Genehmigungsketten durchsetzen, die Ausgaben unter Kontrolle halten – ohne Teams zu bremsen.

Die Lösung:

• Rollenbasierte Zugriffssteuerung (RBAC) für Ausgaben. RBAC legt fest, wer auf Basis der Rolle Ausgaben genehmigen darf. Genehmigungsrechte können etwa bei Mitarbeitern, Teamleitern, Budgetverantwortlichen oder Administratoren liegen – so stimmt die Kontrolle mit Ihrer Organisationsstruktur überein.
• Trennung von Aufgaben über technische und finanzielle Rollen. Risiko entsteht, wenn dieselbe Person Ausgaben einreichen, genehmigen und abrechnen kann. Deshalb müssen Finanz- und technische Verantwortlichkeiten getrennt bleiben. Finanzmanager, Controller und Administratoren erhalten spezialisierte Rollen für Compliance und Abrechnung. Projektleiter, Personal oder Entwickler bekommen nur Zugriff auf Funktionen, die sie benötigen – z. B. zum Einreichen von Ausgaben oder Abrufen von Reports. Ergebnis: keine Überschneidungen, keine geteilten Zugangsdaten und nachvollziehbare Workflows.

Die Herausforderung: Abteilungsleiter sollen ihre Budgets kontrollieren

Vollständige Zentralisierung von Genehmigungen führt zu Engpässen, verzögerten Erstattungen und stockendem Geschäftsbetrieb – dazu kommen überlastete Finanzteams.

Mit der richtigen Lösung für Ausgabenmanagement können Abteilungsleiter ihre Team-Budgets selbst steuern. So entlasten Sie das Finanzteam und geben Verantwortung direkt an die Fachabteilungen.

Die Lösung:

• Rollen nach Abteilung. Administratoren können Teams für jede Abteilung anlegen und Teamleiter zuweisen. So bleiben die Ausgaben jeder Abteilung sauber organisiert. Teamleiter erhalten eingebaute Berechtigungen, z. B. Karten von Teammitgliedern sperren, aber keine Möglichkeit, Kartengrenzen zu ändern.
• Genehmigungsprozesse basierend auf Team- oder Budgetverantwortung. Weisen Sie die richtigen Personen zur Freigabe von Ausgaben zu, um Kosten und Risiken zu kontrollieren. Mit dem No-Code-Workflow-Designer können Sie beliebige Genehmigungsketten für verschiedene Ausgabenarten erstellen.
• Budgettransparenz für Kostenstellenverantwortliche. Budgetverantwortliche können über das Payhawk-Portal Echtzeit-Transparenz genießen, ohne auf Monatsberichte warten zu müssen. Verfolgen Sie Ausgaben in Relation zum Budget, entweder prozentual oder als absolute Werte, und erhalten Sie Echtzeit-Benachrichtigungen bei Budgetüberschreitungen.
• Separate Rollen nach Region, Team, Budget und mehr. Diese Flexibilität erlaubt es, Ausgaben gezielt zu trennen und zu steuern. Ein Nutzer kann unterschiedliche Rollen in verschiedenen Teams haben oder ein Abteilungsleiter möchte Ausgaben überwachen, ohne Änderungen vorzunehmen. Ihre Ausgabenmanagement-Plattform muss diese Struktur unterstützen – egal, ob für einen Rechtsträger oder mehrere.

Interne Kontrollen effizient gestalten – ohne Prozesse zu bremsen

Mikromanagement erzeugt Reibung und bremst interne Prozesse. Viele Organisationen stehen vor der Aufgabe, interne Kontrollen einzuführen, ohne jeden Schritt der Mitarbeiter zu überwachen.

Kontrolle abzugeben und Mitarbeitern zu vertrauen, dass sie regelkonform ausgeben, fällt oft schwer. Doch es gibt einen Mittelweg, der beiden Seiten erlaubt, verantwortungsbewusst zu handeln.

Die Lösung:

• Regelbasierte Workflows. Individuelle Workflows für jeden Zahlungstyp reduzieren Reibung und Unsicherheiten. Legen Sie Schritte wie Einreichen, Genehmigen, Prüfen, Bestätigen, Freigeben, Bezahlen etc. fest. Ein einmal eingerichteter Workflow spart Zeit und sichert regelkonformes Ausgeben.
• Automatisierte Richtlinienumsetzung. Mit Payhawk sind Ausgabenkontrollen und Richtlinien automatisch integriert. Legen Sie Limits für Personen oder Projekte fest, steuern Sie Ausgaben und den Zugriff auf Lieferanten oder Händler. Karten können automatisch gesperrt werden, wenn Belege fehlen, und werden freigegeben, sobald Aufgaben erledigt sind. So wird Ausgaben außerhalb der Richtlinien vorgebeugt.

„Mein Lieblingsfeature ist die Möglichkeit, Ausgaberichtlinien einzelnen Mitarbeitern zuzuweisen. So können sie ihre Aufgaben erledigen, ohne ständig um Genehmigung für bereits budgetierte Ausgaben bitten zu müssen.“
— Leon Steenbrink, CFO, Mercell

• Prüfprotokolle und Ausnahmenerfassung. Bei Problemen hilft ein umfassendes digitales Audit-Log, Ausgaben und Kartentransaktionen nachzuverfolgen. So können Sie schnell Ursachen erkennen, Compliance sichern und Transparenz gewährleisten. Benachrichtigungen über erfolgreiche oder fehlgeschlagene Transaktionen helfen bei der weiteren Untersuchung.
• Spezialisierte Rollen für Buchhaltung, Finanzadministration und Manager. Trennung der Aufgaben minimiert Betrugsrisiken, beschleunigt die Bearbeitung von Ausgaben und reduziert administrative Belastung. Mit Payhawk lassen sich Rollen für jedes Teammitglied anpassen, Verantwortlichkeiten klar zuweisen und Prozesse effizient, nachvollziehbar und kontrolliert gestalten.

Sehen Sie die vollständige Mercell-Story im folgenden Video. Das Video liegt nur in englischer Sprache vor.

Den Überblick behalten: Nur relevante Felder sehe

Wenn Mitarbeiter mit zu vielen irrelevanten Feldern und Auswahlmöglichkeiten konfrontiert werden, verlangsamt das den Prozess der Ausgabenerfassung und erhöht die Fehlerquote. Durch gezielte Einschränkung der Optionen setzen Sie klare Standards und gestalten den Prozess für alle im Unternehmen effizienter und fehlerfreier.

Stellen Sie sich vor, Sie haben mehr als 200 Ausgabefelder. Das ist eine Menge, durch die sich Mitarbeiter mühsam durcharbeiten müssten. Was wäre, wenn sie nicht alle Codes durchsuchen müssten und Buchhalter keine Fehler mehr korrigieren müssten, die durch diesen Aufwand entstehen?

Die gute Nachricht: Mit den richtigen Funktionen lässt sich das Nutzererlebnis erheblich verbessern und die Datenansicht deutlich übersichtlicher gestalten.

Die Lösung:

• Rollen- und teambezogene Sichtbarkeit: In Payhawk ist die Sichtbarkeit von Ausgaben an Nutzerrollen und Teamzuweisungen gebunden. Mitarbeiter sehen nur ihre eigenen Ausgaben. Teamleiter erhalten zusätzlich die Ausgaben ihres Teams. Wer eine Ausgabe weder selbst eingereicht hat noch ein Team leitet, kann sie nicht einsehen – so bleiben Ihre Daten sicher.
• Individuelle Ansichten für Nutzer und Teams: Mit gespeicherten Filtern lassen sich benutzerdefinierte Ansichten erstellen. Beispielsweise können Sie nach „Beleg fehlt“ filtern, um fehlende Belege sofort zu erkennen. So sieht jeder nur die Informationen, die für seine Arbeit relevant sind, und der Prozess läuft schneller und übersichtlicher.
• Automatische Vervollständigung von Ausgabefeldern: Legen Sie Standardwerte für Ausgabenkategorien fest oder lassen Sie Payhawk AI intelligente Vorschläge basierend auf vergangenen Aktivitäten machen. Das reduziert manuelle Eingaben und erleichtert den Mitarbeitern die Arbeit erheblich.

Datenzugriff steuern – unerlässlich, und Payhawk macht es einfach

Mit Payhawk bleiben Sie mühelos konform mit gesetzlichen und regulatorischen Vorgaben und profitieren gleichzeitig von einer feingliedrigen, rollenbasierten Zugriffskontrolle. Gerade im Ausgabenmanagement ist keine Abkürzung erlaubt, insbesondere wenn Ihr Unternehmen wächst.

Unsere Plattform bietet flexible, anpassbare Lösungen, die sich an den Abläufen Ihrer Organisation orientieren. So schaffen Sie ein erstklassiges Ausgabenmanagementsystem, das für alle einfach zu nutzen ist und gleichzeitig maximale Sicherheit bietet.

Möchten Sie sehen, wie es in der Praxis funktioniert? Buchen Sie eine persönliche Demo und erleben Sie die Zugriffskontrollen in Aktion.