L'optimalisation de la gestion des dépenses en entreprise chez Mercell

Avant Payhawk

Avant d’adopter Payhawk, plusieurs membres de l’équipe Mercell se partageaient une carte bancaire. David Sandler, contrôleur financier senior chez Mercell, se souvient qu’une fois les dépenses approuvées par le responsable de l’équipe, le personnel devait envoyer un message au directeur financier pour obtenir un code à usage unique, nécessaire pour effectuer la transaction.

En plus d’être inefficace, ce processus demandait l’implication de nombreux acteurs dans des tâches manuelles, simplement pour gérer des paiements par carte. La visibilité sur les dépenses était insuffisante, si bien que l’équipe financière devait souvent partir en quête d’informations sur les paiements ou de documents supplémentaires, comme des factures ou des reçus.

D’après Louis Gossieau, directeur du marketing opérationnel chez Mercell : «Payhawk nous informe sur le budget mensuel disponible et sur les dépenses effectuées. Ainsi, nous savons tout de suite le budget qu’il nous reste. Ce n’était pas le cas avant, lorsque nous utilisions la même carte d’entreprise.»

Ces processus prenaient un temps considérable, qui aurait pu être consacré aux tâches utiles pour la croissance de l’entreprise. C’est à ce moment-là que Mercell a découvert Payhawk.

Une solution rentable et intuitive

Approuver les budgets, courir après les reçus, tirer des informations des factures ou encore saisir des données : autant de tâches effectuées manuellement et donc chronophages pour Mercell.

C’est en cherchant des moyens de rendre ses processus financiers plus efficaces que le comptable de l’entreprise a découvert Payhawk, la première licorne bulgare. Après une étude approfondie et une démo de la solution, le choix a vite paru évident.

Comparé aux autres produits sur le marché, de qualité inférieure et plus chers, Payhawk répondait à tous les critères de prix et de fonctionnalités recherchés par Mercell.

Des politiques de dépenses intégrées aux cartes de débit et de crédit pour une gestion simplifiée de la trésorerie

Pour Mercell, l’intégration de politiques aux cartes de l’entreprise était un prérequis. En plus de minimiser le risque de fraude, cette fonctionnalité apporte au personnel le niveau d’autonomie qui lui correspond dans un cadre défini.

L’équipe peut ainsi effectuer toutes les dépenses nécessaires en respectant la politique de l’entreprise, qui a l’avantage d’être intégrée à l’outil par le biais de plafonds de dépenses et de workflows d’approbation. En parallèle, l’équipe financière bénéficie d’un bon niveau de visibilité et de contrôle sur les dépenses grâce à des plafonds par carte, des workflows et des champs personnalisés permettant de catégoriser les dépenses.

Pour assurer la conformité de toute l’entreprise, l’équipe financière peut aussi apporter des changements globaux aux politiques. Grâce à la gestion intégrée et personnalisée des politiques de dépense, Mercell peut attribuer des règles à plusieurs cartes et configurer facilement les paramètres et limites de chacune selon le rôle de son ou sa titulaire dans l’entreprise. Il est même possible de créer des règles d’approbation personnalisées. David Sandler ajoute :

«Ce que je préfère dans Payhawk, c’est la possibilité d’attribuer des politiques à chaque employé·e. Cela permet à toute l’équipe d’accomplir son travail sans demander la permission pour effectuer une dépense déjà prévue dans le budget.»

Des reçus toujours à portée de main

Le service financier de Mercell profite grandement de l’adoption de Payhawk : fini les questions au personnel pour comprendre chaque dépense ou récupérer les factures et reçus manquants.

L’entreprise constate désormais une plus grande transparence de sa trésorerie. Par ailleurs, étant donné la convivialité du logiciel, elle n’a pas souvent recours aux services de nos responsables de la réussite client. Grâce à ces avantages, l’équipe peut procéder aux paiements tandis que le service financier garde un œil sur les budgets pour les optimiser au besoin, et bien plus.

Leon Steenbrink, directeur financier de Mercell Nederland, confirme : «Utiliser Payhawk est un plaisir, car il nous permet d’atteindre nos objectifs. Nous sommes plus efficaces dans l’utilisation des cartes d’entreprise (de débit et de crédit) et l’analyse des données, notamment celles concernant les dépenses. En tant que CFO, j’apprécie aussi de pouvoir mieux contrôler qui peut approuver quoi.»

Exact Online

Mercell utilise également notre intégration directe au logiciel de comptabilité Exact Online. Grâce à elle, la synchronisation des transactions, des dépenses et des frais non remboursés (comme les factures) est simplifiée. Nos clients peuvent ainsi réconcilier les données entre Exact Online et Payhawk de façon fluide et automatisée. David Sandler précise :

«L’intégration Exact Online permet de réduire les saisies manuelles et donc le risque d’erreur. Elle nous fait aussi gagner un temps considérable : chaque mois, elle crée des entrées dans les journaux, et la facture correspondante apparaît directement dans Exact Online, sans que nous ayons besoin de nous reporter à Payhawk.»

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