Si un Administrateur Payhawk de votre entreprise a activé la connexion Payhawk-Slack, vous verrez l'application Payhawk dans l'espace de travail Slack de votre entreprise.
L'application Payhawk, appelée Financial Controller Agent, se trouve dans votre section Applis et apparaît comme indiqué dans l'image suivante.
Cette intégration permet à Payhawk de vous envoyer des rappels intelligents pour les documents de dépenses manquants, de soumettre des dépenses directement dans Slack, et d'approuver ou de refuser des dépenses si vous faites partie d'un workflow d'approbation.
Pour utiliser pleinement l'intégration Payhawk-Slack, vous devez vous authentifier, ce qui permet à Slack d'accéder à vos données Payhawk.
Lorsque vous êtes en déplacement, vous pouvez utiliser l'application Payhawk à partir de l'application mobile Slack ou utiliser l'application Payhawk Mobile.
S'authentifier dans Slack
Avant de pouvoir utiliser Slack pour soumettre des documents et des dépenses, vous devez d'abord vous authentifier pour permettre à Slack d'accéder à vos données de dépenses.
Si vos e-mails Slack et Payhawk correspondent mais que vous ne vous êtes pas authentifié, vous verrez toujours l'application Payhawk dans Slack et recevrez des rappels intelligents, mais vous ne pourrez effectuer aucune action, comme télécharger des justificatifs de dépenses ou soumettre des dépenses.
Si vos e-mails Slack et Payhawk ne correspondent pas ou si vous avez plusieurs comptes Slack, vous verrez l'application Payhawk dans Slack mais vous ne recevrez pas de rappels intelligents et vous ne pourrez pas effectuer d'actions tant que vous ne vous serez pas authentifié.
En tant qu'employé, vous pouvez vous authentifier sur Slack de la manière suivante :
Accédez à Slack et sélectionnez Financial Controller Agent. Si l'appli Payhawk n'est pas visible dans la liste, cliquez sur Ajouter des applis et recherchez Financial Controller Agent.
Pour lancer le flux d'authentification, entrez la commande Slack
/payhawk-login. Vous obtiendrez alors la réponse suivante :
Sur l'écran suivant, cliquez sur Autoriser.
Sinon, l'Agent IA de contrôleur financier vous invitera à vous authentifier sur Slack lorsque vous tenterez d'effectuer votre première action.
Soumission de documents et de dépenses via Slack
En tant qu'employé, une fois que vous avez effectué une dépense, vous recevrez un rappel dans Slack pour télécharger le document de dépense. L'Agent IA vous guidera à travers les champs requis pour la soumission et suggérera automatiquement des informations pertinentes basées sur le document et les données de la transaction.
C'est comme si vous discutiez avec ChatGPT pour soumettre sans effort vos dépenses à Payhawk :
Accédez à Slack et sélectionnez l'appli Payhawk.
Ouvrez le rappel que vous avez reçu dans l'onglet Chat ou Historique.
Cliquez sur le bouton Soumettre une dépense ou déposez simplement le document dans le chat.
Téléchargez le document de dépenses (si nécessaire pour la soumission).
Sélectionnez ou ajoutez toutes les données nécessaires concernant les dépenses, telles que la catégorie de dépenses.
Une fois que tous les champs requis seront remplis et comporteront des valeurs, l’Agent IA résumera l’état de la dépense.
Confirmez la soumission à l'Agent IA de l'une des manières suivantes :
Cliquez sur Confirmer, Soumettre, ou OK.
Réagissez avec un émoji.
Expliquez votre confirmation comme vous le souhaitez.
Approbation des demandes dans Slack
En tant que responsable d’approbation inclus dans le workflow de l'entreprise, vous recevrez un rappel intelligent concernant une approbation en attente dans Slack par Payhawk. Vous pourrez approuver des dépenses, des bons de commande, des cartes et des fonds en fonction du workflow dont vous faites partie.
Pour approuver, refuser ou commenter la demande :
Accédez à Slack et sélectionnez l'appli Payhawk.
Cliquez sur l'action correspondante – dans ce cas, Approuver.
Mise à jour des préférences linguistiques pour les rappels intelligents de Slack
Le changement ne s'appliquera qu'aux nouveaux messages ; les rappels intelligents envoyés précédemment resteront dans la langue d'origine.