Par défaut, l'agent IA Contrôleur financier envoie des rappels consolidés pendant les jours ouvrables aux collaborateurs pour la soumission et l'approbation des dépenses. Au lieu de vous notifier pour chaque dépense individuellement, l'agent regroupe tous les éléments en attente dans un seul rappel groupé à l'heure programmée, vous offrant ainsi une vue d'ensemble claire de tout ce qui nécessite votre attention. Un rappel qui tomberait un jour non ouvrable (week-end ou jour férié dans le pays d'immatriculation de l'entité juridique) est reporté au créneau disponible suivant.
Chaque rappel contient également un résumé court généré par l'IA de chaque élément en attente (la nature de la dépense et ce qui manque encore), pour que les collaborateurs puissent agir sans ouvrir chaque élément.
Fréquence par défaut
L'agent IA Contrôleur financier suit un calendrier de relance défini qui détermine la fréquence à laquelle les collaborateurs reçoivent des rappels groupés. Par défaut, l'agent IA ajuste la fréquence des rappels en fonction de l'urgence des dépenses en attente :
Au cours du mois, les rappels sont envoyés à intervalles réguliers, l'agent IA regroupant tous les éléments en attente dans chaque notification.
À l'approche de la fin du mois, la fréquence des rappels augmente pour garantir que toutes les dépenses sont soumises et approuvées dans les délais.
Après la fin du mois, des rappels de suivi se poursuivent pendant quelques jours pour tout élément non résolu restant.
L'agent IA adapte également son ton et sa persistance tout au long du mois, devenant plus direct à l'approche des échéances.
Type de rappel | Ce qui est inclus | Calendrier de rappel (heure locale) | Remarques |
Paiements par carte hors ligne à soumettre | Toutes les dépenses par carte avec documents manquants ou en attente de soumission. Exemples :
| À 10 h 00 :
| Carte utilisée au point de vente (POS). Chaque rappel répertorie toutes les dépenses nécessitant actuellement votre action, afin que vous puissiez les consulter et les soumettre en une seule fois. |
Paiements par carte en ligne à soumettre | Toutes les dépenses par carte avec documents manquants ou en attente de soumission. Exemples :
| À 10 h 00 :
| Plus flexible en raison des reçus se trouvant dans les boîtes de réception ou les applications des fournisseurs. Chaque rappel répertorie toutes les dépenses nécessitant actuellement votre action, afin que vous puissiez les consulter et les soumettre en une seule fois. |
Dépenses à approuver | Toutes les dépenses soumises en attente de votre approbation. | À 16 h 00 :
| Chaque rappel répertorie toutes les demandes d'approbation en attente, vous permettant de les consulter et de les approuver en bloc. |
Fin de mois | Toutes les demandes et approbations en cours | À 11 h 00 :
| Garantit un reporting de fin de mois dans les délais. |
Fréquence personnalisée
Vous pouvez également établir votre propre calendrier de rappels, soit en conversant avec l'Agent IA via le canal de communication, soit dans le portail web de Payhawk, comme décrit ci-dessous :
Dans le portail web Payhawk, accédez à Paramètres > AI Office > Agent de contrôleur financier > Configurer.
Désactivez l'option Cadence par défaut.
Cliquez sur le lien Personnaliser. Cela vous redirigera vers une conversation avec le Financial Controller AI Agent dans le portail web de Payhawk.
Indiquez à l’agent à quelle fréquence vous souhaitez qu’il envoie des rappels à vos employés.
Pour revenir à la fréquence de rappel par défaut, demandez-le directement à l'Agent IA.
Lorsqu'un employé a activé la récupération automatique de reçus et factures en ligne et s'est authentifié auprès du portail du fournisseur, le Financial Controller AI Agent tente d'abord de récupérer le reçu automatiquement avant d'envoyer un rappel pour le télécharger manuellement. Pour plus d'informations, consultez l'article sur l'utilisation de l'agent IA Contrôleur financier pour la récupération automatique de reçus et factures en ligne.