Cet article apporte des réponses à certaines des questions les plus fréquemment posées (FAQ) concernant les déplacements et les voyages sur la plateforme de gestion des dépenses Payhawk.
Ai-je accès aux compagnies aériennes à bas coûts basées aux États-Unis ?
Oui, vous avez accès à des compagnies aériennes à bas coûts basées aux États-Unis telles que Sun Country, Frontier et Spirit Airlines.
Puis-je choisir les compagnies aériennes et les hôtels parmi lesquels notre équipe peut faire son choix ?
Vous pouvez définir des compagnies aériennes et des hôtels préférés dans votre politique de voyage et le Travel AI Agent donnera la priorité à ceux-ci dans les résultats présentés à l'employé. Vous ne pouvez pas masquer le reste de l'inventaire ; cependant, vous conservez le contrôle sur les approbations, par exemple, aucune réservation ne sera effectuée en dehors de votre workflow d'approbation.
Pourquoi le Travel AI Agent affiche-t-il des options non conformes à la politique ? Puis-je empêcher cela ?
Le Travel AI Agent ne masque pas les options non conformes à la politique, car ce sont parfois les seules options de voyage disponibles.
Lorsqu'un employé soumet une demande de voyage, qui comprend les options de vol et d'hébergement choisies, cela déclenchera votre workflow d'approbation prédéfini. À moins que vous n'ayez configuré l'approbation automatique pour toutes les demandes de voyage, le responsable d’approbation pourra consulter tous les détails de la demande, y compris si les options choisies sont conformes à la politique, avant de prendre une décision d'approbation.
Chaque employé en déplacement devra-t-il se voir attribuer une carte Payhawk pour réserver un voyage ?
Non. Vous pouvez choisir de générer automatiquement une carte virtuelle uniquement pour les besoins de la réservation.
Comment fonctionne l'indemnité journalière ?
L'indemnité journalière est un montant ajouté à la limite de carte de l'employé pour chaque jour du voyage, en plus du budget hôtel et vol. Lorsqu'une demande de voyage est approuvée, la limite de carte de l'employé augmente du montant journalier multiplié par le nombre de jours de voyage. L'employé peut dépenser ce montant à partir de l'approbation et jusqu'au dernier jour du voyage. À la fin du voyage, toute indemnité non dépensée est retirée de la limite de carte. Pour activer ou désactiver l'indemnité journalière pour votre entreprise, accédez à l'onglet Paramètres > Voyages > Travel > Politique et utilisez le bouton bascule Autoriser les employés à demander une indemnité sur leur carte.
Nous disposons d'un responsable de voyages qui réserve les voyages pour tout le monde. Le Travel AI Agent fonctionnera-t-il avec notre configuration ?
Oui. Vous pouvez d'abord acheminer toutes les demandes de voyage vers un responsable de la vérification principal, tel que votre responsable de voyages.
Puis-je ajouter des bagages à ma réservation ?
Oui. Vous pouvez ajouter des bagages directement pendant le processus de réservation. Si le tarif sélectionné n'inclut pas d'option bagages, le Travel AI Agent suggère automatiquement un smart bundle. Vous pouvez également demander à l'AI Agent d'ajouter des bagages à l'un des tarifs disponibles. Dans certains cas, des services de bagages supplémentaires peuvent ne pas être disponibles.
Puis-je réserver mon vol aller et mon vol retour auprès de compagnies aériennes différentes ?
Oui. Pour un vol aller-retour, vous sélectionnez un vol pour chaque trajet et pouvez choisir une compagnie aérienne différente pour l'aller et pour le retour. Lorsque vous choisissez la même compagnie aérienne pour les deux trajets, le Travel Agent IA les combine en un seul tarif aller-retour, avec un paiement unique et une seule dépense. Lorsque vous choisissez des compagnies aériennes différentes, l'agent réserve deux billets distincts, chacun avec son propre paiement et sa propre dépense.
Puis-je renommer ou supprimer mes conversations avec le Travel Agent IA ?
Oui. Vous pouvez renommer une conversation avec le Travel Agent IA pour lui donner un titre plus clair, ce qui facilite sa recherche par la suite. Vous pouvez également supprimer les conversations dont vous n'avez plus besoin afin de garder votre liste bien ordonnée.
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