Les meilleurs logiciels de contrôle des dépenses en 2025

Selon une récente étude, 98 % des directeurs financiers admettent prendre des décisions critiques en ne disposant que d’une vision partielle de la situation. Dans le paysage de la finance actuel, où le rôle du DAF est plus stratégique que jamais, ce constat est alarmant.

Aujourd’hui, face à la complexité croissante, les méthodes traditionnelles de contrôle des dépenses et les processus manuels ont largement perdu en efficacité et sont loin d’être suffisants. À mesure que les entreprises se développent, de plus en plus de salariés sont amenés à effectuer des dépenses en utilisant les fonds de l’entreprise, parfois en étant à distance, dans plusieurs équipes et sur plusieurs sites à travers le monde. Ainsi, garder le contrôle sur toutes ces dépenses peut rapidement devenir un sérieux casse-tête, surtout lorsqu’on ne possède pas les outils adéquats.

Il est donc essentiel de s’appuyer sur une solution complète de contrôle des dépenses alimentée par l’IA. Ce type de solution vous permet de gérer le remboursement des dépenses de vos salariés tout en évitant les dépenses excessives et en garantissant un haut degré de précision grâce à des fonctionnalités telles que les contrôles de cartes intégrés ou les outils de Procure-to-Pay.

Contrôle des dépenses et gestion des notes de frais

Aujourd’hui, confondre les termes « contrôle des dépenses » et « gestion des notes de frais » est monnaie courante. Pourtant, même s’ils concernent tous deux l’argent de l’entreprise, il s’agit de deux processus bien distincts.

Le contrôle des dépenses englobe l’ensemble des activités financières de l’entreprise, qu’il s’agisse des budgets, du procurement, du paiement fournisseurs, ou encore des prévisions.

La gestion des notes de frais, quant à elle, consiste à effectuer le suivi des dépenses après les avoir engagées et à rembourser les salariés.

Même si les outils de contrôle des dépenses permettent de comptabiliser les coûts, ils n’empêchent pas pour autant d’engager des dépenses non conformes à la politique de l’entreprise et ne permettent pas de voir où se trouvent les fonds restants. Chez Payhawk, nos outils couvrent tous ces aspects et permettent d’avoir une visibilité et un contrôle total sur les dépenses de l’entreprise (du gâteau acheté pour l’anniversaire d’un collègue de bureau à des contrats SaaS de plus de 100 000 euros) sur une seule et même plateforme.

Choisir son logiciel de dépenses : les 7 fonctionnalités incontournables

Choisir un logiciel de contrôle des dépenses, c’est bien. Mais choisir le logiciel le plus adapté à vos besoins, c’est mieux. Voici sept fonctionnalités incontournables qui vous permettront de gérer vos dépenses de manière optimale.

1. Des approbations proactives : éviter les coûts imprévus avant qu’ils ne surviennent

L’approbation des dépenses doit être proactive plutôt que réactive. Cela signifie que les utilisateurs peuvent soumettre leurs demandes d’achats et fournir tous les documents justificatifs nécessaires (tels que des devis) avant que l’approbateur désigné ne les valide grâce à des workflows d’approbation personnalisés.

Il est ensuite possible de rattacher ces workflows aux demandes de paiement par carte, aux factures, aux budgets et aux flux complets de bons de commande.

2. Des règles dynamiques de cartes : personnaliser les limites en fonction de chaque équipe et de chaque scénario

La création de règles spécifiques aux cartes pour les salariés, les équipes ou pour l’entreprise est une étape essentielle pour garantir la conformité des dépenses. Les règles dynamiques peuvent inclure tout type de mesure, de l’émission de cartes à usage unique ou précommandées, mais également la définition de limites de dépenses récurrentes, en passant par des restrictions en fonction des catégories de commerçants ou de fournisseurs.

3. Des cartes à « solde nul » : les fonds ne sont fournis qu’après validation pour une conformité totale

En émettant des cartes dont le solde est nul, vous pouvez contrôler les dépenses de manière encore plus rigoureuse, en accordant l’accès aux fonds qu’après approbation grâce à des workflows personnalisés. Nous vous recommandons de sélectionner une solution qui offre cette fonctionnalité afin de garantir le respect total de vos politiques de dépenses, ce qui vous conférera une visibilité inégalée sur vos dépenses.

4. Des garde-fous budgétaires et des alertes en temps réel : détecter les dépassements dès qu’ils se produisent

Choisissez un outil qui envoie automatiquement des notifications aux responsables lorsque certains seuils de dépenses sont franchis. Cela permettra de maintenir l’utilisation du budget en adéquation avec les plans de chaque service ou de chaque projet, afin d’avoir toujours connaissance des dépenses engagées avant qu’elles n’aient une incidence sur vos bénéfices nets ou sur votre trésorerie.

5. Une expérience utilisateur respectueuse des politiques : guider les employés pour leur permettre de prendre les meilleures décisions en tout temps

Une étude indique qu’en moyenne, les entreprises peuvent perdre jusqu’à 70 000 euros en raison de dépenses non conformes à leur politique. Bien que de nombreux facteurs puissent contribuer à cette perte, le manque de sensibilisation et de responsabilisation des employés peut en être l’une des causes principales.

Chez Payhawk, nous vous conseillons de chercher un logiciel de contrôle des dépenses qui intègre la conformité aux politiques directement dans les interfaces utilisateur web et mobile, afin que les salariés aient accès à des options respectueuses de la conformité.

6. Des approbations et des délégations à plusieurs niveaux : s’adapter aux organigrammes ou à la hiérarchie

La possibilité d’attribuer des approbateurs spécifiques à différents types de demandes de fonds ou de catégories de dépenses vous permet de vous adapter parfaitement en fonction des processus de validation complexes de votre entreprise tout en minimisant les retards.

Assurez-vous de pouvoir désigner plusieurs approbateurs et séparer les tâches de manière organisée et optimale ; cela vous permettra de ne pas vous reposer sur un seul approbateur et d’ainsi répartir la charge de travail de manière plus homogène. En outre, veillez à ce que, une fois que votre approbateur désigné a validé la demande de fonds, l’argent soit immédiatement transféré sur la carte de l’employé.

7. Une détection des anomalies en temps réel grâce à l’IA : signaler les doublons et les tentatives de fraude en quelques secondes

Aujourd’hui, dans le secteur de la finance, la détection des anomalies est directement intégrée dans de nombreux agents d’IA. De ce fait, vous n’avez plus à vous soucier des violations de votre politique de dépenses ou de la détection de transactions inhabituelles.

L’agent d’IA analyse chaque transaction et chaque facture afin de détecter les doublons, les données aberrantes et autres anomalies en l’espace de quelques secondes. Vous pouvez ainsi avoir une confiance absolue dans l’exactitude de vos données de dépenses.

Les meilleures solutions de contrôle des dépenses en 2025

Pour vous aider à choisir la solution qui correspond le mieux à vos besoins, Payhawk a établi un comparatif des meilleurs logiciels de contrôle des dépenses du marché :

Payhawk

Grâce à Payhawk, vous pouvez gérer toutes vos activités relatives aux dépenses au même endroit, qu’il s’agisse des comptes fournisseurs, des factures, de la gestion des fournisseurs, du Procure-to-Pay, des remboursements, des cartes d’entreprises, ou encore des budgets.

L’innovation est au cœur de nos solutions. Chaque jour, nous nous efforçons de concevoir et de tester en permanence de nouvelles fonctionnalités sur notre plateforme afin d’aider nos clients à améliorer leur visibilité et leur conformité. Par ailleurs, notre technologie intelligente se charge d’effectuer toutes les tâches les plus complexes afin que vous puissiez consacrer davantage de temps à la mise en œuvre de votre stratégie.

Grâce à Payhawk, fini de courir après les documents manquants, de vérifier que les bons de commande et les factures correspondent aux reçus et de procéder à une double vérification des coordonnées des fournisseurs. Vous disposez désormais d’une visibilité optimale sur l’ensemble de vos entités, d’informations fiables et détaillées, ainsi que de processus de gestion de dépenses hautement simplifiés. Vous pouvez désormais éliminer jusqu’à 90 % de vos tâches manuelles, récupérer facilement la TVA et permettre à votre équipe Finance d’abandonner la chasse aux reçus pour mieux se concentrer sur la stratégie.

La solution Payhawk comprend les fonctionnalités suivantes :

Contrôle

• Des workflows d’approbation, des politiques de dépenses et des centres de coûts personnalisés, ainsi que des cartes à solde nul approvisionnées uniquement après validation.
• Des garde-fous budgétaires en temps réel qui s’appliquent à toutes vos entités afin de permettre aux managers de voir l’impact qu’aura la dépense avant de l’approuver.
• Des commentaires et des pistes d’audit directement intégrés à la plateforme qui remplacent les fils de discussion Slack ou les échanges de mails ad-hoc, ce qui responsabilise les auteurs des demandes.

Automatisation

• Les agents d’IA et la technologie OCR de Payhawk collectent les reçus et codifient les factures, ce qui permet d’automatiser jusqu’à 90 % des tâches financières manuelles.
• La synchronisation native ERP enregistre instantanément les transactions dans NetSuite, Business Central ou encore Xero.
• Le rapprochement automatique permet de faire correspondre les cartes, les lignes bancaires et les comptes fournisseurs, en identifiant les doublons en quelques secondes.

Dimension internationale

• Des cartes Visa d’entreprise émises dans sept devises différentes dans plus de 32 pays et un paiement des fournisseurs via des virements SEPA, FPS et SWIFT.
• Une gestion multi-entités depuis un seul tableau de bord.
• Un processus d’extraction multilingue et multi-TVA qui garantit le respect de la conformité des factures européennes tout en permettant aux entités américaines de s’appuyer sur le formulaire fiscal 1099-NEC.

SAP Concur

SAP Concur automatise les dépenses telles que les notes de frais, les frais de déplacements professionnels et les factures sur une seule et même plateforme.

Les clients peuvent ainsi :

• Regrouper tous leurs processus de contrôle des dépenses,
• Améliorer l’expérience employé en leur permettant de préparer leurs déplacements professionnels en effectuant des réservations directement via l’application SAP,
• Bénéficier d’une intégration aux principaux outils du marché, en choisissant entre 700 partenaires de solutions et plus de 250 applications professionnelles,
• Effectuer des réservations d’hôtels, de vols et de voiture via la plateforme SAP,
• Automatiser les processus de comptes fournisseurs afin de garantir le paiement des fournisseurs dans les délais fixés.

Spendesk

Spendesk permet d’automatiser, de centraliser et de contrôler rigoureusement tous les aspects des dépenses de votre entreprise.

Les clients peuvent ainsi :

• Émettre des cartes d’entreprise physiques et virtuelles,
• Créer des workflows d’approbation intelligents,
• Définir des limites de dépenses personnalisables pour favoriser des paiements sécurisés et faciles à contrôler,
• Traiter efficacement les demandes de remboursement et les remboursements depuis la plateforme Spendesk,
• Accéder à des analyses et à des rapports en temps réel.

Expensify

Cette solution complète de gestion des dépenses aide les entreprises à contrôler, à suivre et à optimiser toutes leurs dépenses.

Les clients peuvent ainsi :

• Créer, soumettre et approuver automatiquement des demandes de remboursement,
• Émettre des cartes d’entreprise via la plateforme et définir des limites personnalisables pour chacune d’entre elles,
• Importer des cartes existantes pour pouvoir gérer toutes les dépenses en un seul endroit,
• Effectuer un suivi des dépenses de l’entreprise en temps réel,
• Collaborer directement sur chaque dépense pour minimiser les retards et les confusions éventuelles.

Expensya

Expensya est une solution intelligente de gestion des dépenses qui simplifie et automatise l’ensemble du processus, de la saisie des justificatifs au remboursement. Grâce à l’intelligence artificielle, la plateforme accélère la saisie et le traitement des frais pour un contrôle optimal.

Les clients peuvent ainsi :

• Digitaliser et automatiser la saisie des notes de frais grâce à la reconnaissance intelligente des reçus,
• Établir des workflows d’approbation adaptés à leur organisation,
• Contrôler les dépenses en temps réel et assurer leur conformité avec les politiques internes,
• Intégrer la solution aux principaux ERP, SIRH et outils comptables du marché,
• Accéder à des analyses détaillées pour optimiser la gestion budgétaire et les prises de décision.

N2F

N2F est une solution française spécialisée dans la gestion des notes de frais, qui met l’accent sur la simplicité d’utilisation et la rapidité de traitement. La plateforme permet aux entreprises de centraliser, contrôler et automatiser leurs processus liés aux dépenses professionnelles.

Les clients peuvent ainsi :

• Saisir leurs notes de frais en quelques secondes via une application mobile intuitive,
• Automatiser la récupération des justificatifs et calculer automatiquement la TVA déductible,
• Configurer des circuits de validation et des plafonds de dépenses personnalisés,
• Intégrer facilement la solution avec les logiciels de paie, comptabilité et ERP,
• Accélérer les remboursements tout en réduisant les erreurs de saisie et les fraudes potentielles.

Mooncard

Mooncard est une solution de paiement et de gestion des dépenses qui associe cartes d’entreprise intelligentes et plateforme de pilotage automatisée. Elle permet aux entreprises de garder un contrôle strict sur leurs dépenses tout en offrant une grande flexibilité aux collaborateurs.

Les clients peuvent ainsi :

• Distribuer des cartes de paiement physiques et virtuelles avec des règles d’usage entièrement paramétrables,
• Automatiser la récupération et la saisie des justificatifs de paiement,
• Mettre en place des workflows de validation et des plafonds en fonction des équipes et des projets,
• Intégrer la plateforme avec les outils de comptabilité et ERP pour un suivi fluide,
• Accéder à des rapports et analyses détaillés afin d’optimiser la politique de dépenses.

Cinq bonnes pratiques à suivre pour installer son nouveau logiciel de contrôle des dépenses

Pour toute entreprise, l’implémentation d’un nouveau logiciel constitue un changement considérable. Les salariés peuvent particulièrement être découragés à l’idée de devoir apprendre à maîtriser une nouvelle technologie, ce qui peut cruellement limiter son adoption. L’entreprise peut alors se retrouver à devoir composer avec des processus encore plus fragmentés, des dépenses superflues et une mauvaise visibilité sur ses données.

Afin de faciliter le déploiement de la nouvelle solution et de favoriser son adoption dans toute l’entreprise, Payhawk vous partage cinq bonnes pratiques à suivre :

1. Auditer ses processus existants de contrôle des dépenses

La première étape à suivre consiste à évaluer vos workflows existants. Ce processus d’audit vous aidera à identifier vos points faibles et vous donnera un bon point de départ pour analyser vos différentes options de logiciels.

Identifiez les personnes chargées d’effectuer ce type d’achat et où se situent vos contrôles et vos communications. En mettant en lumière ces points faibles, vous pourrez reconstruire et améliorer vos processus afin d’assurer une efficacité optimale.

2. Impliquer les responsables budgétaires dès le début afin de limiter les résistances

Faites le point avec les différentes parties prenantes afin qu’elles se sentent impliquées et de les faire participer tout au long du processus. Écoutez leurs retours d’expérience, prenez toujours leurs idées en considération et montrez-leur que leur opinion compte. Cela vous permettra de faciliter l’adoption de la technologie sélectionnée dans toute l’entreprise.

3. Une implémentation et des intégrations progressives

Commencez par implémenter les fonctionnalités de la nouvelle solution petit à petit (une étape facile à suivre grâce à notre approche modulaire de la configuration et de la mise en œuvre de notre solution Payhawk).

Débutez par la gestion des cartes et des reçus, puis orientez-vous vers le Procure-to-Pay et les factures fournisseurs.

L’émission de cartes d’entreprise permet aux utilisateurs d’effectuer des dépenses en toute simplicité et de manière responsable, ce qui vous garantit une visibilité instantanée sur les dépenses professionnelles engagées.

Enfin, réfléchissez à la rapidité de mise en œuvre de la solution pour votre entreprise ; par exemple, si vous manquez de visibilité sur vos flux de trésorerie, cela devient urgent. C’est là que la notion de « mise en service rapide » a toute son importance. Chez Payhawk, nos clients sont opérationnels en 15 à 20 jours en moyenne.

4. Mettre régulièrement à jour les politiques définies et les formations proposées par l’entreprise

Proposez une formation complète à vos salariés qui ne se limite pas à la maîtrise du logiciel. Abordez les politiques et organisez régulièrement des mises à niveau pour que tout le monde se sente inclus et en confiance vis-à-vis des attentes de l’entreprise. En outre, nous vous recommandons d’exposer clairement à vos salariés les impacts sur les processus de l’entreprise si jamais les politiques mises en place ne sont pas respectées.

Enfin, sélectionnez un logiciel primé pour son expérience utilisateur. Nous vous conseillons de consulter des avis clients sur G2 et sur Capterra pour vous aider à prendre une décision éclairée.

5. Mesurer constamment le ROI

Si mesurer le retour sur investissement (ROI) peut être perçu comme un exercice difficile, en réalité, il n’en est rien.

Voici quelques moyens de connaître la valeur ajoutée obtenue :

• La récupération de la TVA : chez Payhawk, nous veillons à ce que les reçus soient enregistrés afin que vous ne manquiez jamais une occasion de demander un remboursement. Par exemple, notre solution a permis à notre client ATU de récupérer plus de 2 millions d’euros de TVA grâce à des reçus correctement enregistrés.
• Des gains de temps : chez Payhawk, nous automatisons jusqu’à 90 % des processus manuels grâce à l’IA, à l’automatisation et au Machine Learning (ML), qu’il s’agisse de la saisie de données, du rapprochement des reçus, des remboursements, ou encore du suivi de documents. Additionnez les heures que vous avez gagnées et multipliez-les par votre salaire horaire moyen : vous obtenez ainsi votre retour sur investissement en termes de temps.
• Une amélioration continue : effectuez un suivi efficace et régulier de votre ROI pour voir comment la valeur ajoutée évolue au fil du temps et découvrez de nouvelles manières de stimuler votre efficacité et d’améliorer les rendements.

L’équation est simple : votre ROI = heures gagnées x salaire horaire moyen + TVA supplémentaire récupérée – les frais d’abonnement.

Gagnez du temps et de l’argent grâce à un bon logiciel de contrôle des dépenses

Afin de vous permettre de vous démarquer de vos concurrents sur un marché saturé, deux éléments peuvent vous aider : gagner du temps et réduire les coûts. Une plateforme complète de gestion des dépenses peut vous aider à atteindre ces deux objectifs. Grâce à une visibilité en temps réel sur chaque transaction, vous pouvez prendre des décisions éclairées encore plus rapidement, savoir comment votre entreprise dépense son argent, responsabiliser vos équipes et appliquer automatiquement vos politiques.

N’attendez plus : demandez une démo personnalisée auprès de nos experts et découvrez comment Payhawk peut permettre à vos équipes de bénéficier d’une visibilité complète et d’effectuer des dépenses en toute confiance.