
Genehmigen die falschen Personen Ausgaben? Oder machen Sie sich Sorgen, wer Ihre Finanzdaten einsehen kann? Mit der Finance-Orchestration-Plattform von Payhawk legen Sie Rollen und Berechtigungen in wenigen Minuten sicher fest. Erfahren Sie, wie Sie sechs der größten Herausforderungen im Finanzbereich meistern.
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Ausgabenkontrollen und Genehmigungen sollten streng, aber nicht erdrückend sein. Eine durchdachte Finanz-Orchestrierung mit passenden Rollen und Berechtigungen sorgt dafür, dass Ihre Teams effizient und regelkonform arbeiten – ohne Datenlecks, Engpässe oder Schattenzugriffe, die den Geschäftsbetrieb bremsen.
Sind Ausgaberechte und Datenzugriffe zu großzügig, entstehen Sicherheitsrisiken, Compliance-Verstöße und stundenlange Korrekturen von Fehlern. Sind sie zu restriktiv, stockt der Betrieb. Finanzteams werden zu Blockierern, während Personalabteilung, Projektleiter und andere auf Daten warten – oder im schlimmsten Fall Zugangsdaten teilen, um ihre Arbeit zu erledigen.
Die Lösung liegt in einer intelligenten Finanz-Orchestrierung. Mit Payhawk können Sie Rollen exakt an die Abläufe Ihrer Organisation anpassen. Ein Finanzmanager benötigt unternehmensweite Kontrolle, während ein lokaler Genehmiger nur Ausgaben in seiner Abteilung freigibt. In Kombination mit feingliedrigen Berechtigungen und Sichtbarkeitsregeln entsteht so ein sicheres System, das mit Ihrem Unternehmen problemlos mitwächst.
Erfahren Sie, wie Sie sechs der häufigsten Herausforderungen im Finanzbetrieb meistern – ohne jede Ausgabe bis ins Detail zu überwachen.
Standardisierte Rollen funktionieren im Finanzwesen selten. Globale Teams arbeiten mit mehreren Rechtsträgern, Währungen sowie Umsatz- oder Mehrwertsteuervorschriften. Generische Rollen oder schnelle Lösungen in Workflows stoßen hier schnell an ihre Grenzen. Mit dem Wachstum Ihrer Organisation werden Aufgaben spezialisierter, und Sie benötigen differenzierte Zugriffsrechte, um den Betrieb sicher am Laufen zu halten.
Mit Payhawk können Sie Berechtigungen exakt an die Verantwortlichkeiten jedes Nutzers anpassen. So schaffen Sie eine regelkonforme Genehmigungsstruktur, reduzieren Risiken und geben Ihren Teams den Zugriff, den sie wirklich benötigen – ohne umständliche Workarounds.
Genehmigungen brauchen Struktur, nicht Improvisation. Wenn Teammitglieder spontan in Workflows eingreifen oder Junior-Mitarbeiter eigene Ausgaben freigeben, schleichen sich Fehler und Regelverstöße ein. Schnell wird es unmöglich, Ausgaben zu überwachen und zu kontrollieren.
Klare Verantwortlichkeiten lösen dieses Problem. Sie senken das Risiko, stärken die Compliance und schaffen bessere Transparenz. Mit der richtigen Lösung für Ausgabenmanagement lassen sich strukturierte Genehmigungsketten durchsetzen, die Ausgaben unter Kontrolle halten – ohne Teams zu bremsen.
Vollständige Zentralisierung von Genehmigungen führt zu Engpässen, verzögerten Erstattungen und stockendem Geschäftsbetrieb – dazu kommen überlastete Finanzteams.
Mit der richtigen Lösung für Ausgabenmanagement können Abteilungsleiter ihre Team-Budgets selbst steuern. So entlasten Sie das Finanzteam und geben Verantwortung direkt an die Fachabteilungen.
Mikromanagement erzeugt Reibung und bremst interne Prozesse. Viele Organisationen stehen vor der Aufgabe, interne Kontrollen einzuführen, ohne jeden Schritt der Mitarbeiter zu überwachen.
Kontrolle abzugeben und Mitarbeitern zu vertrauen, dass sie regelkonform ausgeben, fällt oft schwer. Doch es gibt einen Mittelweg, der beiden Seiten erlaubt, verantwortungsbewusst zu handeln.
„Mein Lieblingsfeature ist die Möglichkeit, Ausgaberichtlinien einzelnen Mitarbeitern zuzuweisen. So können sie ihre Aufgaben erledigen, ohne ständig um Genehmigung für bereits budgetierte Ausgaben bitten zu müssen.“
— Leon Steenbrink, CFO, Mercell
Sehen Sie die vollständige Mercell-Story im folgenden Video. Das Video liegt nur in englischer Sprache vor.
Wenn Mitarbeiter mit zu vielen irrelevanten Feldern und Auswahlmöglichkeiten konfrontiert werden, verlangsamt das den Prozess der Ausgabenerfassung und erhöht die Fehlerquote. Durch gezielte Einschränkung der Optionen setzen Sie klare Standards und gestalten den Prozess für alle im Unternehmen effizienter und fehlerfreier.
Stellen Sie sich vor, Sie haben mehr als 200 Ausgabefelder. Das ist eine Menge, durch die sich Mitarbeiter mühsam durcharbeiten müssten. Was wäre, wenn sie nicht alle Codes durchsuchen müssten und Buchhalter keine Fehler mehr korrigieren müssten, die durch diesen Aufwand entstehen?
Die gute Nachricht: Mit den richtigen Funktionen lässt sich das Nutzererlebnis erheblich verbessern und die Datenansicht deutlich übersichtlicher gestalten.
Mit Payhawk bleiben Sie mühelos konform mit gesetzlichen und regulatorischen Vorgaben und profitieren gleichzeitig von einer feingliedrigen, rollenbasierten Zugriffskontrolle. Gerade im Ausgabenmanagement ist keine Abkürzung erlaubt, insbesondere wenn Ihr Unternehmen wächst.
Unsere Plattform bietet flexible, anpassbare Lösungen, die sich an den Abläufen Ihrer Organisation orientieren. So schaffen Sie ein erstklassiges Ausgabenmanagementsystem, das für alle einfach zu nutzen ist und gleichzeitig maximale Sicherheit bietet.
Möchten Sie sehen, wie es in der Praxis funktioniert? Buchen Sie eine persönliche Demo und erleben Sie die Zugriffskontrollen in Aktion.
Trish Toovey ist bei Payhawk für die Märkte in Großbritannien und den USA tätig und verantwortet die Erstellung von Inhalten. Mit einem vielseitigen Hintergrund in der Finanz-, Mode- und Reisebranche bringt sie umfassende Erfahrung in der Texterstellung mit. Von Werbetexten bis hin zu Videoskripten deckt sie ein breites Spektrum ab und sorgt dafür, dass die Inhalte zielgerichtet und wirkungsvoll sind.