La boîte de réception fonctionne au niveau du groupe et fournit une adresse e-mail unique et centralisée pour la réception des factures transférées.
Avantages
Gagnez du temps et de l'énergie en transférant rapidement le processus d'approbation de dépense en quelques clics.
Évitez le téléchargement manuel fatigant et pénible des documents de paiement et leur téléversement sur votre compte personnel Payhawk en les joignant à la dépense effectuée.
Configuration de la boîte de réception pour le groupe
Pour configurer la boîte de réception :
Sur le portail Web Payhawk, sur le tableau de bord du groupe, accédez aux Paramètres > Boîte de réception.
Cliquez sur + Ajouter une adresse e-mail et saisissez l'adresse e-mail à partir de laquelle vous ferez suivre les documents, par exemple, factures@votreentreprise.com.
Payhawk génère automatiquement une adresse e-mail unique pour votre entreprise, à laquelle les documents seront envoyés.
Pour configurer le transfert automatique, suivez les instructions décrites dans transférer des factures depuis Gmail et transférer des factures depuis Outlook. Les autres configurations ne sont pas recommandées et peuvent entraîner des problèmes inattendus.
Notifications de la boîte de réception
Pour chaque adresse e-mail que vous ajoutez à la boîte de réception, vous sélectionnez également qui traite les factures qui y sont envoyées. Vous pouvez sélectionner des utilisateurs individuels, un rôle, ou une combinaison des deux.
Si vous sélectionnez un rôle, chaque utilisateur ayant ce rôle est notifié de chaque facture qui arrive à cette adresse, et pas uniquement des factures qu'il a lui-même transférées. Par exemple, si vous sélectionnez Employé, tous les employés du groupe reçoivent une notification pour chaque facture envoyée à l'adresse. Lors de la configuration, Payhawk affiche un avertissement et vous demande de confirmer avant l'enregistrement.
Pour limiter le nombre de notifications, sélectionnez uniquement les utilisateurs qui doivent traiter ces factures, ou sélectionnez un rôle comptant peu de membres.