Le Payhawk MCP gère les tâches financières en plusieurs étapes via des playbooks et des AI Agents.
Les playbooks sont des procédures en plusieurs étapes pour les tâches financières, qui enchaînent plusieurs actions dans le bon ordre pour que votre Assistant IA les suive.
Les AI Agents exécutent des tâches plus longues en arrière-plan, comme une analyse approfondie des dépenses, sans interrompre la conversation.
Playbooks intégrés disponibles
Les playbooks intégrés à Payhawk sont immédiatement disponibles et prêts à être déclenchés. Inutile de mémoriser les étapes : indiquez simplement la tâche souhaitée, et votre Assistant IA suivra le playbook en appelant les bons outils au fur et à mesure.
Un playbook est proposé en fonction des auorisations requises par ses étapes, et non de votre nom de rôle. Vous ne voyez donc que les playbooks que vous pouvez exécuter.
Le triage des validations traite votre propre file d'attente de validations.
Les rôles personnalisés sont traités en fonction des autorisations qu'ils comportent, et non du rôle dont ils sont issus.
Le tableau suivant répertorie les playbooks intégrés actuellement pris en charge par Payhawk.
Playbook | Ce qu'il réalise |
|---|---|
Se comparer à des entreprises similaires | Si la répartition de vos dépenses, votre processus de gestion des dépenses et le taux d'adoption de vos produits correspondent à la norme pour une entreprise comme la vôtre, et laquelle de vos entités accuse un retard. |
Réserver un vol | Il recherche des vols en appliquant la politique de voyage de votre entreprise et soumet une demande de vol vérifiée dans le flux de validation habituel de votre compte. Cette fonctionnalité est gérée nativement par le Travel agent ; aucun achat n'est effectué dans la conversation. |
Réserver un voyage de groupe | Il identifie les voyageurs, ajoute ou supprime des participants à un voyage et synchronise leurs informations. |
Réserver un hôtel | Il recherche des hébergements en appliquant la politique de voyage de votre entreprise et soumet une demande d'hôtel dans le flux de validation habituel de votre compte. Cette fonctionnalité est gérée nativement par le Travel agent ; aucun achat n'est effectué dans la conversation. |
Réserver un voyage pour un collègue | Il planifie et réserve un voyage complet au nom d'un autre employé, en utilisant son profil de voyageur et ses limites de politique. |
Vérifier la couverture du prochain cycle de paiement | Indique si les fonds disponibles permettront de payer les factures arrivant à échéance avant une date limite, par devise, et dans le cas contraire, le montant à approvisionner et dans quel délai. Il vérifie le financement et ne procède à aucun paiement. |
Trouver où les dépenses sont bloquées | Calendrier des processus financiers à partir des horodatages du workflow : délais de soumission, de validation et d'examen par équipe, et identification des goulots d'étranglement au niveau de la clôture. Par équipe par défaut. |
Corriger les classifications incohérentes | Il identifie les cas où un même fournisseur, employé, type de dépense ou catégorie est classifié de manière incohérente, détermine les valeurs par défaut à appliquer et propose la modification de configuration permettant d'assurer une classification correcte à l'avenir. |
Prévoir les dépassements de budget | Quels budgets sont en passe d'être dépassés d'ici la fin de la période, et pour quelles raisons. |
Prévoir quand approvisionner le solde | Prévoit le moment où votre solde sera insuffisant au rythme de dépenses actuel, par devise et par entité, afin que vous puissiez l'approvisionner à temps. Il n'effectue aucun transfert d'argent. |
Gérer un voyage | Il consulte, modifie ou annule un voyage existant et ses réservations. Géré nativement par le Travel Agent, les modifications suivent le workflow d'approbation standard de votre compte. |
Préparer une passation lors d'un départ | Tout ce dont dispose et dont est responsable le poste d'un collaborateur qui quitte l'entreprise : cartes, dépenses, validations, workflows, budgets, équipes. Le tout classé par ordre de priorité selon ce qui est impacté en premier, et planifié autour de la date de départ. |
Présenter la situation de trésorerie | Votre position de trésorerie actuelle par type de solde, devise et entité, avec les mouvements récents et la tendance du solde lorsque l'historique est disponible. |
Vérifier l'adéquation des cartes et des contrôles des dépenses | Il identifie les cas où les limites des cartes et les règles de dépenses ne correspondent plus aux habitudes de dépenses réelles des utilisateurs, puis applique la solution au niveau approprié, à savoir la limite d'une carte individuelle ou la règle de dépenses elle-même lorsqu'un groupe tout entier a dépassé les limites fixées. |
Réviser les dépenses en cours | Révise un lot de dépenses pour la classification, la conformité et les justificatifs, puis approuve ou retourne chacune d'elles. |
Examiner les dépenses inhabituelles | Il identifie les dépenses inhabituelles et leurs causes probables, puis examine les éléments signalés. |
Consolider les dépenses de toutes les entités | Consolide les dépenses, les soldes et l'activité de toutes les entités auxquelles vous avez accès, regroupés par entité. |
Effectuer la clôture de fin de mois | Prépare les comptes pour la clôture : classifie toutes les entrées, relance les justificatifs manquants, traite les validations en attente, finalise la révision et génère un résumé de clôture partageable. |
Audit des abonnements et SaaS | Il effectue une révision de vos dépenses récurrentes et d'abonnements, signale toute hausse de prix, puis finalise le nettoyage : il confirme ou rejette les charges non marquées comme abonnements, et fusionne les doublons d'enregistrements d'un même fournisseur en un seul. |
Déduplication des fournisseurs | Il regroupe plusieurs enregistrements d'un même fournisseur en un seul : il redirige les éléments déplaçables, archive les enregistrements redondants avec une trace visible, et signale les éléments n'ayant pas pu être migrés. |
Profil des dépenses du fournisseur | Vue complète des dépenses pour un fournisseur donné : total et tendance, engagements ouverts, factures impayées et charges récurrentes, y compris les dépenses liées à d'anciens enregistrements fournisseur qu'un calcul manuel ne prendrait pas en compte. Lecture seule. |
Trier les validations | Tous les éléments en attente de votre validation, sur l'ensemble des entités que vous gérez, regroupés dans une file d'attente complète et classée par priorité, traités en contexte. N'affiche jamais le backlog global du compte. |
Rédiger un rapport de dépenses | Il génère le rapport de dépenses pour toute période indiquée, sous la forme d'une réponse unique comprenant le commentaire, les chiffres clés et les graphiques. Il regroupe le résumé financier mensuel, le tableau de bord des dépenses et la comparaison de périodes en un seul document. |
Playbooks personnalisés
En plus des playbooks intégrés, vous pouvez créer vos propres playbooks personnalisés avec le Payhawk MCP pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise.
Vous créez et mettez à jour des scénarios personnalisés de manière conversationnelle, en discutant avec votre Assistant IA. Une fois qu’un scénario est prêt, vous l’exécutez exactement comme un scénario intégré : il suffit de le demander dans le chat.
Exécution des playbooks
Aucune commande spéciale n'est nécessaire pour exécuter un playbook. Indiquez à votre Assistant IA la tâche à effectuer avec vos propres mots, par exemple « clôturer le mois » ou « lancer la révision hebdomadaire des dépenses ». Votre Assistant consulte les playbooks disponibles, identifie celui qui correspond et vous guide à travers ses étapes.
Pour des résultats fiables, suivez les recommandations suivantes :
Demandez ce qui est disponible : dites « Quels sont les playbooks dont je dispose ? » pour afficher tous les playbooks que vous pouvez exécuter, accompagnés chacun d'une brève description.
Une question ne lance pas un playbook : si vous posez une question telle que « qu'est-ce qui bloque la clôture ? », votre Assistant IA y répondra. Pour exécuter la procédure complète, demandez la tâche elle-même (« clôturer le mois »).
Invocation des Payhawk MCP Agents
Le tableau suivant répertorie les Agents IA pris en charge par le Payhawk MCP.
Agent IA | Ce qu'il réalise |
|---|---|
Financial Controller (Contrôleur financier) | Il effectue la clôture de fin de mois en révisant et en rapprochant les dépenses du compte. |
Payments (Paiements) | Il répond aux questions relatives aux obligations de paiement à venir. |
Procurement (Achats) | Il gère les tâches d'achats, telles que la rédaction de bons de commande. |
Travel (Voyage) | Il recherche des vols, hôtels et trajets ferroviaires en appliquant la politique voyages de votre entreprise : |
Gestion des réservations de voyage
Lors de l'utilisation du Payhawk MCP, aucun achat n'est effectué directement dans le chat, quel que soit l'Assistant IA utilisé. Le Travel AI Agent recherche les options en appliquant la politique voyages de votre entreprise, puis soumet une demande de voyage dans le flux de validation de votre entreprise, de la même manière qu'une demande standard. Une fois la demande validée, la réservation est finalisée. Le processus est identique dans tous les Assistants IA pris en charge.
Dans ChatGPT, les contrôles de sécurité d'OpenAI peuvent occasionnellement bloquer une étape de voyage avec un message indiquant que l'appel d'outil a été bloqué. Ce contrôle étant propre à OpenAI, relancez la demande en indiquant clairement le motif professionnel du voyage pour résoudre le problème.