Hoe Mercell bedrijfsuitgaven beter beheert dankzij Payhawk

Het leven vóór Payhawk

Voordat Payhawk werd ingevoerd, deelde het team van Mercell één betaalkaart met meerdere medewerkers. Senior Business Controller, David Sandler, herinnert zich dat zodra de teamleider de uitgave goedkeurde, medewerkers een e-mail (of een andere vorm van een bericht) moesten sturen naar de CFO om de eenmalige code te ontvangen om een transactie te doen.

Het proces was inefficiënt en betekende veel betrokkenheid (en handmatige administratie) alleen al voor het afhandelen van creditcardbetalingen of andere bedrijfsuitgaven. Er was weinig zicht op de uitgaven, en vaak moest je financiële team medewerkers najagen om informatie te vragen over betalingen of om aanvullende documentatie op te vragen, zoals facturen of bonnetjes.

Louis, hoofd Buyer Marketing bij Mercell Nederland: "Payhawk toont je het budget dat je elke maand kunt uitgeven en je kunt zien hoeveel je tot nu toe hebt uitgegeven. Je weet dus hoeveel er nog beschikbaar is. Dat was voorheen niet het geval toen we allemaal dezelfde zakelijke betaalkaart gebruikten."

Deze processen waren zeer tijdrovend. Tijd die gebruikt had kunnen worden voor zaken die er echt toe doen; groeien en opschalen als bedrijf. En toen ontdekte Mercell Payhawk.

Een kostenefficiënte en intuïtieve tool

Het team van Mercell verloor veel tijd aan handmatige processen, van het goedkeuren van budgetten en het opvolgen van bonnetjes tot het verkrijgen van informatie van facturen en het invoeren van gegevens.

De accountant van Mercell ging op zoek naar manieren om hun financiële processen efficiënter te maken en ontdekte Payhawk, de eerste Unicorn van Bulgarije. Ze verdiepten zich in de oplossing, namen deel aan een demo en het product viel in de smaak.

Vergeleken met andere opties in de markt, die inferieur en duurder waren, was Payhawk de beste match om aan alle eisen qua prijs en mogelijkheden te voldoen.

Uitgavenbeleid geïntegreerd in kaarten om bedrijfsuitgaven te beheren

Een van de essentiële functies voor Mercell is het in de kaarten geïntegreerde uitgavenbeleid. Deze functie vermindert het risico op fraude en biedt werknemers het juiste niveau van autonomie met een afgebakend kader.

Werknemers kunnen uitgeven wat ze nodig hebben voor hun werk zonder het beleid te breken. Ze zijn blij dat ze weten dat het uitgavenbeleid van het bedrijf is ingebouwd in de tool via uitgavenlimieten en goedkeuringsworkflows. Ondertussen kan je financiële team een goed niveau van zichtbaarheid en controle over de uitgaven handhaven door limieten op de kaarten in te stellen, workflows te bouwen en aangepaste velden te creëren om uitgaven te categoriseren.

Het is voor je financiële team gemakkelijk om bedrijfsbrede compliance te bevorderen door beleidswijzigingen in bulk door te voeren. Met ons ingebouwde, aanpasbare uitgavenbeleid kunnen ze meerdere kaarten beheren met een vooraf gedefinieerd beleid en eenvoudig limieten en kaartinstellingen configureren voor verschillende rollen binnen het bedrijf. Ze kunnen zelfs aangepaste goedkeuringsregels instellen. David:

"Mijn favoriete functie is de mogelijkheid om uitgavenbeleid toe te wijzen aan medewerkers. Het stelt werknemers in staat hun functie naar behoren uit te voeren zonder dat ze toestemming hoeven te vragen om geld uit te geven dat ze al hebben gebudgetteerd."

Geen bonnetjes meer najagen

De financiële afdeling van Mercell hoeft nu niet meer achter medewerkers aan te gaan om inzicht te krijgen in hun uitgaven of om facturen en bonnetjes van hen te krijgen.

Sinds de overstap naar ons heeft Mercell meer transparantie over zijn uitgaven. En omdat de software gemakkelijk te gebruiken is, hebben ze weinig ondersteuning nodig van ons Customer Success team. Deze twee voordelen betekenen dat het team naar behoefte betalingen kan doen, terwijl je financiële team de uitgaven nauwlettend in de gaten kan houden en suggesties kan doen om onder andere budgetten te optimaliseren.

Leon, CFO Mercell Nederland: "Ik gebruik Payhawk graag omdat het aansluit bij onze doelstellingen. Het voldoet aan de doelstelling om efficiënter om te gaan met onze kaarten en de gegevens te analyseren. Vooral in wat we uitgeven. En wat ik als CFO prettig vind, is dat we beter in de hand hebben wie wat kan goedkeuren".

Exact Online

Mercell gebruikt ook onze directe integratie met boekhoudsoftware, Exact Online. Deze integratie maakt een eenvoudige synchronisatie mogelijk van transacties, uitgaven en onbetaalde uitgaven zoals facturen. We stellen klanten in staat om gegevens tussen Exact Online en Payhawk soepel en volledig automatisch op elkaar af te stemmen. David:

"Door de integratie met Exact Online is er minder handmatige invoer nodig, waardoor de kans op fouten afneemt. Het bespaart ons ook elke maand tijd doordat het maken van een journaalpost, en de factuurondersteuning direct in Exact Online verschijnt, in plaats van dat we daarvoor terug moeten verwijzen naar Payhawk."

Als je meer wilt weten over het beheren van de uitgaven van je bedrijf, zoals Mercell, kun je ons gratis ebook lezen over hoe scaleup-klanten controle kregen over de uitgaven om groei te stimuleren. Of, als je klaar bent om de volgende stap te zetten, boek dan een demo.