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Trish Toovey.avif)
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Dans le domaine de la finance, aucun responsable financier ne peut se risquer à prendre des décisions critiques sans disposer d’une visibilité totale sur les flux de trésorerie de son entreprise. Découvrez comment une technologie de contrôle des dépenses adaptée à vos besoins peut vous aider à reprendre le contrôle sur vos dépenses.
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Selon une récente étude, 98 % des directeurs financiers admettent prendre des décisions critiques en ne disposant que d’une vision partielle de la situation. Dans le paysage de la finance actuel, où le rôle du DAF est plus stratégique que jamais, ce constat est alarmant.
Aujourd’hui, face à la complexité croissante, les méthodes traditionnelles de contrôle des dépenses et les processus manuels ont largement perdu en efficacité et sont loin d’être suffisants. À mesure que les entreprises se développent, de plus en plus de salariés sont amenés à effectuer des dépenses en utilisant les fonds de l’entreprise, parfois en étant à distance, dans plusieurs équipes et sur plusieurs sites à travers le monde. Ainsi, garder le contrôle sur toutes ces dépenses peut rapidement devenir un sérieux casse-tête, surtout lorsqu’on ne possède pas les outils adéquats.
Il est donc essentiel de s’appuyer sur une solution complète de contrôle des dépenses alimentée par l’IA. Ce type de solution vous permet de gérer le remboursement des dépenses de vos salariés tout en évitant les dépenses excessives et en garantissant un haut degré de précision grâce à des fonctionnalités telles que les contrôles de cartes intégrés ou les outils de Procure-to-Pay.
Rencontrez nos agents IA : automatisez 90% de vos tâches manuelles
Aujourd’hui, confondre les termes « contrôle des dépenses » et « gestion des notes de frais » est monnaie courante. Pourtant, même s’ils concernent tous deux l’argent de l’entreprise, il s’agit de deux processus bien distincts.
Le contrôle des dépenses englobe l’ensemble des activités financières de l’entreprise, qu’il s’agisse des budgets, du procurement, du paiement fournisseurs, ou encore des prévisions.
La gestion des notes de frais, quant à elle, consiste à effectuer le suivi des dépenses après les avoir engagées et à rembourser les salariés.
Même si les outils de contrôle des dépenses permettent de comptabiliser les coûts, ils n’empêchent pas pour autant d’engager des dépenses non conformes à la politique de l’entreprise et ne permettent pas de voir où se trouvent les fonds restants. Chez Payhawk, nos outils couvrent tous ces aspects et permettent d’avoir une visibilité et un contrôle total sur les dépenses de l’entreprise (du gâteau acheté pour l’anniversaire d’un collègue de bureau à des contrats SaaS de plus de 100 000 euros) sur une seule et même plateforme.
Choisir un logiciel de contrôle des dépenses, c’est bien. Mais choisir le logiciel le plus adapté à vos besoins, c’est mieux. Voici sept fonctionnalités incontournables qui vous permettront de gérer vos dépenses de manière optimale.
L’approbation des dépenses doit être proactive plutôt que réactive. Cela signifie que les utilisateurs peuvent soumettre leurs demandes d’achats et fournir tous les documents justificatifs nécessaires (tels que des devis) avant que l’approbateur désigné ne les valide grâce à des workflows d’approbation personnalisés.
Il est ensuite possible de rattacher ces workflows aux demandes de paiement par carte, aux factures, aux budgets et aux flux complets de bons de commande.
La création de règles spécifiques aux cartes pour les salariés, les équipes ou pour l’entreprise est une étape essentielle pour garantir la conformité des dépenses. Les règles dynamiques peuvent inclure tout type de mesure, de l’émission de cartes à usage unique ou précommandées, mais également la définition de limites de dépenses récurrentes, en passant par des restrictions en fonction des catégories de commerçants ou de fournisseurs.
En émettant des cartes dont le solde est nul, vous pouvez contrôler les dépenses de manière encore plus rigoureuse, en accordant l’accès aux fonds qu’après approbation grâce à des workflows personnalisés. Nous vous recommandons de sélectionner une solution qui offre cette fonctionnalité afin de garantir le respect total de vos politiques de dépenses, ce qui vous conférera une visibilité inégalée sur vos dépenses.
Choisissez un outil qui envoie automatiquement des notifications aux responsables lorsque certains seuils de dépenses sont franchis. Cela permettra de maintenir l’utilisation du budget en adéquation avec les plans de chaque service ou de chaque projet, afin d’avoir toujours connaissance des dépenses engagées avant qu’elles n’aient une incidence sur vos bénéfices nets ou sur votre trésorerie.
Une étude indique qu’en moyenne, les entreprises peuvent perdre jusqu’à 70 000 euros en raison de dépenses non conformes à leur politique. Bien que de nombreux facteurs puissent contribuer à cette perte, le manque de sensibilisation et de responsabilisation des employés peut en être l’une des causes principales.
Chez Payhawk, nous vous conseillons de chercher un logiciel de contrôle des dépenses qui intègre la conformité aux politiques directement dans les interfaces utilisateur web et mobile, afin que les salariés aient accès à des options respectueuses de la conformité.
La possibilité d’attribuer des approbateurs spécifiques à différents types de demandes de fonds ou de catégories de dépenses vous permet de vous adapter parfaitement en fonction des processus de validation complexes de votre entreprise tout en minimisant les retards.
Assurez-vous de pouvoir désigner plusieurs approbateurs et séparer les tâches de manière organisée et optimale ; cela vous permettra de ne pas vous reposer sur un seul approbateur et d’ainsi répartir la charge de travail de manière plus homogène. En outre, veillez à ce que, une fois que votre approbateur désigné a validé la demande de fonds, l’argent soit immédiatement transféré sur la carte de l’employé.
Aujourd’hui, dans le secteur de la finance, la détection des anomalies est directement intégrée dans de nombreux agents d’IA. De ce fait, vous n’avez plus à vous soucier des violations de votre politique de dépenses ou de la détection de transactions inhabituelles.
L’agent d’IA analyse chaque transaction et chaque facture afin de détecter les doublons, les données aberrantes et autres anomalies en l’espace de quelques secondes. Vous pouvez ainsi avoir une confiance absolue dans l’exactitude de vos données de dépenses.
Pour vous aider à choisir la solution qui correspond le mieux à vos besoins, Payhawk a établi un comparatif des meilleurs logiciels de contrôle des dépenses du marché :
Grâce à Payhawk, vous pouvez gérer toutes vos activités relatives aux dépenses au même endroit, qu’il s’agisse des comptes fournisseurs, des factures, de la gestion des fournisseurs, du Procure-to-Pay, des remboursements, des cartes d’entreprises, ou encore des budgets.
L’innovation est au cœur de nos solutions. Chaque jour, nous nous efforçons de concevoir et de tester en permanence de nouvelles fonctionnalités sur notre plateforme afin d’aider nos clients à améliorer leur visibilité et leur conformité. Par ailleurs, notre technologie intelligente se charge d’effectuer toutes les tâches les plus complexes afin que vous puissiez consacrer davantage de temps à la mise en œuvre de votre stratégie.
Grâce à Payhawk, fini de courir après les documents manquants, de vérifier que les bons de commande et les factures correspondent aux reçus et de procéder à une double vérification des coordonnées des fournisseurs. Vous disposez désormais d’une visibilité optimale sur l’ensemble de vos entités, d’informations fiables et détaillées, ainsi que de processus de gestion de dépenses hautement simplifiés. Vous pouvez désormais éliminer jusqu’à 90 % de vos tâches manuelles, récupérer facilement la TVA et permettre à votre équipe Finance d’abandonner la chasse aux reçus pour mieux se concentrer sur la stratégie.
La solution Payhawk comprend les fonctionnalités suivantes :
SAP Concur automatise les dépenses telles que les notes de frais, les frais de déplacements professionnels et les factures sur une seule et même plateforme.
Les clients peuvent ainsi :
Spendesk permet d’automatiser, de centraliser et de contrôler rigoureusement tous les aspects des dépenses de votre entreprise.
Les clients peuvent ainsi :
Cette solution complète de gestion des dépenses aide les entreprises à contrôler, à suivre et à optimiser toutes leurs dépenses.
Les clients peuvent ainsi :
Expensya est une solution intelligente de gestion des dépenses qui simplifie et automatise l’ensemble du processus, de la saisie des justificatifs au remboursement. Grâce à l’intelligence artificielle, la plateforme accélère la saisie et le traitement des frais pour un contrôle optimal.
Les clients peuvent ainsi :
N2F est une solution française spécialisée dans la gestion des notes de frais, qui met l’accent sur la simplicité d’utilisation et la rapidité de traitement. La plateforme permet aux entreprises de centraliser, contrôler et automatiser leurs processus liés aux dépenses professionnelles.
Les clients peuvent ainsi :
Mooncard est une solution de paiement et de gestion des dépenses qui associe cartes d’entreprise intelligentes et plateforme de pilotage automatisée. Elle permet aux entreprises de garder un contrôle strict sur leurs dépenses tout en offrant une grande flexibilité aux collaborateurs.
Les clients peuvent ainsi :
Pour toute entreprise, l’implémentation d’un nouveau logiciel constitue un changement considérable. Les salariés peuvent particulièrement être découragés à l’idée de devoir apprendre à maîtriser une nouvelle technologie, ce qui peut cruellement limiter son adoption. L’entreprise peut alors se retrouver à devoir composer avec des processus encore plus fragmentés, des dépenses superflues et une mauvaise visibilité sur ses données.
Afin de faciliter le déploiement de la nouvelle solution et de favoriser son adoption dans toute l’entreprise, Payhawk vous partage cinq bonnes pratiques à suivre :
La première étape à suivre consiste à évaluer vos workflows existants. Ce processus d’audit vous aidera à identifier vos points faibles et vous donnera un bon point de départ pour analyser vos différentes options de logiciels.
Identifiez les personnes chargées d’effectuer ce type d’achat et où se situent vos contrôles et vos communications. En mettant en lumière ces points faibles, vous pourrez reconstruire et améliorer vos processus afin d’assurer une efficacité optimale.
Faites le point avec les différentes parties prenantes afin qu’elles se sentent impliquées et de les faire participer tout au long du processus. Écoutez leurs retours d’expérience, prenez toujours leurs idées en considération et montrez-leur que leur opinion compte. Cela vous permettra de faciliter l’adoption de la technologie sélectionnée dans toute l’entreprise.
Commencez par implémenter les fonctionnalités de la nouvelle solution petit à petit (une étape facile à suivre grâce à notre approche modulaire de la configuration et de la mise en œuvre de notre solution Payhawk).
Débutez par la gestion des cartes et des reçus, puis orientez-vous vers le Procure-to-Pay et les factures fournisseurs.
L’émission de cartes d’entreprise permet aux utilisateurs d’effectuer des dépenses en toute simplicité et de manière responsable, ce qui vous garantit une visibilité instantanée sur les dépenses professionnelles engagées.
Enfin, réfléchissez à la rapidité de mise en œuvre de la solution pour votre entreprise ; par exemple, si vous manquez de visibilité sur vos flux de trésorerie, cela devient urgent. C’est là que la notion de « mise en service rapide » a toute son importance. Chez Payhawk, nos clients sont opérationnels en 15 à 20 jours en moyenne.
Proposez une formation complète à vos salariés qui ne se limite pas à la maîtrise du logiciel. Abordez les politiques et organisez régulièrement des mises à niveau pour que tout le monde se sente inclus et en confiance vis-à-vis des attentes de l’entreprise. En outre, nous vous recommandons d’exposer clairement à vos salariés les impacts sur les processus de l’entreprise si jamais les politiques mises en place ne sont pas respectées.
Enfin, sélectionnez un logiciel primé pour son expérience utilisateur. Nous vous conseillons de consulter des avis clients sur G2 et sur Capterra pour vous aider à prendre une décision éclairée.
Si mesurer le retour sur investissement (ROI) peut être perçu comme un exercice difficile, en réalité, il n’en est rien.
Voici quelques moyens de connaître la valeur ajoutée obtenue :
L’équation est simple : votre ROI = heures gagnées x salaire horaire moyen + TVA supplémentaire récupérée – les frais d’abonnement.
Afin de vous permettre de vous démarquer de vos concurrents sur un marché saturé, deux éléments peuvent vous aider : gagner du temps et réduire les coûts. Une plateforme complète de gestion des dépenses peut vous aider à atteindre ces deux objectifs. Grâce à une visibilité en temps réel sur chaque transaction, vous pouvez prendre des décisions éclairées encore plus rapidement, savoir comment votre entreprise dépense son argent, responsabiliser vos équipes et appliquer automatiquement vos politiques.
N’attendez plus : demandez une démo personnalisée auprès de nos experts et découvrez comment Payhawk peut permettre à vos équipes de bénéficier d’une visibilité complète et d’effectuer des dépenses en toute confiance.
Trish Toovey est Principal Content Manager chez Payhawk. Couvrant tous les domaines, de la rédaction publicitaire à l'écriture de scripts vidéo, Trish s'appuie sur une expérience très variée dans la rédaction et la création de contenu pour les secteurs de la finance, de la mode et du voyage.
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