Pleo überzeugt Sie noch nicht? Entdecken Sie sechs smarte Alternativen für Ihr Ausgabenmanagement

Wenn Sie Ihre Ausgaben effizienter gestalten möchten, ist Pleo eine verlässliche Wahl. Mit wachsendem Unternehmensumfang und steigender Komplexität kann es jedoch nötig werden, auf eine flexiblere Lösung für das Ausgabenmanagement umzusteigen. Was früher für Ihr kleines Unternehmen ausgereicht hat, genügt heute oft nicht mehr. Sie werden vermutlich umfassendere Integrationen, intensiveren Kundenservice und erweiterte Funktionen benötigen.

Doch welche Alternativen gibt es? Und worauf sollten Sie achten?

Pleo im Überblick: Stärken und Grenzen

Stärken von Pleo

Pleo eignet sich besonders für kleine Teams, die eine schnelle, unkomplizierte All-in-One-Lösung suchen:

• Intelligente Firmenkarten (Mastercard). Stellen Sie individuelle Karten für Ihre Mitarbeitenden aus und legen Sie Ausgabelimits fest, um die Unternehmensausgaben zu kontrollieren, während die Nutzer eigenständig Ausgaben tätigen können.
• Spesenabrechnungen. Mitarbeitende erfassen ihre Auslagen bequem über die Pleo-App, und die Erstattung erfolgt direkt auf das Bankkonto.
• Rechnungserfassung. Rechnungsdaten werden automatisch per OCR-Technologie erfasst – inklusive Bedingungen, Rechnungsnummer, Datum, Mehrwertsteuer, Anbieter und mehr. So werden manuelle Aufgaben und Fehler deutlich reduziert.
• Buchhaltungsintegrationen. Pleo lässt sich nahtlos in Buchhaltungs- und Abrechnungssysteme wie Xero und QuickBooks einbinden, ebenso in HR-Systeme wie BambooHR und Business-Tools wie TravelPerk.

Häufige Einschränkungen von Pleo (laut G2-Bewertungen)

Mit wachsendem Unternehmensumfang steigt der Bedarf an Anpassungsmöglichkeiten und Flexibilität. Pleo kann für kleinere Unternehmen gut geeignet sein, doch G2-Nutzer berichten über folgende Herausforderungen:

• Zugriff auf Konten über verschiedene Zeitzonen. Nutzer berichten von Login-Problemen auf Reisen; einige schreiben, dass „E-Mail-Weiterleitungen nie funktionieren“.
• Begrenzte Funktionen im Starter-Plan. Viele Funktionen sind eingeschränkt, was bei Einstiegsplänen üblich ist. Kritisiert wird jedoch, dass es „nicht möglich ist, eine Karte vorübergehend zu sperren oder mehrere virtuelle Karten pro Nutzer auszugeben“.
• Schwierigkeiten, einen menschlichen Kundenservice oder Account Manager zu erreichen. Manche Nutzer bezeichnen den Support als „schrecklich“.
• Beschwerden über die Preisstruktur von Pleo, die einige als problematisch empfinden.

Die sechs besten Alternativen zu Pleo

Verschiedene Tools haben unterschiedliche Stärken. Auf den ersten Blick mag es viele ähnliche Optionen geben, doch bei genauerem Hinsehen zeigt sich, dass sie sich deutlich unterscheiden – insbesondere bei Benutzerfreundlichkeit, Integrationsmöglichkeiten und Skalierbarkeit.

Jedes Tool hat seine Vor- und Nachteile. Was für ein Unternehmen unverzichtbar ist, kann für ein anderes weniger relevant sein.

Von AP-Automation und globalen Zahlungen bis hin zu Multi-Entity-Management und tiefen ERP-Integrationen – hier sind einige der besten Pleo-Alternativen für das Ausgabenmanagement:

1. Airwallex | Für globale Finanzteams

• Top-Funktionen: Multi-Währungs-Wallets, internationale Zahlungen (Auszahlungen in über 150 Länder), virtuelle und physische Karten.
• Besonders geeignet für: verteilte Teams oder schnell wachsende Unternehmen mit hohem Bedarf an Devisentransaktionen.
• Kundenbewertungen: Gelobt für FX-Kurse und die einfache Ausgabe virtueller Karten.

2. Spendesk | Teams mit Prepaid-Kontrollen stärken

• Top-Funktionen: Prepaid-Karten, Ausgabenfreigaben, integriertes Beschaffungsmanagement und Rechnungsworkflows.
• Besonders geeignet für: Finanzteams in wachsenden KMU, die strukturierte Team-Ausgaben benötigen.
• Kundenbewertungen: Sauberes, intuitives Interface mit schneller Einarbeitung.

3. Rydoo | Schnelle Spesenabrechnung und Belegmanagement

• Top-Funktionen: Echtzeit-Ausgaben, Mobile-First-Design, integrierte Reisebuchung, Multi-Währungs-Unterstützung.
• Besonders geeignet für: internationale Unternehmen, die schnelle Erstattungen und effizientes Belegmanagement priorisieren.
• Kundenbewertungen: Geliebt für die Einfachheit bei der Einreichung von Ausgaben.

4. Brex | Tiefe Integrationen für schnell wachsende Startups

• Top-Funktionen: In-App-Reisebuchung, dynamische Ausgabenlimits, tiefe Slack-Integration, 24/7-Kundensupport.
• Besonders geeignet für: VC-finanzierte High-Growth-Unternehmen, die intensiv Slack oder WhatsApp nutzen.
• Kundenbewertungen: Intuitive Website und App, schnelle und transparente Ausgabenverwaltung.

5. Tipalti | Automatisierung des Accounts-Payable-Prozesses

• Top-Funktionen: End-to-End-Finanzautomation, einheitliche globale Expense-Plattform, ChatGPT-gestützter Assistent Tipalti Pi.
• Besonders geeignet für: Unternehmen mit Mitarbeitenden, Lieferanten und Auftragnehmern in verschiedenen Ländern.
• Kundenbewertungen: AP- und Ausgabenautomatisierung spart Zeit und vereinfacht Freigabeprozesse.

6. Payhawk | Alles rund um Ausgaben zentralisiert – ideal für wachsende Mittelstands- und Enterprise-Finanzteams

• Top-Funktionen: Erweiterte Automatisierung, sofortige Ausgabe virtueller und physischer Karten, dedizierte IBANs, Multi-Entity- und Multi-Währungs-Funktionalität, integrierte Kollaborationstools.
• Besonders geeignet für: wachsende oder Multi-Entity-Unternehmen, die Finanzen zentralisieren und automatisieren möchten.
• Kundenbewertungen: Nutzerfreundliches Interface ermöglicht schnelle Adoption für Finanz- und Nicht-Finanzteams. Leistungsstarke Kartenverwaltung hält Ausgaben unter Kontrolle und stärkt zugleich die Mitarbeitenden.

Fünf Hauptgründe, warum Finanzteams Payhawk wählen:

1. Transparenz und Kontrolle über mehrere Einheiten und Währungen.
2. Echtzeit-Ausgabenüberwachung, Richtlinienumsetzung und Budget-Workflows.
3. Native Integrationen mit NetSuite, Microsoft Dynamics 365, Xero, Exact und mehr.
4. KI-gestützte Rechnungserfassung und -abstimmung.
5. Zuverlässiges Onboarding, dedizierter Account-Support und Skalierbarkeit.

So sieht es in der Praxis aus: PinPoint Media erhöhte die Transparenz und reduzierte Verwaltungsaufwand mit Payhawk:

„Payhawk bietet eine Lösung, die mehrere Abteilungen verbindet, dem Team grundlegende Eigenverantwortung gibt und uns hilft, die Entwicklung unseres Unternehmens besser zu verstehen... Mein Team sagt, sie können sich ein Arbeiten ohne Payhawk nicht mehr vorstellen!“

— Oliver Bruce, CEO und Gründer von PinPoint Media

Sehen Sie sich die vollständige Kundenstory von PinPoint Media unten an.

So wählen Sie die passende Pleo-Alternative für Ihr Unternehmen

Die Wahl einer Alternative zu Pleo will gut überlegt sein. Das Ziel ist klar: Eine Lösung zu finden, die Ihre Finanzprozesse spürbar verbessert, Wachstum unterstützt und mit Ihrem Unternehmen mitwächst.

Beachten Sie dabei:

• Unterstützung für Einzel- oder Mehrfachgesellschaften: Wenn Sie mehrere Gesellschaften haben oder eine weitere gründen möchten, brauchen Sie eine Lösung mit Multi-Entity-Funktionen. Dazu gehört etwa, alle Ausgaben zentral in einem Dashboard zu konsolidieren (inklusive UK, EEA und US), Mitarbeiter über mehrere Gesellschaften gleichzeitig zu verwalten oder Budgets aller Entitäten an einem Ort zu überwachen.
  Bei einer einzelnen Gesellschaft sind die Anforderungen meist einfacher, sodass Sie nicht für Funktionen zahlen müssen, die Sie nicht benötigen.

• Echtzeit-Transparenz und Genehmigungen: Gerade in Organisationen mit vielen Abteilungen und Mitarbeitern ist es entscheidend, Ausgaben in Echtzeit einzusehen und zu genehmigen. So behalten Sie die volle Kontrolle, sorgen für Compliance und stärken die Verantwortlichkeit.

• Hervorragende ERP- und HR-Integrationen: Ohne nahtlose Integration droht eine Fragmentierung Ihrer Daten. Mehrere Systeme führen zu unübersichtlichen Abläufen, erhöhtem manuellen Aufwand und Fehlerquellen. Anbieter, die sich mühelos in marktführende ERP-, Buchhaltungs- und HR-Systeme integrieren, bieten Ihnen eine zentrale Datenquelle, vereinfachtes Onboarding, schnellere Erstattungen und bessere strategische Einblicke.

• Support- und Onboarding-Ressourcen: Selbst die besten Funktionen helfen wenig, wenn kein schneller und kompetenter Support verfügbar ist. Ein effektives Onboarding mit Live-Schulungen und leicht verständlichen Anleitungen sorgt dafür, dass Ihr Betrieb reibungslos läuft – auch über mehrere Gesellschaften hinweg.

Funktions-Checkliste: Darauf sollten Sie achten

Bei der Vielzahl an Funktionen ist es nicht immer einfach, die wirklich wichtigen zu erkennen. Diese Features machen einen echten Unterschied:

Mehrere Karten pro Nutzer

Wenn ein Mitarbeiter an mehreren Projekten arbeitet, hilft es, Ausgaben getrennt zu halten. So behalten Sie Budgets und Ziele leichter im Blick.

Karten sofort sperren und entsperren

Karten lassen sich bei Verlust oder auffälligen Ausgaben sofort deaktivieren. So schützen Sie Unternehmensmittel und stoppen ungewollte Ausgaben sofort. Weitere Informationen zu Firmenkarten.

Kontrolle über Ausgaben und Karten

Individuelle Ausgabenrichtlinien, automatisierte Genehmigungen und detaillierte Kontrolle über alle Ausgaben helfen, Risiken zu minimieren, Compliance zu sichern und Richtlinien konsequent durchzusetzen.

Budgetverfolgung

Alle Budgets in einem Dashboard im Blick zu haben, erleichtert die Kontrolle. Filter nach Abteilung, Kategorie oder Mitarbeiter liefern tiefere Einblicke. Praktisch sind auch Budgetimporte, Vorlagen und automatische Warnungen bei Budgetüberschreitungen.

Mobile Belegerfassung und Kilometertracking

Mitarbeiter fotografieren Belege direkt unterwegs, OCR-Technologie extrahiert automatisch die Daten. Auch Kilometer lassen sich einfach erfassen, Start- und Zielort eingeben, die Strecke wird automatisch berechnet. Weitere Details zu Reisekosten.

Rechnungs- und AP-Workflows

OCR-gestützte Systeme erfassen Rechnungen schnell und fehlerfrei. Genehmigungsschritte sorgen dafür, dass die richtigen Personen freigeben. Funktionen wie Three-Way-Matching prüfen automatisch, ob Rechnung, Beleg und Bestellung übereinstimmen.

Bestellanforderungen

Mitarbeiter können Bestellungen einfach über das Ausgabenmanagement-System anstoßen. Einheitliche Prozesse über alle Gesellschaften erleichtern Nachverfolgung und Auditierung.

ERP- und HR-Integration

Nahtlose Integration spart Zeit, reduziert Fehler und minimiert manuelle Arbeit. Achten Sie auf Anbieter, die direkt integrieren oder APIs für individuelle Integrationen anbieten.

Multi-Entity- und Mehrwährungsunterstützung

Die richtige Lösung erlaubt es, Ausgaben über mehrere Gesellschaften zu verwalten und in verschiedenen Währungen abzuwickeln – egal wie komplex Ihre Struktur ist.

Sicherheit

Achten Sie auf ISO-, SOC- und andere Zertifikate, um maximale Sicherheit Ihres Geldes zu gewährleisten.

Ausgezeichneter Kundensupport

Ein kompetentes Team löst Probleme schnell und hält den Geschäftsbetrieb stabil. Payhawk erreichte im September 2024 eine Kundenzufriedenheit von 100 %.

Hinweis: Payhawk bietet all diese Funktionen und mehr.

Die Suche nach einer Alternative muss nicht kompliziert sein

Die Vielzahl an Optionen kann überwältigend wirken. Am besten vergleichen Sie Anbieter direkt, indem Sie Demos buchen und allen die gleichen Fragen stellen. So erkennen Sie schnell, welche Lösung wirklich zu Ihren Anforderungen passt.

KI verändert den Bereich der Ausgabenverwaltung stark. Bei Payhawk setzen wir KI bereits ein, um wiederkehrende Verwaltungsaufgaben zu automatisieren. So gewinnen Finanzteams mehr Zeit für strategische Entscheidungen. Die richtige Plattform hilft Ihnen, manuelle Arbeit zu vermeiden und Prozesse schneller und intelligenter zu gestalten.

Starten Sie mit Ihren unverzichtbaren Anforderungen, setzen Sie Prioritäten und entdecken Sie, wie die passende Plattform Ihre Workflows spürbar verbessert.

Jetzt eine personalisierte Produkt-Demo buchen und erleben, wie Payhawk Kontrolle, Transparenz und Effizienz in einem Tool vereint.

Dieser Artikel basiert auf öffentlich zugänglichen Informationen vom Juli 2025.