English (EN-UK)
English (EN-US)
Deutsch (DE)
English (Rest of Europe)
Trish Toovey.avif)
.avif)
Neem jij belangrijke beslissingen zonder volledig inzicht in de cashflow van je bedrijf? Dat is een risico dat geen enkele finance leader zich kan permitteren. Ontdek hoe de juiste technologie voor uitgavenbeheer je weer grip geeft en zie welke oplossing die belofte echt waarmaakt.
Door je aan te melden, ga je akkoord met het ontvangen van e-mails over onze producten en diensten, zoals beschreven in onze privacyverklaring. Afmelden kan altijd.
Het is een schrikbarende statistiek, maar 98% van de CFO’s geeft toe dat ze grote beslissingen nemen met slechts de helft van de informatie. En in de huidige financiële wereld, waarin de rol van de CFO strategischer is dan ooit, is dat een groot probleem.
De oude manier van uitgaven beheren werkt simpelweg niet meer. Handmatige processen kunnen de toenemende complexiteit niet bijhouden. Naarmate bedrijven opschalen, doen steeds meer mensen uitgaven met bedrijfsfondsen, vaak op afstand, verspreid over meerdere teams en locaties. Grip houden op die uitgaven? Vrijwel onmogelijk zonder de juiste tools.
Neem bijvoorbeeld een SaaS-bedrijf met 200 medewerkers. Het is niet ongewoon dat zij ongeveer 170 cloud-apps gebruiken, verspreid over meerdere entiteiten en kostenplaatsen. Elke app genereert uitgaven die gevolgd, goedgekeurd en gereconcilieerd moeten worden. Zonder realtime inzicht loop je constant achter de feiten aan en komt je cashflow in gevaar.
Daar komt allesomvattend, AI-gedreven uitgavenbeheer in beeld. Het helpt je niet alleen om declaraties achteraf te beheren, maar ook om overspending te voorkomen en nauwkeurigheid te waarborgen met functies zoals geïntegreerde kaartcontroles, P2P-tools en meer.
Ontmoet de agents: Automatiseer 90% van je werk en focus op strategie
Mensen halen uitgavenbeheer en uitgavencontrole vaak door elkaar. Ja, beide gaan over geld van het bedrijf, maar ze zijn niet hetzelfde.
Uitgavenbeheer is het totaalplaatje: budgetten, inkoop, betalingen aan leveranciers, forecasting, alles bij elkaar.
Uitgaven controle is smaller. Het gaat om het bijhouden van uitgaven nadat ze zijn gedaan en het terugbetalen van werknemers.
Tools die alleen op het controleren van uitgaven gericht zijn kunnen kosten registreren, maar ze kunnen geen uitgaven buiten beleid voorkomen of inzicht geven in waar de rest van je geld naartoe gaat. Oplossingen zoals Payhawk dekken juist alles af, van verjaardagstaarten op kantoor tot SaaS-contracten van €100.000, volledige controle op één platform.
Wat moet je nu echt zoeken in software voor uitgavencontrole? Dit zijn zeven functies die je manier van uitgaven beheren blijvend verbeteren.
Je moet deze workflows kunnen koppelen aan kaartaanvragen, facturen, budgetten en volledige inkooporderflows.
Dynamische kaartregels: pas limieten aan per team en situatie
Het instellen van specifieke kaartregels voor individuen, teams of op bedrijfsniveau is essentieel voor compliant uitgaven. Dynamische kaartregels kunnen alles omvatten, van het uitgeven van single-use of pre-orderkaarten tot het instellen van terugkerende limieten en het beperken van specifieke merchant- of leverancierscategorieën.
‘Zero-balance’-kaarten: alleen middelen na goedkeuring
Door kaarten uit te geven met een saldo van €0 kun je uitgaven nog strakker controleren, waarbij toegang tot middelen alleen wordt gegeven zodra de aanvraag is goedgekeurd via de workflow. Met deze functie heb je een extra manier om 100% naleving van je uitgavenbeleid te garanderen en volledige zichtbaarheid te behouden.
Budgetgrenzen en realtime alerts: voorkom overschrijdingen direct
Zoek een oplossing die automatisch de budgeteigenaar waarschuwt wanneer een drempel wordt bereikt. Zo blijft het budgetgebruik in lijn met de plannen voor elke afdeling of elk project, en ben je altijd op tijd op de hoogte voordat het impact heeft op de resultaten of de cashflow.
Policy-gestuurde gebruikerservaring: begeleid medewerkers elke keer naar de juiste keuze
Bedrijven verliezen gemiddeld meer dan €60.000 aan uitgaven buiten beleid. Vaak komt dat doordat medewerkers niet volledig op de hoogte zijn.
Kies voor software met beleid ingebouwd in zowel de web- als mobiele interface, zodat alleen opties die voldoen aan het beleid beschikbaar zijn.
Zorg dat je meerdere approvers kunt instellen en segregation of duties kunt toepassen. Zodra de goedkeurder de aanvraag accepteert, worden de middelen direct naar de kaart van de werknemer overgemaakt.
De AI scant elke transactie en factuur en herkent duplicaten, afwijkingen en andere onregelmatigheden binnen enkele seconden. Zo heb je maximale zekerheid dat je uitgavedata zo accuraat mogelijk is.
Wat is er beschikbaar op de markt? Hier vind je een vergelijking van acht toonaangevende aanbieders van software voor het controleren van uitgaven.
Met Payhawk beheer je alles rondom bedrijfsuitgaven vanuit één platform: crediteuren, facturen, leveranciersbeheer, procure-to-pay, declaraties, zakelijke betaalkaarten, budgetten en meer.
Innovatie staat centraal in onze aanpak. We bouwen en testen voortdurend nieuwe platformfuncties om je te helpen meer inzicht en betere naleving te bereiken. De slimme technologie doet het zware werk, zodat jij je kunt richten op wat echt telt: strategie aansturen.
Met Payhawk hoef je geen tijd meer te verspillen aan ontbrekende documentatie, het controleren of inkooporders en facturen overeenkomen met ontvangstbewijzen of het dubbelchecken van leveranciersdetails. In plaats daarvan krijg je volledige zichtbaarheid over alle entiteiten, diepgaande inzichten en eenvoudig beheer van alle uitgavenprocessen. Verminder handmatig werk met wel 90%, claim die btw-teruggaven en laat je finance team focussen op strategie in plaats van bonnetjes najagen.
Enkele Payhawk-functies zijn:
Controle
Automatisering
Wereldwijde schaal
Een uitgebreid en flexibel platform dat toezicht vergroot en manuele taken automatiseert.
Enkele functies:
Een AI-gedreven platform voor uitgavenbeheer dat bedrijven helpt zowel directe als indirecte uitgaven te optimaliseren en inzicht te verbeteren.
Je kunt:
Een AI-gedreven platform voor bedrijven van elke omvang dat uitgaven automatiseert en stroomlijnt.
Je kunt:
Een compleet platform dat bedrijven helpt uitgaven te controleren, te volgen en te optimaliseren.
Je kunt:
Automatiseer declaraties, reizen en facturen binnen één platform.
Je kunt:
Automatiseer, centraliseer en controleer alle aspecten van bedrijfsuitgaven met Spendesk.
Je kunt:
Nieuwe software implementeren is een grote stap voor elke organisatie. Voor medewerkers kan het overweldigend zijn om nieuwe tools te leren, wat kan leiden tot lage adoptie (en dus nog meer versnippering, hogere kosten en minder inzicht).
Om je implementatie soepeler te laten verlopen en de adoptie te verhogen, zijn dit vijf belangrijke best practices:
Breng in kaart wie wat koopt en waar controles of communicatie spaak lopen. Zo verbeter je processen en werk je naar maximale efficiëntie.
Jeroen Velthuis, Partner Advisory bij BDO, adviseert: "Begin gewoon met één business case om te laten zien wat automatisering kan betekenen"
Betrek budgeteigenaren vroeg
Stem af met stakeholders, luister naar hun input en laat zien dat hun mening ertoe doet. Dit is cruciaal om adoptie te stimuleren.
Gefaseerde implementatie en integraties
Introduceer functies stap voor stap. Start bijvoorbeeld met kaarten en bonnetjes uploaden en breid daarna uit naar procure-to-pay en crediteurenbeheer.
Bij Payhawk zijn klanten gemiddeld binnen 15-20 dagen live.
Policy- en trainingupdates
Bied niet alleen training in de software, maar ook regelmatige updates rond beleid. Kies bovendien een gebruiksvriendelijke oplossing. Bekijk bijvoorbeeld G2- en Capterra-reviews.
Meet ROI continu
ROI meten hoeft niet ingewikkeld te zijn. Stel de vraag: lost de investering een echt probleem op? Wordt je team sneller, gelukkiger en nauwkeuriger? Dat is ook ROI.
Enkele voorbeelden:
ROI = Bespaarde uren × gemiddeld uurloon + extra btw-teruggave – abonnementskosten
Twee dingen geven je een voorsprong in een competitieve markt: tijd besparen en kosten verlagen. Een slim platform helpt je beide.
Met real-time inzicht in elke transactie neem je sneller en beter onderbouwde beslissingen. Je ziet precies waar geld naartoe gaat, houdt teams verantwoordelijk en handhaaft automatisch beleid.
Wil je een kaart uitgeven of een limiet instellen? Geen probleem, dat regel je in seconden. Je geeft teams de vrijheid om te besteden binnen duidelijke grenzen, terwijl de rest automatisch wordt geregeld.
Plan een demo om de uitgavencontrole van Payhawk in actie te zien.
Trish Toovey is verantwoordelijk voor contentcreatie voor de Britse en Amerikaanse markt bij Payhawk. Van advertentieteksten tot videoscripts: ze werkt aan uiteenlopende formats die de boodschap scherp, toegankelijk en overtuigend overbrengen. Trish heeft een brede achtergrond in copywriting en contentontwikkeling, met ervaring in de financiële sector, maar ook in mode en reizen. Een combinatie die zorgt voor frisse invalshoeken en creatieve flair in alles wat ze maakt.
Door je aan te melden, ga je akkoord met het ontvangen van e-mails over onze producten en diensten, zoals beschreven in onze privacyverklaring. Afmelden kan altijd.
