Le Financial Controller est un outil intelligent qui rappelle automatiquement aux employés, au nom des équipes financières, de soumettre les justificatifs de dépenses manquants ou de finaliser les approbations en attente, directement depuis le portail Web ou l’application mobile Payhawk, ou encore via des canaux de communication tels que Slack (bientôt également sur MS Teams).
L'Agent IA relance les employés à des moments précis (par exemple, à la fin du mois) et peut être utilisé pour des entités individuelles ou pour plusieurs entités au sein d’un groupe.
Pour une meilleure expérience utilisateur, vous pouvez également activer la note de frais intelligente pour générer automatiquement des notes pour les dépenses de votre entreprise.
Si vous ne savez pas exactement ce que le Financial Controller AI Agent peut faire pour vous, vous pouvez lui demander directement.
Défis courants en matière de gestion des dépenses
Les équipes financières sont souvent confrontées au suivi manuel des reçus, aux retards d'approbation et à la surveillance en matière de conformité, ce qui peut ralentir le processus de clôture de fin de mois. Le Financial Controller AI Agent de Payhawk relève ces défis en automatisant le suivi des dépenses, la collecte des reçus et les workflows d'approbation, ce qui réduit considérablement les suivis manuels pendant et à la fin du mois.
Fonctionnalités clés
Le Financial Controller AI Agent aide à rationaliser les processus et à améliorer l'efficacité dans différents cas.
Fonctionnalité | Capacité |
Relance automatique | Le Financial Controller AI Agent :
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Relances via un canal de communication supplémentaire | La connexion de Payhawk à Slack permettra d'activer une nouvelle application pour tous les utilisateurs de l'espace de travail dans Slack, à partir de laquelle les utilisateurs pourront interagir avec Payhawk et faire leur travail directement. Pour plus d'informations, consultez le guide pour les employés sur la mise en place de la connexion Slack. |
Améliorations de la procédure d'approbation |
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Soumettre des dépenses au travail |
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Assistance intelligente | Bien que le Financial Controller AI Agent ne puisse pas répondre directement aux questions pratiques et générales, il vous redirigera vers le Payments AI Agent. Le Payments AI Agent vous répondra ensuite directement en utilisant les informations du service d’aide Payhawk. Si vous demandez une action relevant d’un autre Payhawk AI Agent, le Financial Controller AI Agent vous indiquera quel agent peut vous assister. Cet agent vous enverra ensuite directement un message afin que vous puissiez finaliser la tâche. Par exemple, si vous demandez à le Financial Controller AI Agent de réserver un voyage à Vienne, il vous expliquera que le Travel AI Agent est chargé des réservations. Le Travel AI Agent vous enverra alors un message pour poursuivre la conversation et vous aider à organiser le voyage. |
Comment le Financial Controller AI Agent fonctionne pour les équipes financières
En utilisant l’Agent IA de Contrôle Financier, les équipes financières peuvent rationaliser leurs processus et améliorer leur efficacité grâce à :
Des mises à jour en temps réel pour les demandeurs et les responsables d’approbation, garantissant la transparence et une prise de décision plus rapide.
Relances automatisées sur plusieurs canaux - tels que les e-mails, les commentaires, les notifications push et les discussions - pour assurer le suivi des dépenses.
Amélioration de la supervision du workflow, accélération de la clôture de fin de mois et réduction des goulets d'étranglement.
Comment le Financial Controller AI Agent fonctionne pour les employés
Tant dans le produit Payhawk (portail Web et application mobile) que dans Slack, les employés peuvent réagir facilement aux rappels intelligents de Payhawk et effectuer les actions suivantes.
Recevoir des rappels intelligents concernant les documents manquants, les dépenses en attente de soumission et les approbations.
Soumettre et approuver des dépenses directement dans le chat.
Saisir tous les détails requis, tels que les catégories et les champs personnalisés, par le biais d'un flux de conversation sans changer d'application.
Horaires de rappel
Par défaut, le Financial Controller AI Agent envoie des rappels automatisés aux employés pendant les jours ouvrables pour qu'ils soumettent et approuvent leurs dépenses. Un rappel prévu un jour non ouvré (week-end ou jour férié dans le pays d’implantation de l’entité) est reporté au créneau suivant défini.
Type de rappel | Exemples | Calendrier de rappel (heure locale) | Remarques |
Dépenses à approuver | Dépenses soumises en attente d'approbation | Rappels à 16 h 00 heure locale :
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Paiements par carte en ligne à soumettre | Restaurants, taxis et achats dans les magasins physiques | Rappels à 10 h 00 heure locale :
| Carte utilisée au point de vente (POS). |
Paiements par carte en ligne à soumettre | Abonnements en ligne et applications mobiles | Rappels à 10 h 00 heure locale :
| Plus souple en raison des reçus restant dans les boîtes de réception ou les applications des fournisseurs. |
Fin de mois | Toutes les demandes et approbations en cours | Rappels à 11 h 00 heure locale :
| Garantit que les rapports de fin de mois soient complets. |
Vous pouvez également établir votre propre calendrier de rappels, soit en conversant avec l'Agent IA dans Slack, soit dans le portail web de Payhawk, comme décrit ci-dessous :
Dans le portail web Payhawk, accédez à Paramètres > AI Office > Agent de contrôleur financier > Configurer.
Désactivez l'option Cadence par défaut.
Cliquez sur le lien Personnaliser. Cela vous redirigera vers une conversation avec le Financial Controller AI Agent dans le portail web de Payhawk.
Indiquez à l’agent à quelle fréquence vous souhaitez qu’il envoie des rappels à vos employés.
Pour revenir à la fréquence de rappel par défaut, vous pouvez soit communiquer avec l'Agent IA, soit suivre les étapes du portail web Payhawk :
Dans le portail web Payhawk, accédez à Paramètres > AI Office > Agent de contrôleur financier > Configurer.
Activez l'option Cadence par défaut.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, cliquez sur Basculer vers les paramètres par défaut pour confirmer.
La récupération des reçus en ligne est une fonctionnalité bêta à venir qui permettra de récupérer automatiquement les reçus pour les paiements en ligne. Dès qu'elle sera disponible, le calendrier des rappels pour ces transactions sera ajusté en conséquence.
Accéder au Financial Controller AI Agent
Le Financial Controller AI Agent est livré prêt à l'emploi et est inclus dans l'appli mobile et le portail Web de Payhawk.
L’AI Agent sera accessible dans Slack uniquement si un administrateur Payhawk de votre entreprise a activé le canal de communication dans le portail Web Payhawk, via Paramètres > AI Office.
Pour profiter pleinement de l’intégration Payhawk‑Slack, les employés doivent d’abord s’authentifier afin d’autoriser Slack à accéder à leurs données de dépenses. Pour plus d’informations, consultez le guide destiné aux employés concernant la configuration de la connexion Slack.
Traitement de vos données
Pour plus d'informations sur la façon dont Payhawk traite les données personnelles pour la fonction d'Agent IA de contrôleur financier, consultez les ressources suivantes :
Politique de confidentialité globale – Couvre les données personnelles pour lesquelles Payhawk agit en tant que Responsable du traitement.
Annexe relative au traitement des données – Couvre les données à caractère personnel pour lesquelles Payhawk agit en tant que Sous-traitant.