L'agent IA Contrôleur financier est un outil intelligent qui rappelle automatiquement aux collaborateurs, au nom des équipes Finance, de soumettre les documents de dépenses manquants ou de finaliser les approbations en attente directement dans le portail Web ou l'application mobile Payhawk, ou via des canaux de communication tels que Slack (MS Teams disponible prochainement).
L'Agent IA envoie des rappels consolidés aux employés selon un calendrier défini (par exemple, à la fin du mois) et peut être utilisé pour des entités individuelles ou pour plusieurs entités au sein d'un groupe.
Pour une meilleure expérience utilisateur, vous pouvez également activer la note de frais intelligente pour générer automatiquement des notes pour les dépenses de votre entreprise.
Si vous ne savez pas exactement ce que le Financial Controller AI Agent peut faire pour vous, vous pouvez lui demander directement.
Défis courants en matière de gestion des dépenses
Les équipes financières sont souvent confrontées au suivi manuel des reçus, aux retards d'approbation et à la surveillance en matière de conformité, ce qui peut ralentir le processus de clôture de fin de mois. Le Financial Controller AI Agent de Payhawk relève ces défis en automatisant le suivi des dépenses, la collecte des reçus et les workflows d'approbation, ce qui réduit considérablement les suivis manuels pendant et à la fin du mois.
Fonctionnalités clés
Le Financial Controller AI Agent aide à rationaliser les processus et à améliorer l'efficacité dans différents cas.
Fonctionnalité | Capacité |
Relance automatique | Le Financial Controller AI Agent :
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Relances via un canal de communication supplémentaire | La connexion de Payhawk au canal de communication permettra d'activer une nouvelle application pour tous les utilisateurs de l'espace de travail dans le chat, à partir de laquelle les utilisateurs pourront interagir avec Payhawk et faire leur travail directement. Pour plus d'informations, consultez le guide pour les employés sur la mise en place de la connexion Slack. |
Améliorations de la procédure d'approbation |
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Soumettre des dépenses au travail |
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Assistance intelligente | Bien que le Financial Controller AI Agent ne puisse pas répondre directement aux questions pratiques et générales, il vous redirigera vers le Payments AI Agent. Le Payments AI Agent vous répondra ensuite directement en utilisant les informations du service d’aide Payhawk. Si vous demandez une action relevant d’un autre Payhawk AI Agent, le Financial Controller AI Agent vous indiquera quel agent peut vous assister. Cet agent vous enverra ensuite directement un message afin que vous puissiez finaliser la tâche. Par exemple, si vous demandez à le Financial Controller AI Agent de réserver un voyage à Vienne, il vous expliquera que le Travel AI Agent est chargé des réservations. Le Travel AI Agent vous enverra alors un message pour poursuivre la conversation et vous aider à organiser le voyage. |
Comment le Financial Controller AI Agent fonctionne pour les équipes financières
En utilisant l’Agent IA de Contrôle Financier, les équipes financières peuvent rationaliser leurs processus et améliorer leur efficacité grâce à :
Des mises à jour en temps réel pour les demandeurs et les responsables d’approbation, garantissant la transparence et une prise de décision plus rapide.
Relances automatisées sur plusieurs canaux - tels que les e-mails, les commentaires, les notifications push et les discussions - pour assurer le suivi des dépenses.
Amélioration de la supervision du workflow, accélération de la clôture de fin de mois et réduction des goulets d'étranglement.
Comment le Financial Controller AI Agent fonctionne pour les employés
Tant dans le produit Payhawk (portail Web et application mobile) que via le canal de communication, les employés peuvent réagir facilement aux rappels intelligents de Payhawk et effectuer les actions suivantes.
Recevoir des rappels consolidés concernant les documents manquants, les dépenses en attente de soumission et les approbations.
Soumettre et approuver des dépenses directement dans le chat.
Saisir tous les détails requis, tels que les catégories et les champs personnalisés, par le biais d'un flux de conversation sans changer d'application.
Horaires de rappel
Par défaut, l'agent IA Contrôleur financier envoie des rappels consolidés pendant les jours ouvrables aux collaborateurs pour la soumission et l'approbation des dépenses. Au lieu de vous notifier pour chaque dépense individuellement, l'agent regroupe tous les éléments en attente dans un seul rappel groupé à l'heure programmée, vous offrant ainsi une vue d'ensemble claire de tout ce qui nécessite votre attention. Un rappel qui tomberait un jour non ouvrable (week-end ou jour férié dans le pays d'immatriculation de l'entité juridique) est reporté au créneau disponible suivant.
Fréquence par défaut
L'agent IA Contrôleur financier suit un calendrier de relance défini qui détermine la fréquence à laquelle les collaborateurs reçoivent des rappels groupés. Par défaut, l'agent IA ajuste la fréquence des rappels en fonction de l'urgence des dépenses en attente :
Au cours du mois, les rappels sont envoyés à intervalles réguliers, l'agent IA regroupant tous les éléments en attente dans chaque notification.
À l'approche de la fin du mois, la fréquence des rappels augmente pour garantir que toutes les dépenses sont soumises et approuvées dans les délais.
Après la fin du mois, des rappels de suivi se poursuivent pendant quelques jours pour tout élément non résolu restant.
L'agent IA adapte également son ton et sa persistance tout au long du mois, devenant plus direct à l'approche des échéances.
Type de rappel | Ce qui est inclus | Calendrier de rappel (heure locale) | Remarques |
Paiements par carte hors ligne à soumettre | Toutes les dépenses par carte avec documents manquants ou en attente de soumission. Exemples :
| À 10 h 00 :
| Carte utilisée au point de vente (POS). Chaque rappel répertorie toutes les dépenses nécessitant actuellement votre action, afin que vous puissiez les consulter et les soumettre en une seule fois. |
Paiements par carte en ligne à soumettre | Toutes les dépenses par carte avec documents manquants ou en attente de soumission. Exemples :
| À 10 h 00 :
| Plus flexible en raison des reçus se trouvant dans les boîtes de réception ou les applications des fournisseurs. Chaque rappel répertorie toutes les dépenses nécessitant actuellement votre action, afin que vous puissiez les consulter et les soumettre en une seule fois. |
Dépenses à approuver | Toutes les dépenses soumises en attente de votre approbation. | À 16 h 00 :
| Chaque rappel répertorie toutes les demandes d'approbation en attente, vous permettant de les consulter et de les approuver en bloc. |
Fin de mois | Toutes les demandes et approbations en cours | À 11 h 00 :
| Garantit un reporting de fin de mois dans les délais. |
Fréquence personnalisée
Vous pouvez également établir votre propre calendrier de rappels, soit en conversant avec l'Agent IA via le canal de communication, soit dans le portail web de Payhawk, comme décrit ci-dessous :
Dans le portail web Payhawk, accédez à Paramètres > AI Office > Agent de contrôleur financier > Configurer.
Désactivez l'option Cadence par défaut.
Cliquez sur le lien Personnaliser. Cela vous redirigera vers une conversation avec le Financial Controller AI Agent dans le portail web de Payhawk.
Indiquez à l’agent à quelle fréquence vous souhaitez qu’il envoie des rappels à vos employés.
Pour revenir à la fréquence de rappel par défaut, vous pouvez soit communiquer avec l'Agent IA, soit suivre les étapes du portail web Payhawk :
Dans le portail web Payhawk, accédez à Paramètres > AI Office > Agent de contrôleur financier > Configurer.
Activez l'option Cadence par défaut.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, cliquez sur Basculer vers les paramètres par défaut pour confirmer.
Lorsqu'un employé a activé la récupération automatique de reçus et factures en ligne et s'est authentifié auprès du portail du fournisseur, le Financial Controller AI Agent tente d'abord de récupérer le reçu automatiquement avant d'envoyer un rappel pour le télécharger manuellement. Pour plus d'informations, consultez l'article sur l'utilisation de l'agent IA Contrôleur financier pour la récupération automatique de reçus et factures en ligne.
Accéder au Financial Controller AI Agent
Le Financial Controller AI Agent est livré prêt à l'emploi et est inclus dans l'appli mobile et le portail Web de Payhawk.
L'AI Agent sera accessible via le canal de communication uniquement si un administrateur Payhawk de votre entreprise a activé le canal de communication dans le portail Web Payhawk, via Paramètres > AI Office.
Pour profiter pleinement de l'intégration Payhawk‑Slack, les employés doivent d'abord s'authentifier afin d'autoriser le canal de communication à accéder à leurs données de dépenses. Pour plus d'informations, consultez le guide destiné aux employés concernant la configuration de la connexion Slack.
Traitement de vos données
Pour plus d'informations sur la façon dont Payhawk traite les données personnelles pour la fonction d'Agent IA de contrôleur financier, consultez les ressources suivantes :
Politique de confidentialité globale – Couvre les données personnelles pour lesquelles Payhawk agit en tant que Responsable du traitement.
Annexe relative au traitement des données – Couvre les données à caractère personnel pour lesquelles Payhawk agit en tant que Sous-traitant.