La boîte de réception fonctionne au niveau du groupe et fournit une adresse e-mail unique et centralisée pour la réception des factures transférées. Par défaut, la boîte de réception du groupe couvre toutes les entités du groupe, et les administrateurs de groupe peuvent en retirer des entités pour qu'elles utilisent leur propre boîte de réception.
Avantages
Gagnez du temps et de l'énergie en transférant rapidement le processus d'approbation de dépense en quelques clics.
Évitez le téléchargement manuel fatigant et pénible des documents de paiement et leur téléversement sur votre compte personnel Payhawk en les joignant à la dépense effectuée.
Configuration de la boîte de réception pour le groupe
Pour configurer la boîte de réception :
Sur le portail Web Payhawk, sur le tableau de bord du groupe, accédez aux Paramètres > Boîte de réception.
Cliquez sur + Ajouter une adresse e-mail et saisissez l'adresse e-mail à partir de laquelle vous ferez suivre les documents, par exemple, factures@votreentreprise.com.
Les adresses que vous ajoutez ici sont vos expéditeurs approuvés (liste blanche) : Payhawk n’accepte les documents transférés qu’à partir de ces adresses.
Payhawk génère automatiquement une adresse e-mail unique pour votre entreprise, à laquelle les documents seront envoyés.
Pour configurer le transfert automatique, suivez les instructions décrites dans transférer des factures depuis Gmail et transférer des factures depuis Outlook. Les autres configurations ne sont pas recommandées et peuvent entraîner des problèmes inattendus.
Notifications de la boîte de réception
Pour chaque adresse e-mail que vous ajoutez à la boîte de réception, vous sélectionnez également qui traite les factures qui y sont envoyées. Vous pouvez sélectionner des utilisateurs individuels, un rôle, ou une combinaison des deux.
Si vous sélectionnez un rôle, chaque utilisateur ayant ce rôle est notifié de chaque facture qui arrive à cette adresse, et pas uniquement des factures qu'il a lui-même transférées. Par exemple, si vous sélectionnez Employé, tous les employés du groupe reçoivent une notification pour chaque facture envoyée à l'adresse. Lors de la configuration, Payhawk affiche un avertissement et vous demande de confirmer avant l'enregistrement.
Pour limiter le nombre de notifications, sélectionnez uniquement les utilisateurs qui doivent traiter ces factures, ou sélectionnez un rôle comptant peu de membres.
Attribuer à une entité sa propre boîte de réception
Par défaut, la boîte de réception du groupe couvre toutes les entités du groupe. En tant qu'administrateur de groupe, vous pouvez retirer des entités de la boîte de réception du groupe. Chaque entité exclue obtient sa propre adresse de boîte de réception et ses propres expéditeurs approuvés, et les factures envoyées à l'adresse du groupe ne sont plus transmises à la boîte de réception de cette entité.
Pour attribuer à des entités leur propre boîte de réception :
Sur le portail Web Payhawk, sur le tableau de bord du groupe, accédez aux Paramètres > Boîte de réception.
Sous l'adresse de la boîte de réception, cliquez sur Connecté à X sur Y entités.
Dans le panneau Entités utilisant cette boîte de réception, décochez la case de chaque entité qui doit avoir sa propre boîte de réception. Toutes les entités sont sélectionnées par défaut.
Cliquez sur Enregistrer.
Chaque entité exclue obtient ainsi sa propre adresse de boîte de réception. Vous la trouverez dans les Paramètres > Boîte de réception de l'entité, avec la mention Cette entité possède sa propre boîte de réception.
Pour réintégrer une entité dans la boîte de réception du groupe, cochez à nouveau sa case dans le panneau Entités utilisant cette boîte de réception et cliquez sur Enregistrer. L'adresse propre de l'entité est désactivée mais conservée, et tout e-mail qui y est envoyé est rejeté jusqu'à ce que vous excluiez à nouveau l'entité.
Ressources utiles