So erhalten Sie einen besseren Überblick über Ihre Geschäftsausgaben

Der Zugang zu klaren Ausgabendaten in Echtzeit kann für Unternehmen wie das Ihre viele Vorteile bringen. Vom Aufspüren finanzieller Ineffizienzen und der Optimierung von Ausgaben bis hin zum Treffen fundierter Entscheidungen und der Verbesserung der Rentabilität - transparente Ausgabendaten können die Finanzstrategie Ihres Unternehmens erheblich beeinflussen.

Die Transparenz der Ausgaben ist zwar für die Nachverfolgung, Verwaltung und Berichterstattung von entscheidender Bedeutung, aber nicht immer einfach - vor allem, wenn Sie mehrere unverbundene Lösungen verwenden und versuchen, die Punkte miteinander zu verbinden.

Ein aktueller IFP Spend Management Pulse Report zeigt die Herausforderungen auf, mit denen viele Unternehmen konfrontiert sind, und dieser Artikel befasst sich mit einigen der größten.

Mehr als ein Viertel der Unternehmen hat keine Echtzeit-Transparenz der Daten

Neben anderen Herausforderungen, wie menschliches Versagen, Zeitverschwendung bei der Abstimmung und ineffiziente Software, benötigen 28 % der mittelständischen Unternehmen Hilfe bei der Echtzeit-Transparenz von Ausgaben und Daten.

Und obwohl 51 % angeben, dass ihre Ausgabenmanagementpraktiken insgesamt "sehr gut" sind, sagen 24 %, dass sie sich große Sorgen um die Unternehmensausgaben machen.

Um eine wirkungsvolle und effektive Ausgabenmanagement-Strategie zu entwickeln, müssen Sie das empfindliche Gleichgewicht zwischen der Förderung der Mitarbeiterausgaben zur Unterstützung von Flexibilität und Wachstum und der Reduzierung von übermäßigen Ausgaben und Ausgaben außerhalb der Richtlinien meistern.

Nur 28 % der Mitarbeiter sind berechtigt, Geld auszugeben

Auf die Frage nach Ausgabenkontrolle und Befugnissen gaben 50 % der Finanzleiter an, dass alle Ausgaben vorab genehmigt werden müssen.

Für viele CFOs und Finanzleiter ist die offensichtliche Lösung die Vorabgenehmigung aller Ausgaben mit Prozessen wie Bestellungen (Purchase Orders, PO). PO-Systeme können für größere Ausgaben von großem Nutzen sein, sind aber nicht immer die beste Lösung für kleinere Ausgaben, die unterwegs getätigt werden.

Das ideale Szenario wäre jedoch eine Lösung, die Bestellungen, Erstattungen und Firmenkarten (mit integrierten Kontrollen) in einem zentralen System vereint. Durch den Einsatz einer umfassenden Lösung, die alle diese Prozesse abdeckt, können Sie sicherstellen, dass alle Bereiche abgedeckt sind; größere Ausgaben stellen kein Risiko dar, und kleinere oder projektbezogene Ausgaben können flexibel bleiben.

Außerdem können Sie Ihre Mitarbeiter besser unterstützen, z. B. mit Firmenkarten, die mit Limits, Kontrollen und automatischen Genehmigungen ausgestattet sind, sodass Ihre Mitarbeiter Ausgaben tätigen können, ohne ständig die Richtlinien nachlesen zu müssen.

43 % der Unternehmen wollen die Transparenz ihrer Ausgaben verbessern

Sie wollen die Sorge vor überhöhten Ausgaben verringern? Dann brauchen Sie einen Echtzeit-Überblick über Ihre Ausgabendaten. Und viele andere Finanzteams stimmen dem zu: 43 % (kleine Unternehmen) bzw. 35 % (große Unternehmen) der Finanzleiter geben an, dass die Verbesserung der Ausgabentransparenz in ihrem Unternehmen für sie Priorität hat.

Wie wollen diese Unternehmen die Ausgabentransparenz verbessern? Kurz gesagt, durch Investitionen in Ausgabenmanagement-Initiativen. Tatsächlich planen 22 % der Unternehmen, zwischen 500.000 und 1 Mio. US-Dollar zu investieren, um ihre Ausgabenmanagementprozesse durch Tools und andere Initiativen zu verbessern.

Die Verantwortlichen in den Finanzabteilungen sind sich darüber im Klaren, wie wichtig es ist, die effektivsten Tools für das Ausgabenmanagement zu verwenden, aber woher wissen sie, welche sie wählen sollen?

Einfach ausgedrückt: Die richtigen Lösungen für das Ausgabenmanagement sollten Unternehmen einen Echtzeit-Überblick über die unternehmensweiten Ausgaben oder die Ausgabendaten mehrerer Geschäftsbereiche bieten, alle Finanzprozesse optimieren, um Stunden und sogar Tage zu sparen (Erfassung von Dokumentendaten bis hin zum automatisierter Rechnungsabgleich), und die Ausgaben so erfassen, dass die Buchhaltungsdaten nahtlos in die gewählte ERP- oder Buchhaltungssoftware einfließen.

Wie man eine nahtlose Ausgabentransparenz erreicht

Ausgabentransparenz ist das A und O. Sie ist die Grundlage für alle Geschäftsentscheidungen. Ohne diese Transparenz können Sie Ihr Geschäft nicht planen, prognostizieren oder ausbauen.

Ineffizienzen in der Ausgabenverwaltung führen zu Verzögerungen bei der Genehmigung, einem Rückgang der Mitarbeiterproduktivität und können die Fehlerquote im gesamten Ausgabenverwaltungsprozess erhöhen. Dies kann zu betrügerischen Ausgabenabrechnungen, falschen Steuerinformationen, überhöhten Ausgaben und vielem mehr führen.

"Wir verlassen uns auf die anpassbaren Klasseneinstellungen in Payhawk, um zwischen verschiedenen Standorten zu unterscheiden und die Leistung zu analysieren. Egal, ob es sich um die Unterscheidung zwischen verschiedenen Veranstaltungsorten oder um die Zuordnung zum richtigen Hauptbuchcode handelt, es ist äußerst hilfreich, wenn es darum geht, wie wir Ausgaben zuordnen", **sagt Andrew Jacobi, VP of US Finance bei State of Play Hospitality. **

"Am Ende des Zeitraums sehen wir uns zwei Dinge an. Erstens: Waren wir in der Lage, unsere Ausgaben richtig zu prognostizieren? Zu diesem Zweck geben wir Payhawk direkt in die Hände unserer Venue Manager, damit sie darüber berichten können, wofür sie Geld ausgeben. Auf diese Weise können sie die Ausgaben im Vergleich zu ihrem Budget verfolgen und sicherstellen, dass sie es in jeder Hauptbuchkategorie einhalten. Am Ende des Zeitraums prüfen wir dann die Abweichung vom Budget - ob eine Ausgabenkategorie das Budget über- oder unterschritten hat. Mit Payhawk können wir sehr schnell feststellen, ob es an bestimmten Stellen in unserer GuV zu Mehrausgaben kommt oder nicht. Zum Beispiel, wenn wir sehen, dass wir zu viel oder mehr als erwartet für DJs in einem bestimmten Veranstaltungsort ausgeben". Führt Andrew Jacobi fort.

Mit unserem umfassenden Ausgabenmanagement-Tool von Payhawk haben Sie die vollständige Kontrolle über Ihre Ausgaben in allen Geschäftsbereichen, ohne die Benutzerfreundlichkeit zu beeinträchtigen oder Ineffizienzen zu schaffen.

Multi-Entity Management

Das Group Dashboard von Payhawk optimiert die Verwaltung mehrerer Gesellschaften und bietet einen zentralen Überblick über Ausgaben, einschließlich Banktransaktionen, Erstattungen, Rechnungen und Abonnements. Mit dem Dashboard können Sie leicht die wichtigsten Ausgaben nach Team und Einheit identifizieren und sich ein klares Bild vom Cashflow Ihrer Gesellschaften machen. Außerdem können Sie dank der Warnmeldungen bei niedrigem Kontostand schnell eingreifen, bevor Sie in eine heikle Situation geraten.

Echtzeit-Transparenz und Integrationen

Kurz- und langfristige Finanzentscheidungen erfordern einen Echtzeit-Einblick in die Ausgaben. Mit unserer intelligenten Software für das Ausgabenmanagement und den direkten Integrationen haben Sie diese Einblicke sofort zur Hand. Die Integration mit Ihrem ERP- oder Buchhaltungssystem bedeutet, dass Ihre Daten sofort aktualisiert werden; jeder arbeitet mit denselben Daten, und es gibt keinen Raum für Fehlkommunikation.

Ausgabenkontrolle und Firmenkarten für Mitarbeiter

Indem Sie Ihren Mitarbeitern eigene Firmenkarten zuweisen, machen Sie die Ausgaben nachvollziehbar. Sie können Kartenlimits festlegen und Ausgaberichtlinien erstellen, um die Ausgaben im Auge zu behalten und übermäßige Ausgaben zu reduzieren, während Sie den Mitarbeitern die Freiheit geben, innerhalb eines bestimmten Rahmens auszugeben.

Die Ausgabenkontrolle erfolgt über ein zentrales Dashboard, sodass bei Bedenken über Kartenaktivitäten die Karten innerhalb von Sekunden in der App gesperrt werden können.

Leon Steenbrink, CFO beim Beschaffungsmarktplatz Mercell Nederland, sagt: "Meine Lieblingsfunktion von Payhawk ist die Möglichkeit, den Mitarbeitern Ausgabenrichtlinien zuzuweisen. Ich mag es, weil es den Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, ihre Aufgaben zu erfüllen, ohne um Erlaubnis zu bitten, Geld auszugeben, das sie bereits budgetiert haben."

Smarte Belegdatenerfassung und automatischer Abgleich

Unsere OCR-Technologie (Optical Character Recognition) bedeutet, dass die Mitarbeiter ihre Quittung in der Payhawk-App abfotografieren. Die erforderlichen Quittungs- oder Rechnungsdaten werden sofort extrahiert und als Quittung oder Rechnung kategorisiert, sodass sie von der Buchhaltung korrekt verarbeitet werden können.

Durch die Automatisierung dieses Teils des Prozesses werden Fehler reduziert und der Zeitaufwand der Mitarbeiter für das manuelle Kopieren von Daten verringert.

Benutzerdefinierte Workflows zur Freigabe und Kostengenehmigungsfilter

Legen Sie Ihre eigenen benutzerdefinierten Workflows für bestimmte Ausgabentypen oder Ausgabenanträge fest und bringen Sie die Genehmigungsketten mit den Ausgabenrichtlinien des Unternehmens in Einklang - ganz gleich, wie komplex sie sind. So haben Sie eine bessere Kontrolle und Flexibilität über Ihre Ausgabenprozesse und können sicherstellen, dass alle Unternehmensausgaben im Rahmen der Richtlinien erfolgen und unnötige oder doppelte Kosten auf ein Minimum beschränkt werden.

Mit unseren Filtern für die Ausgabengenehmigung können Sie Ausgaben nach Status filtern (genehmigt, ausstehend usw.), wodurch die Finanzmanager einen besseren Überblick über die Ausgaben erhalten und so den Cashflow besser verwalten und die Budgets einhalten können.

Verwaltung von Abonnements

Neunundzwanzig Prozent der Unternehmensausgaben entfallen auf Rechnungen, d. h., wenn es doppelte oder ruhende Abonnements gibt, für die Sie Geld verschwenden, müssen Sie davon wissen. Mit unserem Ausgabenmanagement für Abonnements können Sie versteckte Kosten schnell und effizient aufdecken.

Bewerten Sie die monatlichen Abonnementschwankungen und ermitteln Sie sofort die Problembereiche, um schnell zu handeln und überhöhte Ausgaben zu reduzieren.

Ihre nächsten Schritte

Erfahren Sie mehr über die Herausforderungen, mit denen Finanzfachleute wie Sie konfrontiert sind, einschließlich Ausgabenkontrolle und Transparenz, indem Sie den Payhawk-Ausgabenmanagementbericht herunterladen. Oder wenn Sie die Ausgabenkontrolle von Payhawk in Aktion sehen möchten, buchen Sie noch heute eine Demo.