Smarte Globalisierung: Management der internationalen Geschäftsausgaben bei Abacum

Herausforderungen vor Payhawk

Als schnell wachsendes Fintech-Unternehmen musste Abacum viele seiner Prozesse ändern, um eine reibungslose und effiziente Skalierung zu gewährleisten. Die Anforderungen des Teams sind kaum noch von denen von vor zwei Jahren zu unterscheiden, und sie wollten sicherstellen, dass sie ihre Geschäftsausgaben schnell und mobil verwalten können, während sie wachsen.

"Vor Payhawk haben wir alles manuell gemacht“, erklärt Jorge Lluch, Mitbegründer und COO von Abacum. "Wir hatten eine Excel-Datei, die wir an die Mitarbeiter schickten und in die sie alle Zahlungsdaten eintragen sollten. Sie mussten dann die entsprechenden Belege physisch anhängen oder einscannen und per E-Mail an das Finanzteam schicken.“

Auch die Kontrolle unnötiger Kosten war ein Thema. Als die Covid-19-Beschränkungen gelockert wurden, begann das Team, international zu reisen und Ausgaben zu tätigen, was bedeutete, dass die Devisenkosten schnell anstiegen und die Ausgaben immer schwerer zu verfolgen waren.

Globalisierung: Digitales Ausgabenmanagement unterschiedlicher Gesellschaften und Standorte

Mit drei Niederlassungen in Spanien und drei in den USA muss Abacum sowohl die Ausgaben für mehrere Niederlassungen als auch eine Menge internationaler Ausgaben für Geschäftsreisen verwalten.

"Wir nutzen Payhawk in allen unseren Niederlassungen in Spanien und bei vielen internationalen Dienstreisen“, so Jorge. "Als wir wuchsen und immer mehr reisten, mussten wir unsere Ausgaben effizienter verfolgen, unsere flexiblen Spesenrichtlinien einführen und niedrigere Fremdwährungsgebühren erzielen."

Bei Payhawk machen unsere Ausgabenmanagement-Funktionen die Ausgaben für Geschäftsreisen einfacher und kostengünstiger. Von Kilometergeld und Tagespauschalen bis hin zu integrierten Ausgabenrichtlinien und Unterkunftsbuchungen mit unserer TravelPerk-Integration sind Geschäftsreisen sowohl für den Reisenden als auch für das Finanzteam schnell und effizient.

"Herkömmliche Firmenkarten waren nicht sinnvoll, da sie keine Automatisierungen enthalten. Zudem wollten wir mehr Kontrolle in der Expansion - vor allem, wenn es um internationale Reisen geht", sagte Jorge.

Unsere Firmen- und Debitkarten für Unternehmen und die damit verbundene Spesenmanagementsoftware bieten zeitsparende KI Tools und Automatisierungen, einschließlich:

• Empfangs- und Rechnungsdatenerfassung über OCR-Software
• Automatische Belegverfolgung
• Benutzerdefinierte Genehmigungen und Workflows
• Kartenkontrollen wie Einfrieren und Sperren
• Verwaltung von Abonnements und mehr

"Der Einsatz von Payhawk hat uns geholfen, die Kontrolle über Geschäftsausgaben, Richtlinien und Compliance zu behalten", so Jorge weiter. "Und es hat dazu beigetragen, Verwaltungsaufwand, Papierkram, Excel hin und her und Erstattungen über die Gehaltsabrechnung zu vermeiden."

Mit Payhawk die Herausforderungen der Skalierung lösen

"Wir waren ein völlig anderes Unternehmen, als wir mit Payhawk anfingen“, erklärt Jorge. „Wir hatten viel höhere manuelle Kosten und Bankgebühren, und unsere Nutzer verbrachten jeden Monat mindestens eine Stunde damit, Ausgaben nachzuvollziehen und einzureichen."

Seitdem Abacum uns für seine europäischen Niederlassungen beauftragt hat, konnte das Unternehmen seine Wechselkursgebühren senken, Bankgebühren vermeiden und seinem Finanzteam und den Karteninhabern viel Zeit beim Ausgabenmanagement sparen.

Wir haben Abacum dabei geholfen, sein Finanzmanagement mit dem Wachstum des Unternehmens zu skalieren, mit Firmenkartenausgaben in großen Mengen, Warnungen bei niedrigem Kontostand in allen Gesellschaften, anpassbaren Workflows, Echtzeitintegration mit NetSuite und mehr.

"Payhawk hat unser Wachstum effizient zu unterstützt“, sagt Jorge. „So kann unser Finanzteam seine Zeit effektiv nutzen, anstatt Belege zu suchen und einzugeben und Daten und Fehler manuell zu überprüfen."

Work hard, Spend smart.

Wir konnten bei Abacum die internen Prozesse erleichtern, den Mitarbeitenden Zugang zu virtuellen und physischen Firmenkarten ermöglichen und dabei Finance einen besseren Überblick über die Ausgaben & Kosten ihres Unternehmens geben.
Buchen Sie noch heute eine Demo , wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie intelligentes Ausgabenmanagement die Skalierung Ihres Unternehmens unterstützen kann.