Nog niet overtuigd van Pleo? Ontdek zes alternatieven voor uitgavenbeheer

Als je op zoek bent naar manieren om uitgaven te stroomlijnen, is Pleo een solide keuze. Maar naarmate je bedrijf groeit en complexer wordt, merk je misschien dat je behoefte hebt aan een flexibelere oplossing voor uitgavenbeheer. Wat ooit werkte voor een klein bedrijf, verandert na verloop van tijd. Je hebt waarschijnlijk meer geavanceerde integraties, diepgaandere klantenondersteuning en extra functionaliteit nodig.

Maar welke alternatieven zijn er? En waar moet je op letten?

Pleo in één oogopslag: sterke punten en beperkingen

Sterke punten van Pleo

Pleo is ideaal voor kleine teams die snel een alles-in-één oplossing willen opzetten:

• Slimme zakelijke betaalkaarten (Mastercard). Geef individuele medewerkers een kaart en stel bestedingslimieten in om de uitgaven te beheren, terwijl je gebruikers de vrijheid geeft om verantwoord te betalen.
• Declaraties. Medewerkers kunnen uitgaven die ze zelf hebben voorgeschoten indienen via de Pleo-app en rechtstreeks teruggestort krijgen op hun bankrekening.
• Factuurverwerking. Herken factuurgegevens automatisch met OCR-technologie (zoals factuurnummer, datum, btw, leverancier en meer) om handmatig werk en fouten te verminderen.
• Boekhoudintegraties. Koppel Pleo met boekhoud- en administratieplatformen zoals Xero en QuickBooks, maar ook met HR-systemen zoals BambooHR en zakelijke tools zoals TravelPerk.

Veelvoorkomende beperkingen van Pleo (op basis van G2-reviews)

Naarmate je bedrijf groeit, heb je meer maatwerk en flexibiliteit nodig. En hoewel Pleo goed kan passen bij kleinere organisaties, melden G2-reviews de volgende uitdagingen:

• Toegang tot accounts over tijdzones heen. Gebruikers melden inlogproblemen tijdens het reizen, met opmerkingen als: “e-maildoorsturing werkt nooit.”
• Beperkte functies in het startpakket. Sommige gebruikers geven aan dat er functielimieten zijn, wat te verwachten is bij instapabonnementen. Toch klagen gebruikers over “geen mogelijkheid om een kaart tijdelijk te blokkeren of meerdere virtuele kaarten per gebruiker uit te geven.”
• Beperkte klantenservice. Sommige gebruikers vinden het moeilijk om een menselijke klantenservicemedewerker of accountmanager te bereiken en noemen de service “slecht.”
• Prijsstructuur. Pleo’s prijsmodel krijgt ook kritiek, waarbij sommige gebruikers het “problematisch” noemen.

De zes beste alternatieven voor Pleo

Elke tool heeft zijn sterke punten. Hoewel veel oplossingen op het eerste gezicht vergelijkbaar lijken, blijkt bij nader inzien dat er flinke verschillen zijn, vooral op het gebied van gebruikservaring, diepte van integraties en schaalbaarheid.

Wat voor het ene bedrijf essentieel is, kan voor het andere minder belangrijk zijn.

Van automatisering van crediteurenprocessen en wereldwijde betalingen tot multi-entity management en diepere ERP-integraties. Dit zijn enkele van de beste alternatieven voor Pleo op het gebied van uitgavenbeheer.

1. Moss | Flexibel uitgavenbeheer voor moderne finance-teams

• Belangrijkste functies: zakelijke betaalkaarten, geautomatiseerde declaratieverwerking, goedkeuringsflows, realtime budgetinzicht en boekhoudintegraties met tools zoals Exact Online en DATEV.
• Beste keuze voor: groeiende bedrijven die behoefte hebben aan meer controle over teamuitgaven en een duidelijk overzicht van hun budgetten.
• Gebruikersreviews: gebruikers waarderen de intuïtieve interface, snelle onboarding en de mogelijkheid om transacties direct te koppelen aan hun boekhoudsysteem.

2. Spendesk | Geef teams meer controle met prepaidkaarten

• Belangrijkste functies: prepaidkaarten, goedkeuringsflows voor uitgaven, geïntegreerde inkoop- en factuurworkflows.
• Beste keuze voor: finance-teams in groeiende mkb-bedrijven die gestructureerde teamuitgaven willen.
• Gebruikersreviews: schoon, intuïtief en gebruiksvriendelijk platform met snelle onboarding.

3. Rydoo | Snelle en eenvoudige declaratie- en bonverwerking

• Belangrijkste functies: realtime declaraties, mobile-first ontwerp, geïntegreerde reisboekingen en multi-valuta.
• Beste keuze voor: internationale bedrijven die prioriteit geven aan snelle declaratieverwerking.
• Gebruikersreviews: geliefd om de eenvoud bij het indienen van declaraties.

4. Yokoy | AI-gestuurde automatisering voor wereldwijde uitgaven

• Belangrijkste functies: end-to-end uitgavenbeheer met AI-ondersteunde factuurverwerking, geïntegreerde betaalkaarten, reisbeheer en automatische btw-herkenning.
• Beste keuze voor: middelgrote en grote ondernemingen die internationale aanwezigheid combineren met een hoge mate van automatisering.
• Gebruikersreviews: geprezen om de krachtige AI-functies, automatiseringsgraad en het verminderen van handmatig werk binnen finance-teams.

5. Tipalti | Volledige automatisering van crediteurenbeheer

• Belangrijkste functies: end-to-end automatisering, wereldwijd platform voor uitgaven, ChatGPT-ondersteunde assistent Tipalti Pi.
• Beste keuze voor: bedrijven met werknemers, leveranciers en freelancers in verschillende landen.
• Gebruikersreviews: gebruikers waarderen de tijdsbesparing en gestroomlijnde goedkeuringsflows.

6. Payhawk | Alles rondom uitgaven in één platform, perfect voor groeiende en internationale finance-teams

• Belangrijkste functies: geavanceerde automatisering, directe uitgifte van virtuele en fysieke betaalkaarten, eigen IBANs, multi-entity en multi-valuta functionaliteit, en ingebouwde samenwerkingsfuncties.
• Beste keuze voor: groeiende of internationale bedrijven die hun finance-processen willen centraliseren en automatiseren.
• Gebruikersreviews: intuïtieve interface zorgt voor snelle adoptie door zowel finance als niet-finance gebruikers. Krachtige kaartbeheerfuncties zorgen voor controle over uitgaven, terwijl medewerkers zelfstandig kunnen handelen.

Vijf redenen waarom finance-teams voor Payhawk kiezen

1. Volledig inzicht en controle over meerdere entiteiten en valuta.
2. Realtime uitgavenregistratie, beleidshandhaving en budgetworkflows.
3. Native integraties met NetSuite, Microsoft Dynamics 365, AFAS, Exact en meer.
4. AI-ondersteunde factuurverwerking en reconciliatie.
5. Betrouwbare onboarding, toegewijde support en schaalbaarheid.

En zo ziet dat er in de praktijk uit: PinPoint Media verbeterde het inzicht in projectuitgaven en bespaarde uren aan administratie dankzij Payhawk.

Payhawk biedt een oplossing die verschillende afdelingen samenbrengt, medewerkers meer autonomie geeft en ons helpt beter te begrijpen waar we als bedrijf naartoe gaan. Mijn team zegt dat ze zich niet meer kunnen voorstellen om zonder Payhawk te werken.

— Oliver Bruce, CEO en oprichter van PinPoint Media

Kijk hieronder het volledige klantverhaal van PinPoint Media. (video in het Engels)

Hoe kies je het juiste Pleo-alternatief voor je bedrijf

Er valt veel te overwegen bij het kiezen van een alternatief voor Pleo. Het doel is simpel: vind een oplossing die echte waarde toevoegt aan je financiële processen, groei ondersteunt en meegroeit met je bedrijf.

Let op het volgende:

• Single versus multi-entity ondersteuning. Heb je meerdere entiteiten of overweeg je er een toe te voegen, dan heb je een oplossing nodig die multi-entity functionaliteit biedt. Denk aan de mogelijkheid om alle uitgaven per entiteit te consolideren in één dashboard (met ondersteuning voor het VK, de EER en de VS), medewerkers in bulk toe te voegen of te verwijderen voor meerdere entiteiten tegelijk, of om alle budgetten per entiteit in één overzicht te beheren.

Heb je slechts één entiteit, dan zijn je eisen waarschijnlijk minder complex en hoef je niet te betalen voor functies die je niet gebruikt.

• Realtime inzicht en goedkeuringen. Voor organisaties met meerdere afdelingen en medewerkers die bedrijfsgeld uitgeven, is realtime inzicht essentieel. Het kunnen zien wie wat uitgeeft zorgt voor transparantie, naleving en controle.
• Sterke ERP- en HR-integraties. Zonder een naadloze integratie van je tech stack loop je het risico dat je uitgavendata versnipperd raakt. Als je meerdere systemen moet bijwerken, neemt de kans op fouten toe. Kies daarom voor een oplossing die moeiteloos integreert met toonaangevende ERP-, boekhoud- en HR-systemen zodat je profiteert van één bron van waarheid, snellere vergoedingen, beter inzicht en minder handmatig werk.
• Ondersteuning en onboarding. Zelfs met de beste functies voor uitgavenbeheer, is goede ondersteuning cruciaal. Je hebt snelle oplossingen nodig voor technische of operationele vragen, zodat processen soepel blijven lopen. Zoek een leverancier die live onboarding-sessies aanbiedt en duidelijke handleidingen en trainingsmateriaal beschikbaar heeft.

Checklist: waar moet je op letten bij een tool voor uitgavenbeheer

Met zoveel beschikbare functies kan het lastig zijn om te bepalen welke echt waarde toevoegen. Hier lees je welke functies er echt toe doen bij het kiezen van een oplossing voor uitgavenbeheer.

Meerdere kaarten per gebruiker kunnen uitgeven

Niet elke tool biedt deze optie, maar het is erg handig. Als één medewerker aan twee verschillende projecten werkt, kun je de uitgaven gescheiden houden, wat het bijhouden van budgetten eenvoudiger maakt.

Direct kaarten blokkeren en deblokkeren

Door kaarten direct te blokkeren of te deblokkeren, behoud je controle over de veiligheid van betaalkaarten. Zo bescherm je bedrijfsgeld als een medewerker een zakelijke betaalkaart kwijtraakt. Zie je verdachte transacties of wil je tijdelijk pauzeren tijdens een onderzoek, dan kun je dit onmiddellijk doen.

Controle over uitgaven en kaarten

Van het aanmaken van beleid tot het automatiseren van goedkeuringsprocessen, je hebt gedetailleerde controle nodig over alle uitgaven om risico’s te verminderen, naleving te verbeteren en beleid af te dwingen.

Budgetbeheer

Je moet alle budgetten kunnen volgen in één overzicht. Door te filteren op afdeling, categorie of medewerker krijg je diepgaand inzicht in hoe budgetten worden gebruikt. Andere nuttige functies zijn het importeren van budgetten uit FP&A-tools, het maken van nieuwe budgetten of gebruik van templates, en waarschuwingen die laten zien wat het effect van uitgaven is op budgetten.

Bonnetjes scannen en kilometerregistratie

Stel dat een medewerker tijdens een zakenreis lunch koopt. In plaats van het bonnetje te bewaren en later aan finance te geven, kan diegene meteen een foto maken van de zakelijke uitgave zodat OCR-technologie de gegevens automatisch uitleest. Hetzelfde geldt voor kilometerregistratie: voer start- en eindlocatie in en de tool berekent direct de afstand voor vergoeding.

Factuur- en crediteurenworkflows

Een oplossing die OCR-technologie gebruikt om factuurgegevens (in meerdere talen) te herkennen, versnelt de verwerking en vermindert handmatige invoer. Goedkeuringsstappen zorgen ervoor dat de juiste mensen een factuur aftekenen voordat deze betaald wordt. Extra functies zoals three-way matching controleren automatisch of facturen overeenkomen met ontvangstbewijzen en inkooporders.

Functies voor inkooporders

Medewerkers moeten eenvoudig inkooporders kunnen aanmaken binnen het systeem. Eén uniforme werkwijze voor al je entiteiten vereenvoudigt en standaardiseert het proces, wat audits en rapportages makkelijker maakt.

ERP- en HR-integraties

Technologie hoort handmatig werk te verminderen. Maar als je systemen niet goed met elkaar communiceren, creëer je juist extra werk. Kies een oplossing die native integreert met je bestaande systemen of gebruik API’s voor maatwerk.

Multi-entity en multi-valuta ondersteuning

Ongeacht hoe complex je organisatie is, met de juiste tool kun je eenvoudig uitgaven beheren voor meerdere entiteiten en werken met meerdere valuta.

Beveiliging

Het beschermen van je geld is niet onderhandelbaar. Controleer of de aanbieder ISO-, SOC- of andere belangrijke certificeringen heeft voor een robuust beveiligingsniveau.

Sterke klantenservice

Je hebt een deskundig supportteam nodig dat snel problemen oplost, zodat je organisatie geen vertraging oploopt. In september 2024 behaalde Payhawk een klanttevredenheidsscore van 100%.

Opmerking: Payhawk biedt al deze functies en meer.

Een alternatief vinden hoeft niet ingewikkeld te zijn

Met zoveel opties op de markt kan het kiezen van de juiste oplossing overweldigend lijken. De slimste manier om te vergelijken is door demo’s te boeken en elke aanbieder dezelfde vragen te stellen, zodat je de alternatieven naast elkaar kunt beoordelen.

AI verandert dit landschap razendsnel. Bij Payhawk gebruiken we AI al om repetitieve taken te automatiseren, zodat finance-teams meer tijd hebben voor strategisch werk. Door nu de juiste oplossing te kiezen, voorkom je handmatig werk in de toekomst en kies je voor een platform dat finance slimmer en sneller maakt.

Begin met je prioriteiten, bepaal wat écht belangrijk is en ontdek hoe het juiste platform je processen kan transformeren.

Plan een persoonlijke productdemo en ervaar hoe Payhawk controle, inzicht en efficiëntie samenbrengt in één platform.

Dit artikel is gebaseerd op openbaar beschikbare informatie van oktober 2025.