Les fonctionnalités natives du Payhawk Financial Controller AI Agent sont proposées sous forme de compétences et de playbooks, accessibles via le chat IA.
Une compétence est une tâche unique et autonome ; elle exécute une action de bout en bout, comme rechercher une information, soumettre ou classifiet une dépense, ou lancer une exportation.
Un playbook fonctionne comme une recette. Il enchaîne plusieurs compétences en un flux de travail de bout en bout visant un objectif unique, comme clôturer le mois ou effectuer la révision d'un lot de dépenses.
En plus des compétences et playbooks fournis par défaut, vous pouvez créer vos propres playbooks personnalisés, adaptés au fonctionnement de votre organisation.
Compétences
Le tableau suivant répertorie les compétences prises en charge par le Financial Controller AI Agent, regroupées par domaine.
Certaines compétences, comme rechercher une personne ou poser des questions sur le fonctionnement de la plateforme, sont partagées entre tous les agents et le Financial Controller AI Agent peut également les exécuter.
Compétence | Ce qu'il réalise |
|---|---|
Dépenses et justificatifs | |
Soumettre une dépense | Soumission guidée dans le chat : il valide les champs obligatoires, renseigne la catégorie, le fournisseur et les champs personnalisés, puis effectue la soumission. |
Télécharger et rapprocher des reçus | Traite plusieurs reçus en un seul message et les rapproche aux dépenses correspondantes. |
Lister mes soumissions en attente | Les dépenses que vous devez encore soumettre. |
Détails de la dépense et disponibilité à l'exportation | Une dépense en détail : lignes de détail, chaîne d'approbation et ce qui bloque la soumission ou l'exportation. |
Récupérer une facture auprès d'un fournisseur | Il se connecte au portail fournisseur, recherche la facture par montant et par date, puis la joint et la classifie. |
Soumettre une note de frais | Il soumet votre note de frais de déplacement ou de période pour validation : prévisualisez, puis confirmez. |
Créer une dépense à partir d'un justificatif | Crée une dépense remboursable ou une facture lorsqu'un justificatif ne correspond à aucune dépense existante. |
Recherche de dépenses avec filtres | Recherchez par titulaire, carte, fournisseur, équipe, catégorie, étape de workflow, statut d'exportation ou date d'échéance. |
Annuler la soumission d'une dépense | Il repasse une dépense soumise en brouillon. |
Consulter les documents joints | Il affiche les justificatifs et les factures associés à une dépense, directement en ligne. |
Adresse de la boîte de réception des factures | L'adresse à laquelle les fournisseurs peuvent transférer leurs factures. |
Lister les notes de frais | Notes de déplacement et de période avec leur type, statut, période et montant total. |
Consulter une note de frais | Une note de frais en détail : type, statut, période, montant total et nombre d'éléments. |
Paiements des dépenses | Date de paiement ou de remboursement d'une dépense, et taux appliqué. |
Révision, classification et clôture | |
Lister les dépenses en attente de révision | Votre file de révision, telle qu'elle se présente actuellement. |
Finaliser ou retourner une révision | Il finalise une révision ou la renvoie à l'employé avec un motif. |
Reclassification en masse | Il reclassifie tout ce qui correspond à une règle que vous définissez (catégorie, taxe ou champ personnalisé). |
Résoudre les blocages | Ce qui nécessite encore une classification ou un document avant la clôture de la période. |
Relancer les titulaires sur leurs dépenses | Publie un commentaire en mentionnant les titulaires, sur jusqu'à 25 dépenses à la fois. Prévisualisez, puis confirmez. |
Consulter les catégories, taux de taxe et champs | Les données de référence utilisées pour la classification : catégories, taux de taxe, champs personnalisés et codes comptables. |
Validations et alertes | |
Lister les validations en attente | Ce qui attend votre validation, et dans quelle proportion. |
Approuver, rejeter ou retourner une dépense | Il traite une demande de validation sur une dépense. |
Validation en masse par critères | Valider tout ce qui correspond à une règle que vous définissez, après confirmation. |
Valider ou retourner une note de frais | Il valide ou retourne une note de frais soumise à votre étape ; un retour nécessite un motif. |
Budgets | |
Budget par rapport aux montants réels | Budget comparé aux montants réels et engagés, ventilé par dimension. |
Comptabilité et exportations | |
Lancer une exportation comptable | Il met en file d'attente un modèle d'exportation sur une période donnée : prévisualisez, puis confirmez. |
Exportations échouées | Dépenses dont la dernière exportation a échoué, avec le message d'erreur du système comptable. |
Éléments non exportés | Ce qui n'a pas encore été transmis au système comptable pour la période concernée. |
Historique des exportations | Ce qui a été exporté, à quel moment, et chaque tentative effectuée pour une dépense donnée. |
Modèles d'exportation | Les modèles d'export configurés : nom, format et système cible. |
Trésorerie, fonds et devises | |
Paiements à venir | Factures fournisseurs à échéance et paiements planifiés dans les prochains jours. |
Configuration et paramétrage | |
Afficher les paramètres de relance | Il affiche le calendrier de relance actuellement actif. |
Personnaliser le calendrier de relance | Il crée un calendrier en langage courant : heure, jour de la semaine, nombre de jours par rapport à l'événement, délai de grâce, décalages de fin de mois. |
Gérer la liste d'exclusion des relances | Il interrompt la relance d'un contact et affiche la liste des exclusions. |
Dans chaque conversation | |
Piste d'audit | Qui a effectué quelle action sur une dépense, une carte ou une demande, ou historique du compte sur une période donnée. |
Lire un fil de commentaires | Les commentaires sur une dépense, avec l'auteur de chacun. |
Comment fonctionne Payhawk ? | Il explique le fonctionnement de Payhawk et les fonctionnalités activées, en citant ses sources. |
Playbooks
Le tableau suivant liste les playbooks pris en charge par le Financial Controller Agent, regroupés par domaine.
Playbook | Ce qu'il réalise |
|---|---|
Révision, classification clôture | |
Effectuer la clôture de fin de mois | Huit étapes et cinq points de contrôle : classifier, régulariser la TVA, relancer les justificatifs, finaliser les validations, réviser, exporter, traiter les rejets. |
Réviser les dépenses en cours | Révision en lot de bout en bout : vérification de la classification et des justificatifs, avec approbation et validation traitées séparément. |
Corriger les classifications incohérentes | Il identifie les incohérences de classification, les classe par type, définit les valeurs par défaut fournisseurs à la confirmation et reclassifie les anomalies. |
Validations et alertes | |
Trier les validations | Une file de validation multi-entité classée par priorité, traitée directement dans la conversation. |
Budgets | |
Prévoir les dépassements de budget | Quels budgets sont en voie de dépassement et quels en sont les facteurs. |
Analyse des dépenses et reporting | |
Rédiger un rapport de dépenses | Un rapport rédigé avec les chiffres, une comparaison par période et des graphiques. |
Examiner les dépenses inhabituelles | Il identifie les dépenses inhabituelles et leurs facteurs, analyse les éléments en détail et interroge les responsables. |
Mesurer le processus financier | Délais de soumission, de validation et de révision par équipe, et ce qui est bloqué actuellement. |
Consolider les dépenses de toutes les entités | Une vue consolidée multi-entité des dépenses, des soldes et des éléments nécessitant une attention. |
Se comparer à des entreprises similaires | La répartition de vos dépenses, vos processus et votre programme de cartes par rapport à vos pairs, ainsi que les entités qui accusent un retard. |