Meer grip op cashflow: de beste software voor uitgavenbeheer in 2025

Het is een schrikbarende statistiek, maar 98% van de CFO’s geeft toe dat ze grote beslissingen nemen met slechts de helft van de informatie. En in de huidige financiële wereld, waarin de rol van de CFO strategischer is dan ooit, is dat een groot probleem.

De oude manier van uitgaven beheren werkt simpelweg niet meer. Handmatige processen kunnen de toenemende complexiteit niet bijhouden. Naarmate bedrijven opschalen, doen steeds meer mensen uitgaven met bedrijfsfondsen, vaak op afstand, verspreid over meerdere teams en locaties. Grip houden op die uitgaven? Vrijwel onmogelijk zonder de juiste tools.

Neem bijvoorbeeld een SaaS-bedrijf met 200 medewerkers. Het is niet ongewoon dat zij ongeveer 170 cloud-apps gebruiken, verspreid over meerdere entiteiten en kostenplaatsen. Elke app genereert uitgaven die gevolgd, goedgekeurd en gereconcilieerd moeten worden. Zonder realtime inzicht loop je constant achter de feiten aan en komt je cashflow in gevaar.

Daar komt allesomvattend, AI-gedreven uitgavenbeheer in beeld. Het helpt je niet alleen om declaraties achteraf te beheren, maar ook om overspending te voorkomen en nauwkeurigheid te waarborgen met functies zoals geïntegreerde kaartcontroles, P2P-tools en meer.

Controle over uitgaven versus uitgavenbeheer

Mensen halen uitgavenbeheer en uitgavencontrole vaak door elkaar. Ja, beide gaan over geld van het bedrijf, maar ze zijn niet hetzelfde.

Uitgavenbeheer is het totaalplaatje: budgetten, inkoop, betalingen aan leveranciers, forecasting, alles bij elkaar.

Uitgaven controle is smaller. Het gaat om het bijhouden van uitgaven nadat ze zijn gedaan en het terugbetalen van werknemers.

Tools die alleen op het controleren van uitgaven gericht zijn kunnen kosten registreren, maar ze kunnen geen uitgaven buiten beleid voorkomen of inzicht geven in waar de rest van je geld naartoe gaat. Oplossingen zoals Payhawk dekken juist alles af, van verjaardagstaarten op kantoor tot SaaS-contracten van €100.000, volledige controle op één platform.

Zeven functies om naar te kijken in software voor uitgavencontrole

Wat moet je nu echt zoeken in software voor uitgavencontrole? Dit zijn zeven functies die je manier van uitgaven beheren blijvend verbeteren.

1. Goedkeuring vóór de uitgave: voorkom verrassingen
   Zorg dat goedkeuring voor uitgaven proactief gebeurt in plaats van achteraf. Dat betekent dat gebruikers inkoopaanvragen kunnen indienen met de benodigde documentatie, zoals offertes, en dat de aangewezen approver dit via aangepaste workflows kan goedkeuren.

Je moet deze workflows kunnen koppelen aan kaartaanvragen, facturen, budgetten en volledige inkooporderflows.

2. Dynamische kaartregels: pas limieten aan per team en situatie
   Het instellen van specifieke kaartregels voor individuen, teams of op bedrijfsniveau is essentieel voor compliant uitgaven. Dynamische kaartregels kunnen alles omvatten, van het uitgeven van single-use of pre-orderkaarten tot het instellen van terugkerende limieten en het beperken van specifieke merchant- of leverancierscategorieën.

3. ‘Zero-balance’-kaarten: alleen middelen na goedkeuring
   Door kaarten uit te geven met een saldo van €0 kun je uitgaven nog strakker controleren, waarbij toegang tot middelen alleen wordt gegeven zodra de aanvraag is goedgekeurd via de workflow. Met deze functie heb je een extra manier om 100% naleving van je uitgavenbeleid te garanderen en volledige zichtbaarheid te behouden.

4. Budgetgrenzen en realtime alerts: voorkom overschrijdingen direct
   Zoek een oplossing die automatisch de budgeteigenaar waarschuwt wanneer een drempel wordt bereikt. Zo blijft het budgetgebruik in lijn met de plannen voor elke afdeling of elk project, en ben je altijd op tijd op de hoogte voordat het impact heeft op de resultaten of de cashflow.

5. Policy-gestuurde gebruikerservaring: begeleid medewerkers elke keer naar de juiste keuze
   Bedrijven verliezen gemiddeld meer dan €60.000 aan uitgaven buiten beleid. Vaak komt dat doordat medewerkers niet volledig op de hoogte zijn.

Kies voor software met beleid ingebouwd in zowel de web- als mobiele interface, zodat alleen opties die voldoen aan het beleid beschikbaar zijn.

6. Multi-level goedkeuring en delegatie: passend bij elke organisatiestructuur
   De mogelijkheid om specifieke approvers aan te wijzen voor verschillende soorten aanvragen of uitgavencategorieën zorgt dat je complexe goedkeuringsprocessen kunt afvangen zonder vertragingen.

Zorg dat je meerdere approvers kunt instellen en segregation of duties kunt toepassen. Zodra de goedkeurder de aanvraag accepteert, worden de middelen direct naar de kaart van de werknemer overgemaakt.

7. Realtime anomaliedetectie (AI): herken fraude en duplicaten in seconden
   Anomalie detectie is ingebouwd in veel finance AI agents, zodat je je geen zorgen hoeft te maken over beleidsschendingen of ongebruikelijke transacties.

De AI scant elke transactie en factuur en herkent duplicaten, afwijkingen en andere onregelmatigheden binnen enkele seconden. Zo heb je maximale zekerheid dat je uitgavedata zo accuraat mogelijk is.

Beste software voor het controleren van uitgaven in 2025

Wat is er beschikbaar op de markt? Hier vind je een vergelijking van acht toonaangevende aanbieders van software voor het controleren van uitgaven.

Payhawk

Met Payhawk beheer je alles rondom bedrijfsuitgaven vanuit één platform: crediteuren, facturen, leveranciersbeheer, procure-to-pay, declaraties, zakelijke betaalkaarten, budgetten en meer.

Innovatie staat centraal in onze aanpak. We bouwen en testen voortdurend nieuwe platformfuncties om je te helpen meer inzicht en betere naleving te bereiken. De slimme technologie doet het zware werk, zodat jij je kunt richten op wat echt telt: strategie aansturen.

Met Payhawk hoef je geen tijd meer te verspillen aan ontbrekende documentatie, het controleren of inkooporders en facturen overeenkomen met ontvangstbewijzen of het dubbelchecken van leveranciersdetails. In plaats daarvan krijg je volledige zichtbaarheid over alle entiteiten, diepgaande inzichten en eenvoudig beheer van alle uitgavenprocessen. Verminder handmatig werk met wel 90%, claim die btw-teruggaven en laat je finance team focussen op strategie in plaats van bonnetjes najagen.

Enkele Payhawk-functies zijn:

Controle

• Aangepaste goedkeuringsflows, uitgavenregels en kostenplaatsen, plus zero-balancekaarten die pas worden gefinancierd na goedkeuring
• Live budgetgrenzen die doorrollen over entiteiten zodat managers de impact zien voordat ze uitgaven goedkeuren
• In-platform opmerkingen en audit trails die losse Slack- of e-mailthreads vervangen en aanvragers verantwoordelijk houden

Automatisering

• AI agents en OCR scannen bonnetjes en coderen facturen, waardoor tot 90% van het handmatige werk verdwijnt
• ERP-native synchronisatie boekt transacties direct in NetSuite, Business Central, Exact Online en meer
• Automatische reconciliatie matcht kaart-, bank- en AP-regels en signaleert duplicaten in seconden

Wereldwijde schaal

• Zakelijke Visa-kaarten in zeven valuta in meer dan 32 landen en leveranciersbetalingen via SEPA, FPS en SWIFT
• Multi-entity management vanuit één dashboard
• Meertalige, multi-btw-extractie houdt EU-facturen compliant en zorgt dat Amerikaanse entiteiten 1099-ready zijn

Soldo

Een uitgebreid en flexibel platform dat toezicht vergroot en manuele taken automatiseert.

Enkele functies:

• Aangepaste uitgavenlimieten en kaartregels instellen
• Fysieke, virtuele en prepaidkaarten uitgeven
• Fondsen verdelen in meerdere valuta
• Elke transactie automatisch vastleggen, categoriseren en taggen
• Bonnetjes vastleggen en btw registreren via de mobiele app

Rydoo

Een AI-gedreven platform voor uitgavenbeheer dat bedrijven helpt zowel directe als indirecte uitgaven te optimaliseren en inzicht te verbeteren.

Je kunt:

• Integreren met ERP’s en andere tools
• Real-time dashboards gebruiken om uitgaven te monitoren
• Directe en indirecte uitgaven, inkoop, declaraties en betalingen beheren vanuit één systeem
• Fraude detecteren en btw/compliance beter managen
• Met Rydoo Pay eenvoudig betalingen uitvoeren, inclusief directe terugbetalingen aan werknemers

Pleo

Een AI-gedreven platform voor bedrijven van elke omvang dat uitgaven automatiseert en stroomlijnt.

Je kunt:

• Uitgaven centraliseren in één platform
• Aangepaste beleidsregels koppelen aan transacties
• Bonnetjes automatisch verzamelen en koppelen via OCR
• Zowel fysieke als virtuele kaarten uitgeven en lokaal vergoeden
• Met Pleo Assistant vragen van medewerkers beantwoorden en processen vereenvoudigen

SimpledCard

Een compleet platform dat bedrijven helpt uitgaven te controleren, te volgen en te optimaliseren.

Je kunt:

• Declaraties automatisch indienen en goedkeuren
• Zakelijke kaarten uitgeven met aangepaste limieten
• Bestaande kaarten importeren en alles beheren op één plek
• Bedrijfsuitgaven real-time volgen
• Direct samenwerken bij elke declaratie om vertragingen en verwarring te minimaliseren

SAP Concur

Automatiseer declaraties, reizen en facturen binnen één platform.

Je kunt:

• Al het uitgavenbeheer samenbrengen
• De werknemerservaring verbeteren bij het boeken van reizen via de SAP-app
• Integreren met meer dan 700 partners en 250+ zakelijke apps
• Hotels, vluchten en autohuur boeken via het platform
• AP-processen automatiseren voor tijdige leveranciersbetalingen

Spendesk

Automatiseer, centraliseer en controleer alle aspecten van bedrijfsuitgaven met Spendesk.

Je kunt:

• Fysieke en virtuele betaalkaarten uitgeven
• Slimme goedkeuringsflows creëren
• Aangepaste limieten instellen voor veilige en traceerbare betalingen
• Declaraties en terugbetalingen efficiënt verwerken
• Real-time analyses en rapportages raadplegen

Best practices voor het uitrollen van software voor uitgavencontrole

Nieuwe software implementeren is een grote stap voor elke organisatie. Voor medewerkers kan het overweldigend zijn om nieuwe tools te leren, wat kan leiden tot lage adoptie (en dus nog meer versnippering, hogere kosten en minder inzicht).

Om je implementatie soepeler te laten verlopen en de adoptie te verhogen, zijn dit vijf belangrijke best practices:

1. Analyseer je huidige processen
   Bekijk hoe je workflows er nu uitzien. Dit helpt pijnpunten bloot te leggen en biedt een goed startpunt bij het vergelijken van softwareopties.

Breng in kaart wie wat koopt en waar controles of communicatie spaak lopen. Zo verbeter je processen en werk je naar maximale efficiëntie.

Jeroen Velthuis, Partner Advisory bij BDO, adviseert: "Begin gewoon met één business case om te laten zien wat automatisering kan betekenen"

2. Betrek budgeteigenaren vroeg
   Stem af met stakeholders, luister naar hun input en laat zien dat hun mening ertoe doet. Dit is cruciaal om adoptie te stimuleren.

3. Gefaseerde implementatie en integraties
   Introduceer functies stap voor stap. Start bijvoorbeeld met kaarten en bonnetjes uploaden en breid daarna uit naar procure-to-pay en crediteurenbeheer.

Bij Payhawk zijn klanten gemiddeld binnen 15-20 dagen live.

4. Policy- en trainingupdates
   Bied niet alleen training in de software, maar ook regelmatige updates rond beleid. Kies bovendien een gebruiksvriendelijke oplossing. Bekijk bijvoorbeeld G2- en Capterra-reviews.

5. Meet ROI continu
   ROI meten hoeft niet ingewikkeld te zijn. Stel de vraag: lost de investering een echt probleem op? Wordt je team sneller, gelukkiger en nauwkeuriger? Dat is ook ROI.

Enkele voorbeelden:

• Btw-teruggaven: Payhawk zorgt dat bonnetjes altijd worden vastgelegd. Zo recupereerde ATU meer dan €2 miljoen aan btw.
• Tijdbesparing: Tot 90% van handmatig werk wordt geautomatiseerd via AI en automatisering. Tel de uren op en vermenigvuldig ze met het gemiddeld uurloon.
• Voortdurende verbetering: Meet ROI regelmatig en ontdek nieuwe kansen voor efficiëntie.

ROI = Bespaarde uren × gemiddeld uurloon + extra btw-teruggave – abonnementskosten

Software voor uitgavencontrole bespaart tijd en geld

Twee dingen geven je een voorsprong in een competitieve markt: tijd besparen en kosten verlagen. Een slim platform helpt je beide.

Met real-time inzicht in elke transactie neem je sneller en beter onderbouwde beslissingen. Je ziet precies waar geld naartoe gaat, houdt teams verantwoordelijk en handhaaft automatisch beleid.

Wil je een kaart uitgeven of een limiet instellen? Geen probleem, dat regel je in seconden. Je geeft teams de vrijheid om te besteden binnen duidelijke grenzen, terwijl de rest automatisch wordt geregeld.

Plan een demo om de uitgavencontrole van Payhawk in actie te zien.