Mehr Transparenz und Kontrolle über Projektkosten - bei PinPoint Media

Das Leben vor Payhawk

Bevor das Team von PinPoint Media Payhawk einsetzte, verwalteten sie ihre Ausgaben mit einer Mischung aus verschiedenen Tools und Methoden. Wie viele schnell wachsende Unternehmen nutzten sie Pleo und Expensify neben herkömmlichen Tabellenkalkulationen – doch diese reichten bald nicht mehr aus.

Das Arbeiten mit verschiedenen, nicht vernetzten Systemen führte häufig zu Problemen, etwa verlorenen Belegen und verpassten Umsatzsteuerrückerstattungen. Das Team wünschte sich zudem mehr Flexibilität im Cashflow und wollte eine integrierte Firmenkreditlösung einführen, die die Verwaltung und Kontrolle der Team-Budgets erleichtert.

Schließlich war dem Team bewusst, dass ihre Buchhaltungsprozesse mit dem Wachstum effizienter werden mussten und eine intelligentere Anbindung an Software wie Xero erforderlich war. Die Abstimmung der Konten war zeitaufwendig und kompliziert, weshalb sie eine schnellere und effektivere Lösung suchten, um ihr Wachstum reibungsloser zu gestalten.

Effiziente Verwaltung von Ausgaben und Budgetkontrollen

Mit dem Wachstum des Unternehmens und steigenden Anforderungen an die Finanzverwaltung hat das Team von PinPoint Media sein Ausgabenmanagement durch den Umstieg auf Payhawk grundlegend neu gestaltet.

Payhawk unterstützt Unternehmen wie PinPoint Media dabei, alle Ausgabenmanagement-Prozesse in einer intuitiven Plattform zu bündeln. Mit einem zentralen Tool für Ausgaben und der Möglichkeit, Belege unterwegs einfach zu erfassen, verfolgt das Team nun alle Kosten digital, vermeidet verlorene Belege und erfasst Daten für die Umsatzsteuerabrechnung deutlich präziser.

Oliver Bruce, Geschäftsführer und Gründer von PinPoint Media, sagt:

Payhawk bietet eine Lösung, die verschiedene Abteilungen miteinander verbindet, den Mitarbeitenden grundlegende Autonomie ermöglicht und uns einen klaren Überblick über die Unternehmensentwicklung gibt!

Die automatisierten Genehmigungsprozesse für Ausgaben haben den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert. So werden alle Ausgaben effizient geprüft und genehmigt, ohne langwierigen Hin- und Herverkehr.

Auch die Firmenkarten tragen wesentlich dazu bei, wie das PinPoint-Team Budgets verwaltet. Als Multimedia-Content-Agentur betreut PinPoint zahlreiche Projekte parallel, jedes mit eigenem Budget und geplanten Kosten. Mit Payhawk verbessert das Team die Kontrolle über die Projektkosten, um den Überblick zu behalten und finanziell auf Kurs zu bleiben.

Annabel Lawton Smith, Produktions- und Betriebsleiterin bei PinPoint Media, erklärt:

Wir nutzen alle Teamkarten, was eine hervorragende Möglichkeit ist, Budgets zu verwalten: Jedem Team steht ein bestimmtes Budget zur Verfügung, und jeder Mitarbeitende hat eine eigene Karte, mit der er innerhalb dieses Rahmens Ausgaben tätigen kann.

Das Finanz- und Operationsteam weist jedem Team oder Projekt ein Budget zu und gibt den Teammitgliedern entsprechende Karten mit Ausgabelimits. Dieses Vorgehen erleichtert nicht nur die Ausgabenkontrolle, sondern stärkt auch die finanzielle Eigenverantwortung der Teams. Gleichzeitig ermöglicht die Echtzeit-Transparenz der Ausgaben, Unstimmigkeiten schnell zu erkennen und zu beheben, sodass Ressourcen optimal eingesetzt werden.

Verbesserung des Cashflow-Managements

Der Cashflow ist das Herzstück jedes wachsenden Unternehmens. Das PinPoint-Team legte großen Wert darauf, in diesem Bereich mehr Flexibilität zu gewinnen.

Annabel sagt:

Die Kreditlinie ist für uns eine enorme Hilfe im Hinblick auf den Cashflow!

Das Team nennt die Kreditlinie von Payhawk als echten Wendepunkt, der eine effektivere Finanzsteuerung ermöglicht. So sind stets ausreichende Mittel für laufende Ausgaben verfügbar, selbst wenn es zu zeitlichen Engpässen kommt. Diese finanzielle Sicherheit erlaubt es Oliver und seinem Team, Wachstumschancen zu nutzen, ohne sich Sorgen über vorübergehende Liquiditätslücken machen zu müssen.

Neben dem Cashflow schätzt das Team die nahtlose Buchhaltungsintegration mit Xero. Die smarte Schnittstelle sorgt dafür, dass Daten sofort nach Genehmigung in Payhawk an Xero übermittelt werden, wodurch die Finanzabteilung schneller abgleichen kann.

Daniel Tang, Finanzleiter bei PinPoint Media, erklärt:

Wir nutzen die Buchhaltungsintegration mit Xero, die eine reibungslose Übertragung ermöglicht: Sobald etwas genehmigt ist, wird es direkt in Xero übertragen, und ich kann es dort abgleichen.

Verbesserte Einhaltung der Richtlinien durch Workflows und Anpassungen

Mit dem Wachstum wurde die Einhaltung der unternehmensinternen Ausgabenrichtlinien für PinPoint zunehmend komplex – besonders bei der Nutzung mehrerer Tools und Projekte. Die Umstellung auf Payhawk brachte hier Abhilfe.

Daniel sagt:

Wir haben eine klare Firmenrichtlinie für Ausgaben... Und [mit Payhawk können wir sicherstellen, dass alle] diese internen Regeln und Vorgaben durch die bestehenden Genehmigungsprozesse einhalten.

Mit den umfassenden Ausgabenkontrollfunktionen von Payhawk kann das Team die Richtlinien mühelos durchsetzen und gleichzeitig volle Transparenz über die Ausgaben behalten. Die Genehmigungssysteme unterstützen dabei, dass alle Kosten den definierten Regeln entsprechen.

Die integrierten Regeln und individuell anpassbaren Genehmigungsworkflows fördern die Einhaltung der Finanzvorgaben zusätzlich. So kann das PinPoint-Team die Abläufe je nach Bedarf für unterschiedliche Abteilungen und Projekte maßgeschneidert gestalten.

Daniel ergänzt:

Der neue Workflow Designer ist sehr intuitiv und erleichtert die Bedienung erheblich. Zudem verbessert er die Anpassungsmöglichkeiten, da wir die Workflows je nach Projekt oder Abteilung flexibel gestalten können.

Mehr Transparenz bei Projektkosten – Wachstum fördern durch effizientes Ausgabenmanagement

Seit der Einführung von Payhawk hat PinPoint seine Herangehensweise an die Übersicht und Steuerung der Projektkosten grundlegend verändert – und so nachhaltiges Wachstum ermöglicht.

Das Team profitiert jetzt von einer konsolidierten Ausgabenverwaltung über Kreditoren und Karten, verbesserter Cashflow-Transparenz sowie erhöhter Richtlinienkonformität dank individuell anpassbarer Workflows. Diese Umstellung reduzierte den Verwaltungsaufwand erheblich, erhöhte die finanzielle Genauigkeit und gab den Teams durch Echtzeit-Einblicke in Projektkosten mehr Entscheidungsfreiheit.

Das Ergebnis? Eine klare und umfassende Übersicht darüber, wohin das Geld fließt, die bessere Entscheidungen, effizientere Projektsteuerung und ein starkes Unternehmenswachstum ermöglicht.

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