Optimierte Ausgabenverwaltung bei Mercell

Die Herausforderungen vor Payhawk

Vor der Implementierung von Payhawk teilte sich das Team bei Mercell eine Kreditkarte mit mehreren Mitarbeitern. David Sandler, Senior Business Controller, erinnert sich, dass die Mitarbeiter nach der Genehmigung der Ausgaben durch den Teamleiter eine E-Mail an den CFO senden mussten, um den Code für Ihre Transaktion zu erhalten.

Dieser Prozess war ineffizient und verursachte einen hohen Aufwand (und manuelle Verwaltung), nur um Kreditkartenzahlungen abzuwickeln. Der Überblick über die Ausgaben war mangelhaft, und oft musste das Finanzteam bei den Mitarbeitern nachfragen, um Informationen über Zahlungen zu erhalten oder zusätzliche Unterlagen wie Rechnungen oder Quittungen anzufordern.

Louis, Head of Buyer Marketing bei Mercell Nederland, sagt: „Payhawk zeigt Ihnen das verfügbare monatliche Budget sowie Ihre aktuellen Ausgaben. So erhalten wir einen transparenten Einblick über unser Budget. In der Vergangenheit war das nicht der Fall, weil wir alle die gleiche Firmenkarte genutzt haben.“

Diese Prozesse waren sehr zeitaufwändig. Zeit, die man für die wirklich wichtigen Dinge hätte verwenden können: das Wachstum und die Skalierung des Unternehmens. Und da entdeckte Mercell Payhawk.

Ein kosteneffizientes und intuitives Tool

Von der Genehmigung von Budgets und der Prüfung von Belegen bis hin zum Abrufen von Informationen aus Rechnungen und der Eingabe von Daten verlor das Team von Mercell aufgrund manueller Prozesse viel Zeit.

Im Anschluss suchte der Buchhalter von Mercell nach Möglichkeiten, die Finanzprozesse effizienter zu gestalten, und entdeckte Payhawk, Bulgariens erstes Unicorn. Sie beschäftigten sich eingehend mit der Lösung, nahmen an einer Demo teil und waren sofort von dem Produkt überzeugt.

Payhawk erfüllte alle Anforderungen in Bezug auf Preis und Leistungsfähigkeit und war im Vergleich zu den anderen Anbietern auf dem Markt wesentlich günstiger und effizienter.

Integrierte Ausgaberichtlinien zur effizienten Verwaltung der Unternehmensausgaben

Eines der wichtigsten Features für Mercell sind die in der App und in den Karten integrierten Ausgaberichtlinien und Firmenkartenkontrollen Diese Funktion minderte das Betrugsrisiko und bot den Mitarbeitern das richtige Maß an Autonomie innerhalb des festgelegten Rahmens.

Die Mitarbeiter können innerhalb des vorgegebenen Rahmens soviel ausgeben, wie sie für ihre Arbeit benötigen, ohne dabei gegen die Richtlinien zu verstoßen. Die Mitarbeiter sind erleichtert, dass die Ausgabenpolitik des Unternehmens über Ausgabenlimits und Genehmigungsworkflows in das Tool integriert wurde. In der Zwischenzeit erhielt das Finanzteam mehr Kontrolle über die Ausgaben, indem es Limits für die Karten festlegte, Workflows erstellte und benutzerdefinierte Felder zur Kategorisierung der Ausgaben anlegen konnte.

Mit unserer integrierten, anpassbaren Ausgabenrichtlinienverwaltung können Sie mehrere Karten mit einer vordefinierten Richtlinie verwalten und problemlos Limits und Karteneinstellungen für verschiedene Rollen innerhalb des Unternehmens konfigurieren. Sie können sogar eigene Genehmigungsregeln festlegen.

“Meine Lieblingsfunktion ist die Möglichkeit, den Mitarbeitern Ausgabenrichtlinien zuzuweisen. Ich mag diese Funktion, weil sie es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Aufgaben zu verrichten, ohne dass sie um Erlaubnis bitten müssen, Geld auszugeben, das sie bereits budgetiert haben.”

Das Ende der Belegsuche

Jetzt muss die Finanzabteilung von Mercell nicht mehr hinter den Mitarbeitern herlaufen, um ihre Ausgaben zu verstehen oder Rechnungen und Quittungen von ihnen zu erhalten.

Seit dem Wechsel zu Payhawk hat Mercell mehr Transparenz über seine Ausgaben. Die Software ist sehr intuitiv und somit benötigte das Unternehmen nicht viel Unterstützung durch unseren Customer Success. Diese beiden Vorteile bedeuten, dass das Team die Zahlungen nach Bedarf vornehmen kann, während die Finanzabteilung die Ausgaben genau im Auge behält und Vorschläge zur Optimierung der Budgetverwaltung machen kann.

Leon sagt: "Ich verwende Payhawk gerne, weil es unsere Ziele und Anforderungen erfüllt. Es erfüllt das Ziel, unsere Karten effizienter zu nutzen und die Daten präziser zu analysieren. Vor allem, was unsere Geschäftsausgaben betrifft. Und was mir als CFO gefällt, ist, dass wir besser kontrollieren können, wer was genehmigen kann".

Exact Online

Mercell nutzt auch unsere direkte Integration mit der Buchhaltungssoftware Exact Online. Diese Integration ermöglicht die einfache Synchronisierung von Transaktionen, Ausgaben und unbezahlten Ausgaben wie Rechnungen. Wir ermöglichen unseren Kunden einen reibungslosen und vollautomatischen Datenabgleich zwischen Exact Online und Payhawk.

"Die Integration mit Exact Online reduziert den manuellen Eingabeaufwand und damit das Fehlerrisiko. Wir sparen zudem jeden Monat Zeit, indem wir eine Journalbuchung erstellen, die direkt in Exact Online sichtbar wird."

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