Finance d’entreprise : mieux contrôler l’accès aux données pour une gestion sécurisée des dépenses

Le contrôle des dépenses est essentiel pour toute entreprise, mais il ne doit pas être un frein. Ainsi, lorsque la visibilité des données est trop large, le risque est de s’exposer à des situations de non-conformité et à de longues heures passées à corriger les erreurs. À l’inverse, des restrictions excessives peuvent paralyser les opérations.

La solution : mettre en place des processus financiers plus intelligents. Avec Payhawk, il est possible de configurer des workflows d’approbation alignés sur le fonctionnement réel de l’organisation. Un directeur financier peut, par exemple, superviser l’ensemble d’une entité, tandis qu’un approbateur local ne validera que les dépenses de son périmètre. À la clé : un système sécurisé, flexible et capable d’accompagner la croissance de toute entreprise.

Pour en savoir plus, découvrez dans cet article comment résoudre six des défis opérationnels les plus courants en matière de gestion des dépenses.

Défi n°1 : gérer la répartition des tâches entre différentes entités ou pays

La plupart des entreprises internationales doivent composer avec plusieurs entités, devises et réglementations fiscales (TVA, taxes locales). Dans cet environnement complexe, les fonctions génériques et les workflows simplifiés atteignent vite leurs limites. Ainsi, plus l’organisation grandit, plus les tâches se spécialisent, et plus les autorisations spécifiques deviennent nécessaires pour garantir la sécurité et la conformité des opérations.

Bonne nouvelle : avec Payhawk, il est possible d’ajuster les autorisations d’accès en fonction des responsabilités de chaque utilisateur. Cela vous permet de mettre en place un circuit d’approbation conforme, de réduire les risques réglementaires et d’offrir aux équipes les accès dont elles ont réellement besoin.

La solution :

• Des processus personnalisables pour chaque entité
  Avec notre solution, créez facilement des processus d’autorisations avec des combinaisons illimitées entre plusieurs entités. Si un collaborateur doit intervenir dans plusieurs d’entre elles, vous pouvez lui attribuer des rôles différents selon le contexte : par exemple, responsable du budget dans une entité et approbateur local dans une autre.

• Un contrôle inter-entités avec supervision centralisée
  Supervisez l’ensemble des dépenses de toutes vos entités tout en bénéficiant d’une visibilité instantanée grâce à un tableau de bord centralisé.

• Des fonctions de “super administrateur”
  Ces fonctions assurent le contrôle des données de référence (fournisseurs, catégories, centres de coûts, etc.). Assignées à des membres spécifiques, elles permettent d’éviter les doublons, les erreurs de classification et les risques liés à la conformité. Le “super administrateur” est ainsi le seul profil disposant de l’ensemble des autorisations.

Défi n°2 : empêcher que n’importe qui approuve les dépenses

Les processus d’approbation doivent être organisés, et non pas improvisés. Lorsque des collaborateurs interviennent dans ces processus « pour dépanner » ou que des salariés juniors valident leurs propres notes de frais, les erreurs et les dépenses non conformes peuvent vite s’accumuler. Il devient alors difficile de garder la maîtrise des dépenses de l’entreprise.

Une répartition claire des responsabilités permet d’éviter ces dérives. Avec une solution de gestion des dépenses adaptée, vous pouvez ainsi instaurer des chaînes d’approbation claires qui contrôlent efficacement les dépenses. Le tout, sans ralentir les équipes et en améliorant la visibilité de toutes les parties prenantes.

La solution :

• Des contrôles d’accès basés sur les rôles (RBAC)
  Le RBAC détermine qui, en fonction de son rôle (fonction) dans l’entreprise, est autorisé à approuver quelles dépenses. Il permet de confier les droits d’approbation aux salariés concernés, aux managers, aux responsables financiers ou encore aux administrateurs, garantissant une supervision 100% alignée sur les besoins de l’entreprise.

• La séparation des tâches entre responsabilités techniques et financières
  Les risques augmentent lorsqu’une seule et même personne peut soumettre, approuver ou rapprocher les dépenses. Il est donc essentiel de distinguer les responsabilités financières et celles qui sont purement techniques. À titre d’exemple, les responsables financiers, les contrôleurs de gestion et les administrateurs peuvent disposer de fonctions spécifiques dédiées à la conformité budgétaire et au rapprochement bancaire. Dans ce contexte, les chefs de projet, les RH ou les ingénieurs n’accèdent eux qu’aux fonctions de soumission des dépenses, consultation de rapports financiers, etc. Cela permet d’assurer des workflows clairs et parfaitement conformes.

Défi n°3 : limiter les risques juridiques liés à une visibilité trop large

Pour des raisons évidentes de sécurité, les données financières de l’entreprise doivent être protégées et uniquement consultables par les personnes autorisées. Pour cela, il est recommandé d’utiliser une plateforme de gestion des dépenses (telle que Payhawk) capable d’adapter l’accès des données à chaque profil.

La solution :

• Les rôles en lecture seule
  En limitant certains utilisateurs à la simple consultation des dépenses qu’ils soumettent, vous leur permettez de suivre leurs propres opérations sans leur donner de droits de modification. Bonus : vous évitez de surcharger vos équipes financières !

Défi n°4 : permettre aux managers de contrôler le budget de leur équipe

Centraliser l’ensemble des approbations tend à créer des goulots d’étranglement : remboursements retardés, opérations bloquées, charge excessive pour les équipes financières, et à la fin, perte d’efficacité globale.

Avec la bonne plateforme de gestion des dépenses, en revanche, il devient facile de donner aux managers un pouvoir réel sur leurs budgets. Tout l’enjeu est de déléguer ce contrôle de manière sécurisée.

La solution :

• La nomination de responsables spécifiques
  Avec notre solution, les administrateurs peuvent créer des équipes correspondant à chaque service et désigner des responsables en charge de l’accès aux données. Cela permet une gestion claire des dépenses et confère à chacun des permissions adaptées, sans risque de modification des paramètres sensibles tels que les plafonds de cartes d’entreprise.

• Des workflows d’approbation par équipe ou par responsable budgétaire
  Afin de contrôler les coûts et de réduire les risques, il est important d’attribuer l’approbation des données aux bonnes personnes. A ce titre, vous pouvez définir avec Payhawk une chaîne d’approbation basée soit sur l’organigramme de l’entreprise, soit sur les responsables de chaque budget. Grâce à nos workflows personnalisables, créer des circuits d’approbation adaptés à chaque type de dépense devient facile.

• Une visibilité totale pour les responsables budgétaires
  Les équipes financières et les responsables du budget peuvent accéder à une vision en temps réel dans Payhawk. Ils peuvent suivre l’évolution des dépenses par rapport au budget, visualiser les montants dépensés et recevoir des alertes dès qu’un seuil critique est atteint ou dépassé.

• Des fonctions personnalisables selon l’entité, l’équipe, le budget, etc.
  Une solution de gestion des dépenses adaptée doit pouvoir refléter fidèlement la structure de votre entreprise, qu’il s’agisse d’une entité unique ou d’un groupe doté de plusieurs filiales. C’est cette flexibilité qui va permettre d’assurer la bonne gestion des accès. Par exemple, un utilisateur peut avoir des fonctions différentes selon les équipes dans lesquelles il évolue, et un manager peut suivre les dépenses de son équipe sans avoir la possibilité de les modifier. A vous de décider.

Défi n°5 : mettre en place des contrôles internes sans ralentir l’activité

Beaucoup d’organisations cherchent à mettre en place des contrôles internes efficaces sans avoir à surveiller chaque achat professionnel. Mais la perspective de renoncer à un contrôle total peut sembler difficile : comment faire entièrement confiance aux salariés ?

La clé consiste à trouver un équilibre qui protège l’entreprise sans brider les équipes. Voici comment réduire les risques de fraude tout en préservant l’efficacité opérationnelle.

La solution :

• Des workflows basés sur des règles prédéfinies

Avec des workflows personnalisés pour chaque type de paiement, les points de friction sont éliminés et les processus clarifiés. Vous pouvez définir chaque étape comme vous le souhaitez : soumission des dépenses, approbation, vérification, confirmation, autorisation et paiement.
Une fois configuré, le workflow s’exécute de manière autonome : vous gagnez donc du temps tout en renforçant la conformité de vos processus.

• Une application automatisée des politiques de dépenses

Avec Payhawk, les règles en matière de dépenses sont intégrées directement dans la plateforme. Vous pouvez donc :

• fixer des limites selon les fonctions de chacun, les projets ou les équipes ;
• restreindre le type de dépenses ou les fournisseurs autorisés ;
• bloquer automatiquement une carte si des justificatifs manquent, puis la débloquer lorsque que tout est à jour.

Résultat : les dépenses non conformes deviennent l’exception et non la norme. Leon Steenbrink, DAF de Mercell, en témoigne :

Ma fonctionnalité préférée est la possibilité d'attribuer des politiques de dépenses aux salariés. Elle leur permet d’effectuer leurs tâches sans devoir demander l’autorisation de dépenser le budget déjà prévu.

• Des journaux d’audit complets
  Lorsqu’un problème survient, il est essentiel d’en identifier rapidement la cause. Grâce à nos journaux d’audit complets, vous pouvez accéder à l’historique détaillé de chaque dépense. Vous recevez également des alertes sur les transactions réussies ou échouées, ainsi que sur les causes de chaque échec.

• La séparation claire des tâches
  La séparation des tâches limite les risques de fraude tout en accélérant le traitement des dépenses. Il est donc conseillé de créer des fonctions spécifiques et d’attribuer à chacun des responsabilités claires.

Défi n°6 : parvenir à filtrer l’information

Lorsque les salariés doivent parcourir une longue liste de champs qui ne les concernent pas avant de soumettre une dépense, cela ralentit inutilement le processus. Réduire le nombre d’options visibles est donc l’objectif à atteindre.

La solution :

• Des rôles utilisateur et une visibilité par équipe
  Avec Payhawk, la visibilité sur les dépenses dépend entièrement de la fonction de l’utilisateur et de l’équipe à laquelle il est intégré. Un salarié, par exemple, ne peut voir que les dépenses qu’il a soumises. Un manager, lui, voit en plus les dépenses de son équipe.

• Des vues personnalisées par utilisateur
  Grâce aux filtres, chaque besoin peut être rapidement pris en compte. Par exemple, un filtre « document non téléchargé » permet d’identifier en un instant les reçus manquants. Chacun accède uniquement à des informations pertinentes.

• Le remplissage automatique des champs de dépenses
  Avec notre solution, il est possible de définir des valeurs par défaut pour certaines catégories ou laisser notre IA suggérer automatiquement les options les plus adaptées. Moins de saisie manuelle = moins d’erreurs.

Le contrôle de l'accès aux données financières est essentiel, et Payhawk s'en charge pour vous

Notre solution est spécifiquement conçue pour vous aider à rester en conformité avec les normes légales et réglementaires, tout en vous offrant un contrôle d'accès 100% personnalisé.

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