Problèmes de synchronisation des fournisseurs entre Payhawk et les systèmes externes

Les problèmes de synchronisation entre Payhawk et les systèmes externes tels que Oracle NetSuite, Xero, Exact Online, QuickBooks Online, Sage Intacct, ou MS Business Central sont souvent causés par des enregistrements de fournisseurs en double ou inactifs.

Diagnostiquer un problème de synchronisation des fournisseurs dans Payhawk

Lorsqu'une synchronisation des fournisseurs ne se termine pas entièrement, la ligne Fournisseurs de l'onglet Aperçu de votre intégration affiche le statut Partiellement synchronisé ou Échec.

Pour voir ce qui s'est passé :

Dans le Payhawk Web Portal, accédez à Paramètres > Intégrations et ouvrez votre intégration ERP.
Dans l'onglet Aperçu, cliquez sur le statut de la ligne Fournisseurs.
Passez le curseur sur un statut pour afficher un bref résumé, ou cliquez dessus pour ouvrir le panneau Détails de la synchronisation, qui répertorie les fournisseurs concernés (nom, numéro fiscal, ID externe), la raison et une action par cas, avec un lien Accéder à [ERP] pour corriger les données à la source.
Une fois les problèmes résolus, relancez la synchronisation.

Payhawk signale deux types de problèmes :

Les avertissements s'affichent comme Partiellement synchronisé et la synchronisation se termine tout de même - L'enregistrement concerné est ignoré (un nom en double ou un numéro fiscal/de TVA en double).
Les erreurs s'affichent comme Échec - Le fournisseur n'est pas synchronisé (une adresse e-mail non valide ou une synchronisation déjà en cours).

Corrigez chaque problème à la source dans votre ERP (ou attendez la fin de la synchronisation en cours), puis relancez la synchronisation.

Problèmes courants d'échec de la synchronisation

Les causes courantes d'échec de la synchronisation avec le fournisseur sont les suivantes :

Fournisseurs en double dans le système externe avec le même numéro de TVA ou le même nom.
Données contradictoires sur les fournisseurs, telles que des informations incohérentes ou obsolètes.
Fiches fournisseurs inactives dans le système externe (ERP).

Meilleures pratiques pour éviter les problèmes de synchronisation

Évitez les enregistrements en double. Veillez à ce que chaque fournisseur ait un numéro de TVA et un nom uniques.
Tenez à jour les données relatives aux fournisseurs. Examinez et nettoyez régulièrement les dossiers des fournisseurs afin de prévenir les conflits.
Vérifiez le statut des fournisseurs. Assurez-vous que tous les fournisseurs sont marqués comme actifs dans votre système externe avant de procéder à la synchronisation.

Guide de dépannage

Pour résoudre les causes les plus courantes de l'échec de la synchronisation des fournisseurs entre Payhawk et votre système ERP, suivez les étapes correspondantes.

Il existe des doublons dans les dossiers des fournisseurs

Si la synchronisation d'un fournisseur échoue, cela peut être dû à des entrées en double dans votre système externe (ERP) :

Vérifiez si les fournisseurs ont le même numéro de TVA ou le même nom.
Supprimez ou consolidez les doublons en utilisant l'une des approches suivantes :
- Supprimez les doublons
- Marquez-les comme inactifs
- Mettez à jour leurs coordonnées pour les différencier
Réitérez le tentative de synchronisation dans Payhawk. Le fournisseur devrait maintenant apparaître correctement.

Fournisseur en double après la déconnexion et la reconnexion d'un ERP

Lorsqu'une intégration ERP est connectée, Payhawk fait correspondre les fournisseurs par leur nom. Si vous déconnectez l'ERP, importez des informations de fournisseurs en masse, puis reconnectez l'ERP, un fournisseur dont le nom dans le fichier d'import ne correspond pas exactement à son nom dans l'ERP est traité comme un nouvel enregistrement. Cela crée un fournisseur en double et peut déplacer les informations de paiement importées vers le mauvais enregistrement.

Pour résoudre ce problème :

Accédez à Fournisseurs et repérez les enregistrements en double du même fournisseur.
Déterminez quel enregistrement est lié à votre ERP et quel enregistrement contient les informations de paiement correctes.
Copiez les informations de paiement correctes sur l'enregistrement lié à votre ERP.
Archivez l'enregistrement en double depuis l'application Fournisseurs.

Pour éviter ce problème, assurez-vous, avant l'import, que chaque nom de fournisseur du fichier d'import correspond exactement au nom du fournisseur dans votre ERP. Pour ajouter des informations de paiement pour des fournisseurs sur un compte connecté à un ERP, contactez le Support Payhawk, car la reconnexion d'un ERP après un import manuel peut écraser les informations de paiement importées manuellement.

Des données manquantes ou incorrectes empêchent la création d'un fournisseur dans l'ERP.

Si un fournisseur a été créé dans Payhawk mais n'est pas apparu dans votre système externe (ERP), le problème peut être dû à des erreurs de formatage ou de validation requises par l'intégration.